lansat în 2001 ca un instrument de colaborare bazat pe web, SharePoint On-Premiseeste utilizat de peste 400.000 de clienți din întreaga lume.
Faceți clic pentru a descărca șablonul de management de proiect SharePoint gratuit!
o colecție de instrumente flexibile, SharePoint ajută organizațiile să construiască intranet-uri, să gestioneze documente și să colaboreze într-un mediu sigur.
în esență, SharePoint se referă la colaborarea cu bibliotecile de documente, un flux de știri, wiki-uri și forumuri de discuții. Aceste caracteristici – și mai mult! – faceți din SharePoint un instrument ideal pentru echipele de management de proiect.
utilizarea unui site de proiect SharePoint, este ușor să centralizeze toate informațiile de proiect și activitățile într-un singur loc pentru echipa de a utiliza împreună.
un site de proiect SharePoint are un număr de elemente pentru a vă ajuta să gestionați un proiect în mod eficient.
să aruncăm o privire la structura unui site tipic SharePoint – liste, părți web, site-uri și colecții de site-uri.
vom vedea, de asemenea, modul în care aceste elemente fac parte din site-ul de proiect pre-planificate în șablonul de management de proiect SharePoint gratuit de la BrightWork.
capturile de ecran de mai jos se bazează pe șablonul gratuit într-un mediu local, folosind experiența clasică.
structura unui site de proiect SharePoint
liste SharePoint
un site SharePoint este populat de liste, care sunt utilizate pentru a organiza informații. Alcătuită din titluri, rânduri și coloane, o listă SharePoint arată similar cu o foaie de calcul Excel. Cu toate acestea, listele SharePoint sunt mai flexibile și sunt mai ușor de controlat decât o foaie de calcul.
de asemenea, listele sunt esențiale pentru organizarea informațiilor despre proiect, cum ar fi sarcinile și problemele. Folosind o listă SharePoint, este ușor să urmăriți și să gestionați datele proiectului într-un singur loc. Listele sunt disponibile tuturor membrilor echipei, îmbunătățind colaborarea și eliminând silozurile de date.
listele SharePoint sunt o modalitate utilă de a gestiona procesele și informațiile proiectului într-o manieră structurată și transparentă.
pentru a reduce activitatea de administrare și a simplifica activitățile, puteți adăuga, de asemenea, fluxuri de lucru în liste, de exemplu, colectarea semnăturilor digitale în documente.
veți avea nevoie de următoarele liste-care sunt livrate cu șablonul gratuit – în site-ul dvs. de proiect SharePoint:
- Biblioteca de documente: utilizați pentru a crea un singur depozit pentru toate documentele de proiect. Utilizatorii pot încărca, descărca, șterge și redenumi documentele – în funcție de permisiunile pe care le-ați setat pentru fiecare membru al echipei.
- probleme: utilizați această listă pentru a urmări și gestiona problemele ridicate de echipă.
- Sarcini: Adăugați sarcini și subactivități pentru a crea cronologia proiectului. De asemenea, puteți atribui sarcini membrilor echipei individuale și puteți urmări progresul acestora.
listă de activități de proiect în SharePoint
de asemenea, puteți crea liste personalizate în SharePoint, astfel încât dacă echipa dvs. utilizează Excel pentru a urmări anumite elemente ale lucrărilor de proiect, puteți recrea lista de pe site.
2. Părți web SharePoint
o parte Web SharePoint este un tip de listă utilizată pentru a stoca conținut în site-ul dvs.
părțile Web pot funcționa ca un tablou de bord sau un raport de proiect, prezentând informații cheie despre proiect într-un mod utilizabil. De exemplu, adăugarea părții Web ‘activități de proiect’ la paginile de pornire ale proiectului oferă o imagine a listei de activități subiacente. Pur și simplu faceți clic pe informațiile pentru a obține mai multe detalii.
în șablonul gratuit, date la nivel înalt privind valorile proiectului, activitățile, sănătatea proiectului și problemele sunt disponibile pe pagina principală a proiectului utilizând părți Web preconfigurate.
site SharePoint
un site SharePoint este utilizat pentru a organiza diferite tipuri de conținut într-un singur loc. Un site SharePoint este o casă pentru proiectul dvs., reunind liste și părți web într-o singură locație centrală pentru echipa dvs.
funcția de căutare puternică este o caracteristică cheie a SharePoint, în special SharePoint local. Acest lucru este facilitat prin adăugarea tuturor informațiilor despre proiect într-un singur loc. Nu este nevoie să pierdeți mai mult timp căutând în numeroase foldere, instrumente și unități de rețea pentru a găsi un document!
pe lângă îmbunătățirea colaborării în echipă, un site SharePoint vă va facilita gestionarea proiectului.
a avea o locație centralizată pentru a urmări activitățile, a găsi documente și a vizualiza rapoarte înseamnă că nu trebuie să trimiteți e-mailuri regulate de check – in echipei-accesați site-ul.
un site moștenește elemente cheie, cum ar fi navigarea, șabloanele și permisiunile din colecția de site-uri umbrelă. Cu toate acestea, puteți configura fiecare site poate cu propriile setări de conținut și securitate.
colecția de site-uri SharePoint
o colecție de site-uri SharePoint este o colecție de site-uri SharePoint. Atunci când se aplică managementului de proiect, o colecție de site-uri acționează ca portofoliu de proiecte, rulând informații din diverse proiecte într-un singur loc.
organizațiile cu mai multe unități de afaceri cu cerințe diferite de proiect vor utiliza de obicei o colecție de site-uri pe unitate.
după cum sa menționat mai sus, un site de proiect SharePoint moștenește proprietăți din colecția de site-uri, deci este logic să aveți o colecție separată pentru echipele dvs. de Marketing, finanțe și IT. Diferitele domenii ale afacerii pot crea o colecție de site-uri și site-uri de proiect adaptate proceselor lor.
o colecție de site-uri SharePoint este utilă și dacă trebuie să partajați documente sau informații cu utilizatori externi fără a acorda acces la sistemele dvs. mai mari. Puteți crea și partaja pur și simplu o colecție de site-uri cu permisiuni restricționate.
OOTB V șablon gratuit: Crearea site-ului dvs. de proiect SharePoint
după cum puteți vedea, SharePoint este un instrument puternic de gestionare a proiectelor. Cu toate acestea, SharePoint nu arata ca un instrument de management de proiect din cutie.
un site SharePoint gol
dacă decideți să utilizați SharePoint out-of-the – box pentru managementul de proiect, va trebui să vă construiți site-ul pentru a satisface cerințele dvs. sau să cereți echipei IT să facă acest lucru.
crearea unui site de proiect SharePoint implică o serie de pași, inclusiv:
- decide arhitectura site-ului, adică, în cazul în care site-ul va site-ul în mediul SharePoint.
- aflați ce liste și părți web trebuie să adăugați pe site pentru a vă sprijini echipa de proiect.
- crearea site-ului.
- adăugarea de liste și părți web.
- Configurarea fiecărui element.
în funcție de abilitățile de dezvoltare SharePoint, configurarea unui site SharePoint de bază pentru proiectul dvs. este un proces îndelungat.
credeți că puteți gestiona partea SharePoint? Pentru a vă asigura că site-ul este optimizat, va trebui să vă întoarceți câțiva pași și să vă gândiți și la procesul de gestionare a proiectului.
- ce liste și părți web aveți de fapt nevoie pentru a adăuga la site-ul?
- de câte câmpuri are nevoie fiecare listă?
- ce metadate ar trebui să adăugați la biblioteca de documente?
- aveți nevoie de probleme și riscuri?
- cum vă va una sau două coloane pentru a prezenta informații?
dacă site-ul proiectului nu este proiectat corect, proiectul dvs. este în pericol înainte de începerea lucrului.
acesta este locul în care șablonul gratuit de gestionare a proiectelor SharePoint de la BrightWork vă va oferi un început.
șablonul gratuit are tot ce aveți nevoie pentru a iniția, planifica, urmări și raporta un proiect utilizând SharePoint – straight out-of-the-box.
șablonul site –ului proiectului include liste cheie și părți web – activități, probleme și o bibliotecă de documente-și plăci metrice, rapoarte de stare proiect, rapoarte de lucru și o diagramă ‘activități după stare’ pentru urmărire rapidă.
site-ul se bazează pe o abordare practică, în cinci pași, a managementului de proiect, cu îndrumări incluse în proiectul wiki.
șablonul gratuit funcționează pe SharePoint 2019/2016/2013 și SharePoint Online.
nu mai pierdeți timp planificând SharePoint – utilizați șablonul gratuit în schimb!
credit Imagine