vaikka 401 (k) plan Administrator and Sponsor Duties ovat varmasti nostattamassa yrityksen työntekijöiden mielialaa, eläkejärjestelyihin liittyy paljon byrokratiaa ja vaivaa työnantajan päässä. IRS edellyttää, että työpaikka eläkkeelle suunnitelmat pysyvät noudattaen suuri joukko säännöksiä, joten se on tärkeää ylläpitäjät ja sponsorit säännöllisesti valvoa suunnitelmia, joiden kanssa ne on uskottu, ja suorittaa erilaisia tehtäviä. Jos mietit, ” kuka on minun 401 (k) suunnitelma ylläpitäjä ja sponsori?, ”katsokaa tätä yksityiskohtaista vertailua.
Administrator vs. sponsor: What ’ s the difference?
401(k) – järjestelyn rahoittaja on yhteisö, joka laatii yrityksen ja sen työntekijöiden eläkejärjestelyn. Yleensä kyseessä on työnantaja itse, ammattiliitto tai yrityksen valittu työntekijä.
vuoden 1974 työntekijöiden Eläketurvalaki (tunnetaan vähemmän muodollisesti nimellä ERISA) edellyttää, että järjestelyn rahoittaja valitsee ylläpitäjän. 401 (k) – suunnitelman ylläpitäjä on organisaatio, joka tosiasiallisesti valvoo suunnitelman toimintaa. Jälleen kerran kyse voi olla työnantajasta itsestään, työntekijäryhmästä, kolmannesta osapuolesta tai yrityksen johtajasta.
hallinnoijan tehtävät
ymmärtääkseen paremmin, mikä on 401 (k) – suunnitelman ylläpitäjä, on tunnettava tehtävän vastuut. Osa ylläpitäjän tehtävistä voidaan ulkoistaa palveluntarjoajalle. Esimerkiksi sijoitusneuvoja voidaan palkata antamaan sijoitusneuvontaa ja konsultointia työntekijöille. Ja tilintarkastaja voidaan ottaa mukaan varmistamaan, että suunnitelman tilinpäätös on liittovaltion lakien mukainen.
hallinnoijan tavallisesti säilyttämiä tehtäviä ovat järjestelyyn liittyvän kirjanpidon hoitaminen, sen varmistaminen, että 401(k) toimii suunnitelma-asiakirjojen mukaisesti, ja tarvittaessa uskollisuuslainan turvaaminen. Tässä on luettelo muista järjestelmänvalvojan tärkeistä tehtävistä:
- suoritettava vuosittainen vaatimustenmukaisuuden testaus: Tämä on erittäin tärkeä osa 401(k): n valvontaa. IRS edellyttää jokaisen pätevän suunnitelman läpikäyvän vuosittain syrjimättömyystestit sen varmistamiseksi, että korkeasti korvattavat työntekijät eivät kohtuuttomasti hyödy verolykkäyksestä verrattuna muihin työntekijöihin. Testeihin kuuluvat todellinen Lykkäysprosentti (ADP) – testi ja todellinen maksuprosentti (ACP) – testi. Jos eläkejärjestelmä ei täytä mitään syrjimättömyystesteistä, ylläpitäjän on ryhdyttävä toimiin saattaakseen suunnitelman IRS-määräysten mukaiseksi. Näihin toimiin voi kuulua korkeasti korvattujen työntekijöiden maksujen (ja niihin liittyvien veroetuuksien) palauttaminen näiden työntekijöiden keskimääräisten maksuosuuksien alentamiseksi tai ei-valikoivien yritysmaksujen maksaminen vähemmän ansaitseville työntekijöille heidän maksuosuuksiensa nostamiseksi. Ylläpitäjä voisi tehdä sekoitus näistä kahdesta samoin.
- lähetä lomake 1099-R: aina kun jakelu tehdään kohdasta 401(k), lomake 1099-R on täytettävä ja annettava tilinomistajalle. Osa maksuista, jotka on ilmoitettava tässä lomakkeessa, sisältää työkyvyttömyyskorvaukset ja kuolemantapausetuudet. Maksuja, jotka kuuluvat ennakonpidätys Medicare ja sosiaaliturva veroja ei pitäisi ilmoittaa. Sen sijaan nämä maksut menevät muodossa W-2, joka, kuten näemme alla, on plan sponsorin vastuulla.
- lähetä lomake 5500: ERISA edellyttää, että lomake toimitetaan IRS: lle vuosittain. Se on arkistoitava sähköisesti hallituksen IFILE-järjestelmän kautta. Suunnitelmat, joissa on alle 100 osallistujaa, voivat käyttää lomaketta 5500-SF, lyhyttä versiota. Ja yhden osallistujan suunnitelmat voivat käyttää lomaketta 5500-EZ. Lomakkeessa kysytään tietoja saavutetuista etuuksista, menehtyneistä osallistujista, sääntöjen noudattamista koskevista tiedoista ja rahoituksen yksityiskohdista. Lomakkeen tarkoituksena on antaa setä Samulille selkeä kuva suunnitelman toiminnasta ja taloudellisesta tilasta.
- valvoo lainoja: jos järjestelyssä sallitaan lainanotto, pesänhoitaja vastaa siitä, että lainat täyttävät IRS: n ohjeet ja järjestelyn sopimuksessa määritellyt vaatimukset. Näitä ovat muun muassa sen varmistaminen, että tilin saldo on riittävä lainan saamiseksi ja että lainamaksut maksetaan ajallaan takaisin. Pesänhoitajan on myös ryhdyttävä toimiin maksuhäiriöisten lainojen osalta. Jos kotiutus katsotaan vaikeaksi, ylläpitäjän on säilytettävä asiakirjoja tarpeen tarkistamiseksi.
- kommunikoi osallistujien kanssa: koska monet työntekijät eivät tunne yrityksen 401(k): n yksityiskohtia, ylläpitäjän tehtävänä on valistaa heitä suunnitelman ominaisuuksista. Tähän tiedonantoon olisi sisällyttävä selvitys siitä, miten ansaintajaksot toimivat ja mitä etuja järjestelystä koituu. Hallinnoijan on myös ilmoitettava osallistujille suunnitelmaan mahdollisesti tehtävistä tulevista muutoksista. Jos olet työntekijä, on tärkeää tietää, kuka on 401(k) – järjestelmän ylläpitäjä yrityksessäsi, jotta tiedät, mistä saat apua, kun kohtaat ongelmia.
sponsorin tehtävät
vaikka sponsorin tärkein tehtävä on perustaa 401(k), sillä on vielä joitakin tärkeitä tehtäviä hoidettavanaan säännöllisesti. Näitä ovat:
- yhteistyö plan – palveluntarjoajan kanssa: tämä velvollisuus on niin tärkeä, koska yrityksen ja palveluntarjoajan välillä on oltava säännöllinen yhteys. Vähintään yksi vuodessa palveluntuottajan ja rahoittajan pitäisi käydä läpi yrityksen eläkesuunnitelma. Tukihenkilön tulee muuttaa suunnitelman määräyksiä tarvittaessa ja varmistaa, että palkkasumma on oikea. Sponsorin on myös selvitettävä, vaikuttavatko irtisanomiset ja uudet palkkaukset suunnitelmaan millään tavalla.
- fiduciary: 401 (k): n sponsorin on liittovaltion lain mukaan oltava fiduciary. Viulunsoittaja on puolue, joka puolustaa toisten etuja. 401(k) – suunnitelman yhteydessä luottamushenkilön on suojeltava niiden työntekijöiden etuja, jotka ovat antaneet rahaa suunnitelmaan. Joitakin luottamustehtäviä ovat palveluntarjoajan valinta ja seuranta, eläkesuunnitelman ehtojen ymmärtäminen ja kiellettyjen liiketoimien välttäminen. Toimeksiantajan on myös fidusiaarisessa tehtävässään annettava ajoissa tietoja työntekijöille ja heidän edunsaajilleen. Rahoittajan on lisäksi varmistettava, että selvitykset toimitetaan hallitukselle ajoissa.
- suunnitelman yksityiskohtien tunteminen: rahoittajan on tiedettävä suunnitelman ominaisuudet, mitä se kattaa ja mitä ei. Lisäksi toimeksiantajan on yksilöitävä, ketkä työntekijät ovat oikeutettuja osallistumaan järjestelyyn ja ketkä eivät. Muita yksityiskohtia, joita sponsorin on noudatettava, ovat ansaintakäytännöt, sallittujen maksuosuuksien määrät ja tyypit, miten yhtiön maksuosuudet tehdään ja miten edut jaetaan työntekijöille. On selvää, että joissakin tapauksissa sponsorin ja ylläpitäjän tehtävät ovat päällekkäisiä.
- palveluntarjoajan raporttien tarkistaminen: rahoittajan on etsittävä mahdollisia virheitä maksusummista. Nämä löytyvät jakokertomuksesta. Jakeluraportti on myös tutkittava sen varmistamiseksi, että työntekijät ovat aloittaneet vaaditut vähimmäisjakelut ajallaan ja täyttäneet tarvittavat paperit.
- riippumattoman katsauksen saaminen 401(k): on hyvä idea tuoda mukaan tuore silmäpari, jolla on kokemusta eläkejärjestelmän noudattamisesta. Kolmas osapuoli voi huomata poikkeamia, jotka sponsori tai ylläpitäjä on jättänyt huomiotta. Pitkällä aikavälillä tämä voisi säästää yhtiön rahaa ja parantaa suunnitelman toimivuutta.
- ennalta hyväksytyn suunnitelman valvonnan ylläpitäminen: jos yritys ostaa ennalta hyväksytyn suunnitelman, sponsorin on varmistettava, että hyväksymissopimus käydään läpi ja palveluntarjoajalta perittävät maksut tarkistetaan. Rahoittajan kannattaa myös säilyttää verottajan antamaa neuvontakirjettä turvallisessa paikassa. Muita toimeksiantajan tehtäviä ovat palveluntarjoajan lähettämien suunnitelmien muutosten allekirjoittaminen ja muutosten lähettäminen ylläpitäjälle.
- adoptiosopimuksen perusteellinen tarkastelu: etukäteen hyväksyttyyn suunnitelmaan voi liittyä adoptiosopimus. Jos näin on, sponsorin on tutkittava tämä asiakirja yksityiskohtaisesti, koska se on osa suunnitelmaa. Adoptiosopimuksessa täsmennetään muun muassa, miten ja milloin etuudet maksetaan, milloin työntekijät tulevat palkatuiksi ja miten yrityksen maksuosuudet jaetaan osallistujien kesken.
401(k): n ylläpitäjä ja sponsori voivat yhdessä varmistaa, että yhtiön maksupohjainen järjestelmä on kaikkien liittovaltion vaatimusten mukainen. He voivat myös varmistaa, että työntekijät osallistuvat suunnitelmaan ja ymmärtävät kaikki yrityksen tarjoamat mahdollisuudet ja vastuut.
jos et ole varma, kuka on 401(k) suunnitelman ylläpitäjä ja sponsori yrityksessäsi, voit kysyä neuvoa asiantuntevilta ja avuliailta asiantuntijoilta inhimillisen edun mukaisesti.