lanserades 2001 som ett webbaserat samarbetsverktyg, SharePoint on-Premisesis används av över 400.000 kunder över hela världen.
Klicka för att ladda ner din gratis SharePoint-Projekthanteringsmall!
SharePoint är en samling flexibla verktyg som hjälper organisationer att bygga intranät, hantera dokument och samarbeta i en säker miljö.
i sin kärna handlar SharePoint om samarbete med dokumentbibliotek, en nyhetsflöde, wikis och diskussionsforum. Dessa funktioner-och mer! – gör SharePoint ett idealiskt verktyg för projektledningsgrupper.
med hjälp av en SharePoint-Projektwebbplats är det enkelt att centralisera all projektinformation och alla aktiviteter på ett ställe som teamet kan använda tillsammans.
en SharePoint-Projektwebbplats har ett antal element som hjälper dig att hantera ett projekt effektivt.
Låt oss ta en titt på strukturen för en typisk SharePoint – webbplats-listor, webbdelar, webbplatser och webbplatssamlingar.
vi ser också hur dessa element är en del av den förplanerade projektplatsen i den kostnadsfria Sharepoint-Projekthanteringsmallen från BrightWork.
skärmdumparna nedan är baserade på den fria mallen i en lokal miljö med den klassiska upplevelsen.
strukturen för en SharePoint-Projektwebbplats
SharePoint-listor
en SharePoint-webbplats fylls i med listor som används för att organisera information. En SharePoint-lista består av rubriker, rader och kolumner och liknar ett Excel-kalkylblad. SharePoint-listor är dock mer flexibla och är enklare att kontrollera än ett kalkylblad.
på samma sätt är listor nyckeln till att organisera projektinformation som uppgifter och problem. Med hjälp av en SharePoint-lista är det enkelt att spåra och hantera projektdata på ett ställe. Listorna är tillgängliga för alla teammedlemmar, förbättrar samarbetet och tar bort datasilor.
SharePoint-listor är ett användbart sätt att hantera projektprocesser och information på ett strukturerat och transparent sätt.
för att minska administrationsarbetet och effektivisera uppgifter kan du också lägga till arbetsflöden i listor, till exempel samla in digitala signaturer i dokument.
du behöver följande listor – som levereras med den kostnadsfria mallen-på din SharePoint-Projektwebbplats:
- dokumentbibliotek: Använd för att skapa ett enda arkiv för alla projektdokument. Användare kan ladda upp, ladda ner, ta bort och byta namn på dokumenten – beroende på vilka behörigheter du har ställt in för varje teammedlem.
- problem: använd den här listan för att spåra och hantera problem som tas upp av teamet.
- uppgifter: Lägg till uppgifter och underaktiviteter för att skapa projektets tidslinje. Du kan också tilldela uppgifter till enskilda teammedlemmar och spåra deras framsteg.
Project Task List i SharePoint
du kan också skapa anpassade listor i SharePoint så om ditt team använder Excel för att spåra vissa delar av projektarbetet kan du återskapa listan på webbplatsen.
2. SharePoint webbdelar
en SharePoint webbdel är en typ av lista som används för att lagra innehåll på din webbplats.
webbdelar kan fungera som en projektpanel eller rapport, ytbehandling nyckelprojektinformation på ett användbart sätt. Om du till exempel lägger till webbdelen ’projektuppgifter’ på projektets hemsidor får du en ögonblicksbild av listan underliggande uppgifter. Klicka bara på informationen för att få mer information.
i den kostnadsfria mallen finns data på hög nivå om projektmått, uppgifter, projekthälsa och problem tillgängliga på projektets hemsida med förkonfigurerade webbdelar.
SharePoint-webbplats
en SharePoint-webbplats används för att organisera olika typer av innehåll på ett ställe. En SharePoint-webbplats är ett hem för ditt projekt, som samlar listor och webbdelar på en central plats för ditt team.
kraftfull sökfunktion är en viktig funktion i SharePoint, särskilt SharePoint lokalt. Detta underlättas genom att lägga till all projektinformation på ett ställe. Du behöver inte slösa mer tid på att söka i många mappar, verktyg och nätverksenheter för att hitta ett dokument!
förutom att förbättra teamsamarbetet kommer en SharePoint-webbplats också att göra det lättare för dig att hantera projektet.
att ha en central plats för att spåra uppgifter, hitta dokument och visa rapporter innebär att du inte behöver skicka vanliga ’inchecknings’ e-post till teamet – bara gå till webbplatsen.
en webbplats ärver viktiga element som navigering, mallar och behörigheter från paraplywebbplatssamlingen. Du kan dock konfigurera varje webbplatsburk med eget innehåll och säkerhetsinställningar.
Sharepoint-webbplatssamling
en SharePoint-webbplatssamling är en samling SharePoint-webbplatser. När den tillämpas på Projektledning fungerar en webbplatssamling som din projektportfölj och rullar upp information från olika projekt på ett ställe.
organisationer med flera affärsenheter med olika projektkrav använder vanligtvis en webbplatssamling per enhet.
som nämnts ovan ärver en SharePoint-Projektwebbplats egenskaper från webbplatssamlingen, så det är vettigt att ha en separat samling för dina marknadsförings -, Finans-och IT-team. De olika områdena i verksamheten kan skapa en webbplatssamling och projektwebbplatser anpassade till deras processer.
en SharePoint – webbplatssamling är också användbar om du behöver dela dokument eller information med externa användare utan att ge åtkomst till dina större system. Du kan helt enkelt skapa och dela en webbplatssamling med begränsade behörigheter.
OOTB v gratis mall: skapa din SharePoint-Projektwebbplats
som du kan se är SharePoint ett kraftfullt projekthanteringsverktyg. SharePoint ser dock inte ut som ett projekthanteringsverktyg ur rutan.
en tom SharePoint-webbplats
om du väljer att använda Out-of-the – box SharePoint för projektledning måste du bygga din webbplats för att uppfylla dina krav-eller be ditt IT-team att göra det.
att skapa en SharePoint-Projektwebbplats innebär ett antal steg, inklusive:
- bestämma webbplatsarkitekturen, dvs. var webbplatsen ska placeras i din SharePoint-miljö.
- ta reda på vilka listor och webbdelar du behöver lägga till på webbplatsen för att stödja ditt projektteam.
- skapa webbplatsen.
- lägga till listor och webbdelar.
- konfigurera varje element.
beroende på dina SharePoint-utvecklingsfärdigheter är det en lång process att konfigurera en grundläggande SharePoint-webbplats för ditt projekt.
tror du att du kan hantera SharePoint-sidan? För att se till att webbplatsen är optimerad måste du gå tillbaka några steg och också tänka på din projekthanteringsprocess.
- vilka listor och webbdelar behöver du faktiskt lägga till på webbplatsen?
- hur många fält behöver varje lista?
- vilka metadata ska du lägga till i dokumentbiblioteket?
- behöver du problem och risker?
- hur kommer du en eller två kolumner för att presentera information?
om projektplatsen inte är korrekt utformad är ditt projekt i fara innan arbetet ens börjar.
det är där den kostnadsfria SharePoint-Projekthanteringsmallen från BrightWork ger dig ett försprång.
den kostnadsfria mallen har allt du behöver för att initiera, planera, spåra och rapportera om ett projekt med SharePoint – direkt ur lådan.
projektwebbplatsmallen innehåller nyckellistor och webbdelar –uppgifter, problem och ett dokumentbibliotek – och metriska plattor, projektstatusrapporter, arbetsrapporter och ett diagram över uppgifter efter status för snabb spårning.
webbplatsen är baserad på en praktisk, femstegsmetod för projektledning med vägledning som ingår i project wiki.
den kostnadsfria mallen fungerar på SharePoint 2019/2016/2013 och SharePoint Online.
slösa inte mer tid på att planera din SharePoint-Använd gratis Mall istället!
bildkredit