Dovada livrării vs conosament: care este diferența?

tot ce trebuie să știți despre aceste două documente vitale

cuprins

– conosamentul
– ce este într-un conosament de marfă? – o privire mai atentă la BOLs electronice – cine ar trebui să semneze dovada de livrare?
– articole deteriorate post POD

dacă sunteți nou în lumea transportului de marfă, există două documente pe care va trebui să le înțelegeți și să le utilizați pentru aproape fiecare expediere: conosamentul (BOL) și dovada livrării (POD). Trebuie să completați, să executați și să contrasemnați în mod corespunzător ambele formulare pentru fiecare expediere și livrare.

fie că sunteți distribuitor sau furnizor, este esențial să înțelegeți importanța acestor documente, precum și diferențele dintre cele două. Nu sunt doar bucăți de hârtie; acestea sunt esențiale pentru protejarea companiei dvs. de răspundere.

un BOL este o chitanță scrisă care confirmă transportul mărfurilor de către un transportator, în timp ce un POD este o chitanță pe care destinatarul o semnează după livrarea încărcăturii. Să aruncăm o privire asupra acestor documente și să discutăm de ce contează pentru transportul de marfă.

conosamentul

conosamentul este un document legal pe care un expeditor, un transportator sau un furnizor de logistică terță parte (3PL) (care acționează în numele unui expeditor) îl poate crea. Una dintre aceste entități trebuie să completeze un BOL înainte ca transportatorul să transporte marfa. De obicei, transportatorul emite un BOL expeditorului și include informații complete despre tipul de marfă, numărul de mărfuri din expediere și punctul terminal pentru marfă. BOL servește pentru a proteja atât transportatorul, cât și expeditorul de răspundere.

fiecare BOL nenegociabil are trei roluri:

primirea încărcăturii: Odată ce un transport ajunge și transportatorul dă expeditorului BOL, expeditorul recunoaște că încărcătura a fost primită fără daune și oferă transportatorului o chitanță care acționează ca dovadă legală a livrării.
un document de titlu la marfă: când înregistrarea titlului schimbă mâinile, noul proprietar al BOL câștigă responsabilitatea transportului de marfă. Noul proprietar poate alege apoi să dețină sau să transfere aceste bunuri și BOL.
un contract de transport între Transportator și expeditor: Un BOL este un contract obligatoriu din punct de vedere juridic care dovedește un acord de expediere între Transportator și expeditor.

ce este într-un conosament de marfă?

pentru ca orice BOL să fie considerat legitim și să satisfacă cerințele legale, acesta trebuie să fie veridic și să includă mai multe detalii, cum ar fi:

informații personale: Aceasta include numele complete, adresele și informațiile de contact atât ale expeditorului, cât și ale destinatarului. Aceste informații ar trebui să fie ușor de găsit pe formular și ușor de citit.
clasa de marfă: Clasificarea națională a transportului auto (Nmfc) clasifică transportul de marfă în 1 din 18 clase în funcție de densitate, depozitare, portabilitate și răspundere. Calculați densitatea împărțind masa unui obiect la volumul obiectului. Densitatea este cel mai important factor în clasificarea mărfurilor. Capacitatea de depozitare reprezintă forma articolului și cât de ușor se potrivește pe un palet. Portabilitatea descrie orice cerințe speciale de manipulare. Articolul are nevoie de îngrijire sau depozitare specială? Implică mașini speciale sau necesită persoane suplimentare pentru ao muta. Răspunderea se referă la probabilitatea ca un transport să se rupă, să se piardă sau să deterioreze alte mărfuri din camion.
descrierea articolelor: expeditorul notează numărul de mărfuri, greutatea, dimensiunile și orice alte detalii vitale care sunt necesare pentru transportul în siguranță al expedierii.
numărul comenzii de achiziție: aceste numere de referință sunt esențiale pentru descărcarea de gestiune a mărfurilor pentru expediere sau transferul acestora după livrare.
data preluării: aceasta include data și ora specifice la care transportatorul va ridica încărcătura. Poate fi folosit ca referință pentru urmărirea transportului de marfă.
tip de ambalaj: expediați paleți, tobe, lăzi sau cutii de carton?
material periculos: pentru a expedia materiale periculoase, aveți obligația legală de a notifica transportatorul și de a respecta toate regulile și garanțiile aplicabile.
instrucțiuni speciale: dacă aveți solicitări suplimentare sau note specifice pentru transportator, includeți-le.

diferite tipuri de BOLs

conosamentul dvs. depinde de metoda specifică de transport pe care alegeți să o utilizați. Câteva exemple sunt:

Straight BOL: acesta este cel mai frecvent tip de BOL și este utilizat pentru transportul mărfurilor către un destinatar care a plătit deja pentru ele.
Claused BOL: acesta este un BOL care afirmă că s-au produs daune încărcăturii sau produselor deviate de la specificațiile de livrare. Industria se referă, de asemenea, la acest tip ca la un ” conosament murdar.”
” to-order ” BOL: pentru a comanda BOLs sunt forme negociabile care consimt la transferul dreptului de proprietate asupra mărfurilor de la o parte la un alt destinatar final care este listat în document.
BOL electronice: După cum sugerează și numele, un BOL electronic este pur și simplu o versiune informatizată, digitală a unui BOL.
foaie de parcurs aeriană (AWB): AWB-urile sunt destinate transportului aerian. Acestea sunt documente care nu sunt negociabile.
Ocean BOL: industria folosește acest tip de BOL pentru transportul transoceanic de mărfuri. Astfel de documente pot fi fie BOLS drepte, fie BOLs la comandă.
bol interior: de obicei, un transport rutier sau feroviar internațional necesită un BOL interior.
BOL Multimodal (MMBL): utilizați un MMBL atunci când mărfurile se deplasează prin mai multe metode de transport. De exemplu, dacă zburați marfă din Los Angeles în Florida și apoi expediați acea marfă în Europa cu nava, v-ați califica pentru un MMBL.

o privire mai atentă la Bol-urile electronice

să acoperim bol-urile electronice în detaliu. Aceste formulare digitale ajută șoferii de camioane, managerii de flote și personalul lor de back-office să nu aibă hârtie. Mai mult decât atât, acestea accelerează fluxurile de lucru, oferind mai multe date factuale decât formularele neelectronice, sporind accesul la informații și permițând facturarea imediată. Dacă doriți să vă modernizați operațiunile, începeți prin implementarea bol-urilor electronice. Cu un clic pe un buton, o aplicație BOL-enabled poate:

îmbunătățiți imaginea BOL
scanați codurile de bare
înțelegeți scrisul de mână
transferați date către un sistem integrat de management al transportului (TMS)
trimiteți informațiile la biroul dvs.

bol-urile electronice accelerează și procesul de facturare. Atâta timp cât TMS-ul dvs. are software de imagistică, puteți configura clienții cu facturare automată. Plata instantanee este un beneficiu imens al bol-urilor electronice, mai ales atunci când luați în considerare facturarea fără tehnologia utilizată pentru a dura săptămâni.

un alt motiv pentru a implementa bol-urile digitale este personalizarea formularelor și fluxurilor de lucru. Dacă aveți software de imagine integrat, aveți puterea de a utiliza semnături electronice (sau semnături electronice). Semnăturile electronice elimină necesitatea de a imprima orice copie a BOL, permițând clienților să o semneze digital și stocând formularul (și alte documente necesare) în cloud. Aflați mai multe despre sistemul electronic BOL Flock Freight și cum să citiți un BOL aici.

dovada primirii livrării

în prezent, sarcina destinatarului este de a examina mărfurile la livrare. Destinatarul nu trebuie doar să confirme că marfa este prezentă și contabilizată, ci și că a sosit fără daune vizibile. Un POD este o confirmare semnată a acestor fapte, post-livrare. Destinatarul încărcăturii trebuie să semneze această chitanță și să includă data livrării.

de acolo, expeditorul primește o copie a scrisorii POD și o salvează pentru utilizare ulterioară. Podul include detalii precum ora livrării, adresa de livrare și numele destinatarului și semnătura persoanei care a primit expedierea.

din punct de vedere legal, un POD servește trei roluri care sunt aproape identice cu BOL:

chitanță de marfă: acest formular precizează că mărfurile au sosit. Acesta reprezintă tipurile de bunuri livrate, precum și toate specificațiile acestor bunuri.
titlul încărcăturii: Acest document identifică proprietarul intenționat al încărcăturii.
dovada transportului contractat: POD este contractul legal care leagă transportatorul și destinatarul.

în timp ce un lucrător trebuie să creeze un BOL înainte de expediere, a Nimeni nu este responsabil pentru un POD până la livrare. Semnătura de pe un POD confirmă două fapte:

marfa a fost livrată la timp și fără daune vizibile.
marfa a transferat dreptul de proprietate și a devenit responsabilitatea destinatarului, care este în culpă în cazul în care apar daune după livrare.

când să semnați dovada livrării

dacă sunteți persoana care primește expedierea, este esențial să inspectați cu atenție expedierea înainte de a semna pe POD. Trebuie să confirmați că expedierea a fost destinată dvs., că întreaga expediere a sosit și că a fost livrată nedeteriorată. Dacă semnați capsula și găsiți daune mai târziu, veți avea dificultăți în a dovedi că daunele au avut loc în timpul transportului.

prea des, cineva primește un transport și semnează podul fără a inspecta mărfurile. Aceasta poate fi o greșeală majoră. Un POD nu este pur și simplu o primire de livrare, ci o confirmare a faptului că mărfurile au ajuns intacte. Procedurile de revendicare a daunelor încep cu podul, deci dacă nu observați imediat problemele, veți lupta într-o bătălie ascendentă dacă descoperiți mai târziu că mărfurile au daune.

Sfaturi pentru inspecția încărcăturii

când ajunge marfa dvs., faceți următoarele înainte de a semna o chitanță de POD:

înregistrați întreaga procedură: dovezile fotografice și video ale transportului de marfă pot face sau rupe o luptă de răspundere pentru o cerere deteriorată. Începeți să colectați aceste informații în momentul în care marfa ajunge pe lotul dvs. în timpul descărcării. Pentru a vă proteja în continuare, cereți expeditorului să fotografieze mărfurile înainte de expediere.
examinați încărcătura cu șoferul camionului: parcurgeți acest proces cu șoferul, astfel încât acesta să fie conștient de orice probleme pe care le observați.
inspectați cu atenție încărcătura: examinați fiecare articol pentru deteriorări vizibile. Examinați cu atenție Ambalajul, Ambalajul termocontractabil, paleții și banda de avertizare. Căutați probleme precum lacrimi, găuri, pete și alte astfel de daune. Verificați dacă pachetele nu au fost deschise și resigilate.
marfă deteriorată: dacă vedeți daune vizibile, fotografiați-o și notați-o detaliat pe POD. Ar trebui să observați uzura minoră doar pentru a vă acoperi. Dacă există o deteriorare gravă a unui pachet sau a unui palet, indicați-l șoferului de livrare. După aceea, cu șoferul ca martor, deschideți pachetul și vedeți dacă și articolele din interior au daune. Dacă da, notați-l în continuare pe POD.
obțineți confirmarea șoferului: După ce ați parcurs întreaga expediere și ați documentat orice probleme, obțineți semnătura sau inițialele șoferului lângă notele despre articolele deteriorate.
căutați o notificare de curierat: dacă o notă indică faptul că pachetul nu a fost ambalat corespunzător, răspunderea poate trece de la transportator la expeditor.

cine ar trebui să semneze dovada livrării?

în mod ideal, persoana care semnează POD este destinatarul care este listat pe expediere. Uneori, însă, destinatarul destinat nu este disponibil pentru a participa fizic la livrare și a semna pentru expediere. În această situație, destinatarul intenționat poate permite altcuiva să primească încărcătura și să semneze pentru aceasta. În astfel de momente, destinatarul destinat ar trebui să avertizeze înlocuitorul ales cu privire la consecințele semnării unui POD înainte de inspecția pachetului.

când altcineva semnează în numele dvs., acesta poate încurca cererile de expediere deteriorate, deoarece este mai greu să dovediți că încărcătura a fost deteriorată în timpul tranzitului decât după livrare. Acesta este un motiv pentru ca înlocuitorul ales să fie extra metodic în revizuirea expedierii.

articole deteriorate post POD

dacă examinați încărcătura și găsiți daune, există pași specifici pe care trebuie să îi luați pentru a avea cea mai bună șansă de a primi despăgubiri. Acești pași includ:

luați încărcătura: chiar dacă are daune, nu trimiteți șoferul cu mărfurile. În schimb, notați daunele din POD și acceptați încărcătura.
documentați totul: este vital să documentați întregul proces, mai ales după ce observați deteriorarea transportului de marfă. Documentați atât prima inspecție, cât și inspecția post-livrare. Luați note amănunțite și păstrați copii ale tuturor documentelor critice, inclusiv BOL și POD.
mutați bunurile într-un loc sigur: acum că bunurile sunt în posesia dvs., este responsabilitatea dvs. să preveniți orice alte daune care le apar, mai ales că transportatorul care este găsit răspunzător are dreptul legal de a atenua pierderile. Puneți obiectele deteriorate undeva în siguranță și uscate, unde nu va trebui să le mutați din nou.
depuneți cererea imediat: aveți la dispoziție 14 zile pentru a depune o cerere de daună. Este esențial să o depuneți imediat și să includeți informații despre articolele deteriorate, numărul de expediere și costul estimat al daunelor.
plătiți transportatorul: în orice procedură legală, instanța va anula cererea dacă nu ați îndeplinit sfârșitul contractului prin furnizarea plății. Lecția: chiar dacă mărfurile sunt deteriorate, plătiți factura.

concluzie

conosamentul și formularele de dovadă a livrării sunt ambele documente critice care acționează ca chitanțe și desemnează lanțul de custodie a încărcăturii. Nu uitați să completați aceste formulare cu exactitate și să nu semnați capsula până când nu ați inspectat bunurile.

dacă aveți întrebări despre PODs sau BOLs, vă rugăm să ne contactați! Echipa noastră de ajutor și cunoștințe de la Flock Freight vă poate ajuta cu aceste sau orice alte întrebări de transport de marfă pe care le aveți.

dovada livrării vs. conosament: care este diferența?