enkele jaren geleden reed ik op een zondagavond met mijn jongste zoon naar huis. Plotseling vroeg hij of we konden stoppen bij een lokale Staples winkel om wat materialen op te halen die hij nodig had om een wetenschappelijk project te voltooien. Natuurlijk moest het project de volgende dag af zijn. Uitgaande van mijn beste ouderlijke houding, zei ik: “zoon, ik dacht dat je me vertelde dat het project klaar was!”Zijn reactie was onmiddellijk. “Ik ben klaar, maar nog niet klaar.”
het gesprek duurde nog vijf minuten, toen mijn zoon onderscheid probeerde te maken tussen “klaar” en “klaar”.”Ik dacht dat ik deel uitmaakte van een oude komedie routine terwijl we heen en weer schelden. Na mijn hoofd te hebben gestoten tegen een bakstenen muur bij tal van gelegenheden in mijn leven, besloot ik om deze pre-puber dribbelen te beëindigen, en plichtsgetrouw ging de nietjes parkeerplaats.
tien dagen later doorspoelen naar mijn kantoor. Vroeg op een ochtend, de elektrische voorman vol trots aangekondigd dat zijn bemanningen waren bezig met twee elektrische mangaten, en de taken zijn gedaan. Ik heb de boeken over dat stuk werk gesloten. Ik heb de gemaakte kosten opgebouwd, en de betaling voor het item van de eigenaar gevraagd. Een week later, bekijk ik de tijdbladen, en ik zie de tijd opgeladen door het elektrische werk op deze twee mangaten. Ik belde de voorman en zei: “Ik dacht dat het werk op deze locaties klaar was!”Zijn onmiddellijke reactie? “Ja, we zijn klaar, maar nog niet klaar.”Terwijl mijn geest terug rende naar mijn gesprek met mijn zoon, dacht ik even dat ik de schemerzone binnenging. De voorman, die de geglazuurde blik in mijn ogen herkende, legde verder uit dat de locatie moest worden gelabeld en de kabels goed moesten worden aangekleed.
zou mijn 12-jarige zoon gelijk hebben? Is er een linguïstisch verschil tussen deze twee woorden? Misschien miste ik een vitale management cursus waar de conceptuele verschillen tussen “gedaan” en “voltooid” werd besproken en gedefinieerd. Was het mijn fout om de voorman niet te vragen: “ben je klaar en klaar?”
te vaak maken we ons allemaal schuldig aan het geloof dat er iets gedaan is, terwijl de taak in feite nog niet voltooid is. Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen, zoals het bestellen van een apparaat. Het uitgeven van de inkooporder betekent niet dat je klaar bent. Is de PO door de verkoper ontvangen? Is het erkend en teruggegeven? Is het apparaat vrijgegeven voor productie? Hebben we een verwachte leverdatum? Is de opvolging van de leveringsdatum gepland? Is de bezorglocatie bevestigd? Moet de kwaliteitsafdeling erbij betrokken worden? Zijn alle verschillende aspecten van de taak aan bod gekomen?
overigens betekent het versturen van een e-mail niet dat de taak is volbracht. Ik krimp ineen als ik vraag of er iets is gedaan, en het antwoord is – “Ik stuurde hen een e-mail” alsof de knop verzenden de Heilige Graal is van het verkrijgen van resultaten. Een e-mail is slechts een eerste stap. Follow-up is het belangrijkste element in het krijgen van taken gedaan (en voltooid).
we hebben actie nodig om resultaten in het bedrijfsleven veilig te stellen. Er gebeurt niets tenzij iemand of iets beweegt. Maar die beweging moet gebaseerd zijn op informatie. En die informatie moet zo volledig mogelijk zijn. Laat geen losse eindjes achter. Als er items niet volledig zijn, zorg er dan voor dat de juiste status wordt gerapporteerd.
mijn les voor vandaag is dat “klaar” betekent “klaar”.”Maar om zeker te zijn, als ik mijn staf ondervraag, vraag ik ze half gekscherend of ze klaar zijn en klaar zijn, alleen maar om er zeker van te zijn dat al mijn bases gedekt zijn.