sadystycznie jak to może brzmieć, od niedawna poświęcam strasznie dużo mocy mózgu tematowi e-maili. I biorąc pod uwagę, jak ograniczony zasób mocy ma ten stary łeb, to naprawdę coś mówi.
część noodling była związana z moją trwającą eksploracją biuletynów e-mailowych, zarówno z moim własnym tygodniowym przedsięwzięciem, jak i z wieloma innymi publikacjami na podstawie e-maili, które ostatnio trawiłem (mniam). W dzisiejszych czasach coraz częściej Moja skrzynka odbiorcza staje się czymś więcej niż tylko miejscem na wiadomości.
ale pomijając to, mam nienasyconą potrzebę doskonalenia mojej osobistej konfiguracji technologicznej w dążeniu do optymalnej wydajności. Niezależnie od tego, czy spędzam 10 minut dziennie, czy 10 godzin tygodniowo w mojej skrzynce odbiorczej, chcę, aby każda sekunda się liczyła – i od początku do końca chcę, aby wszystko było jak najbardziej skuteczne i bezproblemowe.
dlatego eksperymentowałem z niezliczonymi aplikacjami e — mail i konfiguracjami przez lata-i dlatego ostatnio w szczególności poświęcam tak wiele mojej neuronowej oscylacji zestawieniu Gmaila i skrzynki odbiorczej, dwóch opcji interfejsu poczty e-mail Google.
w ciągu ostatnich kilku lat polegałem głównie na skrzynce odbiorczej, ale dzięki ostatnim ulepszeniom Google w Gmailu w połączeniu z malejącym (choć nie całkowicie wyeliminowanym) skupieniem się na skrzynce odbiorczej, zastanawiałem się, czy nadszedł czas, aby rzucić ręcznik i wrócić do Gmaila. Spędziłem więc ostatnie kilka tygodni przełączając się tam iz powrotem między dwiema aplikacjami, zarówno na komputerze, jak i na telefonie komórkowym. A po miesiącu jedno jest jasne: chociaż próbowałem, nie jestem jeszcze gotowy, aby zrezygnować ze skrzynki odbiorczej-z ośmiu bardzo konkretnych powodów.
czasowa dostawa pakietów
jednym z podstawowych elementów skrzynki odbiorczej jest możliwość inteligentnego sortowania wiadomości przychodzących na pakiety — kategorie takie jak zakupy, Finanse, serwisy społecznościowe, aktualizacje i niski priorytet. Domyślnie wszystkie te pakiety są zwinięte w widoku głównej skrzynki odbiorczej, ale oto klucz dla mnie: Możesz skonfigurować dowolne z nich tak, aby pozostały niewidoczne, a następnie pojawiały się tylko raz dziennie lub nawet raz w tygodniu.
oznacza to, że nie tak ważne rzeczy, które bez końca wypełniają moją skrzynkę odbiorczą i albo układają się w niemożliwy do zarządzania bałagan, albo zmuszają mnie do ciągłego patrzenia i przesuwania, przez większość czasu pozostają poza moim zasięgiem wzroku — następnie pojawiają się w jednym klastrze, w czasie, gdy mogę sobie z tym skutecznie poradzić, wszystko na raz. (I tak, Gmail ma niejasno podobny system kategoryzacji, ale nie jest tak potężny ani konfigurowalny, i brakuje mu tego kluczowego systemu dostarczania opartego na czasie, który utrzymuje wszystkie mniej ważne rzeczy z dala od włosów w ciągu dnia.)
bardziej niż cokolwiek, to naprawdę zmieniło sposób, w jaki myślę o — lub, mówiąc dokładniej, często nie myślę o — mojej skrzynce odbiorczej. Inteligentne sortowanie i mniej przerw to potężna kombinacja i kluczowa część tego, co pozwoliło mi utrzymać ten nieuchwytny stan „skrzynki zero” i uniknąć poczucia, że e-mail przejmuje moje życie.
proste zamiatanie
w ramach systemu pakietów, Inbox daje mi możliwość zamiatania całej grupy wiadomości za pomocą jednego dotknięcia. Nie mogę powiedzieć, co to jest ogromna oszczędność czasu: Oznacza to, że mogę zerknąć na wszystko, powiedzmy, na mój pakiet aktualizacji, gdy pojawia się on raz dziennie, zobaczyć, że żaden z nich nie wymaga żadnych działań, a następnie stuknąć pojedynczą ikonę, aby wysłać to wszystko na raz. Może to brzmieć jak mała rzecz, ale konieczność ręcznego przesunięcia każdej wiadomości w kategorii lub ręcznego sprawdzenia każdej z nich, a następnie naciśnięcia przycisku archiwum — tak jak robiłem to w ciągu ostatnich kilku tygodni w Gmailu — wydaje się archaiczna w porównaniu, zwłaszcza gdy zaangażowanych jest kilkanaście lub więcej wiadomości.
system zamiatania Skrzynki ma jeszcze jeden dotyk, który naprawdę czyni go bezcennym: powiedzmy, że mam 15 wiadomości w pakiecie. Jeden z nich jest czymś, co chcę zachować; pozostałe 14 to nieistotny hałas. Mogę wybrać jedną wiadomość, która ma znaczenie i przypiąć ją do mojej skrzynki odbiorczej, a następnie usunąć wszystko – a wiadomość, którą chcę, pozostanie, a reszta zostanie zarchiwizowana.
to mały dotyk, który robi dużą różnicę w moich niekończących się wysiłkach, aby utrzymać moją skrzynkę odbiorczą pod kontrolą.
Integracja uniwersalnego systemu przypomnień Google
ten jest ogromny: Inbox bezproblemowo integruje się z systemem przypomnień Google — wiesz, co pozwala powiedzieć lub wpisać „Przypomnij mi…”w Asystencie Google lub w dowolnym polu wyszukiwania Google (w tym w pasku adresu Chrome) na dowolnym urządzeniu. Jest również połączony z przypomnieniami w Google Keep, gdzie przechowuję wszelkiego rodzaju notatki i informacje.
to zasadniczo zmienia skrzynkę odbiorczą w listę zadań i Osobisty organizator: Każde przypomnienie, które ustawiłem w dowolnym miejscu, pojawia się jako element w mojej skrzynce odbiorczej i mogę to sprawdzić, gdy to zrobisz. (Jeśli zaznaczę to jako zrobione gdziekolwiek indziej, w międzyczasie zostanie również oznaczone jako zrobione w skrzynce odbiorczej. Wygrana-wygrana.) Przypomnienia szczekał do domu Google nie tylko znikają w eterze po ich zabrzmiał raz, albo; pozostają one w mojej skrzynce odbiorczej wraz ze wszystkimi innymi rzeczami, które muszę zrobić, a następnie znikają tylko wtedy, gdy zaznaczę je jako zakończone.
mogę też ustawić nowe przypomnienia bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej, zamiast wysyłać sobie e-maile w prymitywny sposób, który kiedyś robiłem. Jest prostszy, bardziej usprawniony i rozsądniejszy — a człowieku, czy mi tego brakuje, gdy korzystam z Gmaila. Aplikacja bare-bones I separated Tasks nawet nie zbliży się do zastąpienia tego.
przypomnienia w wiadomościach e-mail
oprócz funkcji koncentratora zwykłych przypomnień, Skrzynka odbiorcza pozwala mi dołączać przypomnienia do poszczególnych wiadomości e-mail. Więc kiedy mam długi wątek z edytorem, na przykład, i muszę pamiętać, aby wykonać jedno konkretne zadanie związane z nim następnego dnia, mogę umieścić przypomnienie o tym na tym samym e-mailu, gdzie jego miejsce, a następnie odłożyć całą sprawę na dzień i czas, który chcę.
gdy nadejdzie czas, wiadomość e — mail pojawi się z powrotem w mojej skrzynce odbiorczej z dołączonym przypomnieniem i wyraźnie wyświetlanym-tuż nad wiadomością, zarówno podczas wyświetlania jej w całości, jak i podczas przeglądania głównego widoku skrzynki odbiorczej. Jest to tak cenne narzędzie do produktywności i jest to coś, czego naprawdę brakowało mi podczas moich tygodni korzystania z Gmaila.
proste zapisywanie linków
pamiętasz ten cały pomysł „wszystko w jednym Lista zadań i Osobisty organizator”, o którym rozmawialiśmy minutę temu? W tej samej notce, Inbox sprawia, że bardzo proste dla mnie, aby zapisać linki z sieci — albo udostępniając je do skrzynki odbiorczej w moim telefonie lub klikając ikonę dla rozszerzenia skrzynki odbiorczej w przeglądarce Chrome pulpitu. Robię to zawsze, gdy jest coś, co muszę rozważyć, ale nie mam czasu, aby zająć się natychmiast.
następnie, jak Wszystko inne w mojej skrzynce odbiorczej, odkładam go do momentu, w którym będę mógł sobie z nim poradzić-i pojawia się tam ze wszystkimi innymi moimi zadaniami na ten konkretny czas. Nie muszę pamiętać, aby zaglądać do kieszeni lub Chrome lub innej losowej aplikacji, w której zbieram rzeczy, a następnie natychmiast o nich zapominam; jest tam, gdzie zobaczę i zapamiętam, nie różni się od innych zadań na mojej liście.
prosta organizacja wycieczek
kolejna w kolumnie „Organizer all-in-one”: Inbox automatycznie pobiera Pakiety dotyczące nadchodzących wycieczek i sprawia, że są one łatwo dostępne w mojej skrzynce odbiorczej. Gromadzi informacje o lotach, rezerwacjach hotelowych i innych odpowiednich planach z przychodzących wiadomości e-mail z potwierdzeniem, a następnie organizuje je wszystkie w łatwy i łatwy do udostępnienia plan podróży.
idzie o krok dalej i integruje się z doskonałą (i niedocenianą) aplikacją Google Trips. Trips umieszcza wszystkie te same informacje w jednym miejscu, z podziałem na miejsca docelowe – następnie uzupełnia je o wskazówki dotyczące podróży i lokalne rekomendacje i utrzymuje wszystko uporządkowane i dostępne.
dostęp jednym dotknięciem do załączników na urządzeniach mobilnych
nowy Gmail przyjął funkcję podobną do skrzynki odbiorczej, zapewniając dostęp jednym dotknięciem do załączników ze skrzynki odbiorczej, dzięki czemu można klikać bezpośrednio do dokumentu bez konieczności otwierania powiązanej wiadomości e-mail. Jest to przydatna opcja, ale miejsce, w którym uważam, że ta funkcja jest najbardziej przydatna, jest w rzeczywistości na urządzeniach mobilnych – gdzie często chcę rzucić okiem na coś w rodzaju pliku PDF dołączonego do raportu, gdy przygotowuję się rano, bez marnowania czasu lub niepotrzebnego stukania — a na razie przynajmniej Gmail nie oferuje tej opcji w swojej aplikacji mobilnej.
sensowne gesty machnięcia na telefonie komórkowym
Drzemka przychodząca do Gmaila jest fantastyczna. Jest to bez wątpienia jedna z najlepszych funkcji skrzynki odbiorczej i spektakularne narzędzie do utrzymywania skrzynki odbiorczej w porządku.
w aplikacji mobilnej Gmaila jest to jednak myśl: musisz najpierw wybrać lub otworzyć wiadomość, a następnie zajrzeć do menu przepełnienia, aby znaleźć polecenie. Fajną rzeczą w drzemaniu wiadomości jest to, jak proste jest to-lub powinno być: w skrzynce odbiorczej po prostu przesuwam wiadomość w lewo i bam: w górę pojawia się pudełko z pytaniem, Kiedy chcę, aby ponownie się pojawiło. Mogę oceniać przez e-maile w krótkim czasie i wysłać je wszystkie do czasu, który jest właściwy.
oszczędne gesty skrzynki odbiorczej też nie kończą się drzemką: Przesuwanie w górę lub w dół podczas wyświetlania pakietu lub etykiety w aplikacji – gdy znajdujesz się odpowiednio na górze lub na dole listy wiadomości — przenosi cię z powrotem do głównego widoku skrzynki odbiorczej. Jest to tak rozsądne, że nie mogę przestać próbować tego zrobić (oczywiście bezskutecznie) w Gmailu.
podobnie przesuwanie w górę lub w dół od góry lub dołu pojedynczej wiadomości zamyka wiadomość i przenosi z powrotem do poprzedniego widoku listy. Podobnie jak wiele rzeczy, jest to pozornie subtelny dotyk, który sprawia, że niezmierzona różnica w sposobie, w jaki doświadczasz aplikacji i jak łatwo jest z niej korzystać.
ta drzemająca część, przynajmniej, wydaje się czymś, co wkrótce zostanie rozwiązane. Prawdopodobnie czuje się jak po przemyśleniu w Gmailu, ponieważ był to po przemyśleniu w Gmailu; wszystkie znaki wydają się sugerować, że aplikacja mobilna została szybko poprawiona, aby dopasować ją do najważniejszych nowych funkcji zaktualizowanej witryny pulpitu, ale nadal czeka na dokładniejszą przebudowę.
jeśli chodzi o wszystkie inne rzeczy, o których rozmawialiśmy w tej sekcji i powyżej, niektóre rzeczy wydają się bardziej prawdopodobne niż inne, aby ostatecznie dotrzeć do Gmaila. Ale każdy z nich jest ważną częścią układanki produktywności – takiej, która na razie przynajmniej odsyła mnie z Gmaila do skrzynki odbiorczej po raz kolejny.
mam nadzieję, że ten wybór nie zniknie w najbliższym czasie.
Zapisz się do nowego cotygodniowego newslettera JR, aby otrzymać tę kolumnę wraz z dodatkowymi wskazówkami, osobistymi rekomendacjami i innymi ekskluzywnymi dodatkami dostarczonymi na Twoją skrzynkę odbiorczą.