Excel For Beslutningstaking

i tillegg til formler er en annen måte å utføre matematiske beregninger i Excel gjennom funksjoner. Statistiske funksjoner bruke en matematisk prosess til en gruppe celler i et regneark. SUMMER-funksjonen brukes For eksempel til å legge til verdiene i et celleområde. En liste over vanlige statistiske funksjoner er vist I Tabell 2.4. Funksjoner er mer effektive enn formler når du bruker en matematisk prosess til en gruppe celler. Hvis du bruker en formel til å legge til verdiene i et celleområde, må du legge til hver celleplassering i formelen en om gangen. Dette kan være svært tidkrevende hvis du må legge til verdiene i et par hundre celle steder. Men når du bruker en funksjon, kan du markere alle cellene som inneholder verdier du vil summere i bare ett trinn. Denne delen viser en rekke statistiske funksjoner som vi vil legge Til I Arbeidsboken For Personlig Budsjett. I tillegg til å demonstrere funksjoner, vurderer denne delen også prosent av totale beregninger og bruk av absolutte referanser.

Tabell 2.4 Vanlige Statistiske Funksjoner

SUMMER-funksjonen brukes når du må beregne totaler for et celleområde eller en gruppe merkede celler i et regneark. Med hensyn Til Budsjettdetaljearket bruker vi SUM-funksjonen til å beregne totalene i rad 12. Det er viktig å merke seg at det finnes flere metoder for å legge til en funksjon i et regneark, som vil bli demonstrert gjennom resten av dette kapitlet. Følgende illustrerer hvordan en funksjon kan legges til i et regneark ved å skrive det inn i en celleplassering:

1. Klikk kategorien budsjettdetalj regneark for å åpne regnearket.
2. Klikk celle C12.
3. Skriv inn et likhetstegn=.
4. Skriv inn funksjonsnavnet SUM.
5. Skriv inn en åpen parentes (.
6. Klikk celle C3 og dra ned til celle C11. Dette plasserer området C3: C11 i funksjonen.
7. Skriv inn en avsluttende parentes ).
8. Trykk ENTER-tasten. Funksjonen beregner totalen for Den Månedlige Utgifts-kolonnen, som er $1496.

Figur 2.11 viser UTSEENDET PÅ SUM-funksjonen lagt til Budsjettdetaljearket før DU trykker PÅ ENTER-tasten.

SOM vist i Figur 2.11 ble SUM-funksjonen lagt Til celle C12. Denne funksjonen er imidlertid også nødvendig for å beregne totalene I Kolonnene Årlige Utgifter og LY-Utgifter. Funksjonen kan kopieres og limes inn i disse celleplassene på grunn av relativ referanse. Relativ referanse tjener samme formål for funksjoner som det gjør for formler. Følgende viser hvordan den totale raden er fullført:

1. Klikk celle C12 I Budsjettdetaljer-regnearket.
2. Klikk Kopier-knappen I Hjem-fanen På Båndet.
3. Uthev cellene D12 og E12.
4. Klikk På Lim inn-knappen I Hjem-fanen På Båndet. DETTE limer SUMMER-funksjonen inn i cellene D12 Og E12 og beregner totalene for disse kolonnene.
5. Klikk celle F11.
6. Klikk Kopier-knappen I Hjem-fanen På Båndet.
7. Klikk celle F12, og klikk Deretter Lim inn-knappen I Hjem-fanen på Båndet. Siden vi nå har totaler i rad 12, kan vi lime inn prosentendringsformelen i denne raden.

Figur 2.12 viser resultatet AV SUM-funksjonen som ble lagt Til cellene C12, D12 og E12. I tillegg ble formelen for prosentendring kopiert og limt inn i celle F12. Legg merke til at denne versjonen av budsjettet planlegger en 1.7% reduksjon i utgifter sammenlignet med i fjor.

Absolutte Referanser (Beregning Av Prosent Av Totaler)

datafil: Fortsett MED CH2 Personlig Budsjett.

siden totaler ble lagt til i rad 12 I Budsjettdetaljer-regnearket, kan en prosent av totalberegningen legges til Kolonne B som begynner i celle B3. Prosent av totalberegningen viser prosentandelen for hver verdi I Kolonnen Årlig Forbruk med hensyn til totalen I celle D12. Etter at formelen er opprettet, må Du imidlertid slå Av excel ‘ s relative referencing-funksjon før du kopierer og limer inn formelen til resten av celleplasseringene i kolonnen. Slå Av excel relative referencing funksjonen oppnås gjennom en absolutt referanse. Følgende trinn forklarer hvordan dette gjøres:

1. Klikk celle B3 I Budsjettdetaljer-regnearket.
2. Skriv inn et likhetstegn=.
3. Klikk celle D3.
4. Skriv inn en skråstrek forover /.
5. Klikk celle D12.
6. Trykk ENTER-tasten. Du vil se At Husholdningsverktøy representerer 16,7% Av Det Årlige Utgiftsbudsjettet (Se Figur 2.14).

Figur 2.14 viser den fullførte formelen som beregner prosentandelen Som Husholdningsverktøyets Årlige Forbruk representerer for det totale Årlige Forbruket for budsjettet (se celle B3). Normalt ville vi kopiere denne formelen og lime den inn i området B4: B11. På grunn av relativ referanse vil begge cellereferansene imidlertid øke med en rad når formelen limes inn i cellene under B3. Dette er greit for den første cellereferansen i formelen (D3), men ikke for den andre cellereferansen (D12). Figur 2.15 illustrerer hva som skjer hvis vi limer inn formelen I området B4: B12 i sin nåværende tilstand. Legg merke til At Excel produserer feilkoden # DIV / 0. Dette betyr At Excel prøver å dele et tall med null, noe som er umulig. Når du ser på formelen i celle B4, ser du at den første cellereferansen ble endret Fra D3 Til D4. Dette er greit fordi vi nå ønsker å dele Den Årlige Utgifter For Forsikring av den totale Årlige Utgifter I celle D12. Excel har imidlertid også endret d12-cellereferansen Til D13. Fordi celleplassering D13 er tom, produserer formelen feilkoden # DIV/0.

for å eliminere dividere med null feil vist I Figur 2.15 må vi legge til en absolutt referanse til celle D12 i formelen. En absolutt referanse hindrer relativ referanse fra å endre en cellereferanse i en formel. Dette er også referert til som å låse en celle. Følgende forklarer hvordan dette oppnås:

1. Dobbeltklikk celle B3.
2. Plasser musepekeren foran D12 og klikk. Den blinkende markøren skal være foran D i cellereferansen D12.
3. Trykk På F4-tasten. Du vil se et dollartegn ( $ ) lagt foran kolonnebrevet D og rad nummer 12. Du kan også skrive dollartegn foran kolonnebokstaven og radnummeret.
4. Trykk ENTER-tasten.
5. Klikk celle B3.
6. Klikk Kopier-knappen I Hjem-fanen På Båndet.
7. Marker området B4: B11.
8. Klikk På Lim inn-knappen I Hjem-fanen På Båndet.

Figur 2.16 viser prosent av total formel med en absolutt referanse lagt Til D12. Legg merke Til at i celle B4 forblir cellereferansen D12 i stedet for å bytte Til D13 som vist i Figur 2.15. Du vil også se at prosentene blir beregnet i resten av cellene i kolonnen, og divide-by-zero-feilen er nå eliminert.

TELLEFUNKSJONEN

datafil: Fortsett MED CH2 Personlig Budsjett.

DEN neste funksjonen som vi vil legge Til I Budsjettdetaljer-regnearket, ER TELLEFUNKSJONEN. TELLEFUNKSJONEN brukes til å bestemme hvor mange celler i et område som inneholder en numerisk oppføring. TELLEFUNKSJONEN fungerer ikke for å telle tekst eller andre ikke-numeriske oppføringer. For Budsjettdetaljer-regnearket bruker vi TELLE-funksjonen til å telle antall elementer som er planlagt I Kolonnen Årlig Forbruk (Kolonne D). Følgende forklarer hvordan TELLEFUNKSJONEN legges til i regnearket ved hjelp av funksjonslisten:

1. Klikk celle D13 I Budsjettdetaljer-regnearket.
2. Skriv inn et likhetstegn=.
3. Skriv inn bokstaven C.
4. Klikk på pil ned på rullefeltet i funksjonslisten (Se Figur 2.17) og finn ordtellingen.
5. Dobbeltklikk på ordantallet fra funksjonslisten.
6. Marker området D3: D11.
7. du kan skrive inn en avsluttende parentes) og deretter trykke ENTER-tasten, eller bare trykk ENTER-tasten og Excel vil lukke funksjonen for deg. Funksjonen gir en utgang på 9 siden det er planlagt 9 elementer i regnearket.

Figur 2.17 viser funksjonslisten som vises etter å ha fullført trinn 2 og 3 for TELLEFUNKSJONEN. Funksjonslisten gir en alternativ metode for å legge til en funksjon i et regneark.

Figur 2.18 viser resultatet av TELLEFUNKSJONEN etter å ha trykket PÅ ENTER-tasten. Funksjonen teller antall celler I området D3: D11 som inneholder en numerisk verdi. Resultatet av 9 indikerer at det er planlagt 9 kategorier for dette budsjettet.

Gjennomsnittsfunksjonen

DEN neste funksjonen vi vil legge Til Budsjettdetalj-regnearket, ER GJENNOMSNITTSFUNKSJONEN. Denne funksjonen brukes til å beregne det aritmetiske gjennomsnittet for en gruppe tall. For Budsjettdetaljer-regnearket bruker vi funksjonen til å beregne gjennomsnittet av verdiene i Kolonnen Årlig Forbruk. Vi vil legge dette til regnearket ved Hjelp Av Funksjonsbiblioteket. Følgende trinn forklarer hvordan dette oppnås:

1. Klikk celle D14 i Budsjettdetaljer-regnearket.
2. Klikk Kategorien Formler på Båndet.
3. Klikk På Flere Funksjoner-knappen i funksjonsbibliotekgruppen med kommandoer.
4. Plasser musepekeren over Det Statistiske alternativet fra rullegardinlisten over alternativer.
5. Klikk på gjennomsnittlig funksjonsnavn fra listen over funksjoner som vises i menyen (Se Figur 2.19). Dette åpner Dialogboksen Funksjonsargumenter.
6. Klikk Knappen Skjul Dialogboks i Dialogboksen Funksjonsargumenter (Se Figur 2.20).
7. Marker området D3: D11.
8. Klikk På Knappen Utvid Dialogboks i Dialogboksen Funksjonsargumenter (Se Figur 2.21). Du kan også trykke PÅ ENTER-tasten for å få det samme resultatet.
9. Klikk ok-knappen i Dialogboksen Funksjonsargumenter. DETTE legger TIL gjennomsnittlig funksjon i regnearket.

Figur 2.19 illustrerer hvordan en funksjon velges fra Funksjonsbiblioteket i Kategorien Formler på Båndet.

Figur 2.20 viser Dialogboksen Funksjonsargumenter. Dette vises etter at en funksjon er valgt fra Funksjonsbiblioteket. Skjul Dialogboks-knappen brukes til å skjule dialogboksen, slik at en rekke celler kan utheves i regnearket og deretter legges til funksjonen.

Figur 2.21 viser hvordan et celleområde kan velges fra Dialogboksen Funksjonsargumenter når Det er skjult.

Figur 2.22 viser Dialogboksen Funksjonsargumenter etter at celleområdet er definert for den GJENNOMSNITTLIGE funksjonen. Dialogboksen viser resultatet av funksjonen før den legges til celleplasseringen. Dette lar deg vurdere funksjonsutgangen for å avgjøre om det er fornuftig før du legger det til i regnearket.

Figur 2.23 viser den fullførte GJENNOMSNITTSFUNKSJONEN I budsjettdetalj-regnearket. Utgangen av funksjonen viser at vi i gjennomsnitt forventer å bruke $1,994 for hver av kategoriene som er oppført I Kolonne A i budsjettet. Denne gjennomsnittlige utgiftsberegningen per kategori kan brukes som en indikator for å bestemme hvilke kategorier som koster mer eller mindre enn gjennomsnittlig budsjetterte utgiftsdollar.

MAKS Og MIN Funksjoner

datafil: Fortsett MED CH2 Personlig Budsjett.

de siste to statistiske funksjonene som vi vil legge TIL Budsjettdetaljearket, ER MAKS og MIN-funksjonene. Disse funksjonene identifiserer de høyeste og laveste verdiene i et celleområde. Trinnene nedenfor forklarer hvordan du legger til disse funksjonene i Budsjettdetaljer-regnearket:

1. Klikk celle D15 i Budsjettdetaljer-regnearket.
2. Skriv inn et likhetstegn=.
3. Skriv inn ordet MIN.
4. Skriv inn en åpen parentes (.
5. Marker området D3: D11.
6. Skriv inn en avsluttende parentes ) og trykk ENTER-tasten, eller bare trykk ENTER-tasten og Excel vil lukke funksjonen for deg. Min-funksjonen gir en utgang på $1200, som er den laveste verdien i Kolonnen Årlig Forbruk (Se Figur 2.24).
7. Klikk celle D16.
8. Skriv inn et likhetstegn=.
9. Skriv INN ORDET MAKS.
10. Skriv inn en åpen parentes (.
11. Marker området D3: D11.
12. Skriv inn en avsluttende parentes ) og trykk ENTER-tasten, eller bare trykk ENTER-tasten og Excel vil lukke funksjonen for deg. MAX-funksjonen gir en utgang på $3500. Dette er den høyeste verdien i Kolonnen Årlige Utgifter (Se Figur 2.25).

Kopier Og Lim Inn Formler (Lime inn Uten Formater)

datafil: Fortsett MED CH2 Personlig Budsjett.

som vist i Figur 2.25 oppsummerer FUNKSJONENE ANTALL, GJENNOMSNITT, MIN og MAKS dataene I Kolonnen Årlige Utgifter. Du vil også legge merke til at det er plass til å kopiere og lime inn disse funksjonene under KOLONNEN Ly Spend. Dette gjør at vi kan sammenligne hva vi brukte i fjor og hva vi planlegger å bruke i år. Normalt ville vi bare kopiere og lime inn disse funksjonene I området E13: E16. Du har imidlertid kanskje lagt merke til den dobbelte linjestilen som ble brukt rundt omkretsen Av området B13: E16. Hvis vi brukte den vanlige Paste-kommandoen, ville den doble linjen På høyre Side Av e13: E16 bli erstattet med en enkelt linje. Derfor skal vi bruke En Av Lim Inn spesielle kommandoer for å lime inn bare funksjonene uten noen av formateringsbehandlingene. Dette oppnås gjennom følgende trinn:

1. Uthev området D13: D16 i Budsjettdetalj-regnearket.
2. Klikk Kopier-knappen I Hjem-fanen På Båndet.
3. Klikk celle E13.
4. Klikk på pil ned under Lim inn-knappen I Hjem-fanen På Båndet.
5. Klikk På Formler-alternativet fra rullegardinlisten over knapper (Se Figur 2.26).

Figur 2.26 viser listen over knapper som vises når du klikker på nedpilen under Lim inn-knappen I Hjem-fanen på Båndet. En ting å merke seg om disse alternativene er at du kan forhåndsvise dem før du gjør et valg ved å dra musepekeren over alternativene. Som vist på figuren, når musepekeren er plassert over Formler-knappen, kan du se hvordan funksjonene vil vises før du foretar et valg. Legg merke til at kantlinjen med dobbel linje ikke endres når dette alternativet forhåndsvises. Derfor er dette valget gjort i stedet for det vanlige Limalternativet.