för några år sedan, på en söndagskväll, körde jag hem med min yngste son. Plötsligt frågade han om vi kunde stanna vid en lokal Staples-butik för att hämta några material som han behövde för att slutföra ett vetenskapsprojekt. Naturligtvis berodde projektet nästa dag. Förutsatt att min bästa föräldraställning, sa jag, ” Son, jag trodde att du sa till mig att projektet var klart!”Hans svar var ögonblickligt. ”Jag är klar, men inte färdig.”
konversationen pågick i ytterligare fem minuter, när min son försökte skilja mellan ”klar” och ” färdig.”Jag trodde att jag var en del av en gammal komedirutin när vi skämtade fram och tillbaka. Efter att ha slagit mitt huvud mot en tegelvägg vid ett flertal tillfällen i mitt liv, jag bestämde mig för att avsluta denna pre-adolescent dribbla, och plikttroget in Staples parkeringsplats.
spola fram till mitt kontor tio dagar senare. Tidigt en morgon meddelade den elektriska förmannen full av stolthet att hans besättningar arbetade på två elektriska brunnar, och uppgifterna är klara. Jag stängde böckerna om det arbetet. Jag upplupna kostnaderna, och sökte betalning för objektet från ägaren. En vecka senare, Jag granskar tidrapporter, och jag ser tid debiteras elarbeten på dessa två brunnar. Jag ringde i förmannen och sa, ”jag trodde att arbetet på dessa platser var gjort!”Hans omedelbara svar? ”Ja, Vi är klara, men inte färdiga.”När mitt sinne sprang tillbaka till mitt samtal med min son tänkte jag ett ögonblick att jag gick in i Twilight Zone. Förmannen, som kände igen det glaserade utseendet i mina ögon, fortsatte med att förklara att platsen måste märkas och kablarna ordentligt klädda.
kan min 12-åriga son ha rätt? Finns det en språklig skillnad mellan dessa två ord? Kanske missade jag en vital management-kurs där de konceptuella skillnaderna mellan ”klar” och ”färdig” diskuterades och definierades. Var felet mitt i att inte fråga förmannen, ” är du klar och klar?”
alltför ofta är vi alla skyldiga att tro att något är gjort, när uppgiften faktiskt inte är klar. Låt oss ta ett enkelt exempel, som att beställa en utrustning. Att utfärda inköpsordern betyder inte att du är klar. Har PO mottagits av säljaren? Har det erkänts och återlämnats? Har utrustningen släppts för produktion? Har vi ett förväntat leveransdatum? Har uppföljning av leveransdatum planerats? Har leveransplatsen bekräftats? Måste kvalitetsavdelningen engagera sig? Helt enkelt, är alla de olika aspekterna av uppgiften tagits upp?
förresten, att skicka någon ett e-postmeddelande betyder inte att uppgiften är klar. Jag cringe när jag frågar om något är gjort, och svaret är – ”jag skickade dem ett e-mail” som om Skicka-knappen är den heliga graden för att få resultat. Ett e-postmeddelande är bara ett preliminärt steg. Uppföljning är nyckelelementet för att få uppgifter gjorda (och färdiga).
vi behöver åtgärder för att säkra resultat i affärer. Ingenting händer om inte någon eller något rör sig. Men den rörelsen måste baseras på information. Och den informationen måste vara så fullständig som möjligt. Lämna inte förlorade ändar. Om det finns objekt som inte är fullständiga, se till att rätt status rapporteras.
min lektion för idag är att ”klar” betyder ”färdig.”Men bara för att vara säker, när jag ifrågasätter min personal, frågar jag dem halvt skämt om de är färdiga och färdiga, bara för att se till att alla mina baser är täckta.