Bewijs van levering vs vrachtbrief: Wat is het verschil?

alles wat u moet weten over deze twee belangrijke documenten

inhoudsopgave

– het vrachtbrief
– Wat zit er in een vrachtbrief?
– verschillende soorten BOLs
– een nadere blik op elektronische BOLs
– bewijs van ontvangst van de levering
– Wanneer moet het bewijs van levering worden ondertekend
– Tips voor vrachtinspectie
– wie moet het bewijs van levering ondertekenen?
– beschadigde artikelen post POD
– conclusie

als u nieuw bent in de wereld van vrachtvervoer, zijn er twee documenten die u moet begrijpen en gebruiken voor zowat elke zending: de vrachtbrief (BOL) en bewijs van levering (POD). U moet beide formulieren goed invullen, uitvoeren en medeondertekenen voor elke zending en levering.

of u nu een distributeur of een leverancier bent, het is van essentieel belang dat u het belang van deze documenten begrijpt, evenals de verschillen tussen beide. Het zijn niet alleen stukjes papier; ze zijn de sleutel tot het beschermen van uw bedrijf tegen aansprakelijkheid.

een BOL is een schriftelijk ontvangstbewijs dat het vervoer van goederen door een vervoerder bevestigt, terwijl een POD een ontvangstbewijs is dat de geadresseerde ondertekent na levering van de lading. Laten we in de kern van deze documenten duiken en bespreken waarom ze belangrijk zijn voor vrachtvervoer.

het cognossement

het cognossement is een juridisch document dat een verzender, een vervoerder of een derde-partij logistiek (3PL) provider (die optreedt namens een verzender) kan maken. Een van deze entiteiten moet een BOL invullen voordat de vervoerder de vracht vervoert. Doorgaans geeft de vervoerder een BOL uit aan de verzender en bevat hij uitgebreide informatie over het type lading, het aantal goederen in de zending en het eindpunt voor de vracht. De BOL dient om zowel de vervoerder als de verzender te beschermen tegen aansprakelijkheid.

elk niet-onderhandelbaar BOL heeft drie rollen:

ontvangst van de lading: Zodra een zending arriveert en de vervoerder de afzender de BOL geeft, erkent de afzender dat de lading zonder schade is ontvangen en verstrekt hij de vervoerder een ontvangstbewijs dat fungeert als juridisch bewijs van levering.
een eigendomsdocument voor de lading: wanneer het eigendomsregister van eigenaar wisselt, krijgt de nieuwe eigenaar van de BOL de verantwoordelijkheid voor de vracht. De nieuwe eigenaar kan er dan voor kiezen om deze goederen en BOL vast te houden of over te dragen.
een vervoerovereenkomst tussen de Vervoerder en de verzender: Een BOL is een juridisch bindende overeenkomst die een overeenkomst van verzending tussen de Vervoerder en de verzender aantoont.

Wat zit er in een vrachtbrief?

om als legitiem te worden beschouwd en aan wettelijke vereisten te voldoen, moet een BOL waarheidsgetrouw zijn en verscheidene details bevatten, zoals:

persoonlijke informatie: Dit omvat de volledige namen, adressen en contactgegevens van zowel de verzender als de ontvanger. Deze informatie moet gemakkelijk te vinden zijn op het formulier en leesbaar zijn.
Vrachtklasse: De National Motor Freight Classification (NMFC) classificeert vracht in 1 van de 18 klassen op basis van dichtheid, opbergbaarheid, draagbaarheid en aansprakelijkheid. Bereken de dichtheid door de massa van een object te delen door het volume van het object. De dichtheid is de meest cruciale factor in de vrachtclassificatie. Opbergbaarheid zorgt voor de vorm van het item en hoe gemakkelijk het op een pallet past. Portabiliteit beschrijft eventuele speciale handling-eisen. Heeft het item speciale zorg of opslag nodig? Brengt het speciale machines met zich mee of vereist het extra mensen om het te verplaatsen. Aansprakelijkheid verwijst naar de kans dat een zending zal breken, verdwalen, of schade aan andere vracht in de vrachtwagen.
omschrijving van de goederen: de afzender vermeldt het aantal goederen, het gewicht, de afmetingen en alle andere essentiële gegevens die nodig zijn om de zending veilig te vervoeren.
inkoopordernummer: deze referentienummers zijn essentieel voor het lossen van vracht voor verzending of voor het overbrengen na levering.
de ophaaldatum: dit omvat de specifieke datum en tijd waarop de vervoerder de lading zal ophalen. Het kan worden gebruikt als referentie voor het volgen van vracht.
soort verpakking: verzendt u pallets, vaten, kratten of kartons?
gevaarlijk materiaal: om gevaarlijke materialen te verzenden, bent u wettelijk verplicht de vervoerder hiervan op de hoogte te stellen en zich te houden aan alle toepasselijke regels en waarborgen.
speciale instructies: als u aanvullende verzoeken of specifieke opmerkingen voor de Vervoerder heeft, voeg deze dan toe.

verschillende soorten BOLs

uw cognossement hangt af van de specifieke vervoerswijze die u kiest. Enkele voorbeelden zijn:

Straight BOL: Dit is het meest voorkomende type BOL en wordt gebruikt voor het verzenden van goederen naar een geadresseerde die er al voor heeft betaald.
Claused BOL: dit is een BOL die aangeeft dat er schade is opgetreden aan de lading of de producten die afwijken van de leveringsspecificaties. De industrie verwijst ook naar dit type als een “dirty bill of cognossement.”
” To-order ” BOL: om BOLs te bestellen zijn verhandelbare formulieren die toestemming geven voor de overdracht van de eigendom van vracht van de ene partij naar een andere uiteindelijke geadresseerde die in het document is vermeld.
elektronische BOL: Zoals de naam al aangeeft, is een elektronische BOL gewoon een papierloze, digitale versie van een BOL.
luchtvrachtbrief (Awb): Awb ‘ s zijn bestemd voor luchtvervoer. Dit zijn niet-onderhandelbare documenten.
Ocean BOL: de industrie gebruikt dit soort BOL voor transoceanisch Vervoer van vracht. Dergelijke documenten kunnen ofwel straight BOLS ofwel to-order BOLs zijn.
Inland BOL: voor een internationale verzending over de weg of per spoor is doorgaans een inland BOL vereist.
multimodale BOL( MMBL): gebruik een MMBL wanneer goederen via meerdere transportmethoden worden vervoerd. Als u bijvoorbeeld vracht van Los Angeles naar Florida vliegt en die vervolgens per schip naar Europa verscheept, komt u in aanmerking voor een MMBL.

een nadere blik op elektronische BOLs

laten we elektronische BOLs in detail behandelen. Deze digitale formulieren helpen vrachtwagenchauffeurs, wagenparkbeheerders en hun back-office-personeel papierloos te worden. Meer dan dat, ze versnellen workflows, het verstrekken van meer feitelijke gegevens dan niet-elektronische formulieren, het vergroten van de toegang tot informatie, en het toestaan van onmiddellijke facturering. Als u op zoek bent naar modernisering van uw activiteiten, beginnen met het implementeren van elektronische BOLs. Met een klik op de knop kan een BOL-enabled app:

de afbeelding van de BOL verbeteren
streepjescodes scannen
handschrift begrijpen
gegevens overbrengen naar een geïntegreerd transportbeheersysteem (TMS)
stuur de informatie naar uw kantoor

elektronische BOLs versnellen ook het factureringsproces. Zolang uw TMS imaging software heeft, kunt u klanten instellen met geautomatiseerde facturering. Onmiddellijke betaling is een enorm voordeel van elektronische BOLs, vooral wanneer u facturering overwegen zonder technologie gebruikt om weken te nemen.

een andere reden om digital BOLs te implementeren is om uw formulieren en workflows aan te passen. Als u geÃ ntegreerde beeldvormingssoftware hebt, hebt u de macht om elektronische handtekeningen (of e-handtekeningen) te gebruiken. E-handtekeningen verwijderen de noodzaak om kopieën van de BOL af te drukken door klanten Deze digitaal te laten ondertekenen en het formulier (en andere vereiste documenten) op te slaan in de cloud. Lees hier meer over het elektronische BOL-systeem van Flock Freight en hoe u een BOL leest.

bewijs van ontvangst van de levering

momenteel is het aan de geadresseerde om goederen te onderzoeken bij levering. De ontvanger moet niet alleen bevestigen dat de vracht aanwezig is en verantwoord is, maar ook dat deze zonder zichtbare schade is aangekomen. Een capsule is een ondertekende bevestiging van deze feiten, na levering. De ontvanger van de lading moet dit ontvangstbewijs ondertekenen en de datum van levering vermelden.

vanaf daar ontvangt de afzender een kopie van de POD-brief en slaat deze op voor toekomstig gebruik. De POD bevat gegevens zoals het tijdstip van levering, het afleveradres, de naam van de ontvanger en de handtekening van de persoon die de zending heeft ontvangen.

juridisch heeft een POD drie rollen die bijna identiek zijn aan de BOL:

Vrachtontvangstbewijs: dit formulier vermeldt dat de goederen zijn aangekomen. Het houdt rekening met de soorten geleverde goederen, evenals alle specificaties van deze goederen.
titel van de lading: Dit document identificeert de beoogde eigenaar van de lading.
bewijs van gecontracteerd vervoer: De POD is het wettelijke contract dat de Vervoerder en ontvanger bindt.

terwijl een werknemer vóór de verzending een BOL moet maken, is niemand verantwoordelijk voor een POD tot de levering. De handtekening op een capsule bevestigt twee feiten:

de lading is op tijd en zonder zichtbare schade afgeleverd.
de vracht heeft de eigendom overgedragen en is de verantwoordelijkheid geworden van de ontvanger, die schuld heeft als er schade optreedt na levering.

wanneer het bewijs van levering moet worden ondertekend

Als u de persoon bent die de zending ontvangt, is het van essentieel belang de zending grondig te inspecteren voordat u de capsule aftekent. U moet bevestigen dat de zending voor u bestemd was, dat de gehele zending is aangekomen en dat deze onbeschadigd is afgeleverd. Als u de capsule ondertekent en op een later tijdstip schade aantreft, zult u moeite hebben om te bewijzen dat de schade tijdens het transport is ontstaan.

maar al te vaak ontvangt iemand een zending en ondertekent de capsule zonder de goederen te inspecteren. Dit kan een grote fout zijn. Een POD is niet alleen een ontvangstbewijs, maar een bevestiging dat de goederen intact zijn aangekomen. Schadeclaimprocedures beginnen met de POD, dus als je niet meteen problemen opmerkt, vecht je een zware strijd als je later ontdekt dat de goederen schade hebben.

Tips voor vrachtinspectie

wanneer uw vracht aankomt, doet u het volgende voordat u een pod-ontvangstbewijs ondertekent:

neem de hele procedure op: Foto en video bewijs van de vracht kan maken of breken een aansprakelijkheidsstrijd over een beschadigde claim. Begin met het verzamelen van deze informatie op het moment dat de vracht aankomt op uw kavel tijdens het lossen. Om jezelf verder te beschermen, vraag de verzender om de goederen voor verzending te fotograferen.
onderzoek vracht met de vrachtwagenchauffeur: loop dit proces met de chauffeur door zodat hij of zij op de hoogte is van eventuele problemen die u opmerkt.
grondig inspecteren van de lading: onderzoek elk voorwerp op zichtbare schade. Bekijk de verpakking, de krimpverpakking, de pallets en de waarschuwingstape zorgvuldig. Kijk voor problemen zoals tranen, gaten, vlekken, en andere dergelijke schade. Controleer of de verpakkingen niet zijn geopend en opnieuw gesloten.
beschadigde vracht: Als u zichtbare schade ziet, fotografeer deze dan en noteer deze in detail op de POD. Let op kleine slijtage om jezelf te bedekken. Als er sprake is van ernstige schade aan een pakket of pallet, wijs dit dan aan de chauffeur van de levering. Daarna, met de bestuurder als getuige, open het pakket en kijk of de items binnen schade te. Zo ja, noteer het dan op de POD.
bevestiging van de bestuurder verkrijgen: Nadat u de hele zending hebt doorlopen en eventuele problemen hebt gedocumenteerd, verkrijgt u de handtekening of initialen van de bestuurder naast uw notities over de beschadigde items.
kijk voor koeriersmelding: als een briefje aangeeft dat het pakket niet goed is verpakt, kan de aansprakelijkheid verschuiven van de vervoerder naar de verzender.

wie moet het bewijs van levering ondertekenen?

idealiter is de persoon die de POD ondertekent de ontvanger die op de zending staat vermeld. Soms is de beoogde geadresseerde echter niet beschikbaar om de levering fysiek bij te wonen en te tekenen voor de zending. In deze situatie kan de beoogde ontvanger iemand anders toestaan om de lading te ontvangen en te ondertekenen. In dergelijke tijden moet de beoogde ontvanger de gekozen vervanger waarschuwen over de gevolgen van het ondertekenen van een POD voorafgaand aan de inspectie van het pakket.

wanneer iemand anders namens u ondertekent, kan dit schadeclaims voor zendingen vertroebelen, omdat het moeilijker is om te bewijzen dat de lading beschadigd is tijdens het transport in plaats van na levering. Dit is een van de redenen waarom de gekozen vervanger extra methodisch moet zijn bij het beoordelen van de zending.

beschadigde items post POD

als u de lading bekijkt en schade constateert, zijn er specifieke stappen die u moet nemen om de beste kans te hebben op schadevergoeding. Deze stappen omvatten:

neem de lading: zelfs als het schade heeft, stuur de bestuurder niet weg met de goederen. In plaats daarvan, maak een notitie van de schade in de POD en accepteer de lading.
documenteer alles: het is van vitaal belang dat u het hele proces documenteert, vooral wanneer u schade aan de vracht opmerkt. Documenteer zowel de eerste inspectie als de inspectie na aflevering. Maak grondige notities en bewaar kopieën van alle belangrijke papierwerk, inclusief de BOL en POD.
Verplaats de goederen naar een veilige plaats: nu de goederen in uw bezit zijn, is het uw verantwoordelijkheid om verdere schade te voorkomen, vooral omdat de vervoerder die aansprakelijk wordt geacht het wettelijke recht heeft om verliezen te beperken. Plaats beschadigde items ergens veilig en droog, waar je ze niet meer hoeft te verplaatsen.
direct de schadeclaim indienen: u hebt 14 dagen om een schadeclaim in te dienen. Het is essentieel om het meteen in te dienen en informatie over de beschadigde items, het verzendingsnummer en de geschatte kosten van de schade op te nemen.
Betaal de vervoerder: in een gerechtelijke procedure zal de rechtbank de vordering nietig verklaren als u niet aan uw einde van het contract heeft voldaan door betaling. De les: zelfs als de goederen beschadigd zijn, betaal dan uw rekening.

conclusie

het cognossement en het bewijs van de levering zijn beide essentiële documenten die fungeren als ontvangstbewijzen en de keten van lading bewaring aangeven. Vergeet niet om deze formulieren nauwkeurig in te vullen en de POD niet te ondertekenen totdat u uw goederen hebt geïnspecteerd.

als u vragen heeft over PODs of BOLs, neem dan contact met ons op! Ons behulpzaam en deskundig team bij Flock Freight kan u helpen met deze of andere vrachtvragen die u hebt.

bewijs van levering vs. vrachtbrief: Wat is het verschil?