Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment saisir les frais de carte de crédit dans QuickBooks Online. La saisie manuelle des transactions par carte de crédit est nécessaire si vous ne parvenez pas à connecter votre compte de carte de crédit à votre compte en ligne QuickBooks ou si vous avez besoin d’informations financières à jour.
Nous sommes heureux que vous preniez le temps d’apprendre QuickBooks en ligne, notre meilleur choix global pour les logiciels de comptabilité pour petites entreprises. Ce tutoriel est conçu pour que vous puissiez le suivre dans votre propre compte en ligne QuickBooks. Les nouveaux abonnés peuvent choisir entre un essai gratuit de 30 jours ou une réduction de 50% pendant trois mois.
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Ce tutoriel est l’un de nos Tutoriels QuickBooks gratuits. Vous pouvez soit regarder la vidéo ci-dessous, lire les instructions étape par étape, soit faire les deux. La vidéo a été réalisée avec une version légèrement plus ancienne de QuickBooks Online. Alors que le processus de saisie des frais de carte de crédit est essentiellement le même, la disposition des écrans est légèrement différente. Les instructions étape par étape proviennent de la version la plus récente de QuickBooks Online.
Quand entrer manuellement les transactions par carte de crédit dans QuickBooks Online
Vous devrez entrer manuellement les frais de carte de crédit dans QuickBooks Online si vous ne parvenez pas à importer vos transactions par carte de crédit. Vous pouvez également saisir les frais manuellement pour avoir les informations financières les plus à jour. Les transactions par carte de crédit ne seront pas transférées vers QuickBooks à partir de votre compte jusqu’à ce que les frais soient définitifs, ce qui pourrait prendre plusieurs jours. Il est important de disposer d’informations financières à jour avant d’imprimer les états financiers à la fin du mois, du trimestre ou de l’année.
Saisie des frais de carte de crédit dans QuickBooks en 3 étapes
Saisie des frais de carte de crédit dans QuickBooks en trois étapes faciles.
- Créez une transaction de dépenses.
- Sélectionnez votre mode de paiement et votre compte de carte de crédit.
- Entrez les détails des dépenses et cliquez sur le bouton Enregistrer.
Voici nos instructions détaillées pour entrer un nouveau débit de carte de crédit.
Créer une transaction de dépenses
Créer une nouvelle transaction de dépenses en cliquant sur Nouveau en haut de la barre de menu de gauche et en sélectionnant Dépense dans la colonne Fournisseur:
Créez une Nouvelle Transaction de dépenses dans QuickBooks Online.
Sélectionnez votre Mode de Paiement et votre Compte de Carte de crédit
Dans l’écran de saisie des dépenses, modifiez le compte de paiement sur votre carte de crédit et le mode de paiement sur votre type de carte de crédit. Si vous devez créer un compte pour une nouvelle carte de crédit, consultez notre tutoriel sur la configuration du plan comptable:
Sélectionnez votre mode de paiement et votre compte dans QuickBooks Online.
Entrez les Détails de la transaction
Entrez les détails de la transaction restants sur l’écran de saisie des dépenses. Selon les paramètres que vous avez sélectionnés dans Comment configurer les Paramètres avancés, il se peut que tous les champs ne soient pas affichés dans cet exemple:
Entrez les détails des dépenses dans QuickBooks Online.
Si vous avez terminé nos tutoriels dans l’ordre, les informations nécessaires à la création d’une transaction de dépenses doivent être familières car elles sont identiques à la création d’une facture ou d’un chèque.
- Bénéficiaire: Choisissez le fournisseur que vous payez avec une carte de crédit ou choisissez Ajouter un nouveau pour configurer un nouveau fournisseur.
- Date de paiement : Entrez la date à laquelle vous effectuez le prélèvement par carte de crédit.Catégorie
- : Si vous ne facturez pas ces frais de carte de crédit à un client, attribuez une catégorie dans la liste déroulante ou cliquez sur Ajouter pour créer un nouveau compte.
- Description : Fournir une description des frais de carte de crédit.
- Montant : Entrez le montant de la dépense.
- Facturable : Vous pouvez facturer une dépense de carte de crédit à un client en cochant une coche ici. Cependant, il est préférable de créer des articles de produit ou de service (point J ci-dessous) qui peuvent être utilisés pour attribuer plus facilement des dépenses facturables aux clients.
- % de majoration: Vous pouvez majorer la dépense avant de la facturer à votre client en plaçant un montant ici.
- Taxe : Cochez cette case si vous devez percevoir la taxe de vente auprès de votre client lors de la facturation de cette dépense.
- Client/Projet : Sélectionnez le client ou le projet que vous souhaitez facturer pour cette dépense, le cas échéant. Si vous souhaitez facturer un nouveau client ou projet, sélectionnez Ajouter nouveau pour configurer un client/projet.
- Article produit / service: Les marchandises achetées pour être vendues aux clients doivent se voir attribuer un article d’inventaire. Les services et autres dépenses achetés qui seront facturés aux clients doivent se voir attribuer un élément de service. Si vous n’avez pas encore créé l’inventaire ou les éléments de service nécessaires, cliquez sur Ajouter un nouveau pour configurer un nouvel élément de produit/service. Une fois que vous avez sélectionné un élément de produit/service, les champs Description, Taux, Facturable, % de majoration, Taxe et Classe s’rempliront automatiquement.
- Qté : Entrez la quantité de biens ou les heures de services achetés. Après avoir entré la quantité, le montant et le montant des ventes seront calculés.
- Client/Projet : Sélectionnez le client ou le projet à facturer pour la dépense.
Lorsque vous avez terminé de saisir les détails de la transaction, cliquez sur le bouton vert Enregistrer et fermer dans le coin inférieur droit de l’écran.
Comment examiner et modifier les transactions par carte de crédit
Vous pouvez consulter toutes vos transactions par carte de crédit en consultant le registre de compte de votre carte de crédit. Vous pouvez ensuite sélectionner des transactions dans le registre à modifier.
Accédez au Registre de carte de crédit
Dans la barre de menu de gauche, passez la souris sur Comptabilité, puis sélectionnez Plan comptable:
Voir le plan comptable dans QuickBooks en ligne.
Dans le Plan comptable, faites défiler vers le bas pour trouver votre compte de carte de crédit, puis cliquez sur Afficher le registre dans la colonne située à l’extrême droite:
Consultez le Registre des cartes de crédit
Le registre des cartes de crédit fournira une liste de toutes les transactions de votre compte de carte de crédit. Vous pouvez modifier les champs qui apparaissent dans votre registre de carte de crédit en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage immédiatement au-dessus de la colonne d’extrême droite:
Modifiez les paramètres de registre de carte de crédit dans QuickBooks Online.
Modifier une transaction par carte de crédit
Pour modifier une transaction par carte de crédit qui apparaît dans le registre, cliquez n’importe où sur la transaction. La transaction s’ouvrira pour vous permettre de modifier tous les champs apparaissant dans le registre. Cependant, tous les champs disponibles lors de la saisie des transactions n’apparaissent pas dans le registre. Pour modifier les champs qui n’apparaissent pas dans le registre, cliquez sur le bouton Modifier juste en dessous de la transaction et l’écran de saisie des dépenses d’origine apparaîtra:
Cliquez sur Modifier pour ouvrir l’écran d’entrée de transaction.
Que vous fassiez des modifications directement dans le registre ou que vous modifiiez l’écran d’entrée d’origine, assurez-vous d’enregistrer vos modifications lorsque vous avez terminé.
Conclure
Vous avez terminé un autre tutoriel et pouvez maintenant entrer les frais de carte de crédit dans QuickBooks Online. Le prochain tutoriel de notre Cours de formation en ligne QuickBooks est Comment gérer les Transactions par Carte de crédit téléchargées. Dans ce tutoriel, vous apprendrez à faire correspondre les frais de carte de crédit importés aux transactions QuickBooks existantes ou à créer une nouvelle transaction lorsqu’aucune n’existe.