Bien que les régimes 401(k) ne manqueront pas de remonter le moral des employés d’une entreprise, les régimes de retraite comportent beaucoup de formalités administratives et de tracas de la part de l’employeur. L’IRS exige que les régimes de retraite en milieu de travail restent conformes à un large éventail de réglementations, il est donc important que les administrateurs et les promoteurs supervisent régulièrement les régimes auxquels ils sont confiés et remplissent diverses fonctions. Si vous vous demandez : » Qui est l’administrateur et le parrain de mon régime 401(k)?, « jetez un oeil à cette comparaison détaillée.
Administrateur vs sponsor : Quelle est la différence ?
Le promoteur d’un régime 401(k) est l’entité qui établit le régime de retraite d’une entreprise et de ses travailleurs. Normalement, il s’agit de l’employeur lui-même, d’un syndicat ou d’un employé choisi de l’entreprise.
La Loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (connue moins officiellement sous le nom d’ERISA) exige que le promoteur du régime choisisse un administrateur. Un administrateur de régime 401(k) est l’organisation qui supervise réellement le fonctionnement du régime. Encore une fois, il peut s’agir de l’employeur lui-même, d’une équipe d’employés, d’un tiers ou d’un dirigeant d’entreprise.
Fonctions de l’administrateur
Afin de mieux comprendre ce qu’est un administrateur de régime 401(k), vous devez connaître les responsabilités du poste. Certaines responsabilités de l’administrateur peuvent être externalisées à un fournisseur de services. Par exemple, un conseiller financier peut être embauché pour fournir des conseils en placement et des conseils aux employés. Et un vérificateur peut être mandaté pour s’assurer que les états financiers d’un régime sont conformes aux lois fédérales.
Les tâches qui sont normalement retenues par l’administrateur comprennent la tenue des dossiers du régime, la garantie que le 401(k) fonctionne conformément aux documents du régime et l’obtention d’un cautionnement de fidélité au besoin. Voici une liste d’autres fonctions importantes de l’administrateur:
- Effectuer des tests de conformité annuels: Il s’agit d’une partie très importante de la surveillance d’un 401 (k). L’IRS exige que chaque plan qualifié subisse des tests annuels de non-discrimination pour s’assurer que les employés hautement rémunérés ne bénéficient pas excessivement du report d’impôt par rapport aux autres employés. Les tests comprennent le test du Pourcentage de report réel (PDA) et le test du Pourcentage de contribution réel (PPA). Si le plan de retraite échoue à l’un des tests de non-discrimination, l’administrateur doit prendre des mesures pour mettre le plan en conformité avec les règlements de l’IRS. Ces actions peuvent inclure le remboursement des cotisations des employés hautement rémunérés (et les avantages fiscaux qui les accompagnent) afin de réduire les niveaux de cotisation moyens de ces employés ou le versement de cotisations d’entreprise non électives aux employés aux revenus les plus faibles pour augmenter leurs taux de cotisation. L’administrateur pourrait également faire un mélange de ces deux éléments.
- Soumettre le formulaire 1099-R: Chaque fois qu’une distribution est effectuée à partir d’un 401(k), le formulaire 1099-R doit être rempli et remis au titulaire du compte. Certains des paiements qui doivent être déclarés sur ce formulaire comprennent les paiements d’invalidité et les prestations de décès. Les paiements soumis à la retenue des taxes d’assurance-maladie et de sécurité sociale ne doivent pas être déclarés. Au lieu de cela, ces paiements sont versés sur le formulaire W-2, qui, comme nous le verrons ci-dessous, relève de la responsabilité du promoteur du régime.
- Soumettre le formulaire 5500: ERISA exige que ce formulaire soit soumis à l’IRS chaque année. Il doit être déposé par voie électronique via le système FIILE du gouvernement. Les plans qui comptent moins de 100 participants peuvent utiliser le formulaire 5500-SF, la version abrégée. Et les plans à un participant peuvent utiliser le formulaire 5500-EZ. Le formulaire demande des informations sur les prestations de libre passage, les participants décédés, les données de conformité et les détails du financement. Le but du formulaire est de donner à l’Oncle Sam une image claire des opérations et de la situation financière d’un régime.
- Superviser les prêts: Si un plan permet d’emprunter, l’administrateur a la responsabilité de s’assurer que les prêts respectent les lignes directrices de l’IRS et les exigences énoncées dans l’accord du plan. Il s’agit notamment de s’assurer que le solde d’un compte est suffisant pour être admissible à un prêt et que les paiements de prêt ont été remboursés à temps. L’administrateur doit également prendre des mesures sur les prêts en défaut. Si un retrait est considéré comme une difficulté, l’administrateur doit conserver des documents pour en vérifier le besoin.
- Communiquer avec les participants: Étant donné que de nombreux employés ne connaîtront pas les détails 401(k) d’une entreprise, il appartient à l’administrateur de les éduquer sur les caractéristiques du régime. Cette communication devrait comprendre une explication du fonctionnement des périodes d’acquisition des droits et des avantages offerts par le régime. Toute modification future du plan doit également être communiquée aux participants par l’administrateur. Si vous êtes un employé, il est important de savoir qui est l’administrateur du régime 401(k) dans votre entreprise afin de savoir où obtenir de l’aide lorsque vous rencontrez des problèmes.
Fonctions du parrain
Bien que la tâche principale du parrain soit d’établir le 401(k), il lui reste des tâches importantes à assumer régulièrement. Ceux-ci incluent:
- Collaborer avec le fournisseur de services de régime: Cette obligation est si importante car il doit y avoir un lien régulier entre l’entreprise et le fournisseur de services. Au moins une fois par an, le fournisseur de services et le promoteur doivent examiner le régime de retraite de l’entreprise. Le promoteur devrait modifier les dispositions du régime au besoin et s’assurer que la rémunération de la paie est correcte. Le promoteur devrait également vérifier si les cessations d’emploi et les nouvelles embauches affectent le régime de quelque façon que ce soit.
- Être un fiduciaire: Le commanditaire d’un 401(k) est tenu par la loi fédérale d’être un fiduciaire. Un fiduciaire est une partie qui défend les intérêts d’autrui. Dans le contexte d’un régime 401(k), un fiduciaire doit protéger les intérêts des employés qui ont cotisé au régime. Certaines tâches fiduciaires comprennent la sélection et le suivi du fournisseur de services, la compréhension des conditions du régime de retraite et la prévention des transactions interdites. Le promoteur, dans son rôle fiduciaire, doit également faire des divulgations aux employés et à leurs bénéficiaires en temps opportun. Le promoteur doit également s’assurer que les rapports sont soumis au gouvernement à temps.
- Connaître les détails du régime : Le promoteur doit connaître les caractéristiques du régime, ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas. De plus, le promoteur doit déterminer quels employés sont admissibles au régime et lesquels ne le sont pas. D’autres détails dont le promoteur doit se tenir au courant comprennent les politiques d’acquisition des droits, les montants et les types de cotisations admissibles, la façon dont les cotisations de l’entreprise sont versées et la façon dont les avantages sont distribués aux employés. De toute évidence, dans certains cas, il y aura chevauchement entre les fonctions du promoteur et de l’administrateur.
- Examen des rapports du fournisseur de services: Le promoteur doit rechercher d’éventuelles erreurs dans les montants de contribution. Ceux-ci peuvent être trouvés dans le rapport d’allocation. Le rapport de distribution doit également être examiné pour s’assurer que les employés ont commencé leurs distributions minimales requises (RMD) à temps et ont rempli les documents appropriés.
- Obtenir un examen indépendant du 401(k): C’est une bonne idée d’apporter une nouvelle paire d’yeux qui ont de l’expérience dans la conformité aux régimes de retraite. Le tiers peut remarquer des divergences qui ont été négligées par le commanditaire ou l’administrateur. À long terme, cela pourrait permettre à l’entreprise d’économiser de l’argent et d’améliorer le fonctionnement du plan.
- Maintenir la surveillance d’un plan préapprouvé: Si une entreprise achète un plan préapprouvé, le promoteur doit s’assurer de passer par l’accord d’adoption et de vérifier les frais qui seront facturés par le fournisseur. Le promoteur doit également conserver la lettre d’avis émise par l’IRS dans un endroit sûr. Les autres fonctions du promoteur comprennent la signature des modifications du régime qui sont envoyées par le fournisseur de services et l’envoi des modifications à l’administrateur.
- Examen approfondi de l’accord d’adoption: Un plan pré-approuvé peut être accompagné d’un accord d’adoption. Si tel est le cas, le promoteur doit étudier ce document en détail car il fait partie du plan. L’accord d’adoption précisera comment et quand les prestations doivent être versées, quand les employés deviennent acquis et comment les cotisations d’une entreprise sont réparties entre les participants, entre autres caractéristiques importantes.
En travaillant ensemble, l’administrateur et le promoteur d’a 401(k) peuvent s’assurer que le régime à cotisations déterminées d’une entreprise demeure conforme à toutes les exigences fédérales. Ils peuvent également s’assurer que les employés participent au régime et comprendre toutes les opportunités et responsabilités que leur entreprise leur offre.
Si vous ne savez pas qui est l’administrateur et le parrain du régime 401(k) dans votre entreprise, vous pouvez demander conseil aux experts compétents et utiles de Human Interest.