Une feuille de calcul est un formulaire à colonnes multiples utilisé pour préparer et ajuster les états financiers. 3 types de feuille de travail sont: (1) Feuille de travail générale, (2) Feuille de travail détaillée, (3) Feuille de travail d’audit.
Pour préparer la feuille de calcul comptable, vous devez suivre 8 étapes simples pour vérifier l’exactitude des informations comptables avant la préparation des états financiers. Préparer des états financiers à partir d’une feuille de calcul est relativement facile car toutes les informations comptables nécessaires sont correctement présentées et structurées dans la feuille de calcul.
Qu’est-ce qu’une feuille de calcul?
Feuilles à colonnes multiples dans lesquelles toutes les informations nécessaires à la préparation de l’état financier sont enregistrées dans un processus systématique est appelée feuille de calcul.
La feuille de calcul n’est pas un compte permanent.
Il ne fait pas partie d’un journal ou d’un grand livre. C’est un dispositif utilisé pour la préparation facile des écritures de réglage et des états financiers.
La feuille de calcul est une feuille multi-colonnes ou une feuille de calcul informatique où le comptable rédige, en bref, les informations nécessaires à la préparation des écritures d’ajustement et des états financiers.
Dans les grandes organisations où le volume des comptes et des ajustements est beaucoup plus important, la possibilité d’erreur demeure au moment de l’ajustement des écritures d’ajustement avec les comptes du grand livre si la feuille de calcul n’est pas préparée.
La préparation correcte des états financiers devient compliquée et parfois retardée. Dans le monde actuel, il est devenu pratique de préparer des feuilles de travail dans les grandes organisations avant la préparation des états financiers.
Les comptables effectuent des ajustements des écritures d’ajustement avec d’autres comptes du grand livre pertinents avant la préparation des états financiers.
Avant la préparation des états financiers, les comptables veulent s’assurer de l’exactitude arithmétique des comptes en effectuant des ajustements des écritures d’ajustement avec les comptes du grand livre à travers la feuille de calcul, puis passer à la préparation des états financiers.
La feuille de calcul est préparée à la fin de la période comptable précédant la préparation des états financiers.
3 types de feuille de calcul sont;
- Feuille de travail générale,
- Feuille de travail détaillée,
- Feuille de travail d’audit.
Ils sont expliqués ci-dessous,
La feuille de calcul générale
La feuille de calcul générale contient quatre à six paires de colonnes.
Généralement, les feuilles de travail à cinq paires de colonnes ou à dix colonnes peuvent servir à des fins commerciales générales. Ces cinq paires de colonnes sont;
- Balance de vérification,
- Ajustement,
- Balance de vérification ajustée,
- Un compte de résultat et
- Bilan.
La feuille de calcul détaillée
La feuille de calcul détaillée est préparée pour contenir des informations plus détaillées sur une feuille de calcul générale.
Parfois, une feuille supplémentaire contenant des colonnes est jointe pour expliquer des éléments particuliers. Les questions pour lesquelles des listes par points doivent être préparées sont les suivantes ::
- Listes de comptes débiteurs et de comptes créditeurs,
- Listes de dépenses de production,
- Listes de primes d’assurance, etc.
Feuille de travail d’audit
La feuille de travail d’audit est utilisée pour préparer des états financiers et des listes pour diverses utilisations des préoccupations commerciales. La feuille de travail de vérification est préparée à la lumière de la vérification de divers éléments inclus dans la feuille de travail.
C’est une aide pour auditer le travail d’une entreprise. La feuille de calcul est une technique de comptabilité par laquelle les informations comptables sont intégrées pour l’ajustement et la classification.
L’objectif principal de la feuille de travail est de vérifier l’exactitude des informations comptables avant la préparation des états financiers.
Pour préparer une feuille de calcul comptable, il faut suivre 8 étapes simples pour vérifier l’exactitude des informations comptables avant la préparation des états financiers.
Les colonnes de la feuille de calcul sont dessinées principalement selon les besoins. Le nombre de colonnes de la feuille de calcul dépend de la demande de l’organisation particulière.
8 Étapes de préparation de la feuille de calcul comptable
- Nom de l’organisation de l’entreprise et date de préparation.
- Dessin de la colonne et mention de la tête de la colonne.
- Balance de vérification non ajustée.Colonne de réglage
- .
- Colonne de la balance de vérification ajustée.Colonne du compte de résultat
- .
- État des bénéfices non répartis.
- Bilan.
Les étapes de préparation de la feuille de calcul comptable sont expliquées ci-dessous;
Nom de l’organisation commerciale et date de préparation
Au début de la feuille de calcul, le nom de l’organisation pour laquelle la feuille de calcul est préparée doit être écrit en caractères gras et la date de préparation de la feuille de calcul doit également être mentionnée.
Colonne de dessin et mentionnant l’en-tête de la colonne
Les titres de colonne de dessin doivent être mentionnés ici.
Par exemple, le numéro de série dans la première colonne, le titre des comptes dans la deuxième colonne et ensuite les colonnes de paires.
Balance de vérification non ajustée
Après les colonnes numéro de série et titre des comptes, dans la balance de vérification non ajustée, les soldes des comptes du grand livre des colonnes paires sont affichés directement pour vérifier l’accord de la balance de vérification.
Cette balance de vérification est appelée balance de vérification avant la clôture, car elle est préparée avec les soldes du grand livre avant de tenir des comptes des éléments d’ajustement.
Les soldes débiteurs et créditeurs des comptes du grand livre sont inscrits respectivement dans les colonnes débit et crédit de la balance de vérification.
Colonne d’ajustement
À la fin de l’exercice comptable, les éléments ou opérations qui n’ont pas été comptabilisés sont inscrits dans les colonnes débit et crédit d’ajustement.
Au moment de procéder aux rajustements, s’il n’existe aucun élément de la balance de vérification pour le débit et le crédit, ces éléments de rajustement doivent être inscrits sous la balance de vérification sous la ou les têtes appropriées dans les colonnes de rajustement de débit et de crédit.
Pour identifier les éléments de réglage, des numéros de code distincts pour chaque élément doivent être indiqués dans les colonnes débit et crédit. Par la suite, les colonnes de débit et de crédit des ajustements sont totalisées pour assurer leur accord.
Colonne de la balance de vérification ajustée
En écrivant les ajustements nécessaires dans la colonne d’ajustement, le solde de chaque compte relatif aux ajustements est vérifié et, par la suite, tous les soldes des comptes du grand livre, y compris les soldes du grand livre ajustés, sont enregistrés dans les colonnes débit et crédit de la balance de vérification ajustée.
Autrement dit, les soldes non ajustés de la balance de vérification sont ajustés conformément aux règles et ceux-ci sont inscrits dans la colonne de la balance de vérification ajustée.
Écriture de tous les soldes du grand livre – ajustés et non ajustés dans la balance de vérification ajustée, les totaux de débit et de crédit sont vérifiés pour prouver l’exactitude arithmétique des comptes du grand livre.
Colonne du compte de résultat
Toutes les dépenses périodiques et les revenus de la balance de vérification ajustée sont inscrits respectivement dans la colonne débit et crédit du compte de résultat.
La différence entre le revenu total et les charges totales du compte de résultat est appelée résultat. Le compte de résultat est transféré au bilan si le compte de bénéfices non répartis n’est pas établi.
État des bénéfices non répartis
Dans le cas d’une société par actions, la colonne des bénéfices non répartis est conservée dans la feuille de calcul avant la colonne du bilan.
Ici, le résultat de l’année précédente, la perte éventuelle et le résultat, l’état de perte de résultat de la feuille de calcul sont écrits dans la colonne de l’argent de crédit et la distribution des éléments concernant la distribution des bénéfices tels que, dividende payé, dividende proposé, impôt sur le revenu payé, création de fonds sont indiqués dans la colonne de l’argent de débit du compte de résultat non répartis.
La différence entre les totaux des colonnes débit et crédit est transférée dans la colonne bilan de la feuille de calcul.
Bilan
Tous les actifs et passifs de la balance de vérification ajustée, y compris le compte de résultat, le compte de bénéfices non répartis, sont inscrits dans les colonnes débit et crédit du bilan de la feuille de calcul, c’est-à-dire que les actifs sont inscrits dans la colonne argent de débit et les passifs, les capitaux propres des propriétaires sont inscrits dans la colonne argent de crédit.
Les totaux de la colonne débit et crédit du bilan sont égaux.
Le nombre de colonnes de feuilles de calcul et de titres de colonnes dépend de la nature et de la demande de la préoccupation commerciale.
Comment préparer des états financiers à partir d’une feuille de calcul
Préparer des états financiers à partir d’une feuille de calcul est relativement facile car toutes les informations comptables nécessaires sont correctement présentées et structurées dans la feuille de calcul.
La feuille de calcul contient toutes les informations nécessaires à la préparation des états financiers. Le compte de résultat est préparé avec les données des colonnes de débit et de crédit des comptes de résultat de la feuille de calcul.
Le bilan est préparé à partir des colonnes du bilan de la feuille de calcul.
Les états financiers d’une entreprise comprennent le compte de résultat, le compte de bénéfices non répartis / le compte de capitaux propres et le bilan établis à la fin de l’exercice comptable.
L’état qui est préparé pour la constatation du résultat d’activité à la fin d’une période comptable est appelé état des résultats.
Le compte de résultat est de deux types:
- Compte de résultat général ou en une seule étape: Dans cet état, toutes les dépenses sont déduites directement du résultat pour déterminer le résultat net. Ici, les dépenses ne sont pas indiquées dans le forum classé.
- Compte de résultat en plusieurs étapes: Dans cet état, le coût des marchandises vendues est déduit des revenus des ventes pour déterminer le bénéfice brut. Du bénéfice brut toutes les dépenses d’exploitation telles que les frais de vente, les frais administratifs, etc. sont déduits pour connaître le résultat d’exploitation net.
Après cela, d’autres revenus non opérationnels tels que les revenus de loyer, les revenus d’intérêts, etc. sont ajoutés au résultat d’exploitation net à partir duquel d’autres charges non opérationnelles telles que les charges d’intérêts, les pertes sur cession d’actifs, etc. sont déduits pour déterminer le bénéfice net.