Sadico come può sembrare, ho dedicato un sacco di potere del cervello al soggetto di e-mail come di ritardo. E considerando quanto sia limitata la fornitura di energia che questa vecchia zucca ha al giorno d’oggi, questo sta davvero dicendo qualcosa.
Parte del noodling è stata correlata alla mia continua esplorazione delle newsletter via email, sia con il mio impegno settimanale che con la varietà di altre pubblicazioni basate su email che ho digerito ultimamente (yum). Sempre più spesso in questi giorni, la mia casella di posta sta diventando più di un semplice luogo per i messaggi.
Ma a parte questo, ho un insaziabile desiderio di perfezionare all’infinito la mia configurazione tecnologica personale alla ricerca di un’efficienza ottimale. Se sto spendendo 10 minuti al giorno o 10 ore a settimana nella mia casella di posta, voglio ogni secondo per contare — e dall’inizio alla fine, voglio che le cose siano il più efficace e senza problemi possibile.
Ecco perché ho sperimentato innumerevoli app e configurazioni di posta elettronica nel corso degli anni — ed è per questo che ultimamente, in particolare, ho dedicato così tanto della mia oscillazione neurale alla giustapposizione di Gmail e Inbox, le due opzioni di interfaccia e-mail di Google.
Ho fatto affidamento principalmente su Inbox negli ultimi anni, vedi, ma con i recenti miglioramenti di Google a Gmail combinati con la diminuzione della società (anche se non del tutto eliminata) focus su Inbox, mi sono chiesto se è il momento di gettare la spugna e tornare a Gmail. Così ho passato le ultime settimane alternando avanti e indietro tra le due app, sia sul desktop che sul cellulare. E dopo un mese, una cosa è chiara: per quanto ho provato, non sono ancora pronto a rinunciare a Inbox — per otto motivi molto specifici.
Time-based bundle delivery
Uno dei componenti principali di Inbox è la sua capacità di ordinare in modo intelligente i messaggi in arrivo in bundle-categorie come acquisti, Finanza, Sociale, Aggiornamenti, e bassa priorità. Per impostazione predefinita, questi pacchetti vengono visualizzati tutti collassati nella vista principale della posta in arrivo, ma ecco la chiave per me: È possibile configurare uno di essi per rimanere fuori dalla vista e poi presentarsi solo una volta al giorno o anche solo una volta alla settimana.
Ciò significa che la roba non così importante che riempie all’infinito la mia casella di posta e si accumula in un pasticcio ingestibile o mi costringe a continuare a guardare e strisciare via rimane fuori dalla mia vista la maggior parte del tempo — poi si presenta in un cluster, in un momento in cui posso affrontarlo in modo efficiente, tutto in una volta. (E sì, Gmail ha un sistema di categorizzazione vagamente simile, ma non è neanche lontanamente potente o personalizzabile, e manca quel cruciale sistema di consegna basato sul tempo che mantiene tutte le cose meno importanti dai capelli durante il giorno.)
Più di ogni altra cosa, questo ha veramente cambiato il modo in cui penso — o, per essere più precisi, spesso non penso — alla mia casella di posta. Smistamento intelligente e meno interruzioni sono una combinazione potente e una parte fondamentale di ciò che mi ha permesso di mantenere quello stato sfuggente di “posta in arrivo zero” ed evitare di sentirmi come se la posta elettronica stesse prendendo il sopravvento sulla mia vita.
Semplice spazzamento
Come parte del suo sistema di bundle, Inbox mi dà la possibilità di spazzare via un intero gruppo di messaggi con un solo tocco. Non posso dirti quanto sia un enorme risparmio di tempo: Significa che posso dare un’occhiata a tutto, ad esempio, il mio bundle di aggiornamenti quando si presenta una volta ogni mattina, vedere che nessuno di essi richiede alcuna azione, quindi toccare una singola icona per inviare tutto in una volta. Può sembrare una piccola cosa, ma dover scorrere manualmente ogni messaggio in una categoria o controllare manualmente ciascuno e poi premere il pulsante Archivio — come ho fatto in queste ultime settimane con Gmail — si sente arcaico in confronto, soprattutto quando una dozzina o più messaggi sono coinvolti.
Il sistema di spazzamento di Inbox ha un altro tocco che lo rende davvero prezioso: diciamo che ho 15 messaggi in un pacchetto. Uno di questi è qualcosa che voglio mantenere; i restanti 14 sono rumori irrilevanti. Posso selezionare l’unico messaggio che conta e aggiungerlo alla mia casella di posta, quindi spazzare via tutto — e il messaggio che voglio rimarrà mentre il resto verrà archiviato.
È un piccolo tocco che fa una grande differenza nei miei sforzi senza fine per mantenere la mia casella di posta sotto controllo.
Integrazione del sistema di promemoria universale di Google
Questo è enorme: Inbox si integra perfettamente con il sistema di promemoria di Google — sai, la cosa che ti permette di dire o digitare “ricordami di…”in Google Assistant o in qualsiasi casella di ricerca di Google (inclusa la barra degli indirizzi di Chrome) su qualsiasi dispositivo. E ‘ anche collegato ai promemoria in Google Keep, dove tengo tutti i tipi di note e informazioni.
Questo trasforma essenzialmente Posta in arrivo in un elenco di attività all-in-one e organizzatore personale: Qualsiasi promemoria che ho impostato ovunque si presenta come un elemento nella mia casella di posta, e posso controllarlo una volta fatto. (Se lo contrassegno come fatto altrove, nel frattempo, viene anche contrassegnato come fatto in Posta in arrivo. Win-win.) I promemoria abbaiati in Home Page di Google non scompaiono nell’etere dopo che hanno suonato una volta; rimangono nella mia casella di posta insieme a tutte le altre cose che devo fare e poi scompaiono solo quando li contrassegno come finito.
Posso impostare nuovi promemoria direttamente dalla posta in arrivo, invece di inviarmi e-mail nel modo primitivo a cui ero abituato. E ‘ più semplice, più snella, e più sensibile — e l’uomo, mi manca quando sto usando Gmail. L’app bare-bones and separated Tasks non si avvicina nemmeno alla sostituzione di questo.
Promemoria all’interno delle e-mail
Oltre a fungere da hub per i promemoria regolari, Inbox mi consente di allegare promemoria su singole e-mail. Quindi, quando ho un lungo thread avanti e indietro con un editor, ad esempio, e ho bisogno di ricordarmi di eseguire un’attività specifica ad esso correlata il giorno successivo, posso mettere un promemoria su questo in cima a quella stessa e-mail, a cui appartiene, e poi posticipare il tutto al giorno e all’ora che voglio.
Quando arriva il momento, l’e — mail torna nella mia casella di posta con il promemoria allegato e ben visibile-proprio sopra il messaggio, sia quando lo si visualizza per intero che quando si guarda la vista principale della posta in arrivo. È uno strumento di produttività così prezioso, ed è qualcosa che ho davvero perso durante le mie settimane con Gmail.
Semplice salvataggio dei link
Ricorda quell’idea di “elenco attività all-in-one e organizzatore personale” di cui stavamo parlando un minuto fa? Su quella stessa nota, Posta in arrivo rende super-semplice per me per salvare i link dal web-sia condividendoli a Posta in arrivo sul mio telefono o facendo clic su un’icona per l’estensione Posta in arrivo nel mio browser Chrome desktop. Lo faccio ogni volta che c’è qualcosa che devo considerare ma non ho il tempo di affrontare immediatamente.
Poi, come tutto il resto nella mia casella di posta, lo snooze in un momento in cui sarò in grado di affrontarlo — e si presenta proprio lì con tutti i miei altri compiti per quel momento specifico. Non devo ricordarmi di guardare in tasca o Chrome o qualche altra app casuale in cui raccolgo le cose e poi prontamente dimenticarle; è proprio lì dove lo vedrò e lo ricorderò, non diverso da qualsiasi altro compito sulla mia lista.
Organizzazione semplice del viaggio
Un altro per la colonna” all-in-one organizer”: Posta in arrivo riunisce automaticamente i pacchetti sui prossimi viaggi e li rende prontamente disponibili nella mia casella di posta. Raccoglie informazioni su voli, prenotazioni alberghiere e altri piani pertinenti dalle e-mail di conferma in arrivo e poi li organizza tutti in un itinerario facilmente visibile e condivisibile.
Ci vuole le cose un ulteriore passo avanti, troppo, e si integra con l’eccellente (e sottovalutato) Google Trips app. Trips mette tutte le stesse informazioni in un unico luogo, suddiviso per destinazione, quindi lo integra con consigli di viaggio e consigli locali e mantiene tutto ben organizzato e accessibile.
Accesso con un solo tocco agli allegati sul cellulare
Il nuovo Gmail ha adottato la funzionalità Posta in arrivo di fornire un accesso con un solo tocco agli allegati dalla tua casella di posta, in modo da poter fare clic direttamente su un documento senza prima dover aprire l’e-mail associata. Questa è un’opzione utile da avere, ma il posto in cui trovo che la funzione sia più utile è in realtà sul cellulare — dove spesso voglio intravedere qualcosa come un PDF allegato a un rapporto mentre mi sto preparando al mattino, senza perdere tempo o toccando inutilmente — e a partire da ora, almeno, Gmail non offre questa opzione nella sua app mobile.
Gesti Sensible swipe sul cellulare
Sonnecchiare venire a Gmail è fantastico. È una delle migliori caratteristiche di Inbox, senza dubbio, e uno strumento spettacolare per mantenere la tua casella di posta in ordine.
Nell’app mobile di Gmail, tuttavia, sembra un ripensamento: devi prima selezionare o aprire un messaggio e poi cercare nel menu di overflow per trovare il comando. La cosa bella di sonnecchiare un messaggio è quanto sia semplice — o dovrebbe essere: Con Posta in arrivo, ho appena strisciare un messaggio a sinistra, e bam: Arriva una scatola che mi chiede quando voglio che riappaia. Posso triage attraverso e-mail in pochissimo tempo e mandarli tutti via ad un tempo che è giusto.
I gesti di risparmio di tempo di Inbox non finiscono nemmeno con il sonnecchiare: Scorrendo verso l’alto o verso il basso durante la visualizzazione di un pacchetto o un’etichetta in app — quando sei in cima o in fondo alla lista dei messaggi, rispettivamente — si torna alla vista principale posta in arrivo. È così sensato, non riesco a smettere di provare a farlo (senza alcun risultato, ovviamente) in Gmail.
Allo stesso modo, scorrendo verso l’alto o verso il basso dalla parte superiore o inferiore di un singolo messaggio si chiude il messaggio e si torna alla visualizzazione elenco precedente. Come tante cose, è un tocco apparentemente sottile che fa una differenza incommensurabile nel modo in cui si verifica l’applicazione e quanto sia facile da usare.
La parte sonnecchiante, almeno, sembra qualcosa che è destinato ad essere affrontato in poco tempo. Probabilmente sembra un ripensamento in Gmail perché era un ripensamento in Gmail; tutti i segni sembrano suggerire che l’app mobile sia stata rapidamente patchata per abbinare le nuove funzionalità più importanti del sito desktop aggiornato, ma che un rinnovamento più approfondito è ancora in sospeso.
Come per tutte le altre cose di cui abbiamo parlato in questa sezione e sopra, alcune cose sembrano più propense di altre a farsi strada verso Gmail alla fine. Ma ognuno è una parte importante di un puzzle di produttività — uno che, per ora, almeno, mi sta mandando indietro da Gmail a Posta in arrivo ancora una volta.
Speriamo che la scelta non scompaia presto.
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