Dowód dostawy a konosament: jaka jest różnica?

wszystko, co musisz wiedzieć o tych dwóch ważnych dokumentach

spis treści

– konosament
– co znajduje się w konosamencie frachtu? – kiedy podpisać dowód dostawy– kto powinien podpisać dowód dostawy?
– uszkodzone przedmioty post POD
– wniosek

jeśli jesteś nowy w świecie transportu towarowego, istnieją dwa dokumenty, które musisz zrozumieć i wykorzystać do prawie każdej wysyłki: konosament (BOL) i dowód dostawy (POD). Musisz prawidłowo wypełnić, wykonać i podpisać oba te formularze dla każdej przesyłki i dostawy.

niezależnie od tego, czy jesteś dystrybutorem, czy dostawcą, ważne jest, abyś zrozumiał znaczenie tych dokumentów, a także różnice między nimi. To nie są tylko kawałki papieru; są kluczem do ochrony firmy przed odpowiedzialnością.

BOL jest pisemnym pokwitowaniem potwierdzającym przewóz towarów przez przewoźnika, natomiast POD jest pokwitowaniem, które odbiorca podpisuje po dostarczeniu ładunku. Zagłębimy się w szczegóły tych dokumentów i omówmy, dlaczego mają znaczenie dla wysyłki frachtu.

konosament

konosament jest dokumentem prawnym, który może utworzyć spedytor, przewoźnik lub zewnętrzny dostawca usług logistycznych (3PL) (działający w imieniu spedytora). Jeden z tych podmiotów musi wypełnić BOL, zanim przewoźnik zaciągnie ładunek. Zazwyczaj przewoźnik wydaje BOL nadawcy i zawiera wyczerpujące informacje na temat rodzaju ładunku, liczby towarów w przesyłce i punktu końcowego dla ładunku. BOL służy do ochrony zarówno przewoźnika, jak i nadawcy przed odpowiedzialnością.

każdy niezbywalny BOL pełni trzy role:

odbiór ładunku: Po przybyciu przesyłki, a przewoźnik daje spedytorowi BOL, spedytor potwierdza, że ładunek został odebrany bez uszkodzeń i dostarcza przewoźnikowi pokwitowanie, które działa jako prawny dowód dostawy.
dokument własności ładunku: gdy zapis tytułu przechodzi w ręce, nowy właściciel BOL przejmuje odpowiedzialność za ładunek. Nowy właściciel może następnie zdecydować się na utrzymanie lub przeniesienie tych towarów i BOL.
umowa przewozu między przewoźnikiem A Spedytorem: Bol jest prawnie wiążącą umową, która stanowi dowód umowy o wysyłce między przewoźnikiem a nadawcą.

co jest w konosamencie?

aby każdy BOL został uznany za legalny i spełniał wymogi prawne, musi być zgodny z prawdą i zawierać kilka szczegółów, takich jak:

dane osobowe: obejmuje to pełne nazwiska, adresy i dane kontaktowe zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Informacje te powinny być łatwe do znalezienia w formularzu i czytelne.
Klasa Towarowa: Krajowa Klasyfikacja frachtu samochodowego (Nmfc) klasyfikuje fracht na 1 z 18 klas w oparciu o gęstość, możliwość przechowywania, przenośność i odpowiedzialność. Oblicz gęstość, dzieląc masę obiektu przez objętość obiektu. Gęstość jest najważniejszym czynnikiem w klasyfikacji ładunków. Możliwość przechowywania decyduje o kształcie przedmiotu i łatwości jego umieszczenia na palecie. Przenośność opisuje wszelkie specjalne wymagania dotyczące obsługi. Czy przedmiot wymaga specjalnej pielęgnacji lub przechowywania? Czy pociąga za sobą specjalne maszyny lub wymaga dodatkowych ludzi, aby go przenieść. Odpowiedzialność odnosi się do prawdopodobieństwa, że przesyłka pęknie, zgubi się lub uszkodzi inny ładunek w samochodzie ciężarowym.
opis przedmiotów: nadawca odnotowuje liczbę towarów, wagę, wymiary i wszelkie inne istotne szczegóły, które są niezbędne do bezpiecznego transportu przesyłki.
numer zamówienia zakupu: te numery referencyjne są niezbędne do rozładowania ładunku do wysyłki lub przekazania go po dostawie.
data odbioru: obejmuje to konkretną datę i godzinę odbioru ładunku przez przewoźnika. Może być używany jako punkt odniesienia do śledzenia ładunków.
Rodzaj opakowania: czy wysyłasz palety, Bębny, skrzynie lub kartony?
materiały niebezpieczne: aby wysłać materiały niebezpieczne, musisz zgodnie z prawem powiadomić przewoźnika i przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów i zabezpieczeń.
specjalne instrukcje: jeśli masz dodatkowe prośby lub konkretne uwagi dotyczące przewoźnika, dołącz je.

różne rodzaje BOLs

twój list przewozowy zależy od konkretnej metody transportu, którą wybierzesz. Niektóre przykłady to:

prosty BOL: jest to najczęstszy rodzaj BOL i służy do wysyłki towarów do odbiorcy, który już za nie zapłacił.
Claused BOL: jest to BOL, który stwierdza, że doszło do uszkodzenia ładunku lub produktów odbiegających od specyfikacji dostawy. Przemysł odnosi się również do tego typu jako ” brudny konosament.”
” na zamówienie ” BOL: na zamówienie BOLs są negocjowalne formy, które wyrażają zgodę na przeniesienie własności ładunku z jednej strony na innego odbiorcę końcowego, który jest wymieniony w dokumencie.
elektroniczny BOL: Jak sama nazwa wskazuje, elektroniczny BOL jest po prostu bez papieru, cyfrową wersją BOL.
lotniczy list przewozowy (AWB): AWB są przeznaczone do transportu lotniczego. To dokumenty, które nie podlegają negocjacjom.
Ocean BOL: przemysł wykorzystuje ten rodzaj BOL do transoceanicznego transportu ładunków. Takie dokumenty mogą być proste BOLS lub na zamówienie BOLs.
śródlądowy BOL: zazwyczaj międzynarodowy transport drogowy lub kolejowy wymaga śródlądowego BOL.
multimodalny BOL (MMBL): użyj MMBL, gdy towary przemieszczają się wieloma metodami transportu. Na przykład, jeśli lecisz ładunkiem z Los Angeles na Florydę, a następnie wysyłasz ten ładunek do Europy statkiem, kwalifikujesz się do MMBL.

przyjrzyjmy się bliżej elektronicznym Bolom

omówmy szczegółowo elektroniczne BOLs. Te cyfrowe formularze pomagają kierowcom ciężarówek, menedżerom flot i ich pracownikom zaplecza w bezpapierowej pracy. Co więcej, przyspieszają przepływy pracy, dostarczają więcej faktycznych danych niż formularze nieelektroniczne, zwiększają dostęp do informacji i umożliwiają natychmiastowe wystawianie faktur. Jeśli chcesz zmodernizować swoją działalność, zacznij od wdrożenia elektronicznych BOLs. Za pomocą kliknięcia przycisku aplikacja obsługująca BOL może:

popraw obraz BOL
Skanuj kody kreskowe
zrozum pismo odręczne
przesyłaj dane do zintegrowanego systemu zarządzania transportem (TMS)
Wyślij informacje do swojego biura

elektroniczne BOLs przyspieszają również proces fakturowania. Tak długo, jak Twój TMS ma oprogramowanie do obrazowania, możesz skonfigurować klientów z automatycznymi rozliczeniami. Natychmiastowa płatność jest ogromną zaletą elektronicznych BOLs, zwłaszcza jeśli rozważasz fakturowanie bez technologii używanej do tygodni.

kolejnym powodem wdrożenia cyfrowych BOLs jest dostosowanie formularzy i przepływów pracy. Jeśli masz zintegrowane oprogramowanie do przetwarzania obrazu, możesz używać podpisów elektronicznych (lub podpisów elektronicznych). Podpisy elektroniczne eliminują potrzebę drukowania kopii BOL, umożliwiając klientom podpisywanie go cyfrowo i przechowywanie formularza (i innych wymaganych dokumentów) w chmurze. Dowiedz się więcej o elektronicznym systemie BOL firmy Flock Freight i jak czytać BOL tutaj.

dowód odbioru dostawy

obecnie obowiązkiem odbiorcy jest zbadanie towarów przy dostawie. Odbiorca musi nie tylko potwierdzić, że ładunek jest obecny i rozliczony, ale także, że przybył bez widocznych uszkodzeń. Kapsuła jest podpisanym potwierdzeniem tych faktów, po dostarczeniu. Odbiorca ładunku musi podpisać ten Paragon i podać datę dostawy.

stamtąd nadawca otrzymuje kopię listu POD i zapisuje go do wykorzystania w przyszłości. POD zawiera szczegóły, takie jak czas dostawy, adres dostawy i nazwisko odbiorcy oraz podpis osoby, która otrzymała przesyłkę.

legalnie POD spełnia trzy role, które są prawie identyczne z BOL:

odbiór ładunku: ten formularz stwierdza, że towary dotarły. Uwzględnia on rodzaje dostarczonych towarów, a także wszystkie specyfikacje tych towarów.
Tytuł do ładunku: dokument ten określa planowanego właściciela ładunku.
dowód zakontraktowanego przewozu: POD jest prawną umową, która wiąże przewoźnika i odbiorcę.

podczas gdy pracownik musi utworzyć BOL przed wysyłką, nikt nie jest odpowiedzialny za POD do momentu dostawy. Podpis na kapsule potwierdza dwa fakty:

ładunek został dostarczony na czas i bez widocznych uszkodzeń.
ładunek przeszedł na własność i stał się odpowiedzialnością odbiorcy, który ponosi odpowiedzialność, jeśli jakiekolwiek uszkodzenia wystąpią po dostarczeniu.

kiedy podpisać dowód dostawy

jeśli jesteś osobą odbierającą przesyłkę, ważne jest, aby dokładnie sprawdzić przesyłkę przed wylogowaniem się na POD. Musisz potwierdzić, że przesyłka była przeznaczona dla ciebie, że cała przesyłka dotarła i została dostarczona nieuszkodzona. Jeśli podpiszesz kapsułę i znajdziesz uszkodzenia w późniejszym czasie, będziesz miał trudności z udowodnieniem, że uszkodzenie nastąpiło podczas transportu.

zbyt często ktoś otrzymuje przesyłkę i podpisuje kapsułę bez kontroli towaru. To może być poważny błąd. Kapsuła to nie tylko potwierdzenie dostawy, ale potwierdzenie, że towar dotarł nienaruszony. Procedury roszczeń odszkodowawczych zaczynają się od kapsuły, więc jeśli nie zauważysz problemów od razu, będziesz walczyć pod górę, jeśli później odkryjesz, że towary są uszkodzone.

Wskazówki dotyczące kontroli ładunku

gdy twój ładunek dotrze, wykonaj następujące czynności przed podpisaniem paragonu POD:

Nagraj całą procedurę: zdjęcie i wideo dowód frachtu może spowodować lub przerwać walkę o odpowiedzialność za uszkodzone roszczenie. Zacznij zbierać te informacje od momentu przybycia ładunku na Twoją partię podczas rozładunku. Aby dodatkowo zabezpieczyć się, poproś nadawcę o sfotografowanie towaru przed wysyłką.
Sprawdź ładunek z kierowcą ciężarówki: przejdź przez ten proces z kierowcą, aby był świadomy wszelkich problemów, które zauważysz.
dokładnie sprawdź ładunek: Sprawdź każdy przedmiot pod kątem widocznych uszkodzeń. Uważnie przejrzyj opakowanie, folię termokurczliwą, palety i taśmę ostrzegawczą. Szukaj problemów, takich jak łzy, dziury, plamy i inne takie uszkodzenia. Sprawdzić, czy opakowania nie zostały otwarte i ponownie zapieczętowane.
uszkodzony ładunek: jeśli widzisz widoczne uszkodzenia, sfotografuj je i zanotuj je na POD. Powinieneś zwrócić uwagę na drobne zużycie, aby się zakryć. W przypadku poważnego uszkodzenia paczki lub palety należy zwrócić się o to do kierowcy. Następnie, wraz z kierowcą w roli świadka, otwórz paczkę i sprawdź, czy znajdujące się w niej przedmioty również nie są uszkodzone. Jeśli tak, zanotuj to na kapsule.
uzyskaj potwierdzenie kierowcy: Po przejrzeniu całej przesyłki i udokumentowaniu wszelkich problemów, uzyskaj podpis kierowcy lub inicjały obok swoich notatek na temat uszkodzonych przedmiotów.
poszukaj powiadomienia kuriera: jeśli informacja wskazuje, że paczka nie została prawidłowo zapakowana, odpowiedzialność może przejść z przewoźnika na nadawcę.

kto powinien podpisać dowód dostawy?

idealnie, osoba podpisująca POD jest odbiorcą, który jest wymieniony na przesyłce. Czasami jednak zamierzony adresat nie jest w stanie fizycznie uczestniczyć w dostawie i podpisać przesyłki. W takiej sytuacji zamierzony odbiorca może zezwolić komuś innemu na odebranie ładunku i podpisanie go. W takim przypadku zamierzony odbiorca powinien ostrzec wybranego zastępcę o konsekwencjach podpisania POD przed inspekcją paczki.

kiedy ktoś inny podpisuje w Twoim imieniu, może to zmącić roszczenia dotyczące uszkodzonej przesyłki, ponieważ trudniej jest udowodnić, że ładunek został uszkodzony podczas transportu, a nie po dostarczeniu. Jest to jeden z powodów, dla którego wybrany zamiennik jest wyjątkowo metodyczny w jego przeglądzie przesyłki.

uszkodzone przedmioty post POD

jeśli przejrzysz ładunek i znajdziesz uszkodzenie, istnieją konkretne kroki, które powinieneś podjąć, aby mieć najlepszą szansę na otrzymanie odszkodowania. Te kroki obejmują:

zabierz ładunek: nawet jeśli ma uszkodzenie, nie odsyłaj kierowcy z towarem. Zamiast tego zanotuj uszkodzenia w kapsule i przyjmij ładunek.
dokumentuj wszystko: ważne jest, aby udokumentować cały proces, zwłaszcza gdy zauważysz uszkodzenie ładunku. Udokumentuj zarówno pierwszą kontrolę, jak i kontrolę po dostawie. Rób dokładne notatki i przechowuj kopie wszystkich krytycznych dokumentów, w tym BOL i POD.
Przenieś towary w bezpieczne miejsce: teraz, gdy towary są w Twoim posiadaniu, Twoim obowiązkiem jest zapobiec dalszym szkodom, zwłaszcza że przewoźnik, który został uznany za odpowiedzialnego, ma prawo do zmniejszenia strat. Umieść uszkodzone przedmioty w bezpiecznym i suchym miejscu, gdzie nie będziesz musiał ich ponownie przenosić.
zgłoś roszczenie od razu: masz 14 dni na złożenie roszczenia o odszkodowanie. Ważne jest, aby złożyć go od razu i dołączyć informacje o uszkodzonych przedmiotach, numerze przesyłki i szacunkowym koszcie uszkodzenia.
Zapłać przewoźnikowi :w każdym postępowaniu sąd unieważni roszczenie, jeśli nie wypełniłeś swojej umowy, zapewniając płatność. Lekcja: nawet jeśli towar jest uszkodzony, Zapłać rachunek.

wniosek

konosament i dowód dostawy są zarówno dokumentami krytycznymi, które działają jako paragony i wyznaczają łańcuch kontroli ładunku. Pamiętaj, aby wypełnić te formularze dokładnie i nie podpisywać POD dopóki nie sprawdzisz swoich towarów.

jeśli masz jakieś pytania dotyczące PODs lub BOLs, skontaktuj się z nami! Nasz pomocny i kompetentny zespół Flock Freight może pomóc ci w tych lub innych zapytaniach dotyczących frachtu.

dowód dostawy a konosament: jaka jest różnica?