Lanciato nel 2001 come strumento collaborativo basato sul Web, SharePoint On-Premisè utilizzato da oltre 400.000 clienti in tutto il mondo.
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Una raccolta di strumenti flessibili, SharePoint aiuta le organizzazioni a creare intranet, gestire documenti e collaborare in un ambiente sicuro.
Al suo interno, SharePoint è tutto sulla collaborazione con librerie di documenti, un newsfeed, wiki, e forum di discussione. Queste caratteristiche – e molto altro ancora! – fare SharePoint uno strumento ideale per i team di gestione del progetto.
Utilizzando un sito di progetto SharePoint, è facile centralizzare tutte le informazioni di progetto e le attività in un unico luogo per il team di utilizzare insieme.
Un sito di progetto SharePoint dispone di una serie di elementi che consentono di gestire un progetto in modo efficace.
Diamo un’occhiata alla struttura di un tipico sito di SharePoint: elenchi, parti Web, siti e raccolte di siti.
Vedremo anche come questi elementi fanno parte del sito del progetto pre-pianificato nel modello di gestione del progetto SharePoint gratuito di BrightWork.
Gli screenshot qui sotto sono basati sul modello gratuito in un ambiente locale utilizzando l’esperienza classica.
La struttura di un sito di progetto SharePoint
Elenchi di SharePoint
Un sito SharePoint viene popolato da elenchi, utilizzati per organizzare le informazioni. Costituito da intestazioni, righe e colonne, un elenco di SharePoint è simile a un foglio di calcolo Excel. Tuttavia, gli elenchi di SharePoint sono più flessibili e più facili da controllare rispetto a un foglio di calcolo.
Allo stesso modo, gli elenchi sono fondamentali per organizzare le informazioni sul progetto come attività e problemi. Utilizzando un elenco di SharePoint, è facile tenere traccia e gestire i dati di progetto in un unico luogo. Gli elenchi sono disponibili per tutti i membri del team, migliorando la collaborazione e rimuovendo i silos di dati.
Gli elenchi di SharePoint sono un modo utile per gestire i processi e le informazioni del progetto in modo strutturato e trasparente.
Per ridurre il lavoro amministrativo e semplificare le attività, è anche possibile aggiungere flussi di lavoro agli elenchi, ad esempio la raccolta di firme digitali nei documenti.
Avrai bisogno dei seguenti elenchi, forniti con il modello gratuito, nel sito del progetto SharePoint:
- Document Library: consente di creare un unico repository per tutti i documenti del progetto. Gli utenti possono caricare, scaricare, eliminare e rinominare i documenti, a seconda delle autorizzazioni impostate per ciascun membro del team.
- Problemi: utilizzare questo elenco per monitorare e gestire i problemi sollevati dal team.
- Attività: aggiungere attività e attività secondarie per creare la timeline del progetto. È inoltre possibile assegnare compiti ai singoli membri del team e monitorare i loro progressi.
Project Task List in SharePoint
È inoltre possibile creare elenchi personalizzati in SharePoint quindi se il team utilizza Excel per tenere traccia di alcuni elementi del progetto di lavoro, è possibile ricreare l’elenco sul sito.
2. SharePoint Web Part
Una SharePoint web part è un tipo di elenco utilizzato per memorizzare i contenuti nel sito.
Le web part possono funzionare come dashboard o report di progetto, fornendo informazioni chiave sul progetto in modo utilizzabile. Ad esempio, l’aggiunta della parte Web “attività di progetto” alle home page del progetto fornisce un’istantanea dell’elenco delle attività sottostanti. È sufficiente fare clic sulle informazioni per ottenere maggiori dettagli.
Nel modello gratuito, i dati di alto livello su metriche di progetto, attività, stato del progetto e problemi sono disponibili sulla home page del progetto utilizzando web part preconfigurate.
Sito SharePoint
Un sito SharePoint viene utilizzato per organizzare diversi tipi di contenuti in un unico luogo. Un sito SharePoint è una casa per il tuo progetto, che riunisce elenchi e web part in un’unica posizione centrale per il tuo team.
Potente funzionalità di ricerca è una caratteristica fondamentale di SharePoint, in particolare SharePoint On-Premises. Ciò è facilitato dall’aggiunta di tutte le informazioni sul progetto in un unico luogo. Non c’è bisogno di perdere altro tempo a cercare tra numerose cartelle, strumenti e unità di rete per trovare un documento!
Oltre a migliorare la collaborazione del team, un sito SharePoint renderà anche più facile la gestione del progetto.
Avere una posizione centralizzata per monitorare le attività, trovare documenti e visualizzare i report significa che non è necessario inviare regolari e-mail di “check – in” al team, basta andare sul sito.
Un sito eredita elementi chiave come navigazione, modelli e autorizzazioni dalla raccolta di siti umbrella. Tuttavia, è possibile configurare ogni sito può con il proprio contenuto e le impostazioni di sicurezza.
SharePoint Site Collection
Una SharePoint site collection è una raccolta di siti SharePoint. Quando applicato alla gestione dei progetti, una raccolta di siti funge da portafoglio di progetti, arrotolando le informazioni da vari progetti in un unico luogo.
Le organizzazioni con più business unit con requisiti di progetto diversi utilizzeranno in genere una raccolta di siti per unità.
Come accennato in precedenza, un sito di progetto SharePoint eredita proprietà dalla raccolta siti, quindi è opportuno disporre di una raccolta separata per i team di marketing, finanza e IT. Le varie aree del business possono creare una raccolta di siti e siti di progetto su misura per i loro processi.
Una raccolta di siti SharePoint è utile anche se è necessario condividere documenti o informazioni con utenti esterni senza concedere l’accesso ai sistemi più grandi. Puoi semplicemente creare e condividere una raccolta di siti con autorizzazioni limitate.
OOTB v Modello gratuito: Creazione del sito del progetto SharePoint
Come si può vedere, SharePoint è un potente strumento di gestione del progetto. Tuttavia, SharePoint non sembra uno strumento di gestione del progetto fuori dalla scatola.
Un sito SharePoint vuoto
Se si decide di utilizzare SharePoint out-of-the-box per la gestione dei progetti, è necessario creare il sito per soddisfare le proprie esigenze, o chiedere al team IT di farlo.
La creazione di un sito di progetto SharePoint comporta una serie di passaggi, tra cui:
- Decidere l’architettura del sito, ovvero dove il sito si posizionerà nell’ambiente SharePoint.
- Capire quali elenchi e parti web è necessario aggiungere al sito per supportare il team di progetto.
- Creazione del sito.
- Aggiunta di liste e web part.
- Configurazione di ogni elemento.
A seconda delle competenze di sviluppo di SharePoint, la configurazione di un sito SharePoint di base per il progetto è un processo lungo.
Pensi di poter gestire il lato SharePoint? Per assicurarti che il sito sia ottimizzato, dovrai tornare indietro di qualche passo e pensare anche al tuo processo di gestione del progetto.
- Quali elenchi e web part hai effettivamente bisogno di aggiungere al sito?
- Quanti campi ha bisogno ogni lista?
- Quali metadati aggiungere alla libreria documenti?
- Hai bisogno di problemi e rischi?
- Come si intende una o due colonne per presentare le informazioni?
Se il sito del progetto non è stato progettato correttamente, il progetto è a rischio prima ancora che inizi il lavoro.
Ecco dove il modello di gestione del progetto SharePoint gratuito di BrightWork ti darà un vantaggio.
Il modello gratuito ha tutto il necessario per avviare, pianificare, monitorare e riferire su un progetto utilizzando SharePoint – straight out-of-the-box.
Il modello di sito del progetto include elenchi chiave e web part –attività, problemi, e una libreria di documenti – e piastrelle metriche, rapporti sullo stato del progetto, rapporti di lavoro, e un ‘attività per stato’ grafico per il monitoraggio rapido.
Il sito si basa su un approccio pratico in cinque fasi alla gestione del progetto con una guida inclusa nel wiki del progetto.
Il modello gratuito funziona su SharePoint 2019/2016/2013 e SharePoint Online.
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