SharePoint On-Premises wurde 2001 als webbasiertes Tool für die Zusammenarbeit eingeführt und wird von über 400.000 Kunden weltweit verwendet.
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SharePoint ist eine Sammlung flexibler Tools, mit denen Unternehmen Intranets erstellen, Dokumente verwalten und in einer sicheren Umgebung zusammenarbeiten können.
Im Kern dreht sich bei SharePoint alles um die Zusammenarbeit mit Dokumentbibliotheken, einem Newsfeed, Wikis und Diskussionsforen. Diese Funktionen – und mehr! – machen Sie SharePoint zu einem idealen Werkzeug für Projektmanagementteams.
Mit einer SharePoint-Projektwebsite ist es einfach, alle Projektinformationen und Aufgaben an einem Ort zu zentralisieren, damit das Team sie gemeinsam verwenden kann.
Eine SharePoint-Projektwebsite verfügt über eine Reihe von Elementen, mit denen Sie ein Projekt effektiv verwalten können.
Werfen wir einen Blick auf die Struktur einer typischen SharePoint–Website – Listen, Webparts, Websites und Websitesammlungen.
Wir werden auch sehen, wie diese Elemente Teil der vorgeplanten Projektwebsite in der kostenlosen SharePoint-Projektmanagementvorlage von BrightWork sind.
Die folgenden Screenshots basieren auf der kostenlosen Vorlage in einer lokalen Umgebung mit der klassischen Benutzeroberfläche.
Die Struktur einer SharePoint-Projektwebsite
SharePoint-Listen
Eine SharePoint-Website wird mit Listen gefüllt, die zum Organisieren von Informationen verwendet werden. Eine SharePoint-Liste besteht aus Überschriften, Zeilen und Spalten und ähnelt einer Excel-Tabelle. SharePoint-Listen sind jedoch flexibler und einfacher zu steuern als eine Tabelle.
Ebenso sind Listen der Schlüssel zum Organisieren von Projektinformationen wie Aufgaben und Problemen. Mit einer SharePoint-Liste ist es einfach, Projektdaten an einem Ort zu verfolgen und zu verwalten. Die Listen stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung, verbessern die Zusammenarbeit und beseitigen Datensilos.
SharePoint-Listen sind eine sinnvolle Möglichkeit, Projektprozesse und Informationen strukturiert und transparent zu verwalten.
Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Aufgaben zu rationalisieren, können Sie Listen auch Workflows hinzufügen, z. B. zum Sammeln digitaler Signaturen für Dokumente.
Sie benötigen die folgenden Listen – die mit der kostenlosen Vorlage geliefert werden – auf Ihrer SharePoint-Projektwebsite:
- Dokumentbibliothek: Dient zum Erstellen eines einzigen Repositorys für alle Projektdokumente. Benutzer können die Dokumente hochladen, herunterladen, löschen und umbenennen – abhängig von den Berechtigungen, die Sie für jedes Teammitglied festgelegt haben.
- Probleme: Verwenden Sie diese Liste, um vom Team aufgeworfene Probleme zu verfolgen und zu verwalten.
- Aufgaben: Fügen Sie Aufgaben und Unteraufgaben hinzu, um die Projektzeitleiste zu erstellen. Sie können auch einzelnen Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt verfolgen.
Project Task List in SharePoint
Sie können auch benutzerdefinierte Listen in SharePoint erstellen Wenn Ihr Team Excel verwendet, um bestimmte Elemente der Projektarbeit zu verfolgen, können Sie die Liste auf der Website neu erstellen.
2. SharePoint-Webparts
Ein SharePoint-Webpart ist ein Listentyp, der zum Speichern von Inhalten auf Ihrer Website verwendet wird.
Webparts können als Projekt-Dashboard oder -bericht fungieren und wichtige Projektinformationen auf brauchbare Weise darstellen. Wenn Sie beispielsweise das Webpart ‚Projektaufgaben‘ zu den Projekt-Homepages hinzufügen, erhalten Sie eine Momentaufnahme der zugrunde liegenden Aufgabenliste. Klicken Sie einfach auf die Informationen, um weitere Details zu erhalten.
In der kostenlosen Vorlage sind allgemeine Daten zu Projektmetriken, Vorgängen, Projektstatus und Problemen auf der Projekthomepage mithilfe vorkonfigurierter Webparts verfügbar.
SharePoint-Website
Eine SharePoint-Website wird verwendet, um verschiedene Arten von Inhalten an einem Ort zu organisieren. Eine SharePoint-Website ist ein Zuhause für Ihr Projekt, das Listen und Webparts an einem zentralen Ort für Ihr Team zusammenführt.
Leistungsstarke Suchfunktionen sind ein wesentliches Merkmal von SharePoint, insbesondere SharePoint On-Premises. Dies wird erleichtert, indem alle Projektinformationen an einem Ort hinzugefügt werden. Sie müssen keine Zeit mehr mit der Suche in zahlreichen Ordnern, Tools und Netzlaufwerken verschwenden, um ein Dokument zu finden!
Eine SharePoint-Website verbessert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern erleichtert Ihnen auch die Verwaltung des Projekts.
Wenn Sie einen zentralen Ort haben, um Aufgaben zu verfolgen, Dokumente zu finden und Berichte anzuzeigen, müssen Sie keine regelmäßigen Check-in–E-Mails an das Team senden.
Eine Website erbt Schlüsselelemente wie Navigation, Vorlagen und Berechtigungen aus der Umbrella-Websitesammlung. Sie können jedoch jede Site mit eigenen Inhalts- und Sicherheitseinstellungen konfigurieren.
SharePoint-Websitesammlung
Eine SharePoint-Websitesammlung ist eine Sammlung von SharePoint-Websites. Bei der Anwendung auf das Projektmanagement fungiert eine Websitesammlung als Ihr Projektportfolio und fasst Informationen aus verschiedenen Projekten an einem Ort zusammen.
Organisationen mit mehreren Geschäftseinheiten mit unterschiedlichen Projektanforderungen verwenden in der Regel eine Websitesammlung pro Einheit.
Wie oben erwähnt, erbt eine SharePoint-Projektwebsite Eigenschaften aus der Websitesammlung, daher ist es sinnvoll, eine separate Sammlung für Ihre Marketing-, Finanz- und IT-Teams zu haben. Die verschiedenen Bereiche des Unternehmens können eine Websitesammlung und Projektwebsites erstellen, die auf ihre Prozesse zugeschnitten sind.
Eine SharePoint-Websitesammlung ist auch nützlich, wenn Sie Dokumente oder Informationen für externe Benutzer freigeben müssen, ohne Zugriff auf Ihre größeren Systeme zu gewähren. Sie können einfach eine Websitesammlung mit eingeschränkten Berechtigungen erstellen und freigeben.
OOTB v Kostenlose Vorlage: Erstellen Ihrer SharePoint-Projektwebsite
Wie Sie sehen können, ist SharePoint ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool. SharePoint sieht jedoch nicht wie ein sofort einsatzbereites Projektmanagement-Tool aus.
Eine leere SharePoint-Website
Wenn Sie SharePoint für das Projektmanagement verwenden möchten, müssen Sie Ihre Website entsprechend Ihren Anforderungen erstellen oder Ihr IT-Team darum bitten.
Das Erstellen einer SharePoint-Projektwebsite umfasst eine Reihe von Schritten, darunter:
- Festlegen der Websitearchitektur, d. H. Wo die Website in Ihrer SharePoint-Umgebung angezeigt wird.
- Finden Sie heraus, welche Listen und Webparts Sie der Website hinzufügen müssen, um Ihr Projektteam zu unterstützen.
- Erstellen der Site.
- Hinzufügen von Listen und Webparts.
- Konfigurieren jedes Elements.
Abhängig von Ihren SharePoint-Entwicklungsfähigkeiten ist das Konfigurieren einer grundlegenden SharePoint-Website für Ihr Projekt ein langwieriger Prozess.
Denken Sie, Sie können die SharePoint-Seite verwalten? Um sicherzustellen, dass die Website optimiert ist, müssen Sie einige Schritte zurückgehen und auch über Ihren Projektmanagementprozess nachdenken.
- Welche Listen und Webparts müssen Sie der Site tatsächlich hinzufügen?
- Wie viele Felder benötigt jede Liste?
- Welche Metadaten sollten Sie der Dokumentbibliothek hinzufügen?
- Benötigen Sie Probleme und Risiken?
- Wie werden Sie ein oder zwei Spalten, um Informationen zu präsentieren?
Wenn der Projektstandort nicht korrekt gestaltet ist, ist Ihr Projekt gefährdet, bevor die Arbeiten überhaupt beginnen.
Hier gibt Ihnen die kostenlose SharePoint-Projektmanagementvorlage von BrightWork einen Vorsprung.
Die kostenlose Vorlage bietet alles, was Sie benötigen, um ein Projekt mit SharePoint zu initiieren, zu planen, zu verfolgen und zu berichten – sofort einsatzbereit.
Die Projektwebsitevorlage enthält Schlüssellisten und Webparts – Aufgaben, Probleme und eine Dokumentbibliothek – sowie Metrikkacheln, Projektstatusberichte, Arbeitsberichte und ein Diagramm ‚Aufgaben nach Status‘ zur schnellen Nachverfolgung.
Die Website basiert auf einem praktischen, fünfstufigen Ansatz für das Projektmanagement mit Anleitungen, die im Projekt-Wiki enthalten sind.
Die kostenlose Vorlage funktioniert auf SharePoint 2019/2016/2013 und SharePoint Online.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit der Planung Ihres SharePoint – verwenden Sie stattdessen die kostenlose Vorlage!
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