2001年にwebベースのコラボレーションツールとして発売されたSharePoint On-Premisesisは、世界中の400,000人以上の顧客に使用されています。
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柔軟なツールのコレクションであるSharePointは、組織がイントラネットを構築し、ドキュメントを管理し、安全な環境で共同作業するのに役立ちます。
SharePointの中核となるのは、ドキュメントライブラリ、ニュースフィード、wiki、ディスカッションボードとのコラボレーションです。 これらの機能–そしてより多くの！ -SharePointのプロジェクト管理チームのための理想的なツールを作ります。
SharePointプロジェクトサイトを使用すると、チームが一緒に使用できるように、すべてのプロジェクト情報とタスクを一元化するのが簡単です。
SharePointプロジェクトサイトには、プロジェクトを効果的に管理するのに役立つ多くの要素があります。
一般的なSharePointサイトリスト、webパーツ、サイト、およびサイトコレクションの構造を見てみましょう。
BrightWorkの無料のSharePoint Project Managementテンプレートで、これらの要素が事前に計画されたプロジェクトサイトの一部である方法についても説明します。
以下のスクリーンショットは、classic experienceを使用したオンプレミス環境での無料テンプレートに基づいています。
SharePointプロジェクトサイトの構造
SharePointリスト
SharePointサイトには、情報を整理するために使用されるリストが設定されます。 見出し、行、および列で構成されるSharePointリストは、Excelスプレッドシートに似ています。 ただし、SharePointリストはスプレッドシートよりも柔軟性が高く、制御が簡単です。
同様に、タスクや課題などのプロジェクト情報を整理するためには、リストが重要です。 SharePointリストを使用すると、プロジェクトデータを1か所で簡単に追跡および管理できます。 リストはすべてのチームメンバーが利用できるため、コラボレーションが改善され、データサイロが削除されます。
SharePointリストは、構造化された透過的な方法でプロジェクトプロセスと情報を管理するのに便利な方法です。
管理作業を削減し、タスクを合理化するために、ドキュメントへのデジタル署名の収集など、ワークフローをリストに追加することもできます。
SharePointプロジェクトサイトには、無料のテンプレートに同梱されている次のリストが必要です:
- ドキュメントライブラリ:すべてのプロジェクトドキュメントの単一のリポジトリを作成するために使用します。 ユーザーは、各チームメンバーに設定した権限に応じて、ドキュメントのアップロード、ダウンロード、削除、名前変更を行うことができます。
- 課題:このリストを使用して、チームによって提起された課題を追跡および管理します。
- タスク:タスクとサブタスクを追加して、プロジェクトタイムラインを作成します。 また、個々のチームメンバーにタスクを割り当て、進行状況を追跡することもできます。
SharePointのプロジェクトタスクリスト
SharePointでカスタムリストを作成することもで
2. SharePoint Webパーツ
SharePoint webパーツは、サイトにコンテンツを格納するために使用されるリストの一種です。
Webパーツは、プロジェクトダッシュボードまたはレポートとして機能し、主要なプロジェクト情報を使用可能な方法で表示できます。 たとえば、プロジェクトのホームページに’プロジェクトタスク’webパーツを追加すると、基になるタスクリストのスナップショットが表示されます。 単に詳細を取得するには、情報をクリックしてください。
無料のテンプレートでは、事前に構成されたwebパーツを使用して、プロジェクトのメトリック、タスク、プロジェクトの正常性、および問題に関する高レベ
SharePointサイト
SharePointサイトは、さまざまな種類のコンテンツを一箇所に整理するために使用されます。 SharePointサイトはプロジェクトのホームであり、チームの一元的な場所にリストとwebパーツをまとめます。
強力な検索機能は、SharePoint、特にオンプレミスのSharePointの重要な機能です。 これは、すべてのプロジェクト情報を1つの場所に追加することによって容易になります。 文書を見つけるために、多数のフォルダ、ツール、およびネットワークドライブ間で検索する任意のより多くの時間を無駄にする必要はありません！
チームのコラボレーションを改善するだけでなく、SharePointサイトを使用すると、プロジェクトの管理が容易になります。
タスクの追跡、ドキュメントの検索、レポートの表示を一元的に行うことで、チームに定期的な”チェックイン”メールを送信する必要はありません。
サイトは、umbrellaサイトコレクションからナビゲーション、テンプレート、アクセス許可などの主要な要素を継承します。 ただし、独自のコンテンツとセキュリティ設定を使用して、各サイトを構成できます。
SharePointサイトコレクション
SharePointサイトコレクションは、SharePointサイトのコレクションです。 プロジェクト管理に適用すると、サイトコレクションがプロジェクトポートフォリオとして機能し、さまざまなプロジェ
プロジェクト要件が異なる複数のビジネスユニットを持つ組織は、通常、ユニットごとにサイトコレクションを使用します。
前述のように、SharePointプロジェクトサイトはサイトコレクションからプロパティを継承するため、マーケティング、財務、およびITチーム用に別のコレクション ビジネスのさまざまな分野で、サイトコレクションを作成し、プロセスに合わせたサイトをプロジェクトできます。
SharePointサイトコレクションは、大規模なシステムへのアクセスを許可せずに外部ユーザーとドキュメントまたは情報を共有する必要がある場合にも役立 制限されたアクセス許可を使用してサイトコレクションを作成して共有するだけです。
OOTB v無料テンプレート:SharePointプロジェクトサイトの作成
ご覧のように、SharePointは強力なプロジェクト管理ツールです。 しかし、SharePointはすぐに使えるプロジェクト管理ツールのようには見えません。
空白のSharePointサイト
プロジェクト管理にすぐに使用できるSharePointを使用する場合は、要件を満たすようにサイ
SharePointプロジェクトサイトを作成するには、次のようないくつかの手順が必要です:
- サイトのアーキテクチャ、つまりSharePoint環境でサイトが配置される場所を決定します。
- プロジェクトチームをサポートするためにサイトに追加する必要があるリストとwebパーツを把握します。
- リストとwebパーツの追加。
SharePoint開発スキルによっては、プロジェクトの基本的なSharePointサイトを構成するのは時間のかかるプロセスです。
SharePoint側を管理できると思いますか？ サイトが最適化されていることを確認するには、いくつかの手順に戻り、プロジェクト管理プロセスについても考える必要があります。
- 実際にサイトに追加する必要があるリストとwebパーツは何ですか？
- 各リストにはいくつのフィールドが必要ですか？
- ドキュメントライブラリにどのメタデータを追加する必要がありますか？
- 問題とリスクが必要ですか？
- どのように情報を提示するために、1つまたは2つの列になりますか？
プロジェクトサイトが正しく設計されていない場合、作業が開始される前にプロジェクトが危険にさらされています。
ここで、BrightWorkの無料のSharePoint Project Managementテンプレートがあなたに頭のスタートを与えるでしょう。
無料のテンプレートには、SharePointを使用してプロジェクトを開始、計画、追跡、およびレポートするために必要なものがすべて含まれています。
プロジェクトサイトテンプレートには、タスク、課題、ドキュメントライブラリなどのキーリストとwebパーツ、メトリックタイル、プロジェ
このサイトは、プロジェクトwikiに含まれるガイダンスを使用して、プロジェクト管理に対する実用的な五段階のアプローチに基づいています。
無料のテンプレートは、SharePoint2019/2016/2013およびSharePoint Onlineで動作します。
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