käynnistettiin vuonna 2001 web-pohjaisena yhteistyövälineenä, SharePoint on-premises, jota käyttää yli 400 000 asiakasta ympäri maailmaa.
klikkaa ladataksesi ilmaisen SharePoint-Projektinhallintamallin!
joustavien työkalujen kokoelma SharePoint auttaa organisaatioita rakentamaan intranetejä, hallitsemaan asiakirjoja ja tekemään yhteistyötä turvallisessa ympäristössä.
ytimeltään SharePoint on yhteistyötä dokumenttikirjastojen, uutissivuston, wikien ja keskustelupalstojen kanssa. Nämä ominaisuudet-ja enemmän! – tee SharePointista ihanteellinen työkalu projektin johtoryhmille.
SharePoint-projektin sivuston avulla on helppo keskittää kaikki projektin tiedot ja tehtävät yhteen paikkaan tiimin käytettäväksi yhdessä.
SharePoint-projektin sivustolla on useita elementtejä, joiden avulla voit hallita projektia tehokkaasti.
Katsotaanpa tyypillisen SharePoint-sivuston rakennetta-luetteloita, web-osia, sivustoja ja sivustokokoelmia.
näemme myös, miten nämä elementit ovat osa ennalta suunniteltua projektisivua Brightworkin ilmaisessa SharePoint-Projektinhallintamallissa.
alla olevat kuvakaappaukset perustuvat vapaaseen malliin tilaympäristössä käyttäen klassista kokemusta.
SharePoint-projektin sivuston rakenne
SharePoint-sivuston rakenne
SharePoint-sivustolla on luetteloita, joita käytetään tiedon järjestämiseen. Koostuu otsikoista, riveistä ja sarakkeista, SharePoint-lista näyttää samanlaiselta kuin Excel-laskentataulukko. SharePoint-listat ovat kuitenkin joustavampia ja niitä on helpompi hallita kuin taulukkolaskenta.
samoin luettelot ovat avainasemassa hanketietojen, kuten tehtävien ja asioiden järjestämisessä. SharePoint-listan avulla on helppo seurata ja hallita projektitietoja yhdessä paikassa. Listat ovat kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä, mikä parantaa yhteistyötä ja poistaa datasiiloja.
SharePoint-luettelot ovat hyödyllinen tapa hallita projektiprosesseja ja tietoa jäsennellyllä ja läpinäkyvällä tavalla.
hallintotyön vähentämiseksi ja tehtävien sujuvoittamiseksi voit myös lisätä työnkulkuja luetteloihin, esimerkiksi kerätä digitaalisia allekirjoituksia asiakirjoihin.
tarvitset SharePoint-projektisivullasi seuraavat luettelot-jotka toimitetaan ilmaisella mallilla:
- Asiakirjakirjasto: käytä luodaksesi yhden arkiston kaikille projektin dokumenteille. Käyttäjät voivat ladata, ladata, poistaa ja nimetä asiakirjoja – riippuen käyttöoikeuksista, jotka olet asettanut kullekin tiimin jäsenelle.
- Issues: käytä tätä listaa seurataksesi ja hallitaksesi ryhmän esiin nostamia ongelmia.
- tehtävät: lisää tehtäviä ja alatehtäviä luodaksesi projektin aikajanan. Voit myös antaa tehtäviä yksittäisille tiimin jäsenille ja seurata heidän edistymistään.
projektien tehtävälista SharePointissa
Voit myös luoda mukautettuja luetteloita SharePointissa, joten jos tiimisi käyttää Exceliä tiettyjen projektityön elementtien seuraamiseen, voit luoda listan uudelleen sivustolla.
2. SharePoint Web-osat
SharePoint web-osa on listatyyppi, jota käytetään sisällön tallentamiseen sivustoosi.
Web-osat voivat toimia projektin kojelautana tai Raporttina, jolloin projektin keskeiset tiedot ovat käyttökelpoisella tavalla pinnassa. Esimerkiksi ”projektitehtävät” – Web-osan lisääminen projektin kotisivuille antaa tilannekuvan taustalla olevasta tehtäväluettelosta. Klikkaa tietoja saadaksesi lisätietoja.
vapaassa mallissa projektin mittareita, tehtäviä, projektin terveyttä ja ongelmia koskevat korkean tason tiedot ovat saatavilla projektin kotisivulla käyttäen valmiiksi määritettyjä web-osia.
SharePoint-sivusto
SharePoint-sivustoa käytetään erilaisten sisältöjen järjestämiseen yhteen paikkaan. SharePoint-sivusto on projektisi koti, joka kokoaa tiimisi listat ja web-osat yhteen keskeiseen paikkaan.
tehokas hakutoiminto on SharePoint-palvelun keskeinen ominaisuus, erityisesti SharePoint on-Premises. Tätä helpotetaan lisäämällä kaikki projektitiedot yhteen paikkaan. Ei tarvitse tuhlata enää aikaa etsimällä lukuisia kansioita, työkaluja ja verkkoasemia löytää asiakirjan!
tiimiyhteistyön parantamisen lisäksi myös SharePoint-sivusto helpottaa projektin hallintaa.
kun sinulla on keskitetty sijainti tehtävien seuraamiseen, dokumenttien etsimiseen ja Raporttien katseluun, sinun ei tarvitse lähettää tiimille säännöllisiä sisäänkirjautumissähköposteja-mene vain sivustolle.
sivusto perii umbrella-sivuston kokoelmasta keskeiset elementit, kuten navigoinnin, mallipohjat ja käyttöoikeudet. Voit kuitenkin määrittää jokaisen sivuston voi oman sisällön ja suojausasetukset.
SharePoint Site Collection
a SharePoint site collection on kokoelma SharePoint-sivustoja. Projektinhallintaan sovellettuna sivustokokoelma toimii projektisalkkunasi ja kerää eri projektien tietoja yhteen paikkaan.
organisaatiot, joilla on useita liiketoimintayksiköitä, joilla on erilaiset projektivaatimukset, käyttävät tyypillisesti sivustokokoelmaa yksikköä kohti.
kuten edellä mainittiin, SharePoint-projektisivusto perii sivuston kokoelmasta kiinteistöjä, joten on järkevää perustaa erillinen kokoelma markkinointi -, rahoitus-ja IT-tiimeille. Liiketoiminnan eri osa-alueet voivat luoda prosesseihinsa räätälöidyn sivustokokoelman ja projektikohteita.
SharePoint – sivustokokoelma on hyödyllinen myös, jos haluat jakaa asiakirjoja tai tietoja ulkopuolisten käyttäjien kanssa myöntämättä pääsyä suurempiin järjestelmiisi. Voit luoda ja jakaa sivustokokoelman rajoitetuilla käyttöoikeuksilla.
OOTB v Free Template: SharePoint-Projektisivuston luominen
kuten näet, SharePoint on tehokas projektinhallintatyökalu. SharePoint ei kuitenkaan näytä suoralta kädeltä projektinhallintatyökalulta.
tyhjä SharePoint-sivusto
jos päätät käyttää out-of-the-box SharePoint – sivustoa projektinhallintaan, sinun täytyy rakentaa sivustosi vastaamaan tarpeitasi-tai pyytää IT-tiimiäsi tekemään niin.
SharePoint-projektisivuston luomiseen sisältyy useita vaiheita, kuten:
- päättää sivuston arkkitehtuurista eli siitä, mihin sivusto sijoittuu SharePoint-ympäristössäsi.
- selvität, mitä listoja ja web-osia tarvitset sivustolle projektitiimisi tueksi.
- Sivuston luominen.
- luetteloiden ja verkko-osien lisääminen.
- kunkin elementin konfigurointi.
SharePoint – kehitystaidoistasi riippuen perustason SharePoint-sivuston määrittäminen projektillesi on pitkä prosessi.
Luuletko pystyväsi hallitsemaan SharePoint-puolta? Varmista, että sivusto on optimoitu, sinun täytyy mennä takaisin muutaman askeleen ja myös miettiä Projektinhallinta prosessi.
- mitä listoja ja web-osia sivustolle oikeasti tarvitsee lisätä?
- kuinka monta kenttää kukin luettelo tarvitsee?
- mitä metatietoja dokumenttikirjastoon tulisi lisätä?
- tarvitsetko ongelmia ja riskejä?
- miten yksi tai kaksi saraketta esittää tietoa?
jos projektipaikkaa ei ole suunniteltu oikein, projekti on vaarassa ennen kuin työ edes alkaa.
siinä Brightworkin ilmainen SharePoint-Projektinhallintamalli antaa etumatkaa.
ilmainen malli sisältää kaiken, mitä tarvitset aloittaaksesi, suunnitellaksesi, seurataksesi ja raportoidaksesi projektista SharePoint – straight out-of-the-box-palvelun avulla.
project site template sisältää avainluettelot ja web –osat – tehtävät, kysymykset ja asiakirjakirjaston-ja metriset laatat, projektitilaraportit, työraportit ja ”tasokohtaiset tehtävät” – kaavion nopeaa seurantaa varten.
sivusto perustuu käytännönläheiseen, viisivaiheiseen lähestymistapaan projektinhallinnassa, jonka ohjeistus sisältyy projektiwikiin.
ilmainen malli toimii SharePoint 2019/2016/2013 ja SharePoint Onlinessa.
älä tuhlaa enää aikaa Sharepointisi suunnitteluun – käytä sen sijaan ilmaista mallia!
Kuvanluotto