sadistisch hoe het ook klinkt, ik heb de laatste tijd Heel veel hersencapaciteit aan het onderwerp van e-mail gewijd. En gezien de beperkte stroomvoorziening die deze ouwe noggin tegenwoordig heeft, zegt dat echt iets.
een deel van de noodling is gerelateerd aan mijn voortdurende verkenning van e-mailnieuwsbrieven, zowel met mijn eigen wekelijkse inspanning als met de verscheidenheid aan andere e-mailgebaseerde publicaties die ik de laatste tijd heb verteerd (yum). Steeds meer deze dagen, mijn inbox wordt steeds meer dan alleen een plek voor berichten.
maar dat terzijde, ik heb een onverzadigbare drang om eindeloos mijn persoonlijke tech setup te verfijnen in het streven naar optimale efficiëntie. Of ik nu 10 minuten per dag of 10 uur per week in mijn inbox doorbreng, Ik wil dat elke seconde telt — en van begin tot eind wil ik dat de dingen zo effectief en probleemloos mogelijk zijn.
dat is de reden waarom ik heb geëxperimenteerd met talloze e — mail apps en configuraties door de jaren heen-en dat is de reden waarom de laatste tijd in het bijzonder, Ik heb besteed zo veel van mijn neurale oscillatie aan de juxtapositie van Gmail en Inbox, Google ‘ s twee e-mail interface opties.
ik heb meestal vertrouwd op Inbox in de afgelopen jaren, zie je, maar met Google ‘ s recente verbeteringen aan Gmail in combinatie met het bedrijf afnemende (hoewel niet volledig geëlimineerd) focus op Inbox, ik heb me afgevraagd of het tijd is om de handdoek in de ring te gooien en terug te keren naar Gmail. Dus ik heb de afgelopen weken heen en weer schakelen tussen de twee apps, zowel op de desktop en op mobiel. En na een maand is één ding duidelijk: hoeveel ik ook geprobeerd heb, ik ben nog niet klaar om Inbox op te geven — om acht zeer specifieke redenen.
op tijd gebaseerde bundellevering
een van de kerncomponenten van Inbox is de mogelijkheid om binnenkomende berichten op intelligente wijze te sorteren in bundels — categorieën zoals aankopen, Financiën, Sociale Zaken, Updates en lage prioriteit. Standaard worden deze bundels allemaal ingeklapt in je hoofdinbox-weergave, maar hier is de sleutel voor mij: U kunt elk van hen configureren om uit het zicht te blijven en dan slechts één keer per dag of zelfs maar één keer per week weer te geven.
dat betekent dat het niet-zo-belangrijke spul dat eindeloos mijn inbox vult en of zich opstapelt in een onbeheersbare puinhoop of me dwingt om te blijven kijken en weg te vegen, meestal uit mijn zicht blijft — dan verschijnt in een cluster, op een moment dat ik efficiënt kan omgaan, allemaal tegelijk. (En ja, Gmail heeft een vaag vergelijkbaar systeem van categorisatie, maar het is lang niet zo krachtig of aanpasbaar, en het mist dat cruciale op tijd gebaseerde leveringssysteem dat alle minder belangrijke dingen uit je haar houdt gedurende de dag.)
meer dan wat dan ook, dit heeft echt veranderd de manier waarop ik denk over — of, om preciezer te zijn, vaak niet denken over — mijn inbox. Slim sorteren en minder onderbrekingen zijn een krachtige combinatie en een belangrijk onderdeel van wat me in staat stelde om die ongrijpbare staat van “inbox zero” te handhaven en te voorkomen dat het gevoel dat e-mail mijn leven overneemt.
eenvoudig vegen
als onderdeel van het bundelsysteem biedt Inbox mij de mogelijkheid om een hele groep berichten met één tik weg te vegen. Ik kan je niet vertellen wat een enorme tijdbesparing dat is: Het betekent dat ik kan een blik op alles in, laten we zeggen, Mijn Updates bundel wanneer het verschijnt een keer per ochtend, zien dat niets van het vereist enige actie, en tik vervolgens op een enkel pictogram om het allemaal weg te sturen in een keer. Het klinkt misschien als een klein ding, maar het hebben van ofwel handmatig vegen weg elk bericht in een categorie of handmatig controleren elk en druk vervolgens op de knop Archief — zoals Ik heb gedaan deze afgelopen weken met Gmail — voelt archaïsch in vergelijking, vooral wanneer een dozijn of meer berichten zijn betrokken.
Inbox ‘ s vegen systeem heeft een andere touch die echt maakt het van onschatbare waarde: zeggen dat ik heb 15 berichten in een bundel. Een daarvan is iets wat ik wil houden; de overige 14 zijn irrelevant lawaai. Ik kan het ene bericht selecteren dat belangrijk is en het vastmaken aan mijn inbox, dan veeg alles weg — en het bericht dat ik wil blijft, terwijl de rest wordt gearchiveerd.
het is een kleinigheidje dat een groot verschil maakt in mijn voortdurende inspanningen om mijn inbox onder controle te houden.
integratie van Google ’s universele herinneringssysteem
deze is enorm: Inbox integreert naadloos met Google’ s herinneringssysteem-y ‘ Know, het ding waarmee je kunt zeggen of typen “remind me to…”in Google Assistant of een Google-zoekvak (inclusief in de Chrome-adresbalk) op elk apparaat. Het is ook verbonden met de herinneringen in Google Keep, waar ik allerlei notities en informatie te houden.
dit verandert Postvak IN in een takenlijst en een persoonlijke organisator: Elke herinnering die ik overal in te stellen verschijnt als een item in mijn inbox, en ik kan het controleren uit zodra het is gedaan. (Als ik markeer het als gedaan ergens anders, ondertussen, het wordt ook gemarkeerd als gedaan in Inbox. Win-win.) Herinneringen blafte in Google Startpagina niet alleen verdwijnen in de ether nadat ze eenmaal hebben geklonken, ofwel; ze blijven in mijn inbox, samen met alle andere dingen die ik moet doen en dan verdwijnen alleen wanneer ik ze markeren als klaar.
ik kan nieuwe herinneringen rechtstreeks vanuit Inbox, ook, in plaats van het verzenden van mezelf e-mails op de primitieve manier die ik gebruikt om. Het is eenvoudiger, gestroomlijnder en verstandiger — en man, mis ik het als ik Gmail gebruik. De kale en gescheiden Taken app komt niet eens in de buurt van het vervangen van deze.
herinneringen binnen e-mails
naast het dienen als een hub voor regelmatige herinneringen, kan ik inbox herinneringen toevoegen aan individuele e-mails. Dus als ik een lange heen-en-weer draad met een editor, bijvoorbeeld, en ik moet onthouden om een specifieke taak in verband met het de volgende dag uit te voeren, kan ik een herinnering over dat op de top van die e-mail, waar het hoort, en dan snooze de hele zaak naar de dag en tijd die ik wil.
wanneer de tijd komt, verschijnt de e — mail terug in mijn inbox met de herinnering bijgevoegd en prominent weergegeven-recht boven het bericht, zowel bij het bekijken van het volledig en bij het kijken naar de belangrijkste inbox-weergave. Het is zo ‘ n waardevolle productiviteitstool, en het is iets wat ik heb echt gemist tijdens mijn weken met Gmail.
eenvoudige koppeling opslaan
herinner je je dat hele” all-in-one takenlijst en persoonlijke organisator ” idee waar we het een minuut geleden over hadden? Op dezelfde opmerking, Inbox maakt het super-eenvoudig voor mij om links op te slaan van het web-hetzij door ze te delen naar Inbox op mijn telefoon of door te klikken op een pictogram voor de inbox extensie in mijn desktop Chrome browser. Ik doe dat wanneer er iets is dat ik moet overwegen, maar ik heb geen tijd om onmiddellijk af te handelen.
dan, net als alles in mijn inbox, sluimer ik het tot een moment waarop ik in staat om te gaan met het zal zijn-en het verschijnt daar met al mijn andere taken voor die specifieke tijd. Ik hoef niet te onthouden om te kijken in zak of Chrome of een andere willekeurige app waar ik verzamel dingen en dan snel vergeten over hen; het is daar waar ik zal zien en onthouden, niet anders dan elke andere taak op mijn lijst.
eenvoudige reisorganisatie
een andere voor de kolom “all-in-one organizer” : Inbox trekt automatisch bundels over aankomende reizen samen en maakt ze direct beschikbaar in mijn inbox. Het verzamelt informatie over vluchten, hotelreserveringen en andere relevante plannen van inkomende bevestigingsmails en organiseert ze allemaal in een gemakkelijk glansbare en deelbare route.
het gaat een stap verder, en integreert met de uitstekende (en ondergewaardeerde) Google Trips app. Trips zet al die informatie in een enkele plaats, uitgesplitst naar bestemming — dan vult het met reistips en lokale aanbevelingen en houdt alles netjes georganiseerd en toegankelijk.
toegang met één tik tot bijlagen op mobiel
de nieuwe Gmail heeft de functie Inbox-achtige van het bieden van toegang met één tik tot bijlagen vanuit uw inbox, zodat u direct naar een document kunt klikken zonder eerst de bijbehorende e-mail te openen. Dat is een handige optie om te hebben, maar de plaats die ik vind die functie het meest nuttig is eigenlijk op mobiel — waar ik vaak wil een glimp van iets als een PDF bij een rapport, terwijl ik klaar ben in de ochtend, zonder tijd te verspillen of tikken rond onnodig — en vanaf nu, op zijn minst, Gmail biedt niet die optie in de mobiele app.
verstandige swipe gebaren op mobiel
Snoozing komen naar Gmail is fantastisch. Het is een van de beste functies Inbox ‘ s, zonder twijfel, en een spectaculaire tool voor het houden van uw inbox in orde.
in de mobiele app van Gmail voelt het echter als een bijzaak: u moet eerst een bericht selecteren of openen en vervolgens in het menu overflow kijken om het commando te vinden. Het leuke van snoozing een bericht is hoe eenvoudig het is-of zou moeten zijn: met Inbox, veeg ik gewoon een bericht naar links, en bam: er komt een doos met de vraag Wanneer Ik wil dat het opnieuw verschijnen. Ik kan in een mum van tijd door e-mails triageren en ze allemaal wegsturen naar een tijd die juist is.
tijdbesparende gebaren Inbox eindigen niet met snoozing, ook niet: Als u omhoog of omlaag veegt tijdens het bekijken van een bundel of label in de app — wanneer u zich respectievelijk bovenaan of onderaan de berichtenlijst bevindt — gaat u terug naar de hoofdweergave inbox. Het is zo verstandig, ik kan niet stoppen met proberen om het te doen (tevergeefs, natuurlijk) in Gmail.
op dezelfde manier wordt het bericht gesloten door omhoog of omlaag te vegen vanaf de boven-of onderkant van een afzonderlijk bericht en neemt het u mee terug naar de vorige lijstweergave. Zoals zoveel dingen, het is een schijnbaar subtiele touch die een onmetelijk verschil maakt in de manier waarop u de app ervaart en hoe gemakkelijk het is om te gebruiken.
het sluimerende gedeelte lijkt op zijn minst iets dat snel aangepakt zal worden. Het voelt waarschijnlijk als een bijzaak in Gmail, want het was een bijzaak in Gmail; alle tekenen lijken te suggereren dat de mobiele app werd snel gepatcht om de bijgewerkte desktop site ‘ s meest prominente nieuwe functies, maar dat een meer grondige vernieuwing is nog steeds in behandeling.
wat betreft alle andere dingen waarover we in deze sectie en hierboven hebben gesproken, lijken sommige dingen waarschijnlijker dan andere om uiteindelijk hun weg naar Gmail te vinden. Maar elk is een belangrijk onderdeel van een productiviteitspuzzel — een die, voor nu, in ieder geval, is het verzenden van me terug van Gmail naar Inbox opnieuw.
hier is de hoop dat de keuze niet snel verdwijnt.
Meld u aan voor JR ’s nieuwe wekelijkse nieuwsbrief en ontvang deze kolom met bonustips, persoonlijke aanbevelingen en andere exclusieve extra’ s in uw inbox.