Launched in 2001 as a web-based collaborative tool, SharePoint On-Premisesis used by over 400,000 customers worldwide.
Carregue para baixar o seu modelo de gestão de Projecto SharePoint gratuito!
uma coleção de ferramentas flexíveis, SharePoint ajuda as organizações a construir intranets, gerenciar documentos e colaborar em um ambiente seguro.
no seu núcleo, SharePoint é tudo sobre colaboração com bibliotecas de documentos, um newsfeed, wikis e fóruns de discussão. Estas características-e muito mais! – tornar o SharePoint uma ferramenta ideal para as equipas de gestão de projectos.
usando um site de projeto SharePoint, é fácil centralizar todas as informações e tarefas do projeto em um único lugar para a equipe usar em conjunto.
um site de projeto SharePoint tem uma série de elementos para ajudá-lo a gerenciar um projeto de forma eficaz.
vamos dar uma olhada na estrutura de um site típico SharePoint – listas, partes da web, sites e coleções de sites.
também veremos como esses elementos fazem parte do site do projeto pré-planejado no modelo de gerenciamento de projetos Free SharePoint da BrightWork.
as imagens abaixo são baseadas no modelo livre em um ambiente nas instalações usando a experiência clássica.
the Structure of a SharePoint Project Site
SharePoint Lists
a SharePoint site is populated by lists, which are used to organize information. Composta de cabeçalhos, linhas e Colunas, uma lista de SharePoint parece semelhante a uma planilha do Excel. No entanto, as listas do SharePoint são mais flexíveis e são mais fáceis de controlar do que uma planilha.
da mesma forma, as listas são a chave para organizar a informação do projeto, tais como tarefas e questões. Usando uma lista SharePoint, é fácil de rastrear e gerenciar os dados do projeto em um só lugar. As listas estão disponíveis para todos os membros da equipe, melhorando a colaboração e removendo silos de dados.
as listas do SharePoint são uma forma útil de gerir os processos e informações do projecto de uma forma estruturada e transparente.
para reduzir o trabalho administrativo e simplificar as tarefas, Você também pode adicionar fluxos de trabalho para listas, por exemplo, coletando assinaturas digitais para documentos.
você vai precisar das seguintes listas – que Navio com o modelo livre-em seu site de projeto SharePoint:
- biblioteca de documentos: Use para criar um repositório único para todos os documentos do projeto. Os usuários podem fazer upload, download, delete e renomear os documentos – dependendo das permissões que você definiu para cada membro da equipe.
- questões: Utilize esta lista para acompanhar e gerir as questões levantadas pela equipa.
- Tasks: Add tasks and subtasks to create the project timeline. Você também pode atribuir tarefas a membros individuais da equipe e acompanhar o seu progresso.
Lista de Tarefas do Projeto no SharePoint
Você também pode criar listas personalizadas no SharePoint então, se o seu time estiver usando o Excel para controlar certos elementos do projeto de trabalho, você pode recriar a lista no site.
2. Partes web SharePoint
uma parte web SharePoint é um tipo de Lista usada para armazenar conteúdo em seu site.
as partes da Web podem funcionar como um painel de controle ou Relatório do projeto, aparecendo informações chave do projeto de uma forma utilizável. Por exemplo, adicionar a parte web “tarefas de projecto” às páginas iniciais do projecto fornece uma imagem da lista de Tarefas subjacentes. Basta clicar na informação para obter mais detalhes.
no modelo livre, os dados de alto nível sobre métricas, tarefas, saúde do projeto e questões estão disponíveis na página inicial do projeto usando partes web pré-configuradas.
SharePoint Site
um SharePoint site é usado para organizar diferentes tipos de conteúdo em um só lugar. Um site SharePoint é uma casa para o seu projeto, reunindo listas e partes da web em um local central para a sua equipe.
a funcionalidade de pesquisa poderosa é uma característica chave do SharePoint, especialmente SharePoint nas instalações. Isto é facilitado adicionando todas as informações do projeto a um lugar. Não há necessidade de perder mais tempo pesquisando em várias pastas, ferramentas e unidades de rede para encontrar um documento!
além de melhorar a colaboração em equipe, um site SharePoint também irá facilitar a gestão do projeto.
ter um local centralizado para rastrear tarefas, encontrar documentos e ver relatórios significa que você não tem que enviar e-mails regulares de ‘check – in’ para a equipe-basta ir para o site.
um site herda elementos-chave como navegação, modelos e permissões da coleção umbrella site. No entanto, você pode configurar cada site pode com o seu próprio conteúdo e configuração de segurança.
SharePoint Site Collection
SharePoint site collection is a collection of SharePoint sites. Quando aplicado à gestão de projetos, uma coleção de sites atua como seu portfólio de projetos, rolando informações de vários projetos em um só lugar.
organizações com várias unidades de negócio com diferentes requisitos de projeto normalmente usam uma coleção de locais por unidade.
como mencionado acima, um site de projeto SharePoint herda propriedades da coleção do site, por isso faz sentido ter uma coleção separada para o seu Marketing, Finanças e equipes de TI. As várias áreas de negócio podem criar uma coleção de sites e sites de projeto adaptados aos seus processos.
uma coleção do site SharePoint também é útil se você precisar compartilhar documentos ou informações com usuários externos sem conceder acesso aos seus sistemas maiores. Você pode simplesmente criar e compartilhar uma coleção do site com permissões restritas.
OOTB V Free Template: Creating Your SharePoint Project Site
As you can see, SharePoint is a powerful project management tool. No entanto, SharePoint não parece uma ferramenta de gerenciamento de projeto fora da caixa.
um site SharePoint em branco
se decidir utilizar o SharePoint fora da caixa para a gestão de projectos, terá de construir o seu site para satisfazer as suas necessidades – ou pedir à sua equipa de TI para o fazer.
a criação de um sítio de Projecto SharePoint envolve uma série de etapas, incluindo::
- decidir a arquitetura do site, ou seja, onde o site vai se instalar em seu ambiente SharePoint.
- descobrir que listas e partes da web você precisa adicionar ao site para apoiar sua equipe de projeto.
- criando o site.
- adicionando listas e partes da web.
- configurar cada elemento.
dependendo das suas competências de desenvolvimento do SharePoint, configurar um site básico do SharePoint para o seu projecto é um processo longo.Acha que consegue gerir o lado do SharePoint? Para ter certeza de que o site é otimizado, você vai precisar voltar alguns passos e também pensar sobre o seu processo de gestão de projeto.
- que listas e partes da web você realmente precisa adicionar ao site?
- de quantos campos precisa cada lista?
- que metadados deve adicionar à biblioteca de documentos?Precisa de problemas e riscos?
- como irá apresentar uma ou duas colunas?
se o local do projecto não for concebido correctamente, o seu projecto está em risco antes mesmo do início do trabalho.
é aí que o modelo de gerenciamento de projetos do SharePoint gratuito da BrightWork lhe dará um avanço.
o modelo livre tem tudo o que você precisa para iniciar, planejar, acompanhar e relatar sobre um projeto usando SharePoint – straight-out-of-the-box.
the project site template includes key lists and web parts-tasks, issues, and a document library – and metric tiles, project status reports, Work reports, and a ‘tasks by status’ chart for quick tracking.
o sítio baseia-se numa abordagem prática e em cinco etapas da gestão do projecto, com orientação incluída no projecto wiki.
o modelo livre funciona no SharePoint 2019/2016/2013 e no SharePoint Online.
não perca mais tempo a planear o seu SharePoint-use o modelo livre em vez disso!
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