So sadistisch es auch klingen mag, ich habe dem Thema E-Mail in letzter Zeit sehr viel Gehirnleistung gewidmet. Und wenn man bedenkt, was für eine begrenzte Stromversorgung dieser alte Noggin heutzutage hat, sagt das wirklich etwas aus.
Ein Teil des Noodlings hängt mit meiner laufenden Erforschung von E-Mail-Newslettern zusammen, sowohl mit meinem eigenen wöchentlichen Bestreben als auch mit der Vielzahl anderer E-Mail-basierter Publikationen, die ich in letzter Zeit verdaut habe (yum). Zunehmend in diesen Tagen, mein Posteingang wird immer mehr als nur ein Ort für Nachrichten.
Aber abgesehen davon habe ich einen unersättlichen Drang, mein persönliches Tech-Setup endlos zu verfeinern, um optimale Effizienz zu erzielen. Egal, ob ich 10 Minuten pro Tag oder 10 Stunden pro Woche in meinem Posteingang verbringe, ich möchte, dass jede Sekunde zählt — und von Anfang bis Ende möchte ich, dass die Dinge so effektiv und problemlos wie möglich sind.
Aus diesem Grund habe ich im Laufe der Jahre mit unzähligen E—Mail-Apps und -Konfigurationen experimentiert – und aus diesem Grund habe ich insbesondere in letzter Zeit so viel von meiner neuronalen Schwingung dem Nebeneinander von Google Mail und Posteingang, den beiden E-Mail-Schnittstellenoptionen von Google, gewidmet.
Ich habe mich in den letzten Jahren hauptsächlich auf den Posteingang verlassen, aber mit den jüngsten Verbesserungen von Google an Google Mail in Kombination mit dem abnehmenden (wenn auch nicht vollständig eliminierten) Fokus des Unternehmens auf den Posteingang habe ich mich gefragt, ob es an der Zeit ist, das Handtuch zu werfen und zu Google Mail zurückzukehren. Also habe ich die letzten Wochen damit verbracht, zwischen den beiden Apps hin und her zu wechseln, sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy. Und nach einem Monat ist eines klar: So sehr ich es auch versucht habe, ich bin noch nicht bereit, auf Inbox zu verzichten — aus acht ganz bestimmten Gründen.
Zeitbasierte Paketlieferung
Eine der Kernkomponenten von Inbox ist die Fähigkeit, eingehende Nachrichten intelligent in Bundles zu sortieren – Kategorien wie Einkäufe, Finanzen, Soziales, Updates und niedrige Priorität. Standardmäßig werden diese Bundles alle in der Hauptansicht des Posteingangs reduziert angezeigt, aber hier ist der Schlüssel für mich: Sie können jeden von ihnen so konfigurieren, dass er nicht sichtbar bleibt und dann nur einmal am Tag oder sogar nur einmal pro Woche angezeigt wird.
Das bedeutet, dass das nicht so wichtige Zeug, das meinen Posteingang endlos füllt und sich entweder zu einem unüberschaubaren Durcheinander anhäuft oder mich dazu zwingt, weiter zu schauen und wegzuwischen, die meiste Zeit aus meinen Augen bleibt – und dann in einem Cluster auftaucht, zu einer Zeit, in der ich effizient damit umgehen kann, alles auf einmal. (Und ja, Google Mail hat ein vage ähnliches Kategorisierungssystem, aber es ist bei weitem nicht so leistungsfähig oder anpassbar, und es fehlt das entscheidende zeitbasierte Zustellsystem, das all die weniger wichtigen Dinge während des Tages aus Ihrem Haar hält.)
Mehr als alles andere hat dies wirklich die Art und Weise verändert, wie ich über meinen Posteingang nachdenke — oder, um genauer zu sein, ich denke nicht darüber nach —. Intelligente Sortierung und weniger Unterbrechungen sind eine starke Kombination und ein wichtiger Teil dessen, was es mir ermöglicht hat, diesen schwer fassbaren Zustand von „Inbox Zero“ aufrechtzuerhalten und das Gefühl zu vermeiden, dass E-Mails mein Leben übernehmen.
Einfaches Kehren
Als Teil seines Bundle-Systems bietet mir Inbox die Möglichkeit, eine ganze Gruppe von Nachrichten mit einem einzigen Tastendruck wegzufegen. Ich kann Ihnen nicht sagen, was für eine enorme Zeitersparnis das ist: Das heißt, ich kann mir alles in meinem Update-Bundle ansehen, wenn es jeden Morgen einmal angezeigt wird, sehen, dass nichts davon eine Aktion erfordert, und dann auf ein einzelnes Symbol tippen, um alles auf einmal zu senden. Es mag nach einer kleinen Sache klingen, aber entweder jede Nachricht in einer Kategorie manuell wegzuwischen oder jede manuell zu überprüfen und dann auf die Schaltfläche Archiv zu klicken — wie ich es in den letzten Wochen mit Google Mail getan habe — fühlt sich im Vergleich dazu archaisch an, besonders wenn es sich um ein Dutzend oder mehr Nachrichten handelt.
Das Nachrichtensystem von Inbox hat eine andere Note, die es wirklich von unschätzbarem Wert macht: Angenommen, ich habe 15 Nachrichten in einem Paket. Eines davon möchte ich behalten; Die restlichen 14 sind irrelevantes Rauschen. Ich kann die eine Nachricht auswählen, die wichtig ist, und sie an meinen Posteingang anheften, dann alles wegfegen — und die gewünschte Nachricht bleibt erhalten, während der Rest archiviert wird.
Es ist eine kleine Berührung, die einen großen Unterschied in meinen endlosen Bemühungen macht, meinen Posteingang unter Kontrolle zu halten.
Integration des universellen Erinnerungssystems von Google
Dieser ist riesig: Inbox lässt sich nahtlos in das Erinnerungssystem von Google integrieren – Wissen Sie, das Ding, mit dem Sie sagen oder tippen können: „Erinnere mich daran…“ in Google Assistant oder einem beliebigen Google-Suchfeld (einschließlich in der Chrome-Adressleiste) auf einem beliebigen Gerät. Es ist auch mit den Erinnerungen in Google Keep verbunden, wo ich alle möglichen Notizen und Informationen aufbewahre.
Dies verwandelt den Posteingang im Wesentlichen in eine All-in-One-Aufgabenliste und einen persönlichen Organizer: Jede Erinnerung, die ich irgendwo eingerichtet habe, wird als Element in meinem Posteingang angezeigt, und ich kann sie abhaken, sobald sie fertig ist. (Wenn ich es irgendwo anders als erledigt markiere, wird es auch im Posteingang als erledigt markiert. Win-Win.) Erinnerungen, die in Google Home gebellt werden, verschwinden nicht einfach im Äther, nachdem sie einmal geklungen haben; Sie bleiben zusammen mit all den anderen Dingen, die ich tun muss, in meinem Posteingang und verschwinden erst, wenn ich sie als fertig markiere.
Ich kann auch neue Erinnerungen direkt aus dem Posteingang einstellen, anstatt mir E-Mails auf die primitive Weise zu senden, wie ich es früher getan habe. Es ist einfacher, schlanker und vernünftiger — und Mann, vermisse ich es, wenn ich Google Mail verwende. Die Bare-Bones- und Separated-Tasks-App ersetzt dies nicht einmal annähernd.
Erinnerungen in E-Mails
Inbox dient nicht nur als Drehscheibe für regelmäßige Erinnerungen, sondern ermöglicht es mir auch, Erinnerungen an einzelne E-Mails anzuhängen. Wenn ich zum Beispiel einen langen Hin- und Her-Thread mit einem Editor habe und mich daran erinnern muss, am nächsten Tag eine bestimmte Aufgabe auszuführen, kann ich eine Erinnerung daran auf diese E-Mail setzen, wo es hingehört, und dann das Ganze auf den Tag und die Uhrzeit snoozen, die ich möchte.
Wenn die Zeit gekommen ist, wird die E—Mail wieder in meinem Posteingang angezeigt, wobei die Erinnerung angehängt und prominent angezeigt wird – direkt über der Nachricht, sowohl wenn sie vollständig angezeigt wird als auch wenn Sie die Hauptansicht des Posteingangs anzeigen. Es ist so ein wertvolles Produktivitätstool, und es ist etwas, was ich in meinen Wochen mit Google Mail wirklich vermisst habe.
Einfaches Linksparen
Erinnern Sie sich an die ganze Idee „All-in-One-Aufgabenliste und persönlicher Organisator“, über die wir vor einer Minute gesprochen haben? In diesem Sinne macht es Inbox für mich sehr einfach, Links aus dem Web zu speichern — entweder indem ich sie für den Posteingang auf meinem Telefon freigebe oder indem ich auf ein Symbol für die Posteingangserweiterung in meinem Desktop-Chrome-Browser klicke. Ich mache das immer dann, wenn ich etwas bedenken muss, aber keine Zeit habe, mich sofort damit zu befassen.
Dann, wie alles andere in meinem Posteingang, Ich snooze es zu einem Moment, wenn ich in der Lage sein werde, damit umzugehen — und es zeigt sich genau dort mit all meinen anderen Aufgaben für diese bestimmte Zeit. Ich muss nicht daran denken, in Pocket oder Chrome oder einer anderen zufälligen App zu suchen, in der ich Dinge sammle und sie dann sofort vergesse; Es ist genau dort, wo ich es sehen und mich daran erinnern werde, nicht anders als bei jeder anderen Aufgabe auf meiner Liste.
Einfache Reiseorganisation
Eine weitere für die Spalte „All-in-One Organizer“: Posteingang zieht automatisch Bündel über bevorstehende Reisen zusammen und macht sie in meinem Posteingang verfügbar. Es sammelt Informationen über Flüge, Hotelreservierungen und andere relevante Pläne aus eingehenden Bestätigungs-E-Mails und organisiert sie dann alle in einer leicht übersichtlichen und gemeinsam nutzbaren Reiseroute.
Es geht noch einen Schritt weiter und lässt sich in die hervorragende (und unterschätzte) Google Trips-App integrieren. Trips bringt all die gleichen Informationen an einem einzigen Ort, aufgeschlüsselt nach Reiseziel — ergänzt sie dann mit Reisetipps und lokalen Empfehlungen und hält alles ordentlich organisiert und zugänglich.
One-Tap-Zugriff auf Anhänge auf Mobilgeräten
Das neue Google Mail hat die posteingangsähnliche Funktion übernommen, mit der Sie mit einem Fingertipp auf Anhänge aus Ihrem Posteingang zugreifen können, sodass Sie direkt auf ein Dokument klicken können, ohne zuerst die zugehörige E-Mail öffnen zu müssen. Das ist eine praktische Option, aber der Ort, an dem ich diese Funktion am nützlichsten finde, ist tatsächlich auf dem Handy — wo ich häufig einen Blick auf so etwas wie ein PDF werfen möchte, das an einen Bericht angehängt ist, während ich mich morgens fertig mache, ohne Zeit zu verschwenden oder unnötig herumzutippen — und zumindest bietet Google Mail diese Option in seiner mobilen App nicht an.
Vernünftige Wischgesten auf dem Handy
Das Dösen in Google Mail ist fantastisch. Es ist ohne Zweifel eine der besten Funktionen von Inbox und ein spektakuläres Tool, um Ihren Posteingang in Ordnung zu halten.
In der mobilen Google Mail-App fühlt es sich jedoch wie ein nachträglicher Einfall an: Sie müssen zuerst eine Nachricht auswählen oder öffnen und dann im Überlaufmenü nach dem Befehl suchen. Das Schöne am Dösen einer Nachricht ist, wie einfach es ist – oder sein sollte: Mit Posteingang, Ich wische einfach eine Nachricht nach links, und bam: Es erscheint eine Box, in der ich gefragt werde, wann sie wieder angezeigt werden soll. Ich kann in kürzester Zeit E-Mails durchsuchen und sie alle zu einem richtigen Zeitpunkt verschicken.
Die zeitsparenden Gesten von Inbox enden auch nicht mit dem Dösen: Wenn Sie beim Anzeigen eines Pakets oder Etiketts in der App nach oben oder unten wischen — wenn Sie sich ganz oben bzw. unten in der Nachrichtenliste befinden — gelangen Sie zurück zur Hauptansicht des Posteingangs. Es ist so vernünftig, dass ich nicht aufhören kann, es in Google Mail zu versuchen (natürlich ohne Erfolg).
Wenn Sie vom oberen oder unteren Rand einer einzelnen Nachricht nach oben oder unten wischen, wird die Nachricht geschlossen und Sie kehren zur vorherigen Listenansicht zurück. Wie so viele Dinge ist es eine scheinbar subtile Berührung, die einen unermesslichen Unterschied in der Art und Weise macht, wie Sie die App erleben und wie einfach sie zu bedienen ist.
Der Schlummerteil scheint zumindest etwas zu sein, das in Kürze angesprochen werden muss. Es fühlt sich wahrscheinlich wie ein nachträglicher Einfall in Google Mail an, weil es ein nachträglicher Einfall in Google Mail war; Alle Anzeichen scheinen darauf hinzudeuten, dass die mobile App schnell gepatcht wurde, um den wichtigsten neuen Funktionen der aktualisierten Desktop-Site zu entsprechen, aber dass eine gründlichere Überarbeitung noch aussteht.
Wie bei all den anderen Dingen, über die wir in diesem Abschnitt und oben gesprochen haben, scheinen einige Dinge wahrscheinlicher als andere ihren Weg zu Google Mail zu finden. Aber jeder ist ein wichtiger Teil eines Produktivitätsrätsels – eines, das mich zumindest vorerst wieder von Google Mail in den Posteingang zurücksendet.
Wir hoffen, dass diese Wahl nicht so schnell verschwindet.
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