i když 401(k) plány jsou jisti, že zvednout náladu zaměstnanců firmy, odchod do důchodu plány přijít s hodně byrokracie a zmatků na zaměstnavatele je konec. IRS vyžaduje, aby na pracovišti odchodu do důchodu plány zůstávají v souladu s velkou řadou předpisů, takže je důležité, aby správci a sponzoři pravidelně dohlížet na plány, které mu jsou svěřeny, a provádět celou řadu povinností. Pokud vás zajímá: „kdo je můj 401(k) správce plánu a sponzor?, „podívejte se na toto podrobné srovnání.
Administrátor vs. sponzor: jaký je v tom rozdíl?
sponzorem plánu 401(k) je subjekt, který stanoví důchodový plán pro společnost a její pracovníky. Obvykle se jedná o samotného zaměstnavatele, odbory nebo vybraného zaměstnance firmy.
zákon o Zabezpečení důchodu zaměstnanců z roku 1974 (známý méně formálně jako ERISA) vyžaduje, aby sponzor plánu vybral Správce. Správce plánu 401 (k) je organizace, která skutečně dohlíží na fungování plánu. Opět by to mohl být samotný zaměstnavatel, tým zaměstnanců, třetí strana nebo jednatel společnosti.
povinnosti správce
abyste lépe porozuměli tomu, co je správce plánu 401(k), musíte znát povinnosti pozice. Některé povinnosti správce mohou být outsourcovány poskytovateli služeb. Například finanční poradce může být najat, aby poskytoval investiční poradenství a poradenství zaměstnancům. A auditor může být uveden na palubu, aby zajistil, že účetní závěrka plánu je v souladu s federálními zákony.
Úkoly, které jsou obvykle uloženy u správce patří slouží jako plán je záznam chovatel, zajištění 401(k) pracuje v souladu s plánem dokumentů, a zajistit věrnost pouto, pokud je to nutné. Zde je seznam dalších důležitých funkcí správce:
- proveďte každoroční testování shody: Toto je velmi důležitá součást dohledu 401(k). IRS vyžaduje, aby každý kvalifikovaný plánu podstoupit roční diskriminace testy, aby zajistily, že vysoce kompenzované zaměstnance ne příliš využít odklad daně ve srovnání s jinými zaměstnanci. Testy zahrnují test skutečného procenta odkladu (ADP) a testy skutečného procenta příspěvku (akt). Pokud penzijní plán selže některý z diskriminace testy, správce musí podniknout kroky, aby plán do souladu s IRS předpisy. Tyto akce mohou zahrnovat vracení vysoce kompenzována příspěvky zaměstnanců (a doprovodné daňové výhody) ke snížení průměrné úrovně příspěvků z těchto zaměstnanců nebo dělat nonelective společnosti příspěvky do nižší výdělek zaměstnanců s cílem zvýšit jejich sazby příspěvku. Správce mohl udělat směs těchto dvou stejně.
- odeslat formulář 1099-R: kdykoli je distribuce provedena z 401 (k), formulář 1099-R musí být vyplněn a vydán držiteli účtu. Některé z plateb, které musí být uvedeny v tomto formuláři, zahrnují platby v invaliditě a dávky v úmrtí. Platby, které podléhají srážce daní ze zdravotní péče a sociálního zabezpečení, by neměly být vykazovány. Místo toho tyto platby jdou na formuláři W-2, který, jak uvidíme níže, je odpovědností sponzora plánu.
- odeslat formulář 5500: ERISA vyžaduje, aby byl tento formulář každoročně předkládán finančnímu úřadu. Musí být podána elektronicky prostřednictvím vládního systému IFILE. Plány, které mají méně než 100 účastníků, mohou použít krátkou verzi formuláře 5500-SF. A plány jednoho účastníka mohou použít formulář 5500-EZ. Formulář požaduje informace o výhodách, zemřelých účastnících, údajích o dodržování předpisů a podrobnostech financování. Účelem formuláře je poskytnout strýci Samovi jasný obraz o provozní a finanční situaci plánu.
- Dohlížet půjčky: Pokud plán umožňuje výpůjčky, správce nese odpovědnost za zajištění půjčky IRS pokyny a požadavky se uvádí v plánu je dohoda. Mezi ně patří zajištění toho, aby zůstatek na účtu byl dostatečný pro nárok na půjčku, a že splátky úvěru byly splaceny včas. Správce musí také podniknout kroky k nespláceným úvěrům. Pokud se výběr kvalifikuje jako strádání, Správce si musí uchovat dokumenty, aby ověřil potřebu.
- Komunikovat s účastníky: Protože mnoho zaměstnanci budou obeznámeni s firmou, 401(k) podrobnosti, je na administrátorovi, aby je vzdělávat o prvky plánu. Toto sdělení by mělo obsahovat vysvětlení toho, jak fungují období, a jaké výhody plán nabízí. Jakékoli budoucí změny v plánu musí být účastníkům sděleny správcem. Pokud jste zaměstnanec, je důležité vědět, kdo je správcem plánu pro 401 (k) ve vaší společnosti, abyste věděli, kde získat pomoc, když narazíte na problémy.
povinnosti sponzora
ačkoli hlavním úkolem sponzora je zřídit 401(k), stále má některé důležité úkoly, o které se musí pravidelně starat. Patří mezi ně:
- Spolupracuje s plánem služeb: Tato povinnost je tak důležité, protože tam musí být pravidelné spojení mezi společností a poskytovatelem služeb. Alespoň jeden ročně, poskytovatel služeb a sponzor by měl přezkoumat plán odchodu do důchodu společnosti. Sponzor by měl v případě potřeby změnit ustanovení plánu a ujistit se, že kompenzace mezd je správná. Sponzor by měl také zjistit, zda ukončení a nové nájmy nějakým způsobem ovlivňují plán.
- být zmocněncem: sponzor 401 (k) je podle federálního zákona povinen být zmocněncem. Fiduciář je strana, která hájí zájmy druhých. V souvislosti s plánem 401(k) musí zmocněnec chránit zájmy zaměstnanců, kteří do plánu přispěli penězi. Některé svěřenecké úkoly zahrnují výběr a sledování poskytovatele služeb, porozumění podmínkám plánu odchodu do důchodu a vyhýbání se zakázaným transakcím. Sponzor ve své svěřenecké roli musí také včas zveřejnit informace zaměstnancům a jejich příjemcům. Zadavatel dále musí zajistit, aby zprávy byly předloženy vládě včas.
- Znát podrobnosti plánu: zadavatel musí znát vlastnosti plánu, co je pokryto a co není. Zadavatel musí dále určit, kteří zaměstnanci jsou způsobilí k účasti na plánu a kteří nikoli. Další podrobnosti zadavatel musí držet krok zahrnovat rozhodné politiky, množství a typy povolených příspěvků, jak společnosti jsou příspěvky, a jak výhody jsou distribuovány zaměstnancům. Je zřejmé, že v některých případech dojde k překrývání povinností zadavatele a správce.
- přezkoumání zpráv poskytovatele služeb: zadavatel musí hledat možné chyby ve výši příspěvku. Ty lze nalézt ve zprávě o přidělení. Zpráva o distribuci musí být také přezkoumána, aby se zajistilo, že zaměstnanci zahájili požadované minimální distribuce (RMDs) včas a vyplnili příslušné doklady.
- získání nezávislého přezkumu 401(k): je dobré přivést nový pár očí, které mají zkušenosti s dodržováním důchodového plánu. Třetí strana si může všimnout nesrovnalostí, které sponzor nebo správce přehlédl. Z dlouhodobého hlediska by to mohlo firmě ušetřit peníze a zlepšit fungování plánu.
- Udržování dohledu nad pre-schválený plán: Pokud společnost zakoupí předem schváleného plánu, sponzor potřebuje, aby se ujistěte se, že jít přes přijetí dohody, a zkontrolujte, zda poplatky, které budou účtovány poskytovatelem. Zadavatel by měl také uložit poradní dopis vydaný IRS na bezpečném místě. Mezi další povinnosti zadavatele patří podepsání změn plánu zaslaných poskytovatelem služeb a zaslání změn správci.
- důkladné přezkoumání dohody o adopci: s dohodou o adopci může přijít předem schválený plán. V takovém případě musí zadavatel tento dokument podrobně prostudovat, protože je součástí plánu. Přijetí dohody bude určit, jak a kdy dávky vyplácí, když se zaměstnanci stanou svěřené, a jak společnost, příspěvky jsou rozděleny mezi účastníky, mezi další důležité vlastnosti.
společně může správce a sponzor 401(k) zajistit, aby plán definovaných příspěvků společnosti zůstal v souladu se všemi federálními požadavky. Mohou také zajistit, aby se zaměstnanci účastnili plánu a porozuměli všem příležitostem a povinnostem, které jim jejich společnost nabízí.
pokud si nejste jisti, kdo je správce a sponzor plánu 401(k) ve vaší společnosti, můžete požádat o radu znalé a užitečné odborníky v lidském zájmu.