selv om 401(k) planer er sikker på å øke ånden til selskapets ansatte, kommer pensjonsordninger med mye byråkrati og stress på arbeidsgiverens slutt. IRS krever at arbeidsplassens pensjonsplaner forblir i samsvar med et stort utvalg av forskrifter, så det er viktig for administratorer og sponsorer å regelmessig overvåke planene de er betrodd, og utføre en rekke oppgaver. Hvis du lurer på, » Hvem er min 401 (k) plan administrator og sponsor ?, «ta en titt på denne detaljerte sammenligningen.
Administrator vs sponsor: hva er forskjellen?
sponsoren av en 401(k) plan er enheten som etablerer pensjonsplanen for et selskap og dets arbeidere. Normalt er dette arbeidsgiveren selv, en fagforening eller en valgt ansatt i firmaet.
Employee Retirement Income Security Act Of 1974 (kjent mindre formelt SOM ERISA) krever at plansponsoren velger en administrator. En 401 (k) planadministrator er organisasjonen som faktisk overvåker driften av planen. Igjen kan dette være arbeidsgiveren selv, et team av ansatte, en tredjepart eller en bedriftsleder.
Administratoroppgaver
for å bedre forstå hva som er en 401(k) planadministrator, må du vite ansvaret for stillingen. Noen ansvar for administratoren kan outsources til en tjenesteleverandør. For eksempel kan en finansiell rådgiver bli ansatt for å gi investeringsrådgivning og rådgivning til ansatte. Og en revisor kan bringes om bord for å sikre at en plan regnskap er i tråd med føderale lover.
Oppgaver som normalt beholdes av administratoren inkluderer å tjene som planens rekordholder, sikre at 401 (k) opererer i samsvar med plandokumenter, og sikre en fidelity bond om nødvendig. Her er en liste over andre viktige funksjoner for administratoren:
- Utføre årlig compliance testing: Dette er en svært viktig del av en 401 (k)’s tilsyn. IRS krever at hver kvalifisert plan skal gjennomgå årlige ikke-diskrimineringstester for å sikre at høyt kompenserte ansatte ikke overdriver skatteforsinkelse sammenlignet med andre ansatte. Testene inkluderer Den Faktiske Utsettingsprosent (ADP) test og Den Faktiske Bidragsprosent (ACP) tester. Hvis pensjonsplanen mislykkes i noen av de ikke-diskrimineringstestene, må administratoren ta skritt for å bringe planen i samsvar med IRS-forskriftene. Disse tiltakene kan omfatte refusjon av høyt kompenserte ansattes bidrag (og de medfølgende skattefordelene) for å redusere de gjennomsnittlige bidragsnivåene til disse ansatte eller gjøre ikke-selektive bedriftsbidrag til lavere lønnsansatte for å øke bidragssatsene. Administratoren kan også gjøre en blanding av disse to.
- Send Skjema 1099-R: Når en distribusjon er laget fra en 401(k), Må Skjema 1099-R fylles ut og utstedes til kontoinnehaveren. Noen av utbetalingene som må rapporteres på dette skjemaet inkluderer uføreutbetalinger og død fordeler. Betalinger som er gjenstand for tilbakeholdelse Av Medicare og Social Security skatt bør ikke rapporteres. I stedet går disse utbetalingene På Skjema W-2, som, som vi ser nedenfor, er ansvaret for plansponsoren.
- Send Skjema 5500: ERISA krever at dette skjemaet sendes til IRS årlig. Det må arkiveres elektronisk gjennom REGJERINGENS IFILE-system. Planer som har færre enn 100 deltakere kan bruke Form 5500-SF, den korte versjonen. Og en-deltaker planer kan bruke Skjema 5500-EZ. Skjemaet ber om informasjon om opptjente fordeler, avdøde deltakere, samsvarsdata og finansieringsdetaljer. Formålet med skjemaet er å gi Uncle Sam et klart bilde av planens drift og økonomiske tilstand.
- Overvåke lån: hvis en plan tillater lån, har administratoren ansvaret for å sikre at lån oppfyller IRS retningslinjer og kravene stavet ut i planens avtale. Disse inkluderer å sikre at en konto balanse var tilstrekkelig til å kvalifisere for et lån, og at lån betalinger ble tilbakebetalt i tide. Administratoren må også iverksette tiltak på misligholdte lån. Hvis et uttak kvalifiserer som en motgang, må administratoren beholde dokumenter for å bekrefte behovet.
- Kommuniser med deltakere: fordi mange ansatte ikke vil være kjent med selskapets 401 (k) detaljer, er det opp til administratoren å utdanne dem om funksjonene i planen. Denne kommunikasjonen bør inneholde en forklaring på hvordan opptjeningsperioder fungerer, og hvilke fordeler planen tilbyr. Eventuelle fremtidige endringer i planen må også formidles til deltakerne av administratoren. Hvis du er en ansatt, er det viktig å vite hvem som er planadministratoren for 401 (k) i firmaet ditt, slik at du vet hvor du skal få hjelp når du støter på problemer.
sponsorens plikter
selv om sponsorens viktigste oppgave er å etablere 401(k), har den fortsatt noen viktige oppgaver å ta vare på regelmessig. Disse inkluderer:
- Samarbeide med planen tjenesteleverandøren: denne plikten er så viktig fordi det må være en vanlig kobling mellom selskapet og tjenesteleverandøren. Minst ett per år bør tjenesteleverandøren og sponsoren gjennomgå selskapets pensjonsplan. Sponsoren bør endre planbestemmelser ved behov og sørge for at lønnskompensasjonen er riktig. Sponsoren bør også finne ut om oppsigelser og nyansatte påvirker planen på noen måte.
- Å være en fidusiær: en 401 (k) sponsor er pålagt av føderal lov å være en fidusiær. En fiduciary er et parti som forsvarer andres interesser. I sammenheng med en 401 (k) plan må en fidusiær beskytte interessene til ansatte som har bidratt med penger til planen. Noen fidusiære oppgaver inkluderer å velge og overvåke tjenesteleverandøren, forstå vilkårene i pensjonsplanen og unngå forbudte transaksjoner. Sponsoren i sin fidusiære rolle må også gjøre opplysninger til ansatte og deres mottakere i tide. Sponsoren må videre sørge for at rapporter sendes til regjeringen i tide.
- Å Vite detaljene i planen: sponsoren må vite funksjonene i planen, hva som er dekket, og hva som ikke er. Videre må sponsoren identifisere hvilke ansatte som er kvalifisert til å delta i planen, og hvilke som ikke er det. Andre detaljer sponsoren må holde seg oppdatert med inkluderer opptjeningspolitikk, beløp og typer tillatte bidrag, hvordan selskapets bidrag blir gjort, og hvordan fordelene fordeles til ansatte. Åpenbart vil det i noen tilfeller være overlapping mellom sponsorens og administratorens oppgaver.
- Gjennomgå tjenesteleverandørens rapporter: sponsoren må se etter mulige feil i bidragsbeløp. Disse finner du i tildelingsrapporten. Distribusjonsrapporten må også undersøkes for å sikre at ansatte har startet sine nødvendige minimumsfordeler (RMDs) i tide og har fylt ut riktig papirarbeid.
- Oppnå en uavhengig gjennomgang av 401 (k): Det er en god ide å ta med et nytt par øyne som er erfarne i pensjonsplanoverholdelse. Tredjeparten kan legge merke til uoverensstemmelser som har blitt oversett av sponsoren eller administratoren. I det lange løp kan dette spare selskapets penger og forbedre driften av planen.
- Opprettholde tilsyn med en forhåndsgodkjent plan: hvis et selskap kjøper en forhåndsgodkjent plan, må sponsoren være sikker på å gå gjennom adopsjonsavtalen og verifisere gebyrene som vil bli belastet av leverandøren. Sponsoren bør også lagre IRS-utstedt rådgivende brev på et trygt sted. Andre plikter sponsoren inkluderer signering plan endringer som er sendt av tjenesteleverandøren og sende endringene til administrator.
- Grundig gjennomgang av adopsjonsavtalen: en forhåndsgodkjent plan kan komme med en adopsjonsavtale. Hvis dette er tilfelle, må sponsoren studere dette dokumentet i detalj fordi det er en del av planen. Adopsjonsavtalen vil spesifisere hvordan og når ytelser skal betales, når ansatte blir opptjent, og hvordan et selskaps bidrag er delt mellom deltakerne, blant andre viktige funksjoner.
Sammen kan en 401 (k) administrator og sponsor sikre at et selskaps innskuddsplan forblir i samsvar med alle føderale krav. De kan også sørge for at ansatte deltar i planen og forstå alle muligheter og ansvar deres selskap tilbyr dem.
hvis du er usikker på hvem som er 401 (k) planadministrator og sponsor i firmaet ditt, kan du søke råd fra kunnskapsrike og hjelpsomme eksperter på Menneskelig Interesse.