Aussi sadique que cela puisse paraître, j’ai consacré beaucoup de puissance cérébrale au sujet du courrier électronique ces derniers temps. Et compte tenu de l’alimentation limitée de cette vieille caboche de nos jours, cela dit vraiment quelque chose.
Une partie du noodling a été liée à mon exploration continue des bulletins d’information par courrier électronique, à la fois avec ma propre entreprise hebdomadaire et avec la variété d’autres publications par courrier électronique que j’ai digérées dernièrement (miam). De plus en plus ces jours-ci, ma boîte de réception devient plus qu’un simple lieu de messages.
Mais cela mis à part, j’ai une envie insatiable d’affiner sans cesse ma configuration technologique personnelle dans la poursuite d’une efficacité optimale. Que je passe 10 minutes par jour ou 10 heures par semaine dans ma boîte de réception, je veux que chaque seconde compte — et du début à la fin, je veux que les choses soient aussi efficaces et sans tracas que possible.
C’est pourquoi j’ai expérimenté d’innombrables applications et configurations de messagerie au fil des ans — et c’est pourquoi dernièrement en particulier, j’ai consacré une grande partie de mon oscillation neuronale à la juxtaposition de Gmail et Inbox, les deux options d’interface de messagerie de Google.
Je me suis surtout appuyé sur la boîte de réception au cours des dernières années, voyez-vous, mais avec les récentes améliorations apportées par Google à Gmail, combinées à la diminution (mais pas entièrement éliminée) de l’accent mis par la société sur la boîte de réception, je me demandais s’il était temps de jeter l’éponge et de revenir à Gmail. J’ai donc passé les dernières semaines à alterner entre les deux applications, à la fois sur ordinateur et sur mobile. Et après un mois, une chose est claire: Bien que j’ai essayé, je ne suis pas encore prêt à abandonner la boîte de réception — pour huit raisons très spécifiques.
Livraison de bundle basée sur le temps
L’un des composants principaux de Inbox est sa capacité à trier intelligemment les messages entrants en bundles – catégories telles que les achats, les finances, les réseaux sociaux, les mises à jour et la faible priorité. Par défaut, ces bundles s’affichent tous effondrés dans la vue principale de votre boîte de réception, mais voici la clé pour moi: Vous pouvez configurer n’importe lequel d’entre eux pour qu’il reste hors de vue, puis ne s’affiche qu’une fois par jour ou même une fois par semaine.
Cela signifie que les choses pas si importantes qui remplissent sans cesse ma boîte de réception et qui s’accumulent dans un désordre ingérable ou qui m’obligent à continuer à regarder et à glisser restent hors de ma vue la plupart du temps — puis apparaissent dans un cluster, à un moment où je peux le gérer efficacement, tout à la fois. (Et oui, Gmail a un système de catégorisation vaguement similaire, mais il est loin d’être aussi puissant ou personnalisable, et il manque ce système de livraison basé sur le temps crucial qui garde toutes les choses les moins importantes hors de vos cheveux pendant la journée.)
Plus que tout, cela a vraiment changé la façon dont je pense – ou, pour être plus précis, je ne pense souvent pas – à ma boîte de réception. Un tri intelligent et moins d’interruptions sont une combinaison puissante et un élément clé de ce qui m’a permis de maintenir cet état insaisissable de « boîte de réception zéro » et d’éviter d’avoir l’impression que le courrier électronique envahit ma vie.
Balayage simple
Dans le cadre de son système de bundle, Inbox me permet de balayer un groupe entier de messages en un seul clic. Je ne peux pas vous dire à quel point c’est un gain de temps énorme: Cela signifie que je peux jeter un coup d’œil à tout ce qui se trouve, par exemple, dans mon ensemble de mises à jour lorsqu’il apparaît une fois tous les matins, voir qu’aucune d’entre elles ne nécessite d’action, puis appuyez sur une seule icône pour tout envoyer à la fois. Cela peut sembler une petite chose, mais devoir glisser manuellement chaque message d’une catégorie ou vérifier manuellement chacun, puis appuyer sur le bouton Archiver — comme je l’ai fait ces dernières semaines avec Gmail — semble archaïque en comparaison, surtout lorsqu’une douzaine de messages ou plus sont impliqués.
Le système de balayage de la boîte de réception a une autre touche qui le rend vraiment inestimable: Disons que j’ai 15 messages dans un paquet. L’un d’eux est quelque chose que je veux garder; les 14 autres sont des bruits non pertinents. Je peux sélectionner le seul message qui compte et l’épingler dans ma boîte de réception, puis tout balayer — et le message que je veux restera pendant que le reste sera archivé.
C’est une petite touche qui fait une grande différence dans mes efforts sans fin pour garder ma boîte de réception sous contrôle.
Intégration du système de rappel universel de Google
Celui—ci est énorme: la boîte de réception s’intègre parfaitement au système de rappel de Google – vous savez, la chose qui vous permet de dire ou de taper « rappelez-moi de le faire… »dans l’Assistant Google ou dans n’importe quelle zone de recherche Google (y compris dans la barre d’adresse Chrome) sur n’importe quel appareil. Il est également connecté aux rappels dans Google Keep, où je conserve toutes sortes de notes et d’informations.
Cela transforme essentiellement la boîte de réception en une liste de tâches tout-en-un et un organisateur personnel: Tout rappel que j’ai défini n’importe où apparaît comme un élément dans ma boîte de réception, et je peux le cocher une fois que c’est fait. (Si je le marque comme fait ailleurs, pendant ce temps, il est également marqué comme fait dans la boîte de réception. Gagnant-gagnant.) Les rappels aboyés dans Google Home ne disparaissent pas seulement dans l’éther après avoir sonné une fois, non plus; ils restent dans ma boîte de réception avec toutes les autres choses que je dois faire, puis ne disparaissent que lorsque je les marque comme terminés.
Je peux également définir de nouveaux rappels directement depuis la boîte de réception, au lieu de m’envoyer des e-mails de la manière primitive que j’avais l’habitude de faire. C’est plus simple, plus simplifié et plus sensé — et ça me manque quand j’utilise Gmail. L’application de tâches simples et séparées n’est même pas près de remplacer cela.
Rappels dans les e-mails
En plus de servir de hub pour les rappels réguliers, Inbox me permet de joindre des rappels à des e-mails individuels. Donc, quand j’ai un long fil de va-et-vient avec un éditeur, par exemple, et que je dois me rappeler d’effectuer une tâche spécifique liée à celle-ci le lendemain, je peux mettre un rappel à ce sujet au-dessus de cet e-mail, où il appartient, puis répéter le tout au jour et à l’heure que je veux.
Lorsque l’heure arrive, l’e—mail revient dans ma boîte de réception avec le rappel joint et bien en évidence – juste au-dessus du message, à la fois lors de son affichage complet et lors de l’affichage principal de la boîte de réception. C’est un outil de productivité si précieux, et c’est quelque chose qui m’a vraiment manqué pendant mes semaines avec Gmail.
Simple sauvegarde de lien
Rappelez-vous toute cette idée de « liste de tâches tout-en-un et d’organisateur personnel » dont nous parlions il y a une minute? Sur cette même note, Inbox me permet d’enregistrer très simplement des liens à partir du Web – soit en les partageant dans Inbox sur mon téléphone, soit en cliquant sur une icône pour l’extension Inbox dans mon navigateur Chrome de bureau. Je le fais chaque fois qu’il y a quelque chose que je dois considérer, mais je n’ai pas le temps de traiter immédiatement.
Ensuite, comme tout le reste dans ma boîte de réception, je le répète à un moment où je pourrai le gérer — et il apparaît là avec toutes mes autres tâches pour ce moment précis. Je n’ai pas besoin de me rappeler de regarder dans Pocket ou Chrome ou une autre application aléatoire où je collectionne des choses puis les oublie rapidement; c’est là que je vais le voir et m’en souvenir, pas différent de toute autre tâche de ma liste.
Organisation simple du voyage
Une autre pour la colonne « organisateur tout-en-un »: Inbox rassemble automatiquement des offres sur les voyages à venir et les rend facilement disponibles dans ma boîte de réception. Il recueille des informations sur les vols, les réservations d’hôtel et d’autres plans pertinents à partir des e-mails de confirmation entrants, puis les organise tous en un itinéraire facilement visible et partageable.
Il va également plus loin et s’intègre à l’excellente (et sous-estimée) application Google Trips. Trips rassemble toutes les mêmes informations en un seul endroit, ventilées par destination, puis les complète avec des conseils de voyage et des recommandations locales et garde tout bien organisé et accessible.
Accès en un clic aux pièces jointes sur mobile
Le nouveau Gmail a adopté la fonctionnalité de type Boîte de réception consistant à fournir un accès en un clic aux pièces jointes de votre boîte de réception, de sorte que vous pouvez cliquer directement sur un document sans avoir à ouvrir au préalable l’e-mail associé. C’est une option pratique à avoir, mais l’endroit où je trouve cette fonction la plus utile est en fait sur mobile — où je veux souvent apercevoir quelque chose comme un PDF joint à un rapport pendant que je me prépare le matin, sans perdre de temps ni taper inutilement — et à partir de maintenant, au moins, Gmail n’offre pas cette option dans son application mobile.
Gestes de balayage sensibles sur mobile
La sieste à venir sur Gmail est fantastique. C’est sans aucun doute l’une des meilleures fonctionnalités de la boîte de réception et un outil spectaculaire pour garder votre boîte de réception en ordre.
Dans l’application mobile de Gmail, cependant, cela ressemble à une réflexion après coup: vous devez d’abord sélectionner ou ouvrir un message, puis regarder dans le menu de débordement pour trouver la commande. La bonne chose à propos de la répétition d’un message est à quel point c’est simple — ou devrait l’être: Avec la boîte de réception, je glisse simplement un message vers la gauche, et bam: Une boîte me demande quand je veux qu’il réapparaisse. Je peux trier les e-mails en un rien de temps et les envoyer tous à un moment qui convient.
Les gestes qui font gagner du temps de la boîte de réception ne se terminent pas non plus par une sieste: Glisser vers le haut ou vers le bas lors de l’affichage d’un ensemble ou d’une étiquette dans l’application — lorsque vous êtes tout en haut ou en bas de la liste de messages, respectivement — vous ramène à la vue principale de la boîte de réception. C’est tellement sensé, je ne peux pas arrêter d’essayer de le faire (en vain, bien sûr) dans Gmail.
De même, glisser vers le haut ou vers le bas depuis le haut ou le bas d’un message individuel ferme le message et vous ramène à la vue de liste précédente. Comme tant de choses, c’est une touche apparemment subtile qui fait une différence incommensurable dans la façon dont vous expérimentez l’application et sa facilité d’utilisation.
La partie somnolente, au moins, semble être quelque chose qui ne manquera pas d’être abordé avant longtemps. Cela ressemble probablement à une réflexion après coup dans Gmail car c’était une réflexion après coup dans Gmail; tous les signes semblent suggérer que l’application mobile a été rapidement corrigée pour correspondre aux nouvelles fonctionnalités les plus importantes du site de bureau mis à jour, mais qu’une refonte plus approfondie est toujours en attente.
Comme pour toutes les autres choses dont nous avons parlé dans cette section et ci-dessus, certaines choses semblent plus susceptibles que d’autres de se frayer un chemin vers Gmail. Mais chacun est une partie importante d’un casse—tête de productivité – celui qui, pour l’instant, du moins, me renvoie de Gmail à la boîte de réception une fois de plus.
En espérant que ce choix ne disparaisse pas de sitôt.
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