Lancé en 2001 en tant qu’outil collaboratif basé sur le web, SharePoint On-Premisest utilisé par plus de 400 000 clients dans le monde.
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Ensemble d’outils flexibles, SharePoint aide les organisations à créer des intranets, à gérer des documents et à collaborer dans un environnement sécurisé.
À la base, SharePoint repose sur la collaboration avec des bibliothèques de documents, un fil d’actualité, des wikis et des forums de discussion. Ces fonctionnalités – et plus encore! – faites de SharePoint un outil idéal pour les équipes de gestion de projet.
À l’aide d’un site de projet SharePoint, il est facile de centraliser toutes les informations et tâches du projet en un seul endroit pour que l’équipe puisse les utiliser ensemble.
Un site de projet SharePoint comporte un certain nombre d’éléments pour vous aider à gérer efficacement un projet.
Examinons la structure d’un site SharePoint typique – listes, composants Web, sites et collections de sites.
Nous verrons également comment ces éléments font partie du site de projet pré-planifié dans le modèle de gestion de projet SharePoint gratuit de BrightWork.
Les captures d’écran ci-dessous sont basées sur le Modèle gratuit dans un environnement sur site utilisant l’expérience classique.
Structure d’un site de projet SharePoint
Listes SharePoint
Un site SharePoint est rempli de listes, qui sont utilisées pour organiser les informations. Composée d’en-têtes, de lignes et de colonnes, une liste SharePoint ressemble à une feuille de calcul Excel. Cependant, les listes SharePoint sont plus flexibles et plus faciles à contrôler qu’une feuille de calcul.
De même, les listes sont essentielles pour organiser les informations du projet telles que les tâches et les problèmes. À l’aide d’une liste SharePoint, il est facile de suivre et de gérer les données de projet en un seul endroit. Les listes sont disponibles pour tous les membres de l’équipe, ce qui améliore la collaboration et supprime les silos de données.
Les listes SharePoint sont un moyen utile de gérer les processus et les informations du projet de manière structurée et transparente.
Pour réduire le travail d’administration et rationaliser les tâches, vous pouvez également ajouter des flux de travail à des listes, par exemple en collectant des signatures numériques sur des documents.
Vous aurez besoin des listes suivantes – qui sont livrées avec le modèle gratuit – dans votre site de projet SharePoint:
- Bibliothèque de documents : Permet de créer un référentiel unique pour tous les documents de projet. Les utilisateurs peuvent charger, télécharger, supprimer et renommer les documents, en fonction des autorisations que vous avez définies pour chaque membre de l’équipe.
- Problèmes : Utilisez cette liste pour suivre et gérer les problèmes soulevés par l’équipe.
- Tâches : Ajoutez des tâches et des sous-tâches pour créer la chronologie du projet. Vous pouvez également attribuer des tâches à des membres individuels de l’équipe et suivre leur progression.
Liste des tâches de projet dans SharePoint
Vous pouvez également créer des listes personnalisées dans SharePoint.Ainsi, si votre équipe utilise Excel pour suivre certains éléments du travail du projet, vous pouvez recréer la liste sur le site.
2. SharePoint Web Parts
Un SharePoint web part est un type de liste utilisé pour stocker du contenu dans votre site.
Les composants Web peuvent fonctionner comme un tableau de bord ou un rapport de projet, faisant apparaître les informations clés du projet de manière utilisable. Par exemple, l’ajout de la partie Web » tâches du projet » aux pages d’accueil du projet fournit un instantané de la liste des tâches sous-jacentes. Cliquez simplement sur les informations pour obtenir plus de détails.
Dans le modèle gratuit, des données de haut niveau sur les métriques du projet, les tâches, l’état du projet et les problèmes sont disponibles sur la page d’accueil du projet à l’aide de composants Web parts préconfigurés.
Site SharePoint
Un site SharePoint est utilisé pour organiser différents types de contenu en un seul endroit. Un site SharePoint est la maison de votre projet, rassemblant des listes et des composants Web en un seul emplacement central pour votre équipe.
Une fonctionnalité de recherche puissante est une caractéristique clé de SharePoint, en particulier SharePoint sur site. Ceci est facilité par l’ajout de toutes les informations sur le projet à un seul endroit. Pas besoin de perdre plus de temps à chercher dans de nombreux dossiers, outils et lecteurs réseau pour trouver un document!
En plus d’améliorer la collaboration en équipe, un site SharePoint vous facilitera également la gestion du projet.
Avoir un emplacement centralisé pour suivre les tâches, trouver des documents et afficher les rapports signifie que vous n’avez pas à envoyer d’e-mails d’enregistrement réguliers à l’équipe – il suffit d’aller sur le site.
Un site hérite d’éléments clés tels que la navigation, les modèles et les autorisations de la collection de sites parapluie. Cependant, vous pouvez configurer chaque site avec ses propres paramètres de contenu et de sécurité.
Collection de sites SharePoint
Une collection de sites SharePoint est une collection de sites SharePoint. Lorsqu’elle est appliquée à la gestion de projet, une collection de sites agit comme votre portefeuille de projets, regroupant les informations de divers projets en un seul endroit.
Les organisations ayant plusieurs unités d’affaires avec des exigences de projet différentes utilisent généralement une collection de sites par unité.
Comme mentionné ci-dessus, un site de projet SharePoint hérite des propriétés de la collection de sites, il est donc logique d’avoir une collection distincte pour vos équipes Marketing, financières et informatiques. Les différents domaines de l’entreprise peuvent créer une collection de sites et des sites de projets adaptés à leurs processus.
Une collection de sites SharePoint est également utile si vous devez partager des documents ou des informations avec des utilisateurs externes sans accorder l’accès à vos systèmes plus importants. Vous pouvez simplement créer et partager une collection de sites avec des autorisations restreintes.
Modèle gratuit OOTB v: Création de votre site de projet SharePoint
Comme vous pouvez le constater, SharePoint est un puissant outil de gestion de projet. Cependant, SharePoint ne ressemble pas à un outil de gestion de projet prêt à l’emploi.
Un site SharePoint vierge
Si vous décidez d’utiliser SharePoint prêt à l’emploi pour la gestion de projet, vous devrez créer votre site pour répondre à vos besoins – ou demander à votre équipe informatique de le faire.
La création d’un site de projet SharePoint comporte un certain nombre d’étapes, notamment:
- Décider de l’architecture du site, c’est-à-dire de l’emplacement du site dans votre environnement SharePoint.
- Déterminer les listes et les composants Web que vous devez ajouter au site pour soutenir votre équipe de projet.
- Création du site.
- Ajout de listes et de composants web.
- Configuration de chaque élément.
Selon vos compétences en développement SharePoint, la configuration d’un site SharePoint de base pour votre projet est un processus long.
Pensez-vous pouvoir gérer le côté SharePoint? Pour vous assurer que le site est optimisé, vous devrez revenir en arrière quelques étapes et réfléchir également à votre processus de gestion de projet.
- Quelles listes et composants Web devez-vous réellement ajouter au site?
- Combien de champs chaque liste a-t-elle besoin ?
- Quelles métadonnées devez-vous ajouter à la bibliothèque de documents?
- Avez-vous besoin de problèmes et de risques?
- Comment allez-vous présenter une ou deux colonnes pour présenter des informations?
Si le site du projet n’est pas conçu correctement, votre projet est en danger avant même le début des travaux.
C’est là que le modèle gratuit de gestion de projet SharePoint de BrightWork vous donnera une longueur d’avance.
Le modèle gratuit contient tout ce dont vous avez besoin pour lancer, planifier, suivre et générer des rapports sur un projet à l’aide de SharePoint – tout de suite prêt à l’emploi.
Le modèle de site de projet comprend des listes de clés et des composants Web – tâches, problèmes et bibliothèque de documents – et des tuiles métriques, des rapports d’état du projet, des rapports de travail et un graphique » tâches par statut » pour un suivi rapide.
Le site est basé sur une approche pratique en cinq étapes de la gestion de projet avec des conseils inclus dans le wiki du projet.
Le modèle gratuit fonctionne sur SharePoint 2019/2016/2013 et SharePoint Online.
Ne perdez plus de temps à planifier votre SharePoint – utilisez plutôt le Modèle gratuit !
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