Cómo escribir una carta o e-mail formal en inglés

Carta/email formal

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Aquí tenéis el tema de CÓMO ESCRIBIR UNA CARTA INformal EN INGLÉS

Cuando el correo electrónico no existía y los negocios se trataban mediante cartas escritas en papel, la formalidad era un poco más estricta. Supongo que las nuevas tecnologías, de alguna manera, nos han hecho un poco más flexibles a la hora de relacionarnos con los demás, aunque se trate de escribir una carta o email formal.

Ante todo, nosotros mismos debemos valorar el grado de formalidad que necesitamos para comunicarnos, qué relación real tenemos con la persona a la que le estamos enviando un email, ¿hemos tenido contacto anteriormente? Si es así, ¿ha sido telefónico? ¿por carta o email? ¿en persona?. Con estos datos y, siempre usando nuestro sentido común (common sense), seremos capaces de escribir una carta o email con la formalidad requerida para cada ocasión.

En este post te mostraré las pautas básicas para escribir un email o carta formal que se podría utilizar para temas de negocios. Encontrarás frases típicas y reglas comunes que debes seguir, pero tampoco seas demasiado estricto con las normas, como te he apuntado arriba, «formal» puede significar muchas cosas distintas en contextos diferentes.

¡Pues al tema!

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Asunto

Si escribes un email, lo básico es que, en el apartado Asunto, no les cuentes tu vida. El ‘asunto’ (subject) debe ser directo y conciso y debe expresar claramente el motivo del mensaje. No escribas «Hello»…no estás escribiendo a tu prima de Benidorm… Un ejemplo podría ser: «Meeting Magazine Survey 18/10/2014»

Saludos

En primer lugar vamos a ver las formas de saludar más típicas, tanto informales como formales, tú sabrás el grado de formalidad necesario para cada caso.

Informal:

• Hi Peter,
• Hello Sandra,
• James,

Formal:

• Dear Mrs. Rogers,
• Dear Julian Scott,

Cuando no conoces a quien te diriges puedes escribir:

• Dear Sir or Madam,
• To Whom It May Concern (esta está un poco anticuada) A quién corresponda

*Fíjate que en inglés «Dear» implica una manera formal de dirgirse a la gente por escrito (como nuestro «Estimado Señor»); no es tan «formal» en inglés oral—en este post te explico mi experiencia personal con el «dear»: Fallos, falletes y meteduras de pata

Para dirigirte a una mujer que no sabes si está casada o soltera, se recomienda el uso de Ms, en lugar de Mrs o Miss. Aquí te dejo una tabla con los títulos personales:

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Por cierto, ¿se pone un punto después de estos títulos? El tema parece confuso, pero es muy sencillo: en inglés americano sí se pone punto, mientras que en inglés británico se omite:

• Ms. (AmE), Mr. (AmE), Mrs. (AmE)
• Ms Mr Mrs (BrE)
• Miss (no lleva punto ni en británico ni en americano)

Estructura

La estructura de una carta o email tiene tres componentes básicos que generalmente coinciden con muchos otros tipos de writings que iremos viendo en futuros posts.

1. Introduction
2. Body
3. Conclusion

Veámoslos uno a uno:

Introducción

En primer lugar debes presentarte y luego tienes que explicar brevemente el motivo del email.

Por tanto, empezarás diciendo:

• Mi nombre es…

y seguirás con alguna de estas expresiones habituales:

• Estoy escribiendo con respecto a…Le escribo con respecto a…
• estoy enviando un correo electrónico en referencia a…Le envío este correo electrónico en referencia a…
• estoy en contacto con usted para…Me pongo en contacto con usted…
• En respuesta a su correo electrónico,…En respuesta a su correo electrónico, yo…
• estoy escribiendo en conexión con el…Le escribo en relación a un…
• me gustaría… Me gustaría…

¡Ojo!:

1. En los escritos formales no se suelen usar contracciones aunque cada vez (dependiendo del grado de formalidad) son más habituales. En principio, la norma general es: No escribas: I’ve gone, debes escribir la forma completa: I have gone.

2. Para empezar un email no uses el Presente Simple para decir «Le escribo este email», se utiliza el Presente Continuo: «I am writing this email» no «I write this email».

Body

1. Aquí hay que explicar brevemente qué necesitas, no te vayas demasiado por las ramas, no tienes que explicarles tu vida, ve al grano (to the point), es decir, escribe frases cortas y concisas.

2. Utiliza párrafos para mantener el mensaje ordenado: un email no debería tener más de cinco párrafos y cada párrafo debería tener cinco líneas como máximo. Para conectar párrafos de una manera fluida y coherente, te recomiendo este post sobre conectores en inglés.

3. No hace falta decirlo, pero por si acaso a alguien se le ocurre…que hay de todo en la viña del Señor, NO ESCRIBAS EL EMAIL EN MAYÚSCULA PORQUE PARECE QUE ESTAMOS GRITANDO AL SEÑOR/A QUE RECIBA EL EMAIL. GRACIAS.

4. Usa siempre la misma fuente de letra, si es Times New Roman, sigue con esa y no cambies a Arial en medio del email. Evita usar Comic Sans o alguna fuente similar: usaremos una fuente lo más formal posible, la Times es perfecta.

5. Evita al máximo el lenguaje abreviado que usas en mensajes de texto y whatsapps: no escribas cosas tipo: BTW, TTYL (By the way, talk to you later).

6. No uses emoticonos

😐 😎

En este link de WikiHow te presentan una lista de palabras y términos informales y su equivalentes en lenguaje formal, very useful indeed.

Ahora vamos a ver unas expresiones típicas que te pueden servir para el body de la carta o email:

• Estamos en condiciones de confirmar que…Le podemos confirmar
• lamentamos informarle que…Céntimos informarle que
• Sólo una nota para decir… Solo un apunte para decirle
• por Favor, podría usted…? Por favor, ¿podría…?
• ¿puedo tener…? ¿Me podría dar…?
• ¿Podrías…? ¿Podría usarse…?
• Le agradecería mucho si pudiera Est Estaría muy agradecido si usted pudiera This
• This is an urgent matter – Es un tema urgente

¡¡Ojo!

Voz activa vs voz pasiva:

Ten en cuenta que deberás usar gramática sencilla sin florituras y estructuras demasiado complejas. Evita tiempos en pasiva, inversions, etc. En Business English es preferible usar la voz activa. Mira los ejemplos:

No uses esta estructura en pasiva:

• It was discussed the unconditional surrender of the country

Usa mejor este tipo de frases:

• We discussed the unconditional surrender of the country

Conclusión

Frases comunes para acabar un email:

• Gracias por su ayuda
• Espero sus noticias (Fíjate que después de «to» va un verbo en gerundio, no escribas: Espero sus noticias)
• Gracias por adelantado (no avanzado)
• Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta– Si tiene alguna pregunta, se puede poner en contacto conmigo
• Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo-No dude en ponerse en contacto con conmigo si tiene alguna pregunta.
• Let me know if you need anything else (un poquitín menos formal, pero igual de válida)– Infórmeme si necesita algo más.

Un apunte: Cuando mi inglés era intermedio-bajo y tenía que escribir emails, muchas veces los acababa con la frase: I am at your disposal- Estoy a su disposición.

No es que esta frase no sea correcta, pero la verdad es que suena bastante mal porque «disposal» también significa «eliminación de basuras, residuos». Ya te digo, la frase es perfectamente correcta, pero yo, como opción personal, no la usaría si puedes sustituirla por otras como las que te sugiero arriba que no lleve a confusiones pestilentes :-p

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Despedida

Frases para despedirse en una carta o email:

Informal:

• Regards,
• Thanks,
• Best regards,
• Best wishes,
• Kind regards,
• Best,

Formal:

• Yours sincerely,
• Yours faithfully,
• Yours cordially,
• Respectfully,

Tu firma

En la firma en inglés, generalmente, se incluye:

• Nombre
• Puesto
• Nombre de la compañía
• Información de contacto (teléfono, website, dirección de email)

Últimos consejos y links

• Utiliza una dirección de email lo más neutra posible. No escribas desde la dirección [email protected]. Si no tienes otra dirección de email, te la abres, es gratis y necesario…si quieres que te tomen en serio.

• Aprende a deletrear tu dirección de email perfectamente con este post.

Te dejo una infografía de símbolos que te puede resultar muy útil:

Recursos interesantes

Hay un recurso que me encanta y es GRATIS.

Se llama Grammarly. Es una extensión de Chrome muy útil si tienes que escribir redacciones, essays o cartas en ‪inglés‬.

Lo que hace la extensión es que, mientras escribes:

• Los 12 Principales Errores de correo electrónico
• Muestra de Carta Comercial
• Muestra de Carta Semiformal
• Un Correo Electrónico Comercial de Respuesta