sadistisk som det kan låta har jag ägnat en hel del hjärnkraft till ämnet e-post senast. Och med tanke på vad ett begränsat utbud av makt denna ol’ noggin har nuförtiden, säger det verkligen något.
en del av nudlingen har varit relaterad till min pågående utforskning av nyhetsbrev via e-post, både med min egen veckovisa strävan och med de många andra e-postbaserade publikationer som jag har smält nyligen (yum). Alltmer dessa dagar, min inkorg blir mer än bara en plats för meddelanden.
men det åt sidan, Jag har en omättlig lust att oändligt förfina min personliga tekniska inställning i strävan efter optimal effektivitet. Oavsett om jag spenderar 10 minuter om dagen eller 10 timmar i veckan i min inkorg, vill jag att varje sekund ska räknas — och från början till slut vill jag att saker ska vara så effektiva och problemfria som möjligt.
det är därför jag har experimenterat med otaliga e — postappar och konfigurationer genom åren-och det är därför jag nyligen har ägnat så mycket av min neurala svängning till juxtapositionen av Gmail och inkorg, Googles två e-postgränssnittsalternativ.
jag har mest förlitat mig på Inkorgen under de senaste åren, förstår du, men med Googles senaste förbättringar av Gmail i kombination med företagets minskande (men inte helt eliminerade) fokus på Inkorgen har jag undrat om det är dags att kasta in handduken och vända tillbaka till Gmail. Så jag har tillbringat de senaste veckorna växla fram och tillbaka mellan de två program, både på skrivbordet och på mobilen. Och efter en månad är en sak klar: mycket som jag har försökt är jag inte redo att ge upp inkorgen ännu — av åtta mycket specifika skäl.
tidsbaserad paketleverans
en av kärnkomponenterna i Inbox är dess förmåga att intelligent sortera inkommande meddelanden i buntar — kategorier som inköp, ekonomi, sociala, uppdateringar och låg prioritet. Som standard visas dessa buntar alla i din huvudsakliga inkorgsvy, men här är nyckeln för mig: Du kan konfigurera någon av dem att förbli utom synhåll och sedan visa upp bara en gång om dagen eller bara en gång i veckan.
det betyder att de inte så viktiga sakerna som oändligt fyller min inkorg och antingen staplar upp i en ohanterlig röra eller tvingar mig att fortsätta titta och svepa bort stannar ur min syn för det mesta-då dyker upp i ett kluster, i en tid då jag kan hantera det effektivt, allt på en gång. (Och ja, Gmail har ett vagt liknande kategoriseringssystem, men det är ingenstans lika kraftfullt eller anpassningsbart, och det saknar det avgörande tidsbaserade leveranssystemet som håller alla mindre viktiga saker ur ditt hår under dagen.)
mer än någonting har detta verkligen förändrat hur jag tänker på — eller, för att vara mer exakt, tänker ofta inte på — min inkorg. Smart sortering och färre avbrott är en potent kombination och en viktig del av det som gjorde det möjligt för mig att behålla det elusiva tillståndet ”inbox zero” och undvika att känna att e-post tar över mitt liv.
enkel svepning
som en del av sitt buntsystem ger Inbox mig möjligheten att sopa bort en hel grupp meddelanden med ett enda tryck. Jag kan inte berätta vad en massiv tidsbesparare som är: Det betyder att jag kan titta på allt i, säg, min uppdateringspaket när den dyker upp en gång varje morgon, se att inget av det kräver någon åtgärd och tryck sedan på en enda ikon för att skicka allt på en gång. Det kan låta som en liten sak, men att antingen manuellt svepa bort varje meddelande i en kategori eller manuellt kontrollera var och en och sedan trycka på Arkivknappen — som jag har gjort de senaste veckorna med Gmail — känns arkaisk i jämförelse, särskilt när ett dussin eller fler meddelanden är inblandade.
Inboxs svepsystem har en annan touch som verkligen gör det ovärderligt: säg att jag har 15 meddelanden i en bunt. En av dem är något jag vill behålla; de återstående 14 är irrelevanta ljud. Jag kan välja ett meddelande som betyder något och fästa den till min inkorg, sedan sopa bort allt — och meddelandet Jag vill kommer att förbli medan resten kommer att arkiveras.
det är en liten touch som gör stor skillnad i mina oändliga ansträngningar för att hålla min inkorg under kontroll.
Integration av Googles universella påminnelsessystem
den här är enorm: inkorgen integreras sömlöst med Googles påminnelsessystem — du vet, det som låter dig säga eller skriva ”Påminn mig om…”i Google Assistant eller någon Google-sökruta (inklusive i Chrome-adressfältet) på vilken enhet som helst. Det är också kopplat till påminnelserna i Google Keep, där jag håller alla typer av anteckningar och information.
detta gör i huvudsak inkorgen till en allt-i-ett-uppgiftslista och personlig arrangör: Varje påminnelse som jag ställer in någonstans visas som ett objekt i min inkorg, och jag kan kolla av det när det är klart. (Om jag markerar det som gjort någon annanstans, blir det också markerat som gjort i inkorgen. Vinn-vinn.) Påminnelser skällde in i Google Home försvinner inte bara i etern efter att de har låtit en gång heller; de förblir i min inkorg tillsammans med alla andra saker jag behöver göra och försvinner sedan bara när jag markerar dem som färdiga.
jag kan också ställa in nya påminnelser direkt från inkorgen istället för att skicka mig e-postmeddelanden på det primitiva sättet jag brukade. Det är enklare, mer strömlinjeformat och mer förnuftigt — och man, saknar jag det när jag använder Gmail. Appen bare-bones och separated Tasks kommer inte ens nära att ersätta detta.
påminnelser inom e-post
förutom att fungera som ett nav för vanliga påminnelser tillåter inkorgen mig att bifoga påminnelser på enskilda e-postmeddelanden. Så när jag har en lång fram och tillbaka tråd med en redaktör, till exempel, och jag måste komma ihåg att utföra en specifik uppgift relaterad till den nästa dag, kan jag lägga en påminnelse om det ovanpå just det e-postmeddelandet, där det hör hemma, och sedan snooze det hela till den dag och tid jag vill ha.
när tiden kommer kommer e — postmeddelandet tillbaka till min inkorg med påminnelsen bifogad och tydligt visad-precis ovanför meddelandet, både när du tittar på det i sin helhet och när du tittar på huvudinboxvyn. Det är ett så värdefullt produktivitetsverktyg, och det är något jag verkligen har missat under mina veckor med Gmail.
enkel länkbesparing
kom ihåg att hela” allt-i-ett-uppgiftslista och personlig arrangör ” – ideen vi pratade om för en minut sedan? På samma anteckning gör inkorgen det superenkelt för mig att spara länkar från webben — antingen genom att dela dem till Inkorgen på min telefon eller genom att klicka på en ikon för inkorgen i min Chrome-webbläsare. Jag gör det när det finns något jag behöver tänka på men inte har tid att ta itu med omedelbart.
sedan, som allt annat i min inkorg, snooze jag det till ett ögonblick när jag kommer att kunna hantera det — och det dyker upp där med alla mina andra uppgifter för den specifika tiden. Jag behöver inte komma ihåg att titta i Pocket eller Chrome eller någon annan slumpmässig app där jag samlar saker och sedan snabbt glömmer dem; det är precis där jag ser och kommer ihåg det, inte annorlunda än någon annan uppgift på min lista.
enkel reseorganisation
en annan för kolumnen ”allt-i-ett-arrangör” : Inkorgen drar automatiskt ihop buntar om kommande resor och gör dem lätt tillgängliga i min inkorg. Den samlar in information om flyg, hotellbokningar och andra relevanta planer från inkommande bekräftelsemail och organiserar dem alla i en lätt glansbar och delbar resväg.
det tar också saker ett steg längre och integreras med den utmärkta (och undervärderade) Google Trips-appen. Trips sätter all samma information på en enda plats, uppdelad efter destination — kompletterar den sedan med resetips och lokala rekommendationer och håller allt snyggt organiserat och tillgängligt.
One-tap tillgång till bilagor på mobilen
den nya Gmail antog inkorgen liknande funktion för att ge en tap tillgång till bilagor från inkorgen, så att du kan klicka direkt till ett dokument utan att först behöva öppna upp tillhörande e-post. Det är ett praktiskt alternativ att ha, men den plats jag tycker att funktionen är mest användbar är faktiskt på mobilen — där jag ofta vill skymta på något som en PDF som bifogas en rapport Medan jag gör mig redo på morgonen, utan att slösa tid eller knacka i onödan — och från och med nu, åtminstone, Gmail erbjuder inte det alternativet i sin mobilapp.
förnuftiga svepgester på mobilen
Snoozing kommer till Gmail är fantastiskt. Det är en av inkorgens bästa funktioner, utan tvekan, och ett spektakulärt verktyg för att hålla din inkorg i ordning.
i Gmails mobilapp känns det dock som en eftertanke: du måste först välja eller öppna ett meddelande och sedan titta i överflödesmenyn för att hitta kommandot. Det fina med att snoozing ett meddelande är hur enkelt det är — eller borde vara: med inkorg, jag sveper bara ett meddelande till vänster, och bam: upp kommer en låda som frågar mig när jag vill att den ska dyka upp igen. Jag kan triage via e-post på nolltid och skicka dem alla bort till en tid som är rätt.
inkorgens tidsbesparande gester slutar inte heller med snoozing: Om du sveper uppåt eller nedåt medan du tittar på ett paket eller en etikett i appen — när du är högst upp eller längst ner i meddelandelistan — tar du dig tillbaka till inkorgens huvudvy. Det är så förnuftigt, jag kan inte sluta försöka göra det (till ingen nytta, förstås) i Gmail.
på samma sätt stänger meddelandet uppåt eller nedåt från toppen eller botten av ett enskilt meddelande och tar dig tillbaka till föregående listvy. Som så många saker är det en till synes subtil touch som gör en omätbar skillnad i hur du upplever appen och hur lätt den är att använda.
den snoozing delen, åtminstone, verkar som något som är bunden att tas upp inom kort. Det känns förmodligen som en eftertanke i Gmail eftersom det var en eftertanke i Gmail; alla tecken tyder på att mobilappen snabbt patchades för att matcha den uppdaterade skrivbordsplatsens mest framträdande nya funktioner men att en mer grundlig modernisering fortfarande väntar.
när det gäller alla andra saker vi har pratat om i det här avsnittet och ovan, verkar vissa saker mer troliga än andra att ta sig till Gmail så småningom. Men var och en är en viktig del av ett produktivitetspussel — en som för närvarande åtminstone skickar mig tillbaka från Gmail till Inkorgen igen.
här hoppas att valet inte försvinner när som helst snart.
Anmäl dig till JRS nya veckobrev för att få den här kolumnen tillsammans med bonustips, personliga rekommendationer och andra exklusiva extrafunktioner som levereras till din inkorg.