även om 401 (k) planer är säkra på att höja andan hos ett företags anställda, kommer pensionsplaner med mycket byråkrati och krångel på arbetsgivarens slut. IRS kräver att pensionsplaner på arbetsplatsen förblir i överensstämmelse med ett stort antal regler, så det är viktigt för administratörer och sponsorer att regelbundet övervaka de planer som de anförtros och utföra en rad olika uppgifter. Om du undrar, ” vem är min 401 (k) planadministratör och sponsor?, ”ta en titt på denna detaljerade jämförelse.
administratör vs. sponsor: vad är skillnaden?
sponsorn för en 401 (k) plan är den enhet som fastställer pensionsplanen för ett företag och dess anställda. Normalt är detta arbetsgivaren själv, en fackförening eller en utvald anställd hos företaget.
Employee Retirement Income Security Act of 1974 (känd mindre formellt som ERISA) kräver att plansponsorn väljer en administratör. En 401 (k) planadministratör är den organisation som faktiskt övervakar planens funktion. Återigen kan detta vara arbetsgivaren själv, ett team av anställda, en tredje part eller en företagsledare.
administratörens uppgifter
för att bättre förstå vad som är en 401(k) planadministratör måste du känna till positionens ansvar. Vissa ansvarsområden för administratören kan läggas ut på en tjänsteleverantör. Till exempel kan en finansiell rådgivare anställas för att ge investeringsrådgivning och rådgivning till anställda. Och en revisor kan föras ombord för att säkerställa att en plan finansiella rapporter är i linje med federala lagar.
uppgifter som normalt behålls av administratören inkluderar att fungera som planens rekordhållare, se till att 401(k) fungerar i enlighet med plandokument och säkra en trohetsobligation om det behövs. Här är en lista över andra viktiga funktioner hos administratören:
- utför årlig överensstämmelsetestning: Detta är en mycket viktig del av en 401(k) övervakning. IRS kräver att varje kvalificerad plan genomgår årliga icke-diskrimineringstester för att säkerställa att högt kompenserade anställda inte drar alltför stor nytta av skatteuppskov jämfört med andra anställda. Testerna inkluderar det faktiska Uppskjutningsprocentstestet (ADP) och det faktiska Bidragsprocentstestet (ACP). Om pensionsplanen misslyckas med någon av icke-diskrimineringstesterna måste administratören vidta åtgärder för att planen ska överensstämma med IRS-reglerna. Dessa åtgärder kan innefatta återbetalning av högt kompenserade anställdas bidrag (och de medföljande skatteförmånerna) för att minska de genomsnittliga bidragsnivåerna för dessa anställda eller göra icke-selektiva företagsbidrag till lägre anställda för att höja sina avgiftssatser. Administratören kunde också göra en blandning av dessa två.
- skicka formulär 1099-R: när en distribution görs från en 401(k) måste formulär 1099-R fyllas i och utfärdas till kontoinnehavaren. Några av de betalningar som måste rapporteras på denna blankett inkluderar handikappbetalningar och dödsförmåner. Betalningar som är föremål för källskatt av Medicare och socialförsäkringsskatter bör inte rapporteras. Istället går dessa betalningar på formulär W-2, som, som vi ser nedan, är plansponsorns ansvar.
- skicka formulär 5500: ERISA kräver att detta formulär skickas till IRS årligen. Det måste arkiveras elektroniskt via regeringens IFILE-system. Planer som har färre än 100 deltagare kan använda Form 5500-SF, den korta versionen. Och en-deltagarplaner kan använda Form 5500-EZ. Formuläret ber om information om intjänade förmåner, avlidna deltagare, efterlevnadsdata och finansieringsuppgifter. Syftet med formuläret är att ge Uncle Sam en tydlig bild av en plan verksamhet och finansiella ställning.
- övervaka lån: om en plan tillåter upplåning, bär administratören ansvaret för att säkerställa att lån uppfyller IRS-riktlinjerna och de krav som anges i planens avtal. Dessa inkluderar att se till att ett kontosaldo var tillräckligt för att kvalificera sig för ett lån och att lånebetalningar återbetalades i tid. Administratören måste också vidta åtgärder för fallerade lån. Om ett uttag kvalificerar sig som en svårighet måste administratören behålla dokument för att verifiera behovet.
- kommunicera med deltagare: eftersom många anställda inte känner till företagets 401 (k) detaljer är det upp till administratören att utbilda dem om planens funktioner. Detta meddelande bör innehålla en förklaring av hur intjänandeperioderna fungerar och vilka fördelar Planen erbjuder. Eventuella framtida ändringar i planen måste också förmedlas till deltagarna av administratören. Om du är anställd är det viktigt att veta vem som är planadministratör för 401(k) i ditt företag så att du vet var du kan få hjälp när du stöter på problem.
sponsorns uppgifter
även om sponsorns stora uppgift är att etablera 401(k), har den fortfarande några viktiga uppdrag att ta hand om regelbundet. Dessa inkluderar:
- samarbeta med planleverantören: denna skyldighet är så viktig eftersom det måste finnas en regelbunden länk mellan företaget och tjänsteleverantören. Minst en per år bör tjänsteleverantören och sponsorn granska företagets Pensionsplan. Sponsorn bör ändra planbestämmelser vid behov och se till att lönekompensationen är korrekt. Sponsorn bör också kontrollera om uppsägningar och nyanställningar påverkar Planen på något sätt.
- att vara förvaltare: en 401 (k) sponsor krävs enligt federal lag för att vara förvaltare. En förvaltare är en part som försvarar andras intressen. I samband med en 401(k) plan måste en förvaltare skydda intressena för anställda som har bidragit med pengar till planen. Vissa förvaltningsuppgifter inkluderar att välja och övervaka tjänsteleverantören, förstå villkoren i pensionsplanen och undvika förbjudna transaktioner. Sponsorn i sin förvaltarroll måste också göra upplysningar till anställda och deras förmånstagare i tid. Sponsorn måste vidare se till att rapporter lämnas till regeringen i tid.
- att känna till detaljerna i planen: sponsorn måste känna till planens funktioner, vad som omfattas och vad som inte är. Dessutom måste sponsorn identifiera vilka anställda som är berättigade att delta i planen och vilka inte. Andra detaljer som sponsorn behöver hålla sig ajour med inkluderar intjäningspolicy, belopp och typer av tillåtna bidrag, hur företagsbidrag görs och hur förmåner fördelas till anställda. Självklart kommer det i vissa fall att överlappa sponsorns och administratörens uppgifter.
- granska tjänsteleverantörens rapporter: sponsorn måste leta efter eventuella fel i bidragsbelopp. Dessa finns i fördelningsrapporten. Distributionsrapporten måste också granskas för att se till att anställda har startat sina obligatoriska minimifördelningar (RMD) i tid och har fyllt i lämpligt pappersarbete.
- att få en oberoende granskning av 401 (k): det är bra att ta in ett nytt par ögon som har erfarenhet av pensionsplanens efterlevnad. Den tredje parten kan märka avvikelser som har förbises av sponsorn eller administratören. På lång sikt kan detta spara företagets pengar och förbättra planens funktion.
- upprätthålla övervakning av en förhandsgodkänd plan: om ett företag köper en förhandsgodkänd plan måste sponsorn vara säker på att gå igenom adoptionsavtalet och verifiera de avgifter som kommer att debiteras av leverantören. Sponsorn bör också lagra IRS utfärdade rådgivande brev på ett säkert ställe. Sponsorns övriga uppgifter inkluderar undertecknande av planändringar som skickas av tjänsteleverantören och skickar ändringarna till administratören.
- grundligt granska adoptionsavtalet: en förhandsgodkänd plan kan komma med ett adoptionsavtal. Om så är fallet måste sponsorn studera detta dokument i detalj eftersom det är en del av planen. Adoptionsavtalet kommer att specificera hur och när förmåner ska betalas, när anställda blir intjänade och hur ett företags bidrag delas mellan deltagarna, bland andra viktiga funktioner.
arbeta tillsammans, en 401 (k): s administratör och sponsor kan säkerställa ett företags avgiftsbestämda Planen stannar i enlighet med alla federala krav. De kan också se till att anställda deltar i planen och förstår alla möjligheter och ansvar som deras företag erbjuder dem.
om du är osäker på vem som är 401(k) planadministratör och sponsor i ditt företag kan du söka råd från de kunniga och hjälpsamma experterna på mänskligt intresse.