Alcuni anni fa, una domenica sera, stavo tornando a casa con mio figlio più piccolo. All’improvviso, ha chiesto se potevamo fermarci in un negozio locale per raccogliere alcuni materiali di cui aveva bisogno per completare un progetto scientifico. Naturalmente, il progetto era dovuto il giorno successivo. Assumendo la mia migliore posizione genitoriale, ho dichiarato: “Figlio, pensavo che mi avessi detto che il progetto era fatto!”La sua risposta è stata istantanea. “Ho finito, ma non finito.”
La conversazione è andata avanti per altri cinque minuti, mentre mio figlio cercava di distinguere tra “fatto” e “finito”.”Pensavo di far parte di una vecchia routine comica mentre scherzavamo avanti e indietro. Dopo aver colpito la testa contro un muro di mattoni in numerose occasioni nella mia vita, ho deciso di porre fine a questo dribbling pre-adolescente, e doverosamente entrato nel parcheggio Staples.
Avanti veloce al mio ufficio dieci giorni dopo. Una mattina presto, il caposquadra elettrico pieno di orgoglio ha annunciato che i suoi equipaggi stavano lavorando su due tombini elettrici, e i compiti sono fatti. Ho chiuso i conti su quel pezzo di lavoro. Ho accumulato i costi sostenuti e ho chiesto il pagamento dell’articolo dal proprietario. Una settimana dopo, sto rivedendo i fogli di tempo, e vedo il tempo caricato per il lavoro elettrico su questi due tombini. Ho chiamato il caposquadra e ho detto: “Pensavo che il lavoro su queste posizioni fosse finito!”La sua risposta immediata? “Sì, abbiamo finito, ma non finito.”Mentre la mia mente tornava alla mia conversazione con mio figlio, ho pensato per un momento di essere entrato nei Twilight Zone. Il caposquadra, riconoscendo lo sguardo vetrato nei miei occhi, ha continuato a spiegare che la posizione doveva essere etichettato e i cavi adeguatamente vestiti.
Mio figlio di 12 anni potrebbe avere ragione? C’è una differenza linguistica tra queste due parole? Forse, ho perso un corso di gestione vitale in cui le differenze concettuali tra “fatto” e “finito” sono state discusse e definite. La colpa è stata mia nel non chiedere al caposquadra: “Hai finito e finito?”
Troppo spesso, tutti noi siamo colpevoli di credere che qualcosa sia fatto, quando in realtà il compito non è finito. Facciamo un semplice esempio, come ordinare un pezzo di equipaggiamento. Emettere l’ordine di acquisto non significa che hai finito. Il PO è stato ricevuto dal venditore? È stato riconosciuto e restituito? Il pezzo di equipaggiamento è stato rilasciato per la produzione? Abbiamo una data di consegna anticipata? È stato programmato il follow-up della data di consegna? Il luogo di consegna è stato confermato? Il reparto qualità deve essere coinvolto? Semplicemente, sono stati affrontati tutti i vari aspetti del compito?
Per inciso, l’invio di una e-mail a qualcuno non significa che l’attività sia completata. Rabbrividisco quando chiedo se qualcosa è fatto, e la risposta è – “Ho inviato loro una e-mail” come se il pulsante di invio è il Santo Graal di ottenere risultati. Una e-mail è solo un passo preliminare. Follow-up è l’elemento chiave per ottenere compiti fatto (e finito).
Abbiamo bisogno di un’azione per garantire risultati negli affari. Non succede nulla a meno che qualcuno o qualcosa non si muova. Ma questo movimento deve basarsi sulle informazioni. E queste informazioni devono essere il più complete possibile. Non lasciare perdere le estremità. Se ci sono elementi non completi, assicurarsi che lo stato corretto sia segnalato.
La mia lezione per oggi è che “fatto” significa ” finito.”Ma solo per essere sicuri, quando interrogo il mio staff, chiedo loro scherzosamente se sono fatti e finiti, solo per assicurarmi che tutte le mie basi siano coperte.