deși 401 (k) planurile sunt sigur de a ridica moralul angajaților unei companii, planuri de pensionare vin cu o mulțime de birocrație și hassle pe sfârșitul angajatorului. IRS cere ca planurile de pensionare la locul de muncă să rămână în conformitate cu o gamă largă de reglementări, deci este important ca administratorii și sponsorii să supravegheze în mod regulat planurile cu care sunt încredințați și să îndeplinească o varietate de sarcini. Dacă vă întrebați: „Cine este administratorul și sponsorul planului meu 401 (k)?, „aruncați o privire la această comparație detaliată.
Administrator vs. sponsor: care este diferența?
sponsorul unui plan 401(k) este entitatea care stabilește planul de pensionare pentru o companie și lucrătorii săi. În mod normal, acesta este angajatorul însuși, un sindicat sau un angajat selectat al firmei.
Legea privind securitatea veniturilor din pensionarea angajaților din 1974 (cunoscută mai puțin formal ca ERISA) impune sponsorului planului să selecteze un administrator. Un administrator de plan 401(k) este organizația care supraveghează efectiv funcționarea planului. Încă o dată, acesta ar putea fi angajatorul însuși, o echipă de angajați, o terță parte sau un executiv al companiei.
atribuțiile administratorului
pentru a înțelege mai bine ce este un administrator de plan 401(k), trebuie să cunoașteți responsabilitățile poziției. Unele responsabilități ale administratorului pot fi externalizate către un furnizor de servicii. De exemplu, un consilier financiar poate fi angajat pentru a oferi consultanță de investiții și consultanță angajaților. Și un auditor poate fi adus la bord pentru a se asigura că situațiile financiare ale unui plan sunt în conformitate cu legile federale.
sarcinile care sunt în mod normal reținute de administrator includ servirea ca deținător de înregistrări al planului, asigurarea funcționării 401(k) în conformitate cu documentele planului și asigurarea unei obligațiuni de fidelitate, dacă este necesar. Iată o listă cu alte funcții importante ale administratorului:
- efectuați testarea anuală a conformității: aceasta este o parte foarte importantă a supravegherii 401(k). IRS cere ca fiecare plan calificat să fie supus testelor anuale de nediscriminare pentru a se asigura că angajații foarte compensați nu beneficiază excesiv de amânarea impozitelor în comparație cu alți angajați. Testele includ testul procentual real de amânare (ADP) și testele procentuale reale de contribuție (ACP). În cazul în care planul de pensionare nu reușește oricare dintre testele de nediscriminare, administratorul trebuie să ia măsuri pentru a aduce planul în conformitate cu reglementările IRS. Aceste acțiuni pot include rambursarea contribuțiilor angajaților foarte compensați (și a beneficiilor fiscale însoțitoare) pentru a reduce nivelurile medii de contribuție ale acestor angajați sau pentru a face contribuții neelective ale companiei către angajații cu venituri mai mici pentru a-și crește ratele de contribuție. Administratorul ar putea face și un amestec din aceste două.
- trimiteți formularul 1099-R: ori de câte ori se face o distribuție dintr-un 401(k), Formularul 1099-R trebuie completat și eliberat titularului de cont. Unele dintre plățile care trebuie raportate pe acest formular includ plățile de invaliditate și prestațiile de deces. Plățile care fac obiectul reținerii taxelor Medicare și de securitate socială nu ar trebui raportate. În schimb, aceste plăți merg pe formularul W-2, care, după cum vom vedea mai jos, este responsabilitatea sponsorului planului.
- trimiteți formularul 5500: ERISA cere ca acest formular să fie trimis anual la IRS. Acesta trebuie depus electronic prin sistemul Ifile al Guvernului. Planurile care au mai puțin de 100 de participanți pot utiliza formularul 5500-SF, versiunea scurtă. Și planurile cu un singur participant pot utiliza formularul 5500-EZ. Formularul solicită informații despre beneficiile dobândite, participanții decedați, datele de Conformitate și detaliile de finanțare. Scopul formularului este de a oferi unchiului Sam o imagine clară a operațiunilor și situației financiare a unui plan.
- supraveghează împrumuturile: dacă un plan permite împrumutul, administratorul poartă responsabilitatea de a se asigura că împrumuturile respectă liniile directoare IRS și cerințele precizate în Acordul planului. Acestea includ asigurarea faptului că soldul unui cont a fost adecvat pentru a se califica pentru un împrumut și că plățile împrumutului au fost rambursate la timp. Administratorul trebuie, de asemenea, să ia măsuri cu privire la împrumuturile neplătite. Dacă o retragere se califică drept o dificultate, administratorul trebuie să păstreze documente pentru a verifica necesitatea.
- comunicarea cu participanții: deoarece mulți angajați nu vor fi familiarizați cu detaliile 401(k) ale unei companii, depinde de administrator să-i educe cu privire la caracteristicile planului. Această comunicare ar trebui să includă o explicație a modului în care funcționează perioadele de intrare în drepturi și a beneficiilor oferite de plan. Orice modificări viitoare ale planului trebuie, de asemenea, să fie transmise participanților de către administrator. Dacă sunteți angajat, este important să știți cine este administratorul planului pentru 401(k) în compania dvs., astfel încât să știți unde să obțineți ajutor atunci când întâmpinați probleme.
îndatoririle sponsorului
deși sarcina majoră a sponsorului este de a stabili 401(k), acesta are încă câteva sarcini importante de care trebuie să se ocupe în mod regulat. Acestea includ:
- colaborarea cu furnizorul de servicii de plan: această datorie este atât de importantă, deoarece trebuie să existe o legătură regulată între companie și furnizorul de servicii. Cel puțin unul pe an, furnizorul de servicii și sponsorul ar trebui să revizuiască planul de pensionare al companiei. Sponsorul ar trebui să modifice dispozițiile planului atunci când este necesar și să se asigure că compensarea salariilor este corectă. Sponsorul ar trebui, de asemenea, să verifice dacă rezilierile și angajările noi afectează planul în vreun fel.
- fiind fiduciar: sponsorul unui 401(k) este obligat de legea federală să fie fiduciar. Un fiduciar este un partid care apără interesele altora. În contextul unui plan 401(k), un fiduciar trebuie să protejeze interesele angajaților care au contribuit cu bani la plan. Unele sarcini fiduciare includ selectarea și monitorizarea furnizorului de servicii, înțelegerea termenilor planului de pensionare și evitarea tranzacțiilor interzise. Sponsorul, în rolul său fiduciar, trebuie, de asemenea, să prezinte informații angajaților și beneficiarilor acestora în timp util. În plus, sponsorul trebuie să se asigure că rapoartele sunt transmise Guvernului la timp.
- cunoașterea detaliilor planului: sponsorul trebuie să cunoască caracteristicile planului, ce este acoperit și ce nu. În plus, sponsorul trebuie să identifice care angajați sunt eligibili să participe la plan și care nu. Alte detalii pe care Sponsorul trebuie să le țină la curent includ politicile de intrare în drepturi, sumele și tipurile de contribuții admisibile, modul în care sunt făcute contribuțiile companiei și modul în care beneficiile sunt distribuite angajaților. Evident, în unele cazuri, va exista o suprapunere între îndatoririle Sponsorului și administratorului.
- revizuirea rapoartelor furnizorului de servicii: sponsorul trebuie să caute posibile erori în sumele contribuției. Acestea pot fi găsite în raportul de alocare. Raportul de distribuție trebuie, de asemenea, să fie examinat pentru a vă asigura că angajații au început distribuțiile minime necesare (RMD) la timp și au completat documentele corespunzătoare.
- obținerea unei revizuiri independente a 401 (k): este o idee bună să aduceți o pereche nouă de ochi cu experiență în respectarea planului de pensionare. Terțul poate observa discrepanțe care au fost trecute cu vederea de către sponsor sau administrator. Pe termen lung, acest lucru ar putea economisi banii companiei și ar îmbunătăți funcționarea planului.
- menținerea supravegherii unui plan pre-aprobat: dacă o companie cumpără un plan pre-aprobat, sponsorul trebuie să fie sigur că va trece prin acordul de adopție și va verifica taxele care vor fi percepute de furnizor. Sponsorul ar trebui să stocheze, de asemenea, scrisoarea consultativă emisă de IRS într-un loc sigur. Alte atribuții ale sponsorului includ semnarea modificărilor planului care sunt trimise de furnizorul de servicii și trimiterea modificărilor administratorului.
- revizuirea temeinică a Acordului de adopție: un plan pre-aprobat poate veni cu un acord de adopție. În acest caz, sponsorul trebuie să studieze acest document în detaliu, deoarece face parte din plan. Acordul de adopție va specifica cum și când trebuie plătite beneficiile, când angajații devin învestiți și cum contribuțiile unei companii sunt împărțite între participanți, printre alte caracteristici importante.
lucrând împreună, administratorul și sponsorul 401(k) se pot asigura că planul de contribuții definite al unei companii rămâne în conformitate cu toate cerințele federale. De asemenea, se pot asigura că angajații participă la plan și înțeleg toate oportunitățile și responsabilitățile pe care le oferă compania lor.
dacă nu sunteți sigur cine este administratorul și sponsorul planului 401 (k) în compania dvs., puteți solicita sfaturi de la experții informați și de ajutor în interesul uman.