Preuve de livraison vs Connaissement : Quelle est la différence?

Tout ce que vous devez savoir sur ces deux documents essentiels

Table des matières

– Différents types de BOL
– Un examen plus approfondi des BOL électroniques – Conseils pour l’inspection du fret
– Qui doit signer la preuve de livraison?
– Articles endommagés post POD

Si vous êtes nouveau dans le monde du transport de fret, il y a deux documents que vous devrez comprendre et utiliser pour à peu près chaque envoi: Le connaissement (BOL) et la preuve de livraison (POD). Vous devez remplir, exécuter et contresigner correctement ces deux formulaires pour chaque envoi et livraison.

Que vous soyez distributeur ou fournisseur, il est essentiel que vous compreniez l’importance de ces documents ainsi que les différences entre les deux. Ce ne sont pas que des morceaux de papier; ils sont essentiels pour protéger votre entreprise de la responsabilité.

Un BOL est un reçu écrit qui confirme le transport de marchandises par un transporteur, tandis qu’un POD est un reçu que le destinataire signe après la livraison de la cargaison. Plongeons dans le détail de ces documents et discutons de leur importance pour le transport de fret.

Le connaissement

Le connaissement est un document juridique qu’un expéditeur, un transporteur ou un fournisseur de services logistiques tiers (3PL) (agissant pour le compte d’un expéditeur) peut créer. L’une de ces entités doit remplir un BOL avant que le transporteur ne transporte le fret. En règle générale, le transporteur délivre un BOL à l’expéditeur et comprend des informations complètes sur le type de cargaison, le nombre de marchandises dans l’expédition et le point terminal du fret. Le BOL sert à protéger le transporteur et l’expéditeur de toute responsabilité.

Chaque BOL non négociable remplit trois rôles:

Réception de la cargaison: Une fois qu’un envoi arrive et que le transporteur remet le BOL au chargeur, celui-ci reconnaît que la cargaison a été reçue sans dommage et fournit au transporteur un reçu qui sert de preuve légale de livraison.
Un titre de propriété de la cargaison: Lorsque le titre de propriété change de mains, le nouveau propriétaire du BOL prend la responsabilité du fret. Le nouveau propriétaire peut alors choisir de conserver ou de transférer ces marchandises et BOL.
Un contrat de transport entre le transporteur et l’expéditeur: Un BOL est un contrat juridiquement contraignant qui atteste un accord d’expédition entre le transporteur et l’expéditeur.

Que contient un connaissement de fret?

Pour qu’un BOL soit considéré comme légitime et satisfasse aux exigences légales, il doit être véridique et inclure plusieurs détails, tels que:

Renseignements personnels : Cela comprend les noms complets, les adresses et les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire. Ces informations doivent être faciles à trouver sur le formulaire et lisibles.
Classe de fret: La Classification nationale du fret automobile (NMFC) classe le fret dans 1 des 18 classes en fonction de la densité, de l’arrimabilité, de la portabilité et de la responsabilité. Calculez la densité en divisant la masse d’un objet par le volume de l’objet. La densité est le facteur le plus crucial dans la classification du fret. L’arrimage tient compte de la forme de l’article et de la facilité avec laquelle il s’adapte sur une palette. La portabilité décrit toutes les exigences de manipulation particulières. L’article a-t-il besoin d’un soin particulier ou d’un stockage? Cela implique-t-il des machines spéciales ou nécessite-t-il des personnes supplémentaires pour le déplacer? La responsabilité fait référence à la probabilité qu’un envoi se casse, se perde ou endommage un autre fret dans le camion.
Description des articles: L’expéditeur note le nombre de marchandises, le poids, les dimensions et tous les autres détails vitaux nécessaires pour transporter l’envoi en toute sécurité.
Numéro de bon de commande: Ces numéros de référence sont essentiels pour décharger le fret pour l’expédition ou le transférer après la livraison.
La date de ramassage: Cela inclut la date et l’heure précises auxquelles le transporteur ramassera la cargaison. Il peut être utilisé comme référence pour le suivi du fret.
Type d’emballage: Expédiez-vous des palettes, des fûts, des caisses ou des cartons?
Matières dangereuses : Pour expédier des matières dangereuses, vous êtes légalement tenu d’en informer le transporteur et de respecter toutes les règles et garanties applicables.
Instructions spéciales: Si vous avez des demandes supplémentaires ou des notes spécifiques pour le transporteur, incluez-les.

Divers types de BOL

Votre connaissement dépend du mode de transport que vous choisissez d’utiliser. Quelques exemples sont:

BOL droit: Il s’agit du type de BOL le plus courant et est utilisé pour expédier des marchandises à un destinataire qui les a déjà payées.
BOL Claused: Il s’agit d’un BOL qui indique que la cargaison a subi des dommages ou que les produits ont dévié des spécifications de livraison. L’industrie qualifie également ce type de « connaissement sale ». »
BOL « à la commande »: Les BOL à la commande sont des formulaires négociables qui consentent au transfert de propriété de la cargaison d’une partie à un autre destinataire final figurant dans le document.
BOL électronique: Comme son nom l’indique, un BOL électronique est simplement une version numérique sans papier d’un BOL.
Lettre de transport aérien (LTA) : Les LTA sont destinées au transport aérien. Ce sont des documents non négociables.
BOL océanique: L’industrie utilise ce type de BOL pour le transport transocéanique de marchandises. Ces documents peuvent être des BOLS droits ou des BOLS sur commande.
BOL intérieur: Typiquement, une expédition internationale par route ou par chemin de fer nécessite un BOL intérieur.
BOL multimodal (MMBL): Utilisez un MMBL lorsque les marchandises se déplacent via plusieurs méthodes de transport. Par exemple, si vous transportez une cargaison de Los Angeles vers la Floride, puis expédiez cette cargaison vers l’Europe par bateau, vous serez admissible à un MMBL.

Examinons de plus près les BOLS électroniques

Couvrons les BOLS électroniques en détail. Ces formulaires numériques aident les camionneurs, les gestionnaires de flotte et leur personnel de back-office à passer sans papier. De plus, ils accélèrent les flux de travail, fournissent plus de données factuelles que les formulaires non électroniques, augmentent l’accès à l’information et permettent une facturation immédiate. Si vous souhaitez moderniser vos opérations, commencez par mettre en œuvre des BOL électroniques. D’un simple clic, une application compatible BOL peut:

Améliorer l’image du BOL
Scanner les codes à barres
Comprendre l’écriture manuscrite
Transférer les données vers un système intégré de gestion des transports (TMS)
Envoyer les informations à votre bureau

Les BOL électroniques accélèrent également le processus de facturation. Tant que votre TMS dispose d’un logiciel d’imagerie, vous pouvez configurer des clients avec une facturation automatisée. Le paiement instantané est un énorme avantage des BOLS électroniques, en particulier lorsque vous envisagez de facturer sans technologie utilisée pour prendre des semaines.

Une autre raison d’implémenter des BOL numériques est de personnaliser vos formulaires et vos flux de travail. Si vous avez un logiciel d’imagerie intégré, vous avez le pouvoir d’utiliser des signatures électroniques (ou signatures électroniques). Les signatures électroniques éliminent la nécessité d’imprimer des copies du BOL en permettant aux clients de le signer numériquement et de stocker le formulaire (et les autres documents requis) dans le cloud. Pour en savoir plus sur le système BOL électronique de Flock Freight et sur la lecture d’un BOL, cliquez ici.

Preuve du reçu de livraison

Actuellement, il incombe au destinataire d’examiner les marchandises lors de la livraison. Le destinataire doit non seulement confirmer que le fret est présent et comptabilisé, mais également qu’il est arrivé sans dommage visible. Un POD est une confirmation signée de ces faits, post-livraison. Le destinataire de la cargaison doit signer ce reçu et inclure la date de livraison.

De là, l’expéditeur reçoit une copie de la lettre POD et l’enregistre pour une utilisation future. Le POD comprend des détails tels que l’heure de livraison, l’adresse de livraison, le nom du destinataire et la signature de la personne qui a reçu l’envoi.

Légalement, un POD remplit trois rôles qui sont presque identiques au BOL:

Reçu de fret: Ce formulaire indique que les marchandises sont arrivées. Il rend compte des types de marchandises livrées, ainsi que de toutes les spécifications de ces marchandises.
Titre de la cargaison : Ce document identifie le propriétaire prévu de la cargaison.
Preuve de transport sous contrat: Le POD est le contrat légal qui lie le transporteur et le destinataire.

Alors qu’un travailleur doit créer un BOL avant l’expédition, personne n’est responsable d’un POD jusqu’à la livraison. La signature sur un POD confirme deux faits:

La cargaison a été livrée à temps et sans dommage visible.
La cargaison a transféré la propriété et est devenue la responsabilité du destinataire, qui est en faute en cas de dommage après la livraison.

Quand signer la preuve de livraison

Si vous êtes la personne qui reçoit l’envoi, il est essentiel d’inspecter soigneusement l’envoi avant de signer sur le POD. Vous devez confirmer que l’envoi vous était destiné, que l’intégralité de l’envoi est arrivée et qu’il a été livré en bon état. Si vous signez le POD et constatez des dommages plus tard, vous aurez du mal à prouver que les dommages se sont produits pendant le transport.

Trop souvent, quelqu’un reçoit un envoi et signe le POD sans inspecter les marchandises. Cela peut être une erreur majeure. Un POD n’est pas simplement un reçu de livraison, mais un accusé de réception indiquant que la marchandise est arrivée intacte. Les procédures de réclamation de dommages commencent par le POD, donc si vous ne constatez pas de problèmes tout de suite, vous vous livrerez une bataille difficile si vous découvrez plus tard que les marchandises ont des dommages.

Conseils pour l’inspection de la cargaison

Lorsque votre cargaison arrive, procédez comme suit avant de signer un reçu POD:

Enregistrez l’ensemble de la procédure: Une preuve photographique et vidéo du fret peut faire ou défaire une bataille de responsabilité pour une réclamation endommagée. Commencez à collecter ces informations dès que le fret arrive sur votre lot pendant le déchargement. Pour vous protéger davantage, demandez à l’expéditeur de photographier les marchandises avant l’expédition.
Examinez la cargaison avec le conducteur du camion: Suivez ce processus avec le conducteur afin qu’il soit au courant des problèmes que vous remarquez.
Inspectez soigneusement la cargaison: Examinez chaque article pour détecter les dommages visibles. Examinez attentivement l’emballage, l’emballage sous film rétractable, les palettes et le ruban d’avertissement. Recherchez des problèmes tels que des déchirures, des trous, des taches et d’autres dommages de ce type. Vérifiez que les colis n’ont pas été ouverts et refermés.
Fret endommagé: Si vous constatez des dommages visibles, photographiez-le et notez-le en détail sur le POD. Vous devriez noter une usure mineure juste pour vous couvrir. Si un colis ou une palette est gravement endommagé, signalez-le au chauffeur-livreur. Après cela, avec le conducteur comme témoin, ouvrez le colis et voyez si les articles à l’intérieur sont également endommagés. Si c’est le cas, notez-en davantage sur le POD.
Obtenir la confirmation du conducteur: Après avoir parcouru l’ensemble de l’expédition et documenté les problèmes, obtenez la signature ou les initiales du conducteur à côté de vos notes sur les articles endommagés.
Recherchez une notification de messagerie: Si une note indique que le colis n’a pas été emballé correctement, la responsabilité peut passer du transporteur à l’expéditeur.

Qui doit signer la preuve de livraison ?

Idéalement, la personne qui signe le POD est le destinataire figurant sur l’envoi. Parfois, cependant, le destinataire prévu n’est pas disponible pour assister physiquement à la livraison et signer l’envoi. Dans cette situation, le destinataire prévu peut permettre à quelqu’un d’autre de recevoir la cargaison et de la signer. Dans de tels moments, le destinataire prévu doit avertir le substitut choisi des conséquences de la signature d’une CAPSULE avant l’inspection du colis.

Lorsque quelqu’un d’autre signe en votre nom, cela peut brouiller les demandes d’expédition endommagées, car il est plus difficile de prouver que la cargaison a été endommagée pendant le transit plutôt qu’après la livraison. C’est l’une des raisons pour lesquelles le remplaçant choisi est plus méthodique dans son examen de l’envoi.

Articles endommagés post POD

Si vous examinez la cargaison et constatez des dommages, vous devez prendre des mesures spécifiques pour avoir les meilleures chances de recevoir une indemnisation. Ces étapes comprennent:

Prenez la cargaison: Même si elle est endommagée, ne renvoyez pas le chauffeur avec les marchandises. Au lieu de cela, notez les dommages dans la NACELLE et acceptez la cargaison.
Tout documenter: Il est essentiel que vous documentiez l’ensemble du processus, surtout une fois que vous remarquez des dommages au fret. Documenter à la fois la première inspection et l’inspection post-livraison. Prenez des notes détaillées et conservez des copies de tous les documents essentiels, y compris le BOL et le POD.
Déplacez les marchandises dans un endroit sûr: Maintenant que les marchandises sont en votre possession, il est de votre responsabilité d’éviter tout dommage supplémentaire, en particulier parce que le transporteur jugé responsable a le droit légal d’atténuer les pertes. Placez les objets endommagés dans un endroit sûr et sec, où vous n’aurez plus à les déplacer.
Déposez la réclamation immédiatement : Vous avez 14 jours pour déposer une réclamation de dommages. Il est essentiel de le déposer immédiatement et d’inclure des informations sur les articles endommagés, le numéro d’expédition et le coût estimé des dommages.
Payer le transporteur: Dans toute procédure judiciaire, le tribunal annulera la réclamation si vous n’avez pas rempli votre fin de contrat en fournissant le paiement. La leçon: Même si les marchandises sont endommagées, payez votre facture.

Conclusion

Le connaissement et la preuve de livraison sont tous deux des documents essentiels qui agissent comme des reçus et désignent la chaîne de garde de la cargaison. N’oubliez pas de remplir ces formulaires avec précision et de ne pas signer le POD avant d’avoir inspecté vos marchandises.

Si vous avez des questions sur les PODs ou les BOLs, veuillez nous contacter! Notre équipe utile et compétente de Flock Freight peut vous aider avec ces questions ou toute autre demande de fret que vous avez.

Preuve de livraison vs connaissement : Quelle est la différence?