selvom 401 (k) planer er sikker på at hæve spiritus af en virksomheds medarbejdere, pensionsordninger kommer med en masse bureaukrati og besvær på arbejdsgiverens ende. IRS kræver, at arbejdspladspensionsplaner forbliver i overensstemmelse med en lang række regler, så det er vigtigt for administratorer og sponsorer regelmæssigt at føre tilsyn med de planer, som de er betroet, og udføre en række opgaver. Hvis du spekulerer på, ” hvem er min 401 (k) plan administrator og sponsor?, “se på denne detaljerede sammenligning.
Administrator vs. sponsor: Hvad er forskellen?
sponsor af en 401(k) plan er den enhed, der etablerer pensionsplanen for en virksomhed og dens arbejdstagere. Normalt er dette arbejdsgiveren selv, en fagforening eller en udvalgt medarbejder i firmaet.
Employee Retirement Income Security Act of 1974 (kendt mindre formelt som ERISA) kræver, at plansponsoren vælger en administrator. En 401 (k) planadministrator er den organisation, der faktisk fører tilsyn med driften af planen. Endnu en gang kan dette være arbejdsgiveren selv, et team af medarbejdere, en tredjepart eller en virksomhedsleder.
administratorens opgaver
for bedre at forstå, hvad der er en 401(k) planadministrator, skal du kende stillingens ansvar. Nogle af administratorens ansvarsområder kan outsources til en tjenesteudbyder. For eksempel kan en finansiel rådgiver ansættes til at yde investeringsrådgivning og rådgivning til medarbejdere. Og en revisor kan bringes om bord for at sikre, at en plan årsregnskab er i overensstemmelse med føderale love.
opgaver, der normalt bevares af administratoren, inkluderer at tjene som planens rekordholder, sikre, at 401(k) fungerer i overensstemmelse med plandokumenter og sikre en fidelity bond om nødvendigt. Her er en liste over andre vigtige funktioner hos administratoren:
- Udfør årlig compliance Test: Dette er en meget vigtig del af en 401(k)’s tilsyn. IRS kræver, at enhver kvalificeret plan gennemgår årlige ikke-diskriminationstest for at sikre, at højt kompenserede medarbejdere ikke overdrevent drager fordel af skatteudsættelse sammenlignet med andre ansatte. Testene omfatter den faktiske Udsættelsesprocent (ADP) test og den faktiske Bidragsprocent (ACP) test. Hvis pensionsplanen fejler nogen af ikke-diskriminationstestene, administratoren skal tage skridt til at bringe planen i overensstemmelse med IRS-reglerne. Disse handlinger kan omfatte refusion af højt kompenserede medarbejderbidrag (og de ledsagende skattefordele) for at reducere de gennemsnitlige bidragsniveauer for disse medarbejdere eller yde ikke-selektive virksomhedsbidrag til medarbejdere med lavere indtjening for at hæve deres bidragssatser. Administratoren kunne også lave en blanding af disse to.
- Indsend formular 1099-R: når en distribution foretages fra en 401(k), skal formular 1099-R udfyldes og udstedes til kontohaveren. Nogle af de betalinger, der skal rapporteres på denne formular, inkluderer handicapbetalinger og dødsydelser. Betalinger, der er genstand for tilbageholdelse af Medicare-og socialsikringsafgifter, bør ikke rapporteres. I stedet går disse betalinger på formular m-2, som, som vi vil se nedenfor, er plansponsorens ansvar.
- Indsend formular 5500: ERISA kræver, at denne formular indsendes til IRS årligt. Det skal indgives elektronisk gennem regeringens iFile-system. Planer, der har færre end 100 deltagere, kan bruge Form 5500-SF, den korte version. Og en-deltagerplaner kan bruge formular 5500-es. Formularen beder om oplysninger om optjente fordele, afdøde deltagere, overholdelsesdata, og finansieringsoplysninger. Formålet med formularen er at give Onkel Sam et klart billede af en planens drift og økonomiske tilstand.
- Overvåg lån: hvis en plan tillader låntagning, har administratoren ansvaret for at sikre, at lån opfylder IRS-retningslinjerne og de krav, der er beskrevet i planens aftale. Disse inkluderer at sikre, at en kontos saldo var tilstrækkelig til at kvalificere sig til et lån, og at lånebetalinger blev tilbagebetalt til tiden. Administratoren skal også handle på misligholdte lån. Hvis en tilbagetrækning kvalificerer sig som en modgang, skal administratoren opbevare dokumenter for at verificere behovet.
- Kommuniker med deltagerne: fordi mange medarbejdere ikke kender en virksomheds 401(k) detaljer, er det op til administratoren at uddanne dem om planens funktioner. Denne meddelelse skal indeholde en forklaring på, hvordan optjeningsperioder fungerer, og hvilke fordele planen tilbyder. Eventuelle fremtidige ændringer i planen skal også overføres til deltagerne af administratoren. Hvis du er medarbejder, er det vigtigt at vide, hvem der er planadministrator for 401(k) i din virksomhed, så du ved, hvor du kan få hjælp, når du støder på problemer.
sponsorens opgaver
selvom sponsorens store opgave er at etablere 401(k), har den stadig nogle vigtige opgaver at tage sig af regelmæssigt. Disse omfatter:
- samarbejde med plan-tjenesteudbyderen: denne pligt er så vigtig, fordi der skal være en regelmæssig forbindelse mellem virksomheden og tjenesteudbyderen. Mindst en om året skal tjenesteudbyderen og sponsoren gennemgå virksomhedens pensionsplan. Sponsoren skal ændre planbestemmelser, når det er nødvendigt, og sørge for, at lønkompensationen er korrekt. Sponsoren skal også undersøge, om opsigelser og nye ansættelser påvirker planen på nogen måde.
- at være en fiduciary: en 401(k) sponsor er forpligtet af føderal lov til at være en fiduciary. En fiduciary er et parti, der forsvarer andres interesser. I forbindelse med en 401(k) plan skal en tillidsmand beskytte interesserne for medarbejdere, der har bidraget med penge til planen. Nogle tillidsopgaver inkluderer valg og overvågning af tjenesteudbyderen, forståelse af vilkårene i pensionsplanen og undgå forbudte transaktioner. Sponsoren i sin betroede rolle skal også give oplysninger til medarbejdere og deres modtagere rettidigt. Sponsoren skal endvidere sikre, at rapporter indsendes til regeringen til tiden.
- kendskab til detaljerne i planen: sponsoren skal kende planens funktioner, hvad der er dækket, og hvad der ikke er. Desuden skal sponsoren identificere, hvilke medarbejdere der er berettigede til at deltage i planen, og hvilke der ikke er. Andre detaljer, som sponsoren skal holde sig ajour med, inkluderer optjeningspolitikker, beløb og typer af tilladte bidrag, hvordan virksomhedsbidrag ydes, og hvordan fordele fordeles til medarbejderne. Det er klart, at der i nogle tilfælde vil være overlapning mellem sponsorens og administratorens opgaver.
- gennemgang af tjenesteudbyderens rapporter: sponsoren skal kigge efter mulige fejl i bidragsbeløb. Disse kan findes i tildelingsrapporten. Distributionsrapporten skal også undersøges for at sikre, at medarbejderne har startet deres krævede minimumsfordelinger (RMD ‘ er) til tiden og har udfyldt det relevante papirarbejde.
- indhentning af en uafhængig gennemgang af 401(k): det er en god ide at bringe et nyt par øjne, der opleves i overholdelse af pensionsplanen. Tredjepart kan bemærke uoverensstemmelser, der er blevet overset af sponsor eller administrator. I det lange løb kan dette spare virksomheden penge og forbedre planens drift.
- vedligeholdelse af tilsyn med en forhåndsgodkendt plan: hvis en virksomhed køber en forhåndsgodkendt plan, skal sponsoren være sikker på at gennemgå adoptionsaftalen og verificere de gebyrer, der opkræves af udbyderen. Sponsoren skal også opbevare det IRS-udstedte rådgivende brev på et sikkert sted. Sponsorens andre opgaver inkluderer underskrivelse af planændringer, der sendes af tjenesteudbyderen og afsendelse af ændringerne til administratoren.
- grundig gennemgang af adoptionsaftalen: en forhåndsgodkendt plan kan komme med en adoptionsaftale. Hvis dette er tilfældet, skal sponsoren studere dette dokument i detaljer, fordi det er en del af planen. Adoptionsaftalen vil angive, hvordan og hvornår ydelser skal udbetales, hvornår medarbejderne bliver optjent, og hvordan en virksomheds bidrag fordeles mellem deltagerne, blandt andre vigtige funktioner.
ved at arbejde sammen kan en 401(k) administrator og sponsor sikre, at en virksomheds bidragsbaserede plan forbliver i overensstemmelse med alle føderale krav. De kan også sørge for, at medarbejderne deltager i planen og forstå alle de muligheder og ansvar, deres virksomhed tilbyder dem.
hvis du er usikker på, hvem der er 401(k) planadministrator og sponsor i din virksomhed, kan du søge råd hos de kyndige og hjælpsomme eksperter på menneskelig interesse.