Obwohl 401 (k) Pläne sicher sind, die Stimmung der Mitarbeiter eines Unternehmens zu heben, Pensionspläne kommen mit viel Bürokratie und Ärger auf der Arbeitgeberseite. Die IRS verlangt, dass die Altersvorsorgepläne am Arbeitsplatz einer Vielzahl von Vorschriften entsprechen, Daher ist es für Administratoren und Sponsoren wichtig, die Pläne, mit denen sie betraut sind, regelmäßig zu überwachen und eine Vielzahl von Aufgaben zu erfüllen. Wenn Sie sich fragen: „Wer ist mein 401 (k) Plan Administrator und Sponsor?,“ schauen Sie sich diesen detaillierten Vergleich an.
Administrator vs. Sponsor: Was ist der Unterschied?
Der Sponsor eines 401 (k) -Plans ist das Unternehmen, das den Pensionsplan für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter erstellt. Normalerweise ist dies der Arbeitgeber selbst, eine Gewerkschaft oder ein ausgewählter Mitarbeiter des Unternehmens.
Das Employee Retirement Income Security Act von 1974 (weniger formell als ERISA bekannt) verlangt vom Plansponsor, einen Administrator auszuwählen. Ein 401 (k) -Planadministrator ist die Organisation, die den Betrieb des Plans tatsächlich überwacht. Dies kann wiederum der Arbeitgeber selbst, ein Team von Mitarbeitern, ein Dritter oder ein Unternehmensleiter sein.
Pflichten des Administrators
Um besser zu verstehen, was ein 401 (k) -Planadministrator ist, müssen Sie die Verantwortlichkeiten der Position kennen. Einige Verantwortlichkeiten des Administrators können an einen Dienstanbieter ausgelagert werden. Beispielsweise kann ein Finanzberater eingestellt werden, um Mitarbeitern Anlageberatung und Beratung zu bieten. Und ein Prüfer kann an Bord geholt werden, um zu garantieren, dass die Finanzberichte eines Plans mit Bundesgesetzen übereinstimmen.
Zu den Aufgaben, die normalerweise vom Administrator übernommen werden, gehört die Aufgabe, als Aufzeichnungshalter des Plans zu fungieren, sicherzustellen, dass der 401 (k) in Übereinstimmung mit den Plandokumenten arbeitet, und gegebenenfalls eine Treuebindung zu sichern. Hier ist eine Liste anderer wichtiger Funktionen des Administrators:
- Führen Sie jährliche Compliance-Tests durch: Dies ist ein sehr wichtiger Teil der Aufsicht eines 401 (k). Der IRS verlangt, dass jeder qualifizierte Plan jährlichen Nichtdiskriminierungstests unterzogen wird, um sicherzustellen, dass hochvergütete Mitarbeiter im Vergleich zu anderen Mitarbeitern nicht übermäßig von Steuerstundungen profitieren. Die Tests umfassen den tatsächlichen Stundungsprozentsatz (ADP) -Test und den tatsächlichen Beitragsprozentsatz (ACP) -Test. Wenn der Pensionsplan einen der Nichtdiskriminierungstests nicht besteht, muss der Administrator Schritte unternehmen, um den Plan mit den IRS-Vorschriften in Einklang zu bringen. Diese Maßnahmen können die Erstattung von hochvergüteten Arbeitnehmerbeiträgen (und die damit verbundenen Steuervorteile) umfassen, um das durchschnittliche Beitragsniveau dieser Arbeitnehmer zu senken, oder nicht selektive Unternehmensbeiträge an Geringverdiener leisten, um ihre Beitragssätze zu erhöhen. Der Administrator könnte auch eine Mischung aus diesen beiden machen.
- Formular 1099-R einreichen: Wenn eine Verteilung aus einem 401 (k) erfolgt, muss das Formular 1099-R ausgefüllt und an den Kontoinhaber ausgestellt werden. Einige der Zahlungen, die auf diesem Formular gemeldet werden müssen, umfassen Invaliditätszahlungen und Todesfallleistungen. Zahlungen, die der Einbehaltung von Medicare- und Sozialversicherungssteuern unterliegen, sollten nicht gemeldet werden. Stattdessen gehen diese Zahlungen auf das Formular W-2, das, wie wir unten sehen werden, in der Verantwortung des Plansponsors liegt.
- Formular 5500 einreichen: ERISA verlangt, dass dieses Formular jährlich beim IRS eingereicht wird. Es muss elektronisch über das IFILE-System der Regierung eingereicht werden. Pläne mit weniger als 100 Teilnehmern können das Formular 5500-SF, die Kurzversion, verwenden. Und Ein-Teilnehmer-Pläne können Formular 5500-EZ verwenden. Das Formular fragt nach Informationen zu Freizügigkeitsleistungen, verstorbenen Teilnehmern, Compliance-Daten und Finanzierungsdetails. Der Zweck des Formulars ist es, Uncle Sam ein klares Bild von den Operationen und der finanziellen Situation eines Plans zu geben.
- Darlehen überwachen: Wenn ein Plan die Kreditaufnahme zulässt, trägt der Administrator die Verantwortung dafür, dass die Darlehen den IRS-Richtlinien und den in der Planvereinbarung festgelegten Anforderungen entsprechen. Dazu gehört die Sicherstellung, dass der Kontostand eines Kontos ausreichend war, um sich für ein Darlehen zu qualifizieren, und dass die Kreditzahlungen pünktlich zurückgezahlt wurden. Der Verwalter muss auch bei ausgefallenen Krediten Maßnahmen ergreifen. Wenn eine Auszahlung als Härte gilt, muss der Administrator Dokumente aufbewahren, um die Notwendigkeit zu überprüfen.
- Kommunikation mit Teilnehmern: Da viele Mitarbeiter mit den 401 (k) -Details eines Unternehmens nicht vertraut sind, liegt es am Administrator, sie über die Funktionen des Plans aufzuklären. In dieser Mitteilung sollte erläutert werden, wie die Ausübungsfristen funktionieren und welche Vorteile der Plan bietet. Alle zukünftigen Änderungen am Plan müssen den Teilnehmern auch vom Administrator mitgeteilt werden. Wenn Sie ein Angestellter sind, ist es wichtig zu wissen, wer der Planadministrator für 401 (k) in Ihrem Unternehmen ist, damit Sie wissen, wo Sie bei Problemen Hilfe erhalten.
Pflichten des Sponsors
Obwohl die Hauptaufgabe des Sponsors darin besteht, die 401 (k) zu etablieren, hat er immer noch einige wichtige Aufgaben, um die er sich regelmäßig kümmern muss. Dazu gehören:
- Zusammenarbeit mit dem Plandienstleister: Diese Pflicht ist so wichtig, weil es eine regelmäßige Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister geben muss. Mindestens einmal pro Jahr sollten der Dienstleister und der Sponsor den Pensionsplan des Unternehmens überprüfen. Der Sponsor sollte die Planbestimmungen bei Bedarf ändern und sicherstellen, dass die Lohnvergütung korrekt ist. Der Sponsor sollte auch feststellen, ob Kündigungen und Neueinstellungen den Plan in irgendeiner Weise beeinflussen.
- Treuhänder sein: Der Sponsor eines 401 (k) ist nach Bundesgesetz verpflichtet, Treuhänder zu sein. Ein Treuhänder ist eine Partei, die die Interessen anderer verteidigt. Im Rahmen eines 401 (k) -Plans muss ein Treuhänder die Interessen der Mitarbeiter schützen, die Geld in den Plan eingebracht haben. Einige treuhänderische Aufgaben umfassen die Auswahl und Überwachung des Dienstleisters, das Verständnis der Bedingungen des Pensionsplans und die Vermeidung verbotener Transaktionen. Der Sponsor in seiner treuhänderischen Rolle muss auch die Mitarbeiter und ihre Begünstigten rechtzeitig offenlegen. Der Sponsor muss außerdem sicherstellen, dass der Regierung rechtzeitig Berichte vorgelegt werden.
- Kenntnis der Einzelheiten des Plans: Der Sponsor muss die Merkmale des Plans kennen, was abgedeckt ist und was nicht. Darüber hinaus muss der Sponsor angeben, welche Mitarbeiter zur Teilnahme an dem Plan berechtigt sind und welche nicht. Weitere Details, die der Sponsor auf dem Laufenden halten muss, sind die Ausübungsrichtlinien, die Höhe und Art der zulässigen Beiträge, die Art der Unternehmensbeiträge und die Verteilung der Leistungen an die Mitarbeiter. Offensichtlich gibt es in einigen Fällen Überschneidungen zwischen den Aufgaben des Sponsors und des Administrators.
- Überprüfung der Berichte des Diensteanbieters: Der Sponsor muss nach möglichen Fehlern in den Beitragsbeträgen suchen. Diese finden Sie im Allokationsbericht. Der Verteilungsbericht muss auch geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre erforderlichen Mindestverteilungen (RMDs) rechtzeitig begonnen und die entsprechenden Unterlagen ausgefüllt haben.
- Eine unabhängige Überprüfung des 401 (k) erhalten: Es ist eine gute Idee, ein neues Augenpaar einzubringen, das Erfahrung in der Einhaltung von Pensionsplänen hat. Der Dritte kann Unstimmigkeiten feststellen, die vom Sponsor oder Administrator übersehen wurden. Auf lange Sicht könnte dies dem Unternehmen Geld sparen und den Betrieb des Plans verbessern.
- Aufrechterhaltung der Aufsicht über einen vorab genehmigten Plan: Wenn ein Unternehmen einen vorab genehmigten Plan kauft, muss der Sponsor sicherstellen, dass er die Adoptionsvereinbarung durchläuft und die Gebühren überprüft, die vom Anbieter erhoben werden. Der Sponsor sollte das von der IRS herausgegebene Beratungsschreiben auch an einem sicheren Ort aufbewahren. Zu den weiteren Aufgaben des Sponsors gehört das Unterzeichnen von Planänderungen, die vom Diensteanbieter gesendet werden, und das Senden der Änderungen an den Administrator.
- Gründliche Überprüfung der Adoptionsvereinbarung: Ein vorab genehmigter Plan kann mit einer Adoptionsvereinbarung einhergehen. Wenn dies der Fall ist, muss der Sponsor dieses Dokument im Detail studieren, da es Teil des Plans ist. In der Adoptionsvereinbarung wird unter anderem festgelegt, wie und wann Leistungen zu zahlen sind, wann Mitarbeiter freizügig werden und wie die Beiträge eines Unternehmens unter den Teilnehmern aufgeteilt werden.
In Zusammenarbeit können der Administrator und der Sponsor eines 401 (k) sicherstellen, dass der beitragsorientierte Plan eines Unternehmens allen Bundesanforderungen entspricht. Sie können auch sicherstellen, dass die Mitarbeiter an dem Plan teilnehmen und alle Möglichkeiten und Verantwortlichkeiten verstehen, die ihr Unternehmen ihnen bietet.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer der Administrator und Sponsor des 401 (k) -Plans in Ihrem Unternehmen ist, können Sie sich von den sachkundigen und hilfreichen Experten von Human Interest beraten lassen.