Anche se 401 (k) piani sono sicuri di aumentare gli spiriti dei dipendenti di una società, piani di pensionamento vengono con un sacco di burocrazia e problemi alla fine del datore di lavoro. L’IRS richiede che i piani di pensionamento sul posto di lavoro rimangono in conformità con una vasta gamma di regolamenti, quindi è importante per gli amministratori e gli sponsor per sorvegliare regolarmente i piani con cui sono affidati, ed eseguire una serie di funzioni. Se ti stai chiedendo: “Chi è il mio amministratore e sponsor del piano 401 (k)?, “dia un’occhiata a questo confronto dettagliato.
Amministratore vs sponsor: qual è la differenza?
Lo sponsor di un piano 401(k) è l’entità che stabilisce il piano di pensionamento per un’azienda e i suoi lavoratori. Normalmente, questo è il datore di lavoro stesso, un sindacato o un dipendente selezionato dell’azienda.
Il Employee Retirement Income Security Act del 1974 (noto meno formalmente come ERISA) richiede che lo sponsor del piano selezioni un amministratore. Un amministratore del piano 401(k) è l’organizzazione che supervisiona effettivamente il funzionamento del piano. Ancora una volta, questo potrebbe essere il datore di lavoro stesso, un team di dipendenti, una terza parte o un dirigente aziendale.
Doveri dell’amministratore
Per capire meglio cos’è un amministratore del piano 401(k), è necessario conoscere le responsabilità della posizione. Alcune responsabilità dell’amministratore possono essere esternalizzate a un fornitore di servizi. Ad esempio, un consulente finanziario può essere assunto per fornire consulenza sugli investimenti e consulenza ai dipendenti. E un revisore può essere portato a bordo per garantire che i rendiconti finanziari di un piano siano in linea con le leggi federali.
Le attività normalmente mantenute dall’amministratore includono il servizio come detentore del record del piano, la garanzia che 401(k) operi in conformità con i documenti del piano e la garanzia di un legame di fedeltà, se necessario. Ecco un elenco di altre importanti funzioni dell’amministratore:
- Eseguire test di conformità annuali: questa è una parte molto importante della supervisione di 401(k). L’IRS richiede ogni piano qualificato di sottoporsi a test annuali di non discriminazione per garantire che i dipendenti altamente compensati non beneficiano eccessivamente di differimento fiscale rispetto ad altri dipendenti. I test comprendono il test della percentuale effettiva di differimento (ADP) e i test della percentuale effettiva di contributo (ACP). Se il piano di pensionamento non riesce uno dei test di non discriminazione, l’amministratore deve adottare misure per portare il piano in conformità con le normative IRS. Queste azioni possono includere il rimborso dei contributi dei dipendenti altamente compensati (e i relativi benefici fiscali) per ridurre i livelli contributivi medi di questi dipendenti o l’erogazione di contributi aziendali non vincolanti ai dipendenti a basso reddito per aumentare i loro tassi di contribuzione. L’amministratore potrebbe fare una miscela di questi due pure.
- Invia modulo 1099-R: Ogni volta che viene effettuata una distribuzione da un 401(k), il modulo 1099-R deve essere compilato e rilasciato al titolare del conto. Alcuni dei pagamenti che devono essere riportati in questo modulo includono pagamenti di invalidità e prestazioni di morte. I pagamenti che sono soggetti a ritenuta di Medicare e le tasse di sicurezza sociale non devono essere segnalati. Invece, questi pagamenti vanno sul modulo W-2, che, come vedremo di seguito, è la responsabilità dello sponsor del piano.
- Invia modulo 5500: ERISA richiede questo modulo da presentare all’IRS ogni anno. Deve essere archiviato elettronicamente attraverso il sistema IFILE del governo. I piani che hanno meno di 100 partecipanti possono utilizzare il modulo 5500-SF, la versione breve. E i piani di un partecipante possono utilizzare il modulo 5500-EZ. Il modulo richiede informazioni su prestazioni di libero passaggio, partecipanti deceduti, dati di conformità e dettagli sul finanziamento. Lo scopo del modulo è quello di dare allo zio Sam un quadro chiaro delle operazioni e delle condizioni finanziarie di un piano.
- Supervisionare i prestiti: se un piano consente il prestito, l’amministratore ha la responsabilità di garantire che i prestiti soddisfino le linee guida IRS e i requisiti enunciati nell’accordo del piano. Questi includono garantire che il saldo di un conto era sufficiente a qualificarsi per un prestito, e che i pagamenti del prestito sono stati rimborsati in tempo. L’amministratore deve anche intervenire sui prestiti inadempienti. Se un ritiro si qualifica come un disagio, l’amministratore deve conservare i documenti per verificarne la necessità.
- Comunicare con i partecipanti: poiché molti dipendenti non avranno familiarità con i dettagli 401(k) di un’azienda, spetta all’amministratore istruirli sulle caratteristiche del piano. Questa comunicazione dovrebbe includere una spiegazione del funzionamento dei periodi di maturazione e dei vantaggi offerti dal piano. Eventuali cambiamenti futuri nel piano devono anche essere trasmessi ai partecipanti dall’amministratore. Se sei un dipendente, è importante sapere chi è l’amministratore del piano per 401 (k) nella tua azienda in modo da sapere dove trovare aiuto quando si verificano problemi.
Doveri dello sponsor
Sebbene il compito principale dello sponsor sia quello di stabilire il 401(k), ha ancora alcuni importanti incarichi di cui occuparsi regolarmente. Questi includono:
- Collaborare con il fornitore di servizi di piano: questo dovere è così importante perché ci deve essere un collegamento regolare tra l’azienda e il fornitore di servizi. Almeno uno all’anno, il fornitore di servizi e lo sponsor dovrebbero rivedere il piano di pensionamento dell’azienda. Lo sponsor dovrebbe modificare le disposizioni del piano quando necessario e assicurarsi che la compensazione del libro paga sia corretta. Lo sponsor dovrebbe anche verificare se le cessazioni e le nuove assunzioni influenzano il piano in alcun modo.
- Essere un fiduciario: uno sponsor di 401(k) è richiesto dalla legge federale per essere un fiduciario. Un fiduciario è un partito che difende gli interessi degli altri. Nel contesto di un piano 401(k), un fiduciario deve proteggere gli interessi dei dipendenti che hanno contribuito con denaro al piano. Alcuni compiti fiduciari includono la selezione e il monitoraggio del fornitore di servizi, la comprensione dei termini del piano di pensionamento ed evitare transazioni proibite. Lo sponsor nel suo ruolo fiduciario deve anche rendere le informazioni ai dipendenti e ai loro beneficiari in modo tempestivo. Lo sponsor deve inoltre garantire che le relazioni siano presentate al governo in tempo.
- Conoscere i dettagli del piano: lo sponsor deve conoscere le caratteristiche del piano, ciò che è coperto e ciò che non lo è. Inoltre, lo sponsor deve identificare quali dipendenti sono idonei a partecipare al piano e quali no. Altri dettagli che lo sponsor deve tenere il passo includono le politiche di maturazione, gli importi e i tipi di contributi consentiti, come vengono effettuati i contributi aziendali e come vengono distribuiti i benefici ai dipendenti. Ovviamente, in alcuni casi, ci sarà sovrapposizione tra i doveri dello sponsor e dell’amministratore.
- Revisione dei rapporti del fornitore di servizi: lo sponsor deve cercare possibili errori negli importi dei contributi. Questi possono essere trovati nel rapporto di allocazione. Il rapporto di distribuzione deve anche essere esaminato per assicurarsi che i dipendenti abbiano iniziato le loro distribuzioni minime richieste (RMDs) in tempo e abbiano compilato i documenti appropriati.
- Ottenere una revisione indipendente del 401 (k): È una buona idea portare un nuovo paio di occhi che hanno esperienza nella conformità del piano pensionistico. La terza parte potrebbe notare discrepanze che sono state trascurate dallo sponsor o dall’amministratore. A lungo termine, questo potrebbe risparmiare i soldi della società e migliorare il funzionamento del piano.
- Mantenere la supervisione di un piano pre-approvato: se una società acquista un piano pre-approvato, lo sponsor deve essere sicuro di passare attraverso l’accordo di adozione e verificare le commissioni che verranno addebitate dal fornitore. Lo sponsor dovrebbe anche memorizzare la lettera di consulenza IRS-emesso in un luogo sicuro. Altri compiti dello sponsor includono la firma degli emendamenti al piano inviati dal fornitore di servizi e l’invio degli emendamenti all’amministratore.
- Rivedere a fondo l’accordo di adozione: un piano pre-approvato può venire con un accordo di adozione. Se questo è il caso, lo sponsor ha bisogno di studiare questo documento in dettaglio perché è una parte del piano. L’accordo di adozione specificherà come e quando i benefici devono essere pagati, quando i dipendenti diventano acquisiti e come i contributi di un’azienda sono suddivisi tra i partecipanti, tra le altre caratteristiche importanti.
Lavorando insieme, un amministratore e uno sponsor di 401(k) possono garantire che il piano di contribuzione definita di un’azienda rimanga conforme a tutti i requisiti federali. Possono anche assicurarsi che i dipendenti partecipino al piano e comprendano tutte le opportunità e le responsabilità che la loro azienda offre loro.
Se non sei sicuro di chi sia l’amministratore e lo sponsor del piano 401(k) nella tua azienda, puoi chiedere consiglio agli esperti competenti e disponibili di Human Interest.