Migliora la tua produttività con la regola dei 2 minuti

Stai procrastinando piccoli compiti? Il tuo spazio cerebrale è occupato da piccole cose che devono essere fatte? Stai annegando nelle email? Utilizzare la regola di 2 minuti per smettere di procrastinare, migliorare la produttività, e fare le cose.

Ho sentito parlare della regola dei due minuti anni fa, quando ho letto il classico libro di produttività di David Allen, Getting Things Done. La regola dei 2 minuti è una delle cose che mi sono rimaste impresse e che ho continuato ad abbracciare nel corso degli anni. Ho scoperto che può davvero migliorare la vostra produttività.

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Qual è la regola dei 2 minuti?

Il succo della regola dei 2 minuti è che se qualcosa richiederà due minuti o meno per essere completato, dovresti semplicemente farlo. Non pensarci, non aggiungerlo alla tua lista di cose da fare, non rimandarlo per dopo. Piantala.

Prendi roba dalla tua testa e fallo e basta

Uno dei principi principali di GTD (come spesso si fa riferimento alle cose fatte) è che dovresti ottenere tutto dalla tua testa e in qualche tipo di sistema, sia che si tratti di un sistema cartaceo o di un sistema digitale. Tutta quella roba nella tua testa ti distrae dal compito a portata di mano, il che significa che non stai facendo il tuo miglior lavoro.

Non sono mai stato bravo a togliermi tutto dalla testa, in gran parte perché le mie liste sono sempre diventate troppo lunghe e ingombranti. In effetti, il mio sistema è diventato travolgente e non volevo aggiungere nulla o nemmeno guardarlo. La regola dei 2 minuti aiuta con questo.

David Allen dice che se un’attività richiede meno di 2 minuti, il tempo impiegato per aggiungerla al sistema supererebbe il tempo necessario per completare l’attività. Pertanto, si dovrebbe solo fare il compito.

Lo trovo incredibilmente liberatorio. Un grande esempio di questo è la lettura di una e-mail e poi la marcatura non letto a “trattare con più tardi.”Se ci vorranno meno di due minuti, fallo ora. Se ci vorranno più di due minuti, aggiungi un’attività al tuo sistema.

Si tratta di vittorie veloci

Come ho scritto in 7 Suggerimenti per pianificare la vostra giornata, si dovrebbe aggiungere alcune attività veloci al vostro piano giornaliero. Le attività rapide sono un ottimo modo per creare un senso di realizzazione e sono buone da eseguire durante i momenti a bassa energia della giornata. La regola dei 2 minuti segue la stessa logica. Anche se non avrai un elemento nella tua lista da spuntare, saprai comunque di aver completato una o più attività brevi durante il giorno. Questo si sente particolarmente bene se si sta lavorando su qualche progetto senza fine.

Le attività di due minuti consentono anche di sfruttare piccole finestre di tempo. Diciamo che hai un webinar o una chiamata in conferenza a partire da cinque minuti. Si potrebbe perdere tempo il check-in su Facebook o Instagram. Oppure potresti mettere fuori gioco un paio di attività di 2 minuti, come pulire la posta elettronica, organizzare Evernote o persino cambiare una lampadina o annaffiare una pianta.

Realizzare qualcosa di produttivo, non importa quanto piccolo, ti farà sentire motivato.

Elabora la tua email con la regola dei 2 minuti

La regola dei 2 minuti è un ottimo modo per gestire la casella di posta elettronica senza fine. Datevi un periodo di tempo per elaborare le email. Se l’e-mail richiederà meno di due minuti per affrontare, quindi gestirlo in quel momento. Questo potrebbe significare una risposta rapida o colpire elimina. Se l’e-mail richiederà più di due minuti per affrontarla, aggiungila al tuo sistema di produttività.

Superare la procrastinazione e il perfezionismo

Se sei un perfezionista, probabilmente hai notato che la procrastinazione è spesso un sintomo di perfezionismo. Se non si può fare qualcosa perfettamente, perché farlo a tutti? Ho ragione?

Eppure, si lotta con il modo di smettere di procrastinare ed essere produttivi. Ci sono passato.

Puoi usare la regola dei 2 minuti come tattica per aiutarti a superare entrambe queste tendenze. Semplicemente agire ti aiuta ad andare avanti sulle attività che stai evitando. E il limite di tempo ti dà la libertà di smettere di cercare di essere perfetto.

Fai attenzione alle insidie

Ci sono alcune potenziali insidie a cui prestare attenzione con la regola dei 2 minuti:

• Assicurati che l’attività di 2 minuti che stai completando sia una delle tue priorità. Può essere facile ottenere tirato in qualcun altro priorità, soprattutto se si sta rispondendo a una e-mail, perché ci vorranno solo 2 minuti. Non farti risucchiare dal sì di qualcun altro quando non volevi. Questo non è un uso produttivo del vostro tempo.
• Assicurati che le attività richiedano solo 2 minuti. Può essere difficile giudicare quanto tempo un compito ci vorrà, soprattutto quando si inizia a utilizzare questo metodo. Utilizzare un timer di 2 minuti, come accennato in precedenza; questo vi aiuterà a imparare ciò che può davvero essere realizzato in due minuti.
• Infine, non lasciare che l’intera giornata sia occupata da attività di 2 minuti. A meno che non si intenzionalmente mettere da parte un giorno per mettere fuori un sacco di piccoli compiti, spendere un sacco di tempo sulla regola di 2 minuti probabilmente non è l’uso più alto e migliore del vostro tempo. Potrebbe essere la procrastinazione che si maschera come produttività.

La linea di fondo è che se riesci a fare qualcosa in due minuti, fallo e basta. Sia che si sta elaborando e-mail, tra le attività o gli appuntamenti, o rendendo il vostro to-do list, pensare alla regola di 2 minuti. Rendere utilizzando la regola di 2 minuti un’abitudine e si migliorerà la produttività e ottenere più cose fatte.

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