uruchomiona w 2001 roku jako internetowe narzędzie do współpracy, SharePoint On-Premisesis jest używany przez ponad 400 000 klientów na całym świecie.
Kliknij, aby pobrać bezpłatny szablon do zarządzania projektami SharePoint!
Pakiet elastycznych narzędzi SharePoint pomaga organizacjom tworzyć intranety, zarządzać dokumentami i współpracować w bezpiecznym środowisku.
w SharePoint chodzi przede wszystkim o współpracę z bibliotekami dokumentów, kanałami wiadomości, wiki i forami dyskusyjnymi. Te funkcje – i nie tylko! – uczynić SharePoint idealnym narzędziem dla zespołów zarządzania projektami.
korzystając z witryny projektu SharePoint, łatwo jest scentralizować wszystkie informacje o projekcie i zadania w jednym miejscu, z których zespół może korzystać razem.
Witryna projektu SharePoint ma wiele elementów, które pomagają skutecznie zarządzać projektem.
przyjrzyjmy się strukturze typowej witryny SharePoint – listom, częściom internetowym, witrynom i kolekcjom witryn.
zobaczymy również, jak te elementy są częścią wstępnie zaplanowanej strony projektu w bezpłatnym szablonie zarządzania projektami SharePoint z BrightWork.
poniższe zrzuty ekranu są oparte na bezpłatnym szablonie w środowisku lokalnym przy użyciu klasycznego doświadczenia.
struktura witryny projektu SharePoint
listy SharePoint
witryna SharePoint jest wypełniona listami, które służą do organizowania informacji. Lista SharePoint składająca się z nagłówków, wierszy i kolumn wygląda podobnie do arkusza kalkulacyjnego Excel. Jednak listy SharePoint są bardziej elastyczne i łatwiejsze do kontrolowania niż arkusz kalkulacyjny.
podobnie listy są kluczem do organizowania informacji o projekcie, takich jak zadania i problemy. Korzystając z listy SharePoint, łatwo jest śledzić dane projektu i zarządzać nimi w jednym miejscu. Listy są dostępne dla wszystkich członków zespołu, co usprawnia współpracę i usuwa silosy danych.
listy SharePoint są użytecznym sposobem zarządzania procesami projektowymi i informacjami w ustrukturyzowany, przejrzysty sposób.
aby ograniczyć pracę administracyjną i usprawnić zadania, Można również dodawać przepływy pracy do list, na przykład do zbierania podpisów cyfrowych do dokumentów.
w witrynie projektu SharePoint potrzebne będą następujące listy-które wysyłamy z bezpłatnym szablonem:
- biblioteka dokumentów: służy do utworzenia jednego repozytorium dla wszystkich dokumentów projektu. Użytkownicy mogą przesyłać, pobierać, usuwać i zmieniać nazwy dokumentów – w zależności od uprawnień ustawionych dla każdego członka zespołu.
- problemy: Użyj tej listy do śledzenia i zarządzania problemami Zgłaszanymi przez zespół.
- zadania: Dodaj zadania i podzadania, aby utworzyć oś czasu projektu. Możesz także przypisywać zadania poszczególnym członkom zespołu i śledzić ich postępy.
Lista zadań projektu w SharePoint
Możesz również tworzyć niestandardowe listy w SharePoint, więc jeśli twój zespół korzysta z programu Excel do śledzenia niektórych elementów pracy projektowej, możesz odtworzyć listę na stronie.
2. SharePoint Web Parts
część internetowa SharePoint to rodzaj listy używany do przechowywania zawartości w witrynie.
Web parts może działać jako pulpit projektowy lub raport, wyświetlając kluczowe informacje o projekcie w użyteczny sposób. Na przykład dodanie części internetowej „zadania projektu” do stron głównych projektu zapewnia migawkę listy podstawowych zadań. Po prostu kliknij na informacje, aby uzyskać więcej szczegółów.
w Darmowym szablonie dane wysokiego poziomu dotyczące metryk projektu, zadań, stanu projektu i problemów są dostępne na stronie głównej projektu przy użyciu wstępnie skonfigurowanych części internetowych.
witryna SharePoint
witryna SharePoint służy do organizowania różnych rodzajów treści w jednym miejscu. Witryna SharePoint jest domem dla Twojego projektu, łącząc listy i części internetowe w jednym centralnym miejscu dla Twojego zespołu.
zaawansowane funkcje wyszukiwania to kluczowa cecha SharePoint, zwłaszcza SharePoint on-Premises. Ułatwia to dodanie wszystkich informacji o projekcie w jednym miejscu. Nie musisz tracić czasu na przeszukiwanie wielu folderów, narzędzi i dysków sieciowych, aby znaleźć dokument!
oprócz usprawnienia współpracy zespołowej, witryna SharePoint ułatwi również zarządzanie projektem.
posiadanie scentralizowanej lokalizacji do śledzenia zadań, znajdowania dokumentów i przeglądania raportów oznacza, że nie musisz wysyłać regularnych wiadomości e-mail do zespołu – po prostu przejdź do witryny.
witryna dziedziczy kluczowe elementy, takie jak nawigacja, szablony i uprawnienia z parasolowej kolekcji witryn. Możesz jednak skonfigurować każdą witrynę z własnymi ustawieniami zawartości i zabezpieczeń.
Kolekcja witryn SharePoint
Kolekcja witryn SharePoint to zbiór witryn SharePoint. Po zastosowaniu do zarządzania projektami zbiór witryn działa jako portfolio projektów, gromadząc informacje z różnych projektów w jednym miejscu.
organizacje z wieloma jednostkami biznesowymi o różnych wymaganiach projektowych zwykle używają kolekcji witryn na jednostkę.
jak wspomniano powyżej, witryna projektu SharePoint dziedziczy właściwości z kolekcji witryn, więc warto mieć oddzielną kolekcję dla zespołów marketingu, finansów i IT. Różne obszary działalności mogą tworzyć zbiory witryn i witryny projektowe dostosowane do ich procesów.
zbiór witryn SharePoint jest również przydatny, jeśli chcesz udostępnić dokumenty lub informacje zewnętrznym użytkownikom bez udzielania dostępu do większych systemów. Możesz po prostu utworzyć i udostępnić kolekcję witryn z ograniczonymi uprawnieniami.
OOTB V darmowy szablon: Tworzenie witryny projektu SharePoint
jak widać, SharePoint jest potężnym narzędziem do zarządzania projektami. Jednak SharePoint nie wygląda jak narzędzie do zarządzania projektami po wyjęciu z pudełka.
pusta witryna SharePoint
jeśli zdecydujesz się korzystać z gotowego SharePoint do zarządzania projektami, musisz zbudować witrynę, aby spełnić twoje wymagania-lub poprosić o to zespół IT.
Tworzenie strony projektu SharePoint wymaga wielu kroków, w tym:
- decydowanie o architekturze witryny, tj. o tym, gdzie witryna będzie umieszczana w środowisku SharePoint.
- dowiedz się, jakie listy i części internetowe musisz dodać do witryny, aby wesprzeć zespół projektowy.
- Tworzenie strony.
- dodawanie list i stron www.
- Konfigurowanie każdego elementu.
w zależności od umiejętności programistycznych SharePoint konfigurowanie podstawowej witryny SharePoint dla projektu jest długotrwałym procesem.
myślisz, że możesz zarządzać stroną SharePoint? Aby upewnić się, że witryna jest zoptymalizowana, musisz cofnąć się o kilka kroków, a także pomyśleć o procesie zarządzania projektem.
- jakie listy i części www faktycznie trzeba dodać do strony?
- ile pól potrzebuje każda lista?
- jakie metadane należy dodać do biblioteki dokumentów?
- potrzebujesz problemów i ryzyka?
- jak w jednej lub dwóch kolumnach zaprezentować informacje?
jeśli strona projektu nie jest poprawnie zaprojektowana, Twój projekt jest zagrożony jeszcze przed rozpoczęciem prac.
to tam darmowy szablon do zarządzania projektami SharePoint od BrightWork zapewni Ci przewagę.
darmowy szablon zawiera wszystko, czego potrzebujesz do inicjowania, planowania, śledzenia i raportowania projektu za pomocą SharePoint – prosto po wyjęciu z pudełka.
szablon strony projektu zawiera listy kluczy i części internetowe –zadania, problemy i bibliotekę dokumentów – i kafelki metryczne, raporty stanu projektu, raporty pracy i wykres „zadania według stanu” do szybkiego śledzenia.
strona opiera się na praktycznym, pięciostopniowym podejściu do zarządzania projektami z wytycznymi zawartymi w wiki projektu.
darmowy szablon działa na SharePoint 2019/2016/2013 i SharePoint Online.
nie trać więcej czasu na planowanie SharePoint-użyj darmowego szablonu!
kredyt na zdjęcie