embora os planos de 401(k) tenham a certeza de elevar o espírito dos empregados de uma empresa, os planos de reforma vêm com muita burocracia e aborrecimento por parte do empregador. O IRS exige que os planos de aposentadoria no local de trabalho permaneçam em conformidade com uma grande variedade de regulamentos, por isso é importante para os administradores e patrocinadores para supervisionar regularmente os planos com os quais eles são confiados, e executar uma variedade de Tarefas. Se você está se perguntando, ” Quem é o meu 401 (k) administrador do plano e patrocinador?, “dê uma olhada nesta comparação detalhada.
administrador vs. patrocinador: Qual é a diferença?
o patrocinador de um plano 401(k) é a entidade que estabelece o plano de aposentadoria para uma empresa e seus trabalhadores. Normalmente, este é o próprio empregador, um sindicato, ou um empregado selecionado da empresa.
a Lei de segurança da renda de aposentadoria de 1974 (conhecida menos formalmente como ERISA) requer que o patrocinador do plano selecione um administrador. Um administrador de plano 401(k) é a organização que realmente supervisiona o funcionamento do plano. Mais uma vez, este poderia ser o próprio empregador, uma equipe de funcionários, um terceiro partido, ou um executivo da empresa.
funções de administrador
a fim de compreender melhor o que é um administrador de plano 401(k), você precisa saber as responsabilidades da posição. Algumas responsabilidades do administrador podem ser terceirizadas para um prestador de serviços. Por exemplo, um consultor financeiro pode ser contratado para prestar consultoria de investimento e consultoria aos funcionários. E um auditor pode ser trazido a bordo para garantir que as demonstrações financeiras de um plano estão de acordo com as leis federais.
as tarefas que são normalmente retidas pelo administrador incluem servir como detentor de registos do plano, assegurar que a alínea k) do 401 opere em conformidade com os documentos do plano e garantir uma obrigação de fidelidade, se necessário. Aqui está uma lista de outras funções importantes do administrador:
- realizar testes de Conformidade anuais: trata-se de uma parte muito importante da supervisão de um 401(k). O IRS exige que todos os planos qualificados sejam submetidos a testes anuais de não discriminação para garantir que os empregados altamente compensados não beneficiem excessivamente do adiamento de impostos em comparação com outros empregados. Os testes incluem o teste da percentagem efectiva de diferimento (ADP) e o teste da percentagem efectiva de Contribuição (ACP). Se o plano de aposentadoria falhar em algum dos testes de não discriminação, o administrador deve tomar medidas para tornar o plano em conformidade com os regulamentos IRS. Estas acções podem incluir o reembolso das contribuições dos trabalhadores altamente compensadas (e dos benefícios fiscais que as acompanham) para reduzir os níveis médios de contribuição destes Trabalhadores ou para fazer contribuições não efectivas da empresa para os trabalhadores que auferem rendimentos mais baixos, a fim de aumentar as suas taxas de contribuição. O administrador poderia fazer uma mistura destes dois também.
- apresentar o Formulário 1099-R: sempre que uma distribuição seja feita a partir de um formulário 401(k), o Formulário 1099-R deve ser preenchido e emitido ao titular da conta. Alguns dos pagamentos que devem ser reportados neste formulário incluem pagamentos por deficiência e prestações por Morte. Os pagamentos que são sujeitos a retenção de Medicare e impostos da Segurança Social não devem ser reportados. Em vez disso, estes pagamentos vão para o Formulário W-2, que, como veremos abaixo, é da responsabilidade do patrocinador do plano.
- submeta o formulário 5500: a ERISA exige que este formulário seja submetido anualmente à IRS. Deve ser arquivado electronicamente através do sistema IFILE do governo. Planos que têm menos de 100 participantes podem usar o formulário 5500-SF, a versão curta. E os planos de um participante podem utilizar o formulário 5500-EZ. O formulário pede informações sobre benefícios adquiridos, participantes falecidos, dados de conformidade e detalhes de financiamento. O objectivo do formulário é dar ao Tio Sam uma imagem clara das operações de um plano e das condições financeiras.
- supervisiona os empréstimos: se um plano permite o empréstimo, o administrador é responsável por garantir que os empréstimos cumprem as diretrizes do IRS e os requisitos definidos no Acordo do plano. Estes incluem a garantia de que o saldo de uma conta era adequado para poder beneficiar de um empréstimo e de que os pagamentos de empréstimos eram reembolsados atempadamente. O administrador deve também tomar medidas em relação aos empréstimos em falta. Se uma retirada se qualifica como uma dificuldade, o administrador precisa reter documentos para verificar a necessidade.
- comunicar com os participantes: dado que muitos funcionários não estarão familiarizados com os detalhes 401(k) de uma empresa, cabe ao administrador educá-los sobre as características do plano. Esta comunicação deve incluir uma explicação de como os períodos de aquisição funcionam e quais os benefícios que o plano oferece. Quaisquer alterações futuras no plano também precisam ser transmitidas aos participantes pelo administrador. Se você é um empregado, é importante saber quem é o administrador do plano para 401 (k) em sua empresa para que você saiba onde obter ajuda quando você encontrar problemas.
deveres do patrocinador
embora a principal tarefa do patrocinador é estabelecer o 401(k), ele ainda tem algumas tarefas importantes para cuidar em uma base regular. Estes incluem::
- colaborar com o prestador de serviços do Plano: este dever é tão importante porque é necessário estabelecer uma ligação regular entre a empresa e o prestador de serviços. Pelo menos um por ano, o prestador de serviços e o patrocinador devem rever o plano de aposentadoria da empresa. O patrocinador deve alterar as disposições do plano quando necessário e certificar-se de que a compensação de folha de pagamento é correta. O patrocinador também deve verificar se as terminações e novas contratações afetam o plano de alguma forma. Sendo um fiduciário, o patrocinador de um 401(k) é obrigado pela lei federal a ser um fiduciário. Um fiduciário é um partido que defende os interesses dos outros. No contexto de um plano 401(k), um fiduciário deve proteger os interesses dos empregados que contribuíram com dinheiro para o plano. Algumas tarefas fiduciárias incluem selecionar e monitorar o prestador de serviços, compreender os Termos do plano de aposentadoria, e evitar transações proibidas. O patrocinador em seu papel fiduciário também precisa fazer divulgações aos funcionários e seus beneficiários em tempo hábil. O patrocinador precisa ainda de garantir que os relatórios sejam apresentados ao governo a tempo.
- conhecer os detalhes do plano: o patrocinador deve conhecer as características do plano, o que está coberto, e o que não está. Além disso, o patrocinador precisa identificar quais funcionários são elegíveis para participar do plano, e quais não são. Outros detalhes que o patrocinador precisa manter a par incluem as Políticas de aquisição, os montantes e tipos de contribuições Permitidas, como as contribuições da empresa são feitas, e como os benefícios são distribuídos aos funcionários. Obviamente, em alguns casos, haverá sobreposição entre as funções do patrocinador e do administrador. Revisão dos relatórios do prestador de Serviços: o patrocinador tem de procurar possíveis erros nos montantes das contribuições. Estes podem ser encontrados no relatório de atribuição. O relatório de distribuição também deve ser examinado para garantir que os funcionários tenham iniciado suas distribuições mínimas exigidas (RMDs) em tempo útil e tenham preenchido a documentação adequada.
- obter uma revisão independente do 401(k): é uma boa ideia trazer um novo par de olhos que são experimentados no cumprimento do plano de aposentadoria. O terceiro pode notar discrepâncias que foram negligenciadas pelo patrocinador ou administrador. A longo prazo, isto poderia poupar dinheiro à empresa e melhorar o funcionamento do plano.
- manter a supervisão de um plano pré-aprovado: se uma empresa comprar um plano pré-aprovado, o patrocinador precisa ter a certeza de passar pelo Acordo de adoção e verificar as taxas que serão cobradas pelo provedor. O patrocinador deve também armazenar a carta consultiva emitida pelo IRS num local seguro. Outras funções do patrocinador incluem a assinatura de alterações do plano que são enviadas pelo prestador de serviços e o envio das emendas ao administrador. Revisão aprofundada do Acordo de adopção: um plano pré-aprovado pode ser acompanhado de um acordo de adopção. Se for esse o caso, o patrocinador precisa estudar este documento em detalhe porque faz parte do plano. O Acordo de adoção especificará como e quando os benefícios devem ser pagos, quando os empregados são investidos, e como as contribuições de uma empresa são divididas entre os participantes, entre outras características importantes. Um administrador e patrocinador de 401(k) pode garantir que o plano de contribuição definido de uma empresa permanece em conformidade com todos os requisitos federais. Eles também podem certificar-se de que os funcionários estão participando do plano e compreender todas as oportunidades e responsabilidades que sua empresa lhes oferece.Se não tem a certeza de quem é o administrador do plano 401(k) e patrocinador na sua empresa, pode procurar aconselhamento junto dos peritos conhecedores e prestativos de interesse humano.