chociaż plany 401 (k) z pewnością podniosą na duchu pracowników firmy, Plany emerytalne wiążą się z dużą biurokracją i kłopotami ze strony pracodawcy. IRS wymaga, aby Plany emerytalne w miejscu pracy pozostały zgodne z szeroką gamą przepisów, dlatego ważne jest, aby administratorzy i sponsorzy regularnie nadzorowali plany, którym są powierzani, i wykonywali różne obowiązki. Jeśli zastanawiasz się: „kto jest administratorem i sponsorem mojego planu 401 (k)?, „spójrz na to szczegółowe porównanie.
Administrator vs. sponsor: jaka jest różnica?
sponsorem planu 401 (k) jest podmiot, który ustanawia plan emerytalny dla firmy i jej pracowników. Zwykle jest to sam pracodawca, związek zawodowy lub wybrany pracownik firmy.
Ustawa o zabezpieczeniu Dochodów pracowniczych z 1974 r. (znana mniej formalnie jako ERISA) wymaga od sponsora planu wyboru administratora. Administrator planu 401 (k) to organizacja, która faktycznie nadzoruje jego działanie. Po raz kolejny może to być sam pracodawca, zespół pracowników, osoba trzecia lub zarząd firmy.
obowiązki administratora
aby lepiej zrozumieć, czym jest administrator planu 401(k), musisz znać obowiązki na tym stanowisku. Niektóre obowiązki administratora mogą być zlecone usługodawcy. Na przykład doradca finansowy może zostać zatrudniony w celu zapewnienia doradztwa inwestycyjnego i doradztwa pracownikom. I Audytor może być wprowadzony na pokład, aby upewnić się, że sprawozdanie finansowe planu są zgodne z Prawem Federalnym.
zadania, które zwykle są zatrzymywane przez administratora, obejmują pełnienie funkcji posiadacza rejestru planu, zapewnienie, że 401(k) działa zgodnie z dokumentami planu i zabezpieczenie gwarancji wierności, jeśli to konieczne. Oto lista innych ważnych funkcji administratora:
- przeprowadzanie corocznych testów zgodności: jest to bardzo ważna część nadzoru 401 (k). IRS wymaga, aby każdy wykwalifikowany plan poddawał się corocznym testom niedyskryminacyjnym, aby zapewnić, że wysoko wynagradzani pracownicy nie korzystają nadmiernie z odroczenia podatku w porównaniu z innymi pracownikami. Testy obejmują rzeczywisty procent odroczenia (ADP) i rzeczywisty procent wkładu (ACP). Jeśli plan emerytalny nie powiedzie się żadnemu z testów antydyskryminacyjnych, administrator musi podjąć kroki w celu dostosowania planu do przepisów IRS. Działania te mogą obejmować zwrot wysoko skompensowanych składek pracowników (i towarzyszących im ulg podatkowych) w celu zmniejszenia średniego poziomu składek tych pracowników lub wniesienie nieelektywnych składek na rzecz mniej zarabiających pracowników w celu podniesienia ich stawek składek. Administrator może zrobić mieszankę tych dwóch, jak również.
- wyślij formularz 1099-R: za każdym razem, gdy dystrybucja jest dokonywana z 401(k), formularz 1099-R musi zostać wypełniony i wydany posiadaczowi konta. Niektóre płatności, które muszą być zgłaszane w tym formularzu, obejmują świadczenia z tytułu niepełnosprawności i świadczenia z tytułu śmierci. Płatności, które podlegają potrąceniu z podatków Medicare i Social Security nie powinny być zgłaszane. Zamiast tego te płatności idą na formularzu W-2, który, jak zobaczymy poniżej, jest obowiązkiem sponsora planu.
- wyślij formularz 5500: ERISA wymaga, aby ten formularz był co roku przedkładany do IRS. Musi być złożony elektronicznie przez rządowy system IFILE. Plany, które mają mniej niż 100 uczestników, mogą korzystać z formularza 5500-SF, skróconej wersji. A plany dla jednego uczestnika mogą korzystać z formularza 5500-EZ. Formularz prosi o informacje na temat przysługujących świadczeń, zmarłych uczestników, danych dotyczących Zgodności i szczegółów finansowania. Celem formularza jest przedstawienie wujkowi Samowi jasnego obrazu funkcjonowania planu i kondycji finansowej.
- nadzoruj pożyczki: jeśli plan zezwala na zaciąganie pożyczek, administrator ponosi odpowiedzialność za zapewnienie, że pożyczki spełniają wytyczne IRS i wymagania określone w umowie planu. Obejmują one zapewnienie, że saldo konta było odpowiednie, aby kwalifikować się do pożyczki, a spłaty pożyczek były spłacane na czas. Administrator musi również podjąć działania w odniesieniu do niespłaconych pożyczek. Jeśli wycofanie kwalifikuje się jako trudność, administrator musi zachować dokumenty, aby zweryfikować potrzebę.
- komunikuj się z uczestnikami: ponieważ wielu pracowników nie będzie zaznajomionych ze szczegółami 401(k) firmy, to do administratora należy poinformowanie ich o funkcjach planu. Komunikat ten powinien zawierać wyjaśnienie, w jaki sposób funkcjonują okresy nabywania uprawnień oraz jakie korzyści oferuje plan. Wszelkie przyszłe zmiany w planie muszą być również przekazane uczestnikom przez administratora. Jeśli jesteś pracownikiem, ważne jest, aby wiedzieć, kto jest administratorem planu 401 (k) w Twojej firmie, aby wiedzieć, gdzie uzyskać pomoc, gdy napotkasz problemy.
obowiązki sponsora
chociaż głównym zadaniem sponsora jest ustanowienie 401(k), nadal ma kilka ważnych zadań do wykonania na bieżąco. Należą do nich:
- Współpraca z dostawcą usług planowych: obowiązek ten jest tak ważny, ponieważ musi istnieć regularne połączenie między firmą a dostawcą usług. Co najmniej jeden raz w roku usługodawca i sponsor powinni zapoznać się z planem emerytalnym firmy. Sponsor powinien w razie potrzeby zmienić postanowienia planu i upewnić się, że wynagrodzenie płacowe jest prawidłowe. Sponsor powinien również sprawdzić, czy likwidacje i nowi pracownicy w jakikolwiek sposób wpływają na plan.
- bycie powiernikiem: zgodnie z Prawem Federalnym sponsor 401(k) musi być powiernikiem. Powiernik jest stroną, która broni interesów innych. W kontekście planu 401(k) powiernik musi chronić interesy pracowników, którzy wnieśli pieniądze do planu. Niektóre zadania powiernicze obejmują wybór i monitorowanie dostawcy usług, zrozumienie warunków planu emerytalnego i unikanie zabronionych transakcji. Sponsor w swojej roli Powierniczej musi również terminowo ujawniać informacje pracownikom i ich beneficjentom. Sponsor musi ponadto zapewnić, że raporty są przekazywane rządowi na czas.
- znając szczegóły planu: sponsor musi znać cechy planu, co jest objęte, a co nie. Ponadto sponsor musi określić, którzy pracownicy są uprawnieni do udziału w planie,a którzy nie. Inne szczegóły sponsor musi być na bieżąco z obejmują zasady nabywania uprawnień, kwoty i rodzaje dopuszczalnych składek, jak wkłady firmy są dokonywane, i jak korzyści są rozdzielane między pracowników. Oczywiście w niektórych przypadkach obowiązki sponsora i Administratora będą się pokrywać.
- przeglądanie raportów usługodawcy: sponsor musi szukać ewentualnych błędów w kwotach składek. Można je znaleźć w raporcie alokacji. Raport dystrybucji musi być również zbadany, aby upewnić się, że pracownicy rozpoczęli wymagane minimalne dystrybucje (RMDs)na czas i wypełnili odpowiednie dokumenty.
- uzyskanie niezależnej recenzji 401(k): dobrym pomysłem jest wprowadzenie świeżej pary oczu, które mają doświadczenie w zgodności z planem emerytalnym. Strona trzecia może zauważyć rozbieżności, które zostały pominięte przez sponsora lub administratora. W dłuższej perspektywie może to zaoszczędzić pieniądze firmy i poprawić działanie planu.
- utrzymanie nadzoru nad wstępnie zatwierdzonym planem: jeśli firma kupuje wstępnie zatwierdzony plan, sponsor musi mieć pewność, że przejdzie przez umowę adopcyjną i zweryfikuje opłaty, które będą pobierane przez dostawcę. Sponsor powinien również przechowywać list doradczy wydany przez Urząd Skarbowy w bezpiecznym miejscu. Do innych obowiązków sponsora należy podpisywanie zmian planu, które są przesyłane przez Usługodawcę oraz przesyłanie zmian do administratora.
- dokładny przegląd umowy adopcyjnej: wstępnie zatwierdzony plan może pochodzić z umową adopcyjną. W takim przypadku sponsor musi szczegółowo przestudiować ten dokument, ponieważ jest on częścią planu. Umowa adopcyjna będzie określać, w jaki sposób i kiedy mają być wypłacane świadczenia, kiedy pracownicy stają się uprawnieni, oraz w jaki sposób składki firmy są dzielone między uczestników, wśród innych ważnych cech.
współpracując, administrator i sponsor firmy 401(k) może zapewnić, że plan zdefiniowanego wkładu firmy pozostaje zgodny ze wszystkimi wymogami federalnymi. Mogą również upewnić się, że pracownicy uczestniczą w planie i rozumieją wszystkie możliwości i obowiązki, jakie oferuje im ich firma.
jeśli nie masz pewności, kto jest administratorem i sponsorem planu 401 (k) w Twojej firmie, możesz zasięgnąć porady kompetentnych i pomocnych ekspertów w dziedzinie interesów ludzkich.