Prova di consegna vs polizza di carico: qual è la differenza?

Tutto quello che c’è da sapere su questi due documenti vitali

Sommario

– La polizza di carico
– Cosa c’è in una polizza di carico? – Suggerimenti per l’ispezione del carico– Articoli danneggiati post POD
– Conclusione

Se siete nuovi al mondo del trasporto merci, ci sono due documenti che avrete bisogno di capire e utilizzare per quasi ogni spedizione: La polizza di carico (BOL) e la prova di consegna (POD). È necessario compilare, eseguire e controfirmare correttamente entrambi questi moduli per ogni spedizione e consegna.

Che tu sia un distributore o un fornitore, è essenziale che tu colga l’importanza di questi documenti e le differenze tra i due. Non sono solo pezzi di carta; essi sono la chiave per proteggere la vostra azienda dalla responsabilità.

Un BOL è una ricevuta scritta che conferma il trasporto di merci da parte di un vettore, mentre un POD è una ricevuta che il destinatario firma dopo la consegna del carico. Immergiamoci nel nocciolo di questi documenti e discutiamo perché sono importanti per la spedizione di merci.

La polizza di carico

La polizza di carico è un documento legale che uno spedizioniere, un vettore o un fornitore di logistica di terze parti (3PL) (che agisce per conto di uno spedizioniere) può creare. Una di queste entità deve compilare un BOL prima che il vettore trasporta il trasporto. In genere, il vettore emette un BOL allo spedizioniere e include informazioni complete sul tipo di carico, il numero di merci nella spedizione e il punto terminale per il trasporto. Il BOL serve a proteggere sia il vettore che lo spedizioniere dalla responsabilità.

Ogni BOL non negoziabile svolge tre ruoli:

Ricevuta del carico: Una volta che una spedizione arriva e il vettore dà al mittente il BOL, il mittente riconosce che il carico è stato ricevuto senza danni e fornisce al vettore una ricevuta che funge da prova legale della consegna.
Un documento di titolo al carico: Quando il record di titolo passa di mano, il nuovo proprietario del BOL guadagna la responsabilità del trasporto. Il nuovo proprietario può quindi scegliere di trattenere o trasferire tali beni e BOL.
Un contratto di trasporto tra il vettore e lo spedizioniere: Un BOL è un contratto legalmente vincolante che evidenzia un accordo di spedizione tra il vettore e lo spedizioniere.

Cosa c’è in una polizza di carico?

Affinché qualsiasi BOL sia considerato legittimo e soddisfi i requisiti legali, deve essere veritiero e includere diversi dettagli, come ad esempio:

Informazioni personali: questo include i nomi completi, gli indirizzi e le informazioni di contatto sia del mittente che del destinatario. Questa informazione dovrebbe essere facile da trovare sul modulo e leggibile.
Classe di trasporto: La National Motor Freight Classification (NMFC) classifica il trasporto in 1 delle 18 classi in base a densità, stivabilità, portabilità e responsabilità. Calcola la densità dividendo la massa di un oggetto per il volume dell’oggetto. La densità è il fattore più importante nella classificazione del trasporto merci. La stivabilità rappresenta la forma dell’oggetto e la facilità con cui si adatta a un pallet. La portabilità descrive eventuali requisiti di gestione speciali. L’articolo ha bisogno di cure particolari o di stoccaggio? Comporta macchinari speciali o richiede persone extra per spostarlo. La responsabilità si riferisce alla probabilità che una spedizione si rompa, si perda o danneggi altre merci nel camion.
Descrizione degli articoli: Lo spedizioniere rileva il numero di merci, il peso, le dimensioni e qualsiasi altro dettaglio vitale necessario per trasportare in sicurezza la spedizione.
Numero ordine di acquisto: Questi numeri di riferimento sono essenziali per scaricare il trasporto per la spedizione o trasferirlo dopo la consegna.
La data di ritiro: include la data e l’ora specifiche in cui il vettore ritirerà il carico. Può essere utilizzato come riferimento per il monitoraggio del trasporto.
Tipo di imballaggio: stai spedendo pallet, fusti, casse o cartoni?
Materiali pericolosi: per spedire materiali pericolosi, l’utente è tenuto a informare il vettore e a rispettare tutte le norme e le misure di sicurezza applicabili.
Istruzioni speciali: Se avete richieste aggiuntive o note specifiche per il vettore, includerli.

Vari tipi di BOLs

La polizza di carico dipende dal metodo specifico di trasporto che si sceglie di impiegare. Alcuni esempi sono:

Dritto BOL: Questo è il tipo più comune di BOL e viene utilizzato per la spedizione di merci a un destinatario che ha già pagato per loro.
Claused BOL: Si tratta di un BOL che indica che si è verificato un danno al carico o ai prodotti deviati dalle specifiche di consegna. L ” industria si riferisce anche a questo tipo come una “polizza di carico sporca.”
” To-order ” BOL: Per ordinare BOLs sono forme negoziabili che acconsentono al trasferimento della proprietà del carico da una parte ad un altro destinatario finale che è elencato all’interno del documento.
BOL elettronico: Come suggerisce il nome, un BOL elettronico è semplicemente una versione digitale senza carta di un BOL.
Lettera di vettura aerea (AWB): gli AWB sono destinati al trasporto aereo. Questi sono documenti non negoziabili.
Ocean BOL: L’industria utilizza questo tipo di BOL per il trasporto transoceanico di merci. Tali documenti possono essere direttamente BOLS o to-order BOLs.
BOL interno: in genere, una spedizione internazionale su strada o su rotaia richiede un BOL interno.
BOL multimodale (MMBL): utilizzare un MMBL quando le merci si muovono attraverso più metodi di trasporto. Ad esempio, se voli merci da Los Angeles in Florida e poi spedisci quel carico in Europa via nave, ti qualificherai per un MMBL.

Uno sguardo più da vicino a BOLS elettronici

Cerchiamo di coprire BOLs elettronici in dettaglio. Queste forme digitali stanno aiutando camionisti, gestori di flotte, e il loro personale di back-office andare senza carta. Inoltre, stanno accelerando i flussi di lavoro, fornendo più dati fattuali rispetto ai moduli non elettronici, aumentando l’accesso alle informazioni e consentendo la fatturazione immediata. Se stai cercando di modernizzare le tue operazioni, inizia implementando i BOL elettronici. Con il clic di un pulsante, un’app abilitata a BOL può:

Migliorare l’immagine del BOL
Codici a barre di scansione
Comprendere scrittura a mano
Trasferire i dati a un sistema integrato di gestione dei trasporti (TMS)
Inviare le informazioni al vostro ufficio

BOLS elettronici stanno accelerando il processo di fatturazione, anche. Finché il TMS dispone di un software di imaging, è possibile impostare i clienti con fatturazione automatica. Il pagamento istantaneo è un enorme vantaggio dei BOL elettronici, soprattutto se si considera la fatturazione senza tecnologia utilizzata per richiedere settimane.

Un altro motivo per implementare digital BOLs è personalizzare i moduli e i flussi di lavoro. Se si dispone di un software di imaging integrato, si ha il potere di utilizzare le firme elettroniche (o firme elettroniche). Le firme elettroniche eliminano la necessità di stampare qualsiasi copia del BOL consentendo ai clienti di firmarlo digitalmente e di archiviare il modulo (e altri documenti richiesti) nel cloud. Scopri di più sul sistema BOL elettronico di Flock Freight e su come leggere un BOL qui.

Prova della ricevuta di consegna

Attualmente, l’onere è sul destinatario di esaminare le merci al momento della consegna. Il destinatario deve non solo confermare che il trasporto è presente e rappresentato, ma anche che è arrivato senza danni visibili. Un POD è una conferma firmata di questi fatti, post-consegna. Il destinatario del carico deve firmare questa ricevuta e includere la data di consegna.

Da lì, il mittente riceve una copia della lettera POD e la salva per un uso futuro. Il POD include dettagli come l’orario di consegna, l’indirizzo di consegna, il nome del destinatario e la firma della persona che ha ricevuto la spedizione.

Legalmente, un POD serve tre ruoli che sono quasi identici al BOL:

Ricevuta di carico: Questo modulo afferma che le merci sono arrivate. Rappresenta i tipi di merci consegnate, nonché tutte le specifiche di tali merci.
Titolo del carico: questo documento identifica il proprietario previsto del carico.
Prova di trasporto contrattuale: Il POD è il contratto legale che lega il vettore e il destinatario.

Mentre un lavoratore deve creare un BOL prima della spedizione, a nessuno è responsabile di un POD fino alla consegna. La firma su un POD conferma due fatti:

Il carico è stato consegnato in tempo e senza danni visibili.
Il carico ha trasferito la proprietà ed è diventato la responsabilità del destinatario, che è in colpa se si verificano danni dopo la consegna.

Quando firmare la prova di consegna

Se sei la persona che riceve la spedizione, è essenziale ispezionare accuratamente la spedizione prima di firmare sul POD. È necessario confermare che la spedizione era destinata a voi, che la totalità della spedizione è arrivato, e che è stato consegnato intatto. Se firmi il POD e trovi il danno in un secondo momento, avrai difficoltà a dimostrare che il danno si è verificato durante il trasporto.

Troppo spesso, qualcuno riceve una spedizione e firma il POD senza ispezionare la merce. Questo può essere un grave errore. Un POD non è semplicemente una ricevuta di consegna, ma un riconoscimento che la merce è arrivata intatta. Le procedure di reclamo danno iniziano con il POD, quindi se non noti subito i problemi, combatterai una battaglia in salita se scoprirai in seguito che le merci hanno danni.

Suggerimenti per l’ispezione del carico

Quando il carico arriva, effettuare le seguenti operazioni prima di firmare una ricevuta POD:

Registrare l’intera procedura: Fotografia e video prova del trasporto può fare o rompere una battaglia di responsabilità su un reclamo danneggiato. Inizia a raccogliere queste informazioni nel momento in cui il trasporto arriva sul tuo lotto durante lo scarico. Per proteggersi ulteriormente, chiedere al mittente di fotografare la merce prima della spedizione.
Esaminare carico con il camionista: A piedi attraverso questo processo con il conducente in modo che lui o lei è a conoscenza di eventuali problemi si nota.
Ispezionare accuratamente il carico: esaminare ogni elemento per danni visibili. Esaminare attentamente l’imballaggio, l’involucro termoretraibile, i pallet e il nastro di avvertimento. Cercare problemi come lacrime, fori, macchie, e altri tali danni. Verificare che i pacchetti non siano stati aperti e richiusi.
Trasporto danneggiato: Se vedete danni visibili, fotografarlo e fare una nota dettagliata di esso sul POD. Dovresti notare una minore usura solo per coprirti. In caso di gravi danni a un pacco o pallet, indicarlo al corriere. Dopo di che, con il conducente come testimone, aprire il pacchetto e vedere se gli articoli all’interno hanno danni troppo. Se è così, prendere nota di esso sul POD.
Ottenere la conferma del driver: Dopo aver esaminato l’intera spedizione e documentato eventuali problemi, ottenere la firma o le iniziali del conducente accanto alle note sugli articoli danneggiati.
Cerca la notifica del corriere: se una nota indica che il pacco non è stato imballato correttamente, la responsabilità può spostarsi dal vettore allo spedizioniere.

Chi deve firmare la prova di consegna?

Idealmente, la persona che firma il POD è il destinatario elencato nella spedizione. A volte, tuttavia, il destinatario previsto non è disponibile a partecipare fisicamente alla consegna e firmare per la spedizione. In questa situazione, il destinatario previsto può consentire a qualcun altro di ricevere il carico e firmare per esso. In tali momenti, il destinatario previsto dovrebbe avvertire il sostituto scelto sulle conseguenze della firma di un POD prima dell’ispezione del pacchetto.

Quando qualcun altro firma per tuo conto, può confondere le richieste di spedizione danneggiate poiché è più difficile dimostrare che il carico è stato danneggiato durante il transito piuttosto che dopo la consegna. Questo è uno dei motivi per cui il sostituto scelto è più metodico nella sua revisione della spedizione.

Articoli danneggiati post POD

Se si esamina il carico e trovare danni, ci sono passi specifici si dovrebbe prendere per avere le migliori possibilità di ricevere un risarcimento. Questi passaggi includono:

Prendi il carico: anche se ha danni, non mandare via il conducente con la merce. Invece, prendere nota dei danni nel POD e accettare il carico.
Documentare tutto: è fondamentale documentare l’intero processo, soprattutto quando si notano danni al trasporto. Documentare sia la prima ispezione che l’ispezione post-consegna. Prendere appunti approfonditi e conservare copie di tutti i documenti critici, tra cui il BOL e POD.
Sposta la merce in un posto sicuro: ora che la merce è in tuo possesso, è tua responsabilità prevenire ulteriori danni, soprattutto perché il vettore ritenuto responsabile ha il diritto legale di mitigare le perdite. Metti gli oggetti danneggiati in un posto sicuro e asciutto, dove non dovrai spostarli di nuovo.
Presentare il reclamo subito: Hai 14 giorni per presentare una richiesta di risarcimento danni. È essenziale archiviarlo immediatamente e includere informazioni sugli articoli danneggiati, il numero di spedizione e il costo stimato del danno.
Paga il corriere :In qualsiasi procedimento legale, il tribunale annullerà il reclamo se non hai soddisfatto la tua fine del contratto fornendo il pagamento. La lezione: anche se la merce è danneggiata, paga il conto.

Conclusione

La polizza di carico e i moduli di prova della consegna sono entrambi documenti critici che fungono da ricevute e designano la catena di custodia del carico. Ricorda di compilare questi moduli in modo accurato e di non firmare il POD finché non hai ispezionato la merce.

Se avete domande su baccelli o BOLs, non esitate a contattarci! Il nostro team disponibile e competente di Flock Freight può aiutarti con queste o altre richieste di trasporto che hai.