många ideella proffs hälsar årlig rapport skapande med Stönande och Stönande. Detta beror på att ideell rapportering har ett dåligt rykte. Dessa rapporter betraktas som en tid suga och dålig användning av finansiering. Dessutom, i efterdyningarna av COVID-19, tvingas ideella organisationer som din att möta och analysera den inverkan som viruset hade på organisationen.
du behöver dock inte frukta skapandet av din årsredovisning! När väl utformad, detta dokument kan vara ett viktigt verktyg för att behålla och växa gåvor från dina givare.
den här artikeln är utformad för att vägleda din organisation genom skapandet och omvandla din årsredovisning till det här användbara verktyget. Vi går igenom tips för att göra din ideella årsrapport så effektiv som möjligt (med användbara mallar på vägen för att ge formateringsexempel).
utan vidare, här är de tips vi kommer att täcka i den här guiden:
- din ideella årsrapport bör stödja en större strategi.
- skapa en donatorcentrerad ideell årsrapport.
- Tänk på ideella årsredovisningskrav.
- välj en ideell årsredovisningsplattform.
- Välj övertygande bilder för din ideella årsrapport.
- Var ärlig och uppskattande i din ideella årsredovisning.
- Använd din ideella årsredovisning för att se fram emot.
- överväga ideella årsredovisningsmallar och exempel för inspiration.
redo att dyka lite djupare i ideella årsrapporter och hur du kan skapa din för att maximera effekten på din organisation? Nu sätter vi igång.
din ideella årsredovisning bör stödja en större strategi.
årsrapporter går ofta vilse när de behandlas separat från resten av din ideella strategi.
skapa inte bara din årsredovisning för att skapa den. Det är detta som ger dessa rapporter rykte att vara slöseri med tid och energi. Men när din rapport stöder ett större syfte och en strategisk plan för din organisation kan du utnyttja dokumentet på bästa sätt.
Tänk på dina ideella strategier och hur din årsredovisning kan stödja dessa strategier. Rent generellt, rapporten kommer att göra störst inverkan på de strategier som har ämnen som direkt gränssnitt med dokumentet — dina givare, supportrar, och intressenter.
den största strategin som stöds av din årsredovisning är sannolikt din insamlingsstrategi. Till exempel, när det gäller din givarretention (en viktig del av en framgångsrik insamlingsmetod), bör du använda din ideella årsrapport för att:
- förbli transparent om ekonomi. Givare svarar positivt på ärlighet om din ekonomi. Var noga med att förklara exakt vad deras donationer finansierar, inklusive dina projekt under det senaste året, genomförda kampanjer och väljare som serveras. Vi kommer att täcka detta mer detaljerat senare.
- ge givare hopp för framtiden. Uppmuntra dina supportrar att drömma med dig och investera ytterligare i den värld du skapar tillsammans genom att arbeta för ditt uppdrag. Använd din årsredovisning för att diskutera hur dina tidigare projekt passar in i dina framtida planer och hur du fortsätter att uppnå mål.
- visa uppskattning för dina supportrar. Dina anhängare är anledningen till att du har kunnat åstadkomma så mycket under det senaste året (även under den turbulens som orsakats av en global pandemi). Visa dem därför den uppskattning de förtjänar. Försök att lyfta fram de bästa bidragsgivarna och partnerna som hjälpte dig under hela året.
innan du börjar skapa och skapa, överväga vad det är du försöker åstadkomma med din ideella årsrapport. Detta hjälper till att styra skapandeprocessen och se till att du inkluderar de element i rapporten som bäst stöder vart och ett av dina mål. Givarretention är en av de vanligaste strategierna som stöds, men din årsrapport kan användas för mycket mer.
skapa en donatorcentrerad ideell årsrapport.
när du skriver din årsredovisning kan frestelsen vara att använda dokumentet som en plattform för att skryta om allt som din organisation har åstadkommit. Detta räcker dock inte för att fånga och hålla dina supporters uppmärksamhet.
under skapandet, var noga med att skriva din rapport på ett givarcentrerat sätt för att säkerställa att den når din publik på en personlig nivå.
detta innebär att du måste träffa givare på deras villkor och leverera rätt budskap i rätt format vid rätt tidpunkt. För att göra det måste du använda några specifika strategier: tänk på din publik, använd dig-attityd och skapa relevanta bilder.
Tänk på din publik.
du kan ha några givare som du klassificerar som” mer är mer ” givare. Det här är supportrarna som vill ha alla detaljer om din organisations ansträngningar så snart som möjligt. Det här är givarna som kommer att värdera och uppskatta en fullständig bokliknande stil i en årsrapport med alla möjliga historier och information.
du kan också ha några givare som klassificerar som ”mindre är mer” givare. Det här är supportrarna som inte kommer att sitta ner för att läsa ditt nyhetsbrev, mycket mindre en lång årsrapport. Du kan överväga att skicka en enda sida med infografik snarare än en fullständig rapport till dessa givare.
formatet på din årsredovisning är ett viktigt beslut att fatta och valet bör baseras på vad du förväntar dig att din publik kommer att läsa. Att förstå din publik demografi och preferenser är det första steget för att säkerställa att din årsredovisning är utformad för deras behov.
använd dig-attityd i hela dokumentet.
du-attityd handlar om att sätta prestationer i termer av dina givare snarare än din organisation. Försök att hålla dem i mitten av ämnet hela tiden. Jämför till exempel följande meningar:
kontra
den andra meningen använder dig-attityd och är mer benägna att hålla dina supporters uppmärksamhet i ett dokument som din ideella årsrapport. Det är ett subtilt skifte, men en som låter givaren veta att du verkligen är tacksam för deras stöd.
skapa bilder med viktiga mätvärden och information.
det kan vara överväldigande att plocka upp ett stort paket av information som är helt enkelt sidor och sidor av 12 punkt Times New Roman stycken, särskilt när dolda i dessa stycken är massor av procentsatser och siffror. Bryt istället upp informationen med infografik, grafer och diagram, bilder av supportrar och volontärer och annan intressant grafik.
Visuals gör det lättare för supportrar att skanna igenom din ideella årsrapport och dra ut de data som betyder mest för dem. Dessutom bryter det upp texten, vilket gör innehållet mer engagerande och roligt för läsaren.
Tänk på ideella årsredovisningskrav.
varje år måste ideella organisationer skicka in ett formulär 990 till IRS. Detta dokument innehåller information om din ideella organisation intäkter och kostnader under hela året. Eftersom denna information är offentligt tillgänglig kan din ideella organisations årliga formulär 990 användas av supportrar för att spåra din ekonomiska öppenhet.
tekniskt sett är årsblanketten 990 i många fall den enda obligatoriska årsredovisningen för ideella organisationer. Din årliga skatteblankett tackar dock inte dina givare, får dem att känna sig stolta eller ge dem nya skäl att engagera sig och växa sin relation med dig. Det är jobbet med en mer omfattande rapport.
du kanske inte är tekniskt skyldig att lämna in en ideell årsrapport annan än din blankett 990. Detta är dock den typ av rapport som är mer benägna att engagera och ge ytterligare sammanhang för supportrar.
vi rekommenderar starkt att inkludera en fullfjädrad årsredovisning i din årliga strategi, maximera din effekt genom att inkludera följande element:
- din organisations uppdragsbeskrivning. Har detta uppdrag i början av dokumentet. Detta kommer att ge sammanhang för dem som kanske inte är så bekant med din organisation och fungera som en påminnelse till dem som är.
- ideell finansiell information. Återigen, var så enkel som möjligt med dessa siffror för öppenhet med dina supportrar. Supportrar vill veta var deras Dollar går, så visa dem att din ideella organisation är ansvarig med sin finansiering genom att förklara denna information i sin helhet, vilket ger sammanhang bakom stor kostnadsinformation.
- projekt från året. Det här är din tid att förklara dina ideella prestationer. Vilka projekt startade du? Vad avslutade du? Vilka insamlingskampanjer var mest framgångsrika? Vad behöver fortfarande göras för att nå dina ideella mål?
- uppskattning för dina bidragsgivare. Detta är ett utmärkt tillfälle att erkänna och uppskatta för din ideella stora givare. Du kan också tacka viktiga kunder som volontärer och styrelseledamöter.
även om du kanske inte är helt skyldig att lämna in en ideell årsrapport förbi din årliga formulär 990, hålls du ansvarig av dokumentets förväntningar. Om du till exempel helt utelämnar din ekonomiska information från din rapport kan supportrar betrakta den fiskig och börja misstro din organisation och skada det rykte du har byggt upp genom åren.
välj en ideell årsredovisningsplattform.
den traditionella ideella årsredovisningen är ett boklängdsdokument. Medan vi kommer att dyka in i några ytterligare potentiella plattformar på en minut, vill vi först påminna dig om att dessa långa rapporter inte är slöseri med tid och energi.
vissa givare, särskilt de ”mer är mer” givare, vill ha en lång beskrivning som förklarar allt som din ideella organisation har gjort.
till exempel finns det människor som Warren Buffet som investerade i IBM eftersom de hade skickat honom en tryckt årsrapport. ”Han sa att han hade blivit imponerad av IBMs färdplan”, rapporterade BBC efter att investeringen på 10,7 miljarder dollar tillkännagavs.
Boklängdsrapporter ger tid och utrymme som din ideella organisation behöver för att sälja visionen om din organisation så att människor som Warren Buffet kommer att känna sig tvungna att ge.
en sann historia
det finns också den sanna historien om oavsiktlig begåvning. I denna berättelse publicerade Rhode Island Foundation en väl utformad, välskriven rapport. De minskade antalet rapporter som de skickade direkt (rapporten är tillgänglig online) men såg till att fortsätta skicka pappersversionen till vissa lokala advokater.
en äldre man gick in på kontoret hos en av dessa lokala advokater, beredd att skriva en testamente och få ordning på sina angelägenheter. Medan han väntade på att ses, han plockade upp en av kopiorna av Rhode Island Foundation årsrapport. Han hade inte riktigt vetat vad han skulle göra med sin stora egendom före det ögonblicket. År senare, när han gick bort, fick Rhode Island Foundation en liten förmögenhet från den generösa mannen, allt tack vare en tryckt årsrapport.
men det betyder inte att du inte ska anpassa dig till tiderna. Analysera din publik och skapa din årsrapport enligt vad de mest sannolikt svarar på. Kom ihåg att du alltid kan lägga upp din fullständiga rapport online och använda andra format för att sammanfatta information och bjuda in dina supportrar att besöka din webbplats för att se hela dokumentet. Några andra unika format som du kan använda för att förmedla din årsredovisning inkluderar ett stort vykort, en självutskick, och en video.
stort vykort
stora vykort är utformade för att vara kortare så att supportrar snabbt och enkelt kan skumma rapporten snarare än att läsa ett långt dokument (eller bok). Ditt mål bör inte vara att jam-pack detta vykort med all information som du skulle inkludera i en längre rapport. Istället bör du använda formatet för att markera den viktigaste informationen. Se till att ditt stora vykort gör följande:
- förmedlar effekter och resultat. På grund av begränsat utrymme kan du behöva välja och välja de bästa och viktigaste mätvärdena för att markera. Men kom ihåg, det här är möjligheten för din ideella organisation att visa världen vad bra du har gjort under det senaste året.
- visar grafiskt viktig information. Se till att informationen är lätt att läsa. Diagram, diagram och stora siffror hjälper till att uppmärksamma de viktigaste aspekterna av vykortet.
även om du kanske inte har möjlighet att inkludera några detaljer i din årsredovisning om du väljer det här formatet, betyder det bara att du måste utnyttja andra strategier som kommer att kompensera för bristen på dessa detaljer. Du kan till exempel utelämna uppskattningen av dina stora anhängare här, men välj att bygga upp en givarigenkänningsvägg för att visa din tacksamhet på ett annat sätt.
du kan skicka detta vykort via direktreklam och e-post. Du kan också välja att lägga upp den på din webbplats eller på sociala medier för att nå en större publik.
Självutskick
ett annat alternativ är en 2-4-sidig rapport strukturerad som en självutskick och förseglad med en skivförsegling. Självutskick kan vara oerhört hjälpsamma eftersom de inte kräver att supportern fysiskt öppnar ett kuvert, en barriär som mycket direktreklam har svårt att övervinna. Det är enkelt för dina givare och supportrar att helt enkelt öppna mailaren och läsa vad som finns i dokumentet.
när du utformar en självutskick följer du dessa bästa metoder:
- inkludera åtgärder som en givare kan vidta för att vara mer engagerad. Det betyder att mailaren inte bara kommer att gå vilse med resten av supporterens skräppost. En lista över kommande evenemang eller webbadressen för din donationssida ger ett nästa steg, så att de behåller rapporten under en längre tid.
- Använd massor av bilder. Bryt upp texten med bilder för att engagera dina läsare utan att distrahera dem från kopian. Se till att hela mailaren är visuellt övertygande och inte överväldigande för dina läsare.
- Håll kopia kortfattad. Du har mer utrymme med en mailer än ett vykort, men det är fortfarande något begränsat. Kondensera kopia för att se till att det är kortfattat, men att du fortfarande täcker alla viktiga aspekter av rapporten.
även om denna typ av ideell årsredovisning är utformad för att skickas fysiskt, se till att du också ber om en PDF-version när du får den tryckt. Detta gör att du kan skicka det till dina givare för att få uppmärksamhet hos dem som kanske saknar det i sin brevlåda.
Pro Tips: dubbelkolla att storleken du väljer följer US Postal Service föreskrifter.
Video
en väldesignad, övertygande video är ett bra sätt att inte bara berätta för dina supportrar utan också visa dem vilken inverkan de gjorde på din organisations uppdrag. Men för att se till att videon kommer att vara väl utformad bör din ideella organisation:
- var noga med din videograf. Undersök noggrant deras tidigare videor. Om de inte får dig att skratta och gråta, gå vidare. Video årsrapporter måste vara professionella för att påverka dina supportrar och att anställa en videograf är det enklaste sättet att säkerställa detta. Hemfilmkvalitet kommer bara inte att klippa den.
- följ ett förberett skript. Få dina bästa författare att skapa manuset för att diskutera alla viktiga mätvärden och prestationer som du vill lyfta fram i din årsrapport. De andra bilderna i videon kommer att stödja talarens ord.
- använd relevanta bilder. Om din organisation fokuserar på rent vatten, visa sedan bilder av rusande floder och vattendrag. Använd videon till dess fulla potential genom att inkludera kartor när du diskuterar plats eller genom att presentera videor av volontärer när du diskuterar deras engagemang.
här är ett fantastiskt exempel på en video ideell årsredovisning exempel från World Wildlife Fund. Vi kommer också att undersöka de utmärkta egenskaperna hos den här videon senare i artikeln.
Video årsrapporter för ideella organisationer är begränsade till digitala format. Medan vissa organisationer (särskilt de som tillgodoser youngyoung, tekniskt kunniga publik) kan tycka att detta är en bra strategi, är det inte det perfekta formatet för alla ideella organisationer.
Tänk på din egen ideella publik och vilket format de kommer att svara bäst på för en årsrapport.
Välj övertygande bilder för din ideella årsrapport.
när det gäller bilder och bilder på din årsredovisning måste du lägga en hel del tankar i valet. Du kan inte bara välja den första bilden du hittar och slå den på rapporten.
istället, när du väljer grafik, bör din ideella vara säker på att:
- prioritera branding rapporten till din ideell. Hela din årsredovisning ska flöda samman sammanhängande. Det betyder att du bör se till att din logotyp visas tydligt och att dina vanliga färger och teckensnitt används i hela dokumentet.
- diversifiera vilken typ av bilder du använder. Istället för att bara inkludera bilder av dina väljare eller personal, diversifiera dina bilder för att förmedla mer information. Cirkeldiagram är till exempel ett utmärkt tillfälle att visa ekonomiska anslag och statistikgrafik hjälper till att dra läsarens öga.
- Håll givare engagerade. Överväldiga inte dina läsare med för mycket text eller för många bilder. Snarare bör det finnas en hälsosam balans mellan text och bilder och grafiskt visad text för att bäst engagera dina supportrar.
bilder ska aldrig vara distraherande. De bör vara användbara guider när det gäller att förmedla viktig information inom din ideella årsredovisning.
be volontärer att granska dokumentet och ge feedback om bilderna som används innan du skickar ut din rapport. Eller du kan anställa en professionell grafisk formgivare för att hjälpa till att organisera all information på ett visuellt övertygande sätt.
Var ärlig och uppskattande i din ideella årsredovisning.
ärlighet är verkligen den bästa politiken, särskilt på din ideella årsredovisning.
ibland går saker inte som planerat och du kanske inte når ett specifikt mål eller slutför ett visst projekt. Många ideella organisationer stötte på denna fråga under COVID-19 pandemi. Men om du försöker dölja misstag eller missade möjligheter leder du dig själv på en väg av misstro med dina anhängare.
istället, om du inte riktigt har uppnått ett av dina mål under det senaste året, nämna det kort i årsredovisningen. Var noga med att följa upp det med en spelplan för att justera din strategi och visa dina givare att du tar ett proaktivt tillvägagångssätt.
du bör se till att adressera information som:
- vad bakslaget var och orsaken till nämnda bakslag.
- Datainformerade justeringar som du planerar att göra för att lösa problemet.
- hur och när bakslaget ska hanteras i framtiden för att ställa förväntningar.
förutom ärlighet om ekonomi, projekt och bakslag, se till att ärligt och verkligen tacka dina bidragsgivare i din ideella årsrapport.
Ja, Vi har nämnt detta ett par gånger, men bara för att det är så viktigt att uppskatta supportrar. Att lyfta fram överprestationer i din rapport gör två olika saker: (1) Det visar din tacksamhet för dem som går utöver att stödja din ideella organisation och (2) Det ger andra supportrar något att sträva efter.
precis som en givarigenkänningsvägg, när supportrar ser andra gratulerade, kommer de naturligtvis att känna sig inspirerade att ge mer och få samma grattis till rapporten i framtiden.
Använd din ideella årsredovisning för att se fram emot.
kom ihåg vad vi sa om Warren Buffet? Han investerade i IBM eftersom han var imponerad av deras plan för framtiden.
att ge information om dina framtida planer och projekt kommer att få människor glada över vad som finns i butik för din ideella organisation.
när du ser fram emot, se till att stava ut förväntningarna om din organisations framtida åtgärder och mål:
- Påminn supportrar om pågående mål. Du kan till exempel ge en uppdatering om huruvida du är på rätt spår för capital-kampanjen som startade 2019 och planerad att avslutas 2023.
- få givare glada över nästa långsiktiga projekt för din organisation. Förklara hur ett projekt har lett ditt team till nästa. Fick du inspiration? Öppnade tidigare aktiviteter en möjlighet för framtiden? Berätta för dina givare om det!
framåtriktade planer lockar dina givare och inspirerar dem att fortsätta bidra i framtiden.
se till att efter att du har gett insikt om dina framtida planer, ger du också möjlighet för dina supportrar att agera på det. Ange några åtgärdsposter som supportrar kan delta i direkt, till exempel webbadressen till din donationssida, mötesdatum och kommande evenemangsregistreringar så att de kan visa sitt stöd.
överväg ideella årsrapportmallar för att inspirera till formatering.
Ernest Hemingway jämförde ett tomt papper med en vit tjur. Det är skrämmande och svårt att komma igång med ett projekt när man bara tittar på en tom sida. Det är därför det kan vara så bra att ha tillgång till mallar och exempel som hjälper dig att komma igång med din ideella årsrapport.
förutom alla bilder och årsredovisningsexempel i den här artikeln vill vi också länka dig till tre av våra favorit ideella årsrapporter. Du hittar dem nedan:
Rhode Island Foundation 2018 årsredovisning
Rhode Island Foundation årsredovisning är en fullfjädrad, bokliknande dokument som tar en djupdykning i de olika projekt och kampanjer från det gångna året. I första hand använder de bilder av supportrar och teammedlemmar för bilderna som används i dokumentet.
men på sidan ovan kan vi se hur de använde diagram och avstånd i dokumentet för att uppmärksamma läsarens uppmärksamhet på de viktiga datapunkterna. I stället för att inkludera denna statistik i styckestiltexten till vänster på sidan, dras de ut och görs större och mer framträdande.
du kan komma åt hela rapporten med länken ovan för att se om denna typ av ideell årsrapport kommer att vara mest påverkande för din publik.
World Wildlife Fund 2015 årsrapport Video
World Wildlife Fund of Canada valde 2015 att utforma en video för sin ideella årsrapport. Denna korta två och en halv minuters video går igenom prestationerna från föregående år och parar den informationen med klipp av rinnande floder och vilda djur.
ovanstående skärmdump från denna årsredovisningsvideo visar hur WWF Canada använde en karta för att visuellt kommunicera deras inverkan över hela landet. Ljudet över detta segment av videon förklarar helt vad de olika etiketterna på kartan betyder och hur de ansluter till det större uppdraget.
du kan komma åt hela WWF Canada årsredovisningsvideo för att se hur deras högkvalitativa inspelning och tydliga ljud ger en nivå av professionalism till den ideella årsrapporten för video-stil. Sedan kan du bedöma om det är ett format som du tror att din publik kommer att svara bra på.
Literacy Volunteers of Bangor Annual Report vykort
Literacy Volunteers of Bangor valde att skicka ut ett årsredovisningsvykort till sina supportrar 2012-2013. Detta exempel ger höjdpunkter i viktiga mätvärden och information från föregående år.
även om detta format inte tillåter så mycket sammanhang jämfört med Bokstilarapporten designad av Rhode Island Foundation, ger den information som supportrar kommer att prioritera och kommunicerar dessa data tydligt.
du kan se i bilden ovan hur organisationen använde färg, grafik och diagram för att visa de data de har samlat in under året till sina supportrar. Detta gör det engagerande och drar läsarens öga mer än stycken text eller listor med statistik. Visa hela vykortet för att se om den här formatstilen bäst passar din organisations behov och publikens preferenser.
dessa exempel visar hur kreativ du kan vara med din årsredovisning och de olika mallarna du kan använda för att designa den.
människor läser ideella årsrapporter, men de får mycket mer uppmärksamhet om rapporterna är väl utformade! Att se till att din är engagerande och lärorik för dina ideella supportrar kommer att gå långt för att bygga din organisations relationer.
mallarna och årsredovisningsexemplen i den här artikeln bör hjälpa din ideella organisation att komma igång med att göra din årsredovisning så bra den kan vara. Lycka till!
om du letar efter mer information om givarkommunikation och effektiva resurser, kolla in artiklarna nedan:
- Givarcentrerade ideella årsrapporter. Kan du inte få tillräckligt med årsredovisningar? Läs mer om hur du gör din givarcentrerad med den här artikeln.
- Bloomerangs Donatorretentionsguide. Undrar varför donatorretention är så viktigt? Letar du efter fler strategier för att förbättra din? Kolla in den här resursen.
- Ideella Årsrapporter: 7 Bästa Praxis. Om du vill ha mer information om din ideella årsredovisning, kolla in den här resursen från våra vänner på DonorSearch.
- Bio
- senaste inläggen
Jay Love
Senaste inlägg av Jay Love (se alla)
- vad kan orsaka störst inverkan på finansieringen av ditt uppdrag 2021? – November 26, 2020
- 25+ engagerande virtuella Insamlingsideer för ideella organisationer-22 juli 2020
- Vad är effekten av att förbättra 1: a gången Givarretention? – Februari 17, 2020