, die in 2001 werd gelanceerd als een webgebaseerd samenwerkingstool, wordt door meer dan 400.000 klanten wereldwijd gebruikt.
Klik om uw gratis SharePoint Project Management Template te downloaden!
een verzameling flexibele tools, SharePoint helpt organisaties intranetten te bouwen, documenten te beheren en samen te werken in een veilige omgeving.
in de kern draait SharePoint om samenwerking met documentbibliotheken, een newsfeed, wiki ‘ s en discussieboards. Deze functies-en meer! – maak SharePoint een ideaal hulpmiddel voor project management teams.
met behulp van een SharePoint-projectsite is het eenvoudig om alle projectinformatie en taken op één plaats te centraliseren zodat het team ze samen kan gebruiken.
een SharePoint-projectsite heeft een aantal elementen om u te helpen een project effectief te beheren.
laten we eens kijken naar de structuur van een typische SharePoint site – lijsten, Web parts, sites, en site collecties.
we zullen ook zien hoe deze elementen deel uitmaken van de vooraf geplande project site in de gratis SharePoint Project Management Template van BrightWork.
de onderstaande schermafbeeldingen zijn gebaseerd op het gratis sjabloon in een on-premise omgeving met behulp van de klassieke ervaring.
de structuur van een SharePoint-projectsite
SharePoint-lijsten
een SharePoint-site wordt gevuld met lijsten die worden gebruikt om informatie te organiseren. Een SharePoint-lijst bestaat uit koppen, rijen en kolommen en lijkt op een Excel-spreadsheet. SharePoint-lijsten zijn echter flexibeler en gemakkelijker te controleren dan een spreadsheet.
evenzo zijn lijsten de sleutel tot het organiseren van projectinformatie zoals taken en problemen. Met behulp van een SharePoint-lijst is het eenvoudig om projectgegevens op één plaats te volgen en te beheren. De lijsten zijn beschikbaar voor alle teamleden, waardoor de samenwerking wordt verbeterd en datasilo ‘ s worden verwijderd.
SharePoint-lijsten zijn een nuttige manier om projectprocessen en informatie op een gestructureerde, transparante manier te beheren.
om het administratieve werk te verminderen en taken te stroomlijnen, kunt u ook workflows toevoegen aan lijsten, bijvoorbeeld het verzamelen van digitale handtekeningen voor documenten.
u hebt de volgende lijsten nodig – die worden geleverd met de gratis sjabloon-in uw SharePoint-projectsite:
- Document Library: gebruik om een enkele repository te maken voor alle projectdocumenten. Gebruikers kunnen de documenten uploaden, downloaden, verwijderen en hernoemen – afhankelijk van de machtigingen die u hebt ingesteld voor elk teamlid.
- problemen: Gebruik deze lijst om problemen op te sporen en te beheren.
- taken: voeg taken en subtaken toe om de projecttijdlijn aan te maken. U kunt ook taken toewijzen aan individuele teamleden en hun voortgang bijhouden.
Project takenlijst in SharePoint
u kunt ook aangepaste lijsten maken in SharePoint, dus als uw team Excel gebruikt om bepaalde elementen van het projectwerk te volgen, kunt u de lijst opnieuw maken op de site.
2. SharePoint-webonderdelen
een SharePoint-webonderdeel is een type lijst dat wordt gebruikt om inhoud op uw site op te slaan.
Web parts kunnen functioneren als een project dashboard of rapport, die belangrijke projectinformatie op een bruikbare manier blootleggen. Bijvoorbeeld, het toevoegen van het webgedeelte’ projecttaken ‘ aan de project homepages geeft een momentopname van de onderliggende takenlijst. Klik gewoon op de informatie om meer details te krijgen.
in het vrije sjabloon zijn gegevens op hoog niveau over projectstatistieken, taken, projectstatus en problemen beschikbaar op de projecthomepage met behulp van vooraf geconfigureerde webonderdelen.
SharePoint-Site
een SharePoint-site wordt gebruikt om verschillende soorten inhoud op één plaats te organiseren. Een SharePoint site is een thuis voor uw project, het samenbrengen van lijsten en webonderdelen op een centrale locatie voor uw team.
krachtige zoekfunctionaliteit is een belangrijk kenmerk van SharePoint, vooral SharePoint On-Premises. Dit wordt vergemakkelijkt door alle projectinformatie op één plaats toe te voegen. Geen behoefte om nog meer tijd te verspillen zoeken in tal van mappen, tools en netwerkstations om een document te vinden!
naast het verbeteren van teamsamenwerking, zal een SharePoint-site het u ook gemakkelijker maken om het project te beheren.
het hebben van een centrale locatie om taken bij te houden, documenten te vinden en rapporten te bekijken betekent dat u geen reguliere ‘check-in’ e – mails naar het team hoeft te sturen-ga gewoon naar de site.
een site erft belangrijke elementen zoals navigatie, sjablonen en machtigingen uit de umbrella-sitecollectie. U kunt echter elke site configureren met zijn eigen inhoud en beveiligingsinstellingen.
SharePoint-Sitecollectie
een SharePoint-sitecollectie is een verzameling van SharePoint-sites. Wanneer toegepast op project management, een site collectie fungeert als uw project portfolio, het rollen van informatie van verschillende projecten op één plaats.
organisaties met meerdere business units met verschillende projectvereisten zullen doorgaans een site collectie per eenheid gebruiken.
zoals hierboven vermeld, erft een SharePoint-projectsite eigenschappen van de sitecollectie, dus is het zinvol om een aparte collectie te hebben voor uw Marketing -, Finance-en IT-teams. De verschillende gebieden van het bedrijf kunnen een site collectie en project sites op maat van hun processen te creëren.
een SharePoint-sitecollectie is ook handig als u documenten of informatie met externe gebruikers wilt delen zonder toegang te verlenen tot uw grotere systemen. U kunt eenvoudig een sitecollectie maken en delen met beperkte machtigingen.
OOTB V gratis sjabloon: het maken van uw SharePoint-projectsite
zoals u kunt zien, is SharePoint een krachtig projectbeheerprogramma. SharePoint ziet er echter niet uit als een project management tool uit de doos.
een lege SharePoint-Site
als u besluit out-of-the-box SharePoint te gebruiken voor projectbeheer, moet u uw site bouwen om aan uw vereisten te voldoen – of uw IT-team vragen om dit te doen.
het maken van een SharePoint-projectsite omvat een aantal stappen, waaronder:
- beslissen over de site architectuur, dat wil zeggen, waar de site zal plaats in uw SharePoint omgeving.
- uitzoeken welke lijsten en webonderdelen u aan de site moet toevoegen om uw projectteam te ondersteunen.
- de site aanmaken.
- lijsten en webdelen toevoegen.
- elk element instellen.
afhankelijk van uw SharePoint-ontwikkelvaardigheden, is het configureren van een basis SharePoint-site voor uw project een langdurig proces.
denkt u dat u de SharePoint-kant kunt beheren? Om ervoor te zorgen dat de site is geoptimaliseerd, je nodig hebt om terug te gaan een paar stappen en ook na te denken over uw project management proces.
- welke lijsten en webonderdelen moet u eigenlijk toevoegen aan de site?
- hoeveel velden heeft elke lijst nodig?
- welke metagegevens moet u toevoegen aan de documentenbibliotheek?
- heeft u problemen en risico ‘ s nodig?
- hoe wilt u in één of twee kolommen informatie weergeven?
als de projectlocatie niet correct is ontworpen, loopt uw project gevaar voordat het werk zelfs maar begint.
dat is waar de gratis SharePoint Project Management Template van BrightWork je een voorsprong zal geven.
het gratis sjabloon bevat alles wat u nodig hebt om een project te starten, plannen, volgen en rapporteren met behulp van SharePoint – straight out-of-the-box.
het project site template bevat key lists en Web parts –taken, problemen, en een document bibliotheek-en metrische tegels, project status rapporten, werk rapporten, en een ‘Taken op status’ grafiek voor snelle tracking.
de site is gebaseerd op een praktische, vijfstappenaanpak van projectmanagement met begeleiding in de projectwiki.
het gratis sjabloon werkt op SharePoint 2019/2016/2013 en SharePoint Online.
Verspil geen tijd meer aan het plannen van uw SharePoint-gebruik in plaats daarvan de gratis sjabloon!
Image credit