Excel for Decision Making

kaavojen lisäksi toinen tapa suorittaa matemaattisia laskutoimituksia Excelissä on funktioiden kautta. Tilastolliset funktiot soveltavat matemaattista prosessia laskentataulukon soluryhmään. Esimerkiksi SUMMAFUNKTIOLLA lasketaan yhteen tietyn solualueen sisältämät arvot. Luettelo yleisesti käytetyistä tilastollisista funktioista on esitetty taulukossa 2.4. Funktiot ovat kaavoja tehokkaampia, kun soluryhmään sovelletaan matemaattista prosessia. Jos käytät kaava lisätä arvoja eri solujen, sinun pitäisi lisätä jokaisen solun sijainti formula_1 kerrallaan. Tämä voi olla hyvin aikaa vievää, jos joudut lisäämään arvot muutaman sadan solun sijaintiin. Kuitenkin, kun käytät toimintoa, voit korostaa kaikki solut, jotka sisältävät arvoja haluat summata vain yhdessä vaiheessa. Tämä osio osoittaa erilaisia tilastollisia toimintoja, jotka lisäämme henkilökohtaisen budjetin työkirjaan. Toimintojen demonstroinnin lisäksi tässä jaksossa tarkastellaan myös kokonaislaskelmien prosenttimääriä ja absoluuttisten viittausten käyttöä.

Taulukko 2.4 yleisesti käytetyt Tilastolliset funktiot

SUMMAFUNKTIOTA käytetään, kun sinun täytyy laskea yhteenlaskuja eri soluille tai valittujen solujen ryhmälle laskentataulukossa. Talousarvion yksityiskohtien laskentataulukon osalta käytämme SUMMAFUNKTIOTA laskemaan kokonaismäärät rivillä 12. On tärkeää huomata, että on olemassa useita menetelmiä funktion lisäämiseksi laskentataulukkoon, joka osoitetaan koko tämän luvun loppuosan ajan. Seuraavassa havainnollistetaan, miten funktio voidaan lisätä laskentataulukkoon kirjoittamalla se solun sijaintiin:

1. Napsauta Budjettitiedot laskentataulukko-välilehteä avataksesi laskentataulukon.
2. napsauta solua C12.
3. Type an equal sign =.
4. Kirjoita funktion nimi summa.
5. Kirjoita avoin sulku (.
6. napsauta solua C3 ja vedä alas soluun C11. Tämä asettaa funktioksi alueen C3: C11.
7. Type a closing sulkees ).
8. paina ENTER-näppäintä. Funktio laskee summan kuukausittaiselle Kulutussarakkeelle, joka on 1 496 dollaria.

Kuva 2.11 näyttää budjetin yksityiskohtia koskevaan laskentataulukkoon lisätyn SUMMAFUNKTION ulkonäön ennen ENTER-näppäimen painamista.

kuten kuvassa 2.11 esitetään, SUMMAFUNKTIO lisättiin soluun C12. Tätä funktiota tarvitaan kuitenkin myös vuotuisten menojen ja menojen sarakkeiden kokonaismäärien laskemiseen. Funktio voidaan kopioida ja liittää näihin solupaikkoihin suhteellisen viittauksen vuoksi. Relatiivinen viittaaminen palvelee funktioille samaa tarkoitusta kuin kaavoille. Seuraava osoittaa, miten koko rivi täytetään:

1. napsauta solua C12 budjetin yksityiskohtaisessa laskentataulukossa.
2. napsauta Kopioi-painiketta nauhan Koti-välilehdessä.
3. Korosta solut D12 ja E12.
4. napsauta Liitä-painiketta nauhan Koti-välilehdessä. Tämä liittää SUMMAFUNKTION soluihin D12 ja E12 ja laskee näiden sarakkeiden loppusummat.
5. klikkaa solua F11.
6. napsauta Kopioi-painiketta nauhan Koti-välilehdessä.
7. napsauta solua F12 ja napsauta sitten Liitä-painiketta nauhan Koti-välilehdessä. Koska meillä on nyt yhteensä rivillä 12, voimme liittää prosenttimuutos kaava tähän riviin.

Kuva 2.12 esittää soluihin C12, D12 ja E12 lisätyn SUMMAFUNKTION tuotoksen. Lisäksi prosenttimuutoskaava kopioitiin ja liitettiin soluun F12. Huomaa, että tämä versio talousarviosta suunnittelee 1,7% lasku menojen verrattuna viime vuoteen.

absoluuttiset viitteet (laskettaessa prosenttia kokonaismääristä)

datatiedosto: jatketaan CH2 henkilökohtaisella budjetilla.

koska kokonaismäärät on lisätty Budjettitiedon laskentataulukon riville 12, sarakkeessa B voidaan lisätä prosentti kokonaislaskelmasta, joka alkaa solusta B3. Kokonaislaskennan prosentuaalinen osuus osoittaa vuotuisten menojen sarakkeen kunkin arvon prosenttiosuuden solussa D12 olevasta kokonaismäärästä. Kuitenkin, kun kaava on luotu, se on tarpeen sammuttaa Excelin suhteellinen viittausominaisuus ennen kopiointia ja liittämistä kaava muuhun solun paikoissa sarakkeessa. Excelin relative referencing-ominaisuuden sammuttaminen tapahtuu absoluuttisella viittauksella. Seuraavat vaiheet selittävät, miten tämä tapahtuu:

1. napsauta solua B3 talousarvion yksityiskohtaisessa laskentataulukossa.
2. Type an equal sign =.
3. napsauta solua D3.
4. Type A forward slash /.
5. napsauta solua D12.
6. paina ENTER-näppäintä. Huomaat, että kotitalouksien julkisten palvelujen osuus on 16,7 prosenttia vuotuisesta Kulutusbudjetista (KS.kuvio 2.14).

kuva 2.14 esittää täytetyn kaavan, jolla lasketaan kotitalouksien julkisten palvelujen vuotuisten menojen osuus talousarvion vuotuisista kokonaiskustannuksista (KS.solu B3). Normaalisti kopioisimme tämän kaavan ja liittäisimme sen alueelle B4: B11. Kuitenkin, koska suhteellinen viittaukset, molemmat solu viittaukset kasvaa yhdellä rivillä, koska kaava liitetään soluihin alla B3. Tämä pätee ensimmäiseen soluviitteeseen kaavassa (D3), mutta ei toiseen soluviitteeseen (D12). Kuva 2.15 havainnollistaa, mitä tapahtuu, jos liitämme kaavan alueelle B4: B12 nykyisessä tilassaan. Huomaa, että Excel tuottaa #DIV / 0 virhekoodi. Tämä tarkoittaa, että Excel yrittää jakaa luvun nollalla, mikä on mahdotonta. Tarkasteltaessa kaava solun B4, näet, että ensimmäinen solu viittaus muutettiin D3 D4. Tämä on hyvä asia, koska haluamme nyt jakaa vakuutusten vuotuiset kulut solun D12 vuotuisiin kokonaiskustannuksiin. Excel on kuitenkin myös muuttanut D12-solun viittauksen D13: een. Koska solun sijainti D13 on tyhjä, kaava tuottaa #DIV / 0-virhekoodin.

poistaaksemme Kuvassa 2.15 esitetyn jako-nollavirheen meidän on lisättävä kaavassa absoluuttinen viittaus soluun D12. Absoluuttinen viite estää suhteellista viittausta muuttamasta soluviittausta kaavassa. Tätä kutsutaan myös solun lukitsemiseksi. Seuraavassa selitetään, miten tämä tapahtuu:

1. kaksoisnapsauta solua B3.
2. aseta hiiren osoitin D12: n eteen ja napsauta. Vilkkuvan kohdistimen tulee olla D: n edessä soluviitteessä D12.
3. paina F4-näppäintä. Näet dollarimerkki ($) lisätään eteen sarakkeen kirjain D ja rivin numero 12. Voit myös kirjoittaa dollarimerkit sarakkeen kirjaimen ja rivinumeron eteen.
4. paina ENTER-näppäintä.
5. napsauta solua B3.
6. napsauta Kopioi-painiketta nauhan Koti-välilehdessä.
7. Korosta alue B4: B11.
8. napsauta Liitä-painiketta nauhan Koti-välilehdessä.

Kuva 2.16 esittää prosenttiosuuden kokonaiskaavasta, johon on lisätty absoluuttinen viittaus D12: een. Huomaa, että solussa B4 solun viite pysyy D12: na sen sijaan, että se muuttuisi D13: ksi, kuten kuvassa 2.15 esitetään. Myös, näet, että prosenttiosuudet lasketaan muissa soluissa sarakkeessa, ja jako-nolla virhe on nyt poistettu.

LASKENTAFUNKTIO

Data file: jatketaan CH2 henkilökohtaisella budjetilla.

Seuraava funktio, jonka lisäämme talousarvion yksityiskohtaiseen laskentataulukkoon, on LASKENTAFUNKTIO. LASKENTAFUNKTIOTA käytetään määritettäessä, kuinka monessa alueen solussa on numeerinen merkintä. Counter-funktio ei toimi tekstin tai muiden ei-numeeristen merkintöjen laskemiseen. Talousarvion yksityiskohtaisessa laskentataulukossa käytämme LASKENTATOIMINTOA laskemaan vuotuisten menojen sarakkeessa (sarake D) suunniteltujen kohteiden määrää. Seuraavassa selitetään, miten LASKENTAFUNKTIO lisätään laskentataulukkoon funktioluettelon avulla:

1. napsauta solua D13 budjetin yksityiskohtaisessa laskentataulukossa.
2. Type an equal sign =.
3. Kirjoita C-kirjain.
4. Napsauta funktioluettelon vierityspalkin alanuolta (KS.Kuva 2.17) ja etsi sanojen lukumäärä.
5. kaksoisnapsauta sanamäärä funktioluettelosta.
6. Korosta alue D3: D11.
7. voit kirjoittaa sulkusulun ) ja painaa sitten ENTER-näppäintä tai yksinkertaisesti painaa ENTER-näppäintä ja Excel sulkee toiminnon puolestasi. Toiminto tuottaa tuotoksen 9, koska laskentataulukossa on 9 kohdetta.

kuva 2.17 näyttää FUNKTIOLUETTELORUUDUN, joka ilmestyy laskutoiminnon vaiheiden 2 ja 3 suorittamisen jälkeen. Funktioluettelo tarjoaa vaihtoehtoisen menetelmän funktion lisäämiseksi laskentataulukkoon.

Kuva 2.18 näyttää laskutoiminnon tulosteen ENTER-näppäintä painamalla. Funktio laskee niiden solujen määrän alueella D3:D11, jotka sisältävät numeerisen arvon. 9: n tulos osoittaa, että talousarvioon on suunniteltu 9 otsaketta.

keskimääräinen funktio

seuraava funktio, jonka lisäämme talousarvion yksityiskohtaiseen laskentataulukkoon, on keskimääräinen funktio. Tätä funktiota käytetään laskemaan aritmeettinen keskiarvo lukuryhmälle. Talousarvion yksityiskohtaisessa laskentataulukossa käytämme toimintoa vuotuisten menojen sarakkeen arvojen keskiarvon laskemiseen. Lisäämme tämän laskentataulukkoon Funktiokirjaston avulla. Seuraavat vaiheet selittävät, miten tämä tapahtuu:

1. napsauta solua D14 budjetin yksityiskohtaisessa laskentataulukossa.
2. Napsauta kaavat-välilehteä nauhassa.
3. Napsauta Funktiokirjaston komentoryhmässä enemmän toimintoja-painiketta.
4. aseta hiiren osoitin tilastollisen vaihtoehdon päälle pudotusvalintojen luettelosta.
5. Napsauta keskimääräistä funktion nimeä valikossa näkyvien funktioiden luettelosta (KS.Kuva 2.19). Tämä avaa funktion argumentit – valintaikkunan.
6. Napsauta funktion argumentit-valintaikkunan Pienennä-painiketta (KS.Kuva 2.20).
7. Korosta alue D3: D11.
8. Napsauta funktion argumentit-valintaikkunan Laajenna-painiketta (KS.Kuva 2.21). Voit myös painaa ENTER-näppäintä saadaksesi saman tuloksen.
9. Napsauta funktion argumentit-valintaikkunan OK-painiketta. Tämä lisää keskimääräisen toiminnon laskentataulukkoon.

Kuva 2.19 havainnollistaa, miten funktio valitaan Funktiokirjastosta nauhan kaavat-välilehdessä.

Kuva 2.20 näyttää Funktioargumentit-valintaikkunan. Tämä näkyy sen jälkeen, kun funktio on valittu Funktiokirjastosta. Pienennä valintaikkuna-painiketta käytetään piilottamaan valintaikkuna, jotta erilaisia soluja voidaan korostaa laskentataulukossa ja lisätä sitten funktioon.

Kuva 2.21 näyttää, miten funktion argumentit-valintaikkunasta voidaan valita joukko soluja, kun se on romahtanut.

kuva 2.22 näyttää funktion argumentit-valintaikkunan sen jälkeen, kun keskitason funktiolle on määritelty solualue. Valintaikkuna näyttää funktion tuloksen ennen sen lisäämistä solun sijaintiin. Tämän avulla voit arvioida funktion ulostuloa sen määrittämiseksi, onko se järkevää ennen sen lisäämistä laskentataulukkoon.

on määritelty solualue, Kuva 2.23 näyttää valmiin keskimääräisen funktion Budjettitiedon laskentataulukossa. Tuotos funktio osoittaa, että keskimäärin odotamme viettää $1,994 kunkin luokan lueteltu sarakkeessa A budjetin. Tämä keskimääräinen kulutuslaskelma luokittain voidaan käyttää indikaattorina määrittää, mitkä luokat maksavat enemmän tai vähemmän kuin keskimääräinen budjetoitu kulut dollaria.

maksimi-ja MINIFUNKTIOT

Data file: jatketaan CH2 henkilökohtaisella budjetilla.

kaksi viimeistä tilastollista funktiota, jotka lisäämme talousarvion yksityiskohtaiseen laskentataulukkoon, ovat MAX-ja MIN-funktiot. Nämä funktiot tunnistavat eri solujen korkeimmat ja alhaisimmat arvot. Seuraavat vaiheet selittää, miten lisätä nämä toiminnot budjetin yksityiskohtaisesti laskentataulukko:

1. napsauta solua D15 budjetin yksityiskohtaisessa laskentataulukossa.
2. Type an equal sign =.
3. kirjoita sana MIN.
4. Kirjoita avoin sulku (.
5. Korosta alue D3: D11.
6. Kirjoita sulkusulkeet) ja paina ENTER-näppäintä tai paina ENTER-näppäintä ja Excel sulkee toiminnon puolestasi. MIN-funktio tuottaa 1 200 dollarin tuotoksen, joka on pienin arvo vuosittaisessa Kulutussarakkeessa (KS.Kuva 2.24).
7. napsauta solua D16.
8. Type an equal sign =.
9. kirjoita sana MAX.
10. Kirjoita avoin sulku (.
11. Korosta alue D3: D11.
12. Kirjoita sulkusulkeet) ja paina ENTER-näppäintä tai paina ENTER-näppäintä ja Excel sulkee toiminnon puolestasi. MAKSIMITOIMINTO tuottaa 3 500 dollarin tuotoksen. Tämä on vuosittaisten menojen sarakkeen korkein arvo (KS.Kuva 2.25).

kopioi ja liitä kaavat (liittäminen ilman formaatteja)

tiedosto: Jatka CH2 henkilökohtaisella budjetilla.

kuten kuvassa 2.25 on esitetty, LASKENTAFUNKTIOT, keskiarvot, MIN-ja MAX-funktiot ovat yhteenveto vuosittaiset kulut-sarakkeessa olevista tiedoista. Huomaat myös, että on tilaa kopioida ja liittää nämä toiminnot alla Ly viettää sarake. Näin voimme vertailla, mitä käytimme viime vuonna ja mitä aiomme käyttää tänä vuonna. Normaalisti kopioisimme ja liittäisimme nämä toiminnot valikoimaan E13: E16. Olet kuitenkin saattanut huomata kaksirivisen tyylireunan, jota käytettiin alueen B13:E16 kehän ympärillä. Jos käyttäisimme säännöllistä Paste-komentoa, alueen E13:E16 oikealla puolella oleva kaksoisrivi korvattaisiin yhdellä rivillä. Siksi aiomme käyttää yhtä Liitä erityisiä komentoja liittää vain toimintoja ilman muotoilua hoitoja. Tämä tapahtuu seuraavien vaiheiden kautta:

1. Korosta alue D13: D16 budjetin yksityiskohtaisesti laskentataulukossa.
2. napsauta Kopioi-painiketta nauhan Koti-välilehdessä.
3. klikkaa solua E13.
4. napsauta Liitä-painikkeen alapuolella olevaa alanuolta nauhan Koti-välilehdessä.
5. Napsauta kaavat-vaihtoehtoa avattavasta painikkeiden luettelosta (KS.Kuva 2.26).

Kuvassa 2.26 on luettelo painikkeista, jotka näkyvät, kun napsautat Liitä-painikkeen alla olevaa alanuolta nauhan Koti-välilehdessä. Yksi asia huomata näistä vaihtoehdoista on, että voit esikatsella niitä ennen kuin teet valinnan vetämällä hiiren osoitin yli vaihtoehtoja. Kuten kuvassa näkyy, kun hiiren osoitin on sijoitettu kaavoja-painikkeen päälle, näet, miten toiminnot näkyvät ennen valinnan tekemistä. Huomaa, että kaksoisrivin raja ei muutu, kun tätä asetusta tarkistetaan. Siksi tämä valinta tehdään tavallisen Liitä-vaihtoehdon sijaan.