Presupuesto de caja Una vez preparados los análisis anteriores, se dispone de información suficiente para preparar el presupuesto de caja y calcular el saldo de la cuenta de Caja para cada trimestre. La preparación de un presupuesto de efectivo requiere información sobre los recibos de efectivo y los desembolsos de efectivo de todos los demás calendarios del presupuesto operativo.
Recibos de efectivo Podemos preparar el calendario de recibos de efectivo en función de cómo la empresa espera cobrar las ventas. Sabemos, por experiencia pasada, cuánto de nuestras ventas son ventas en efectivo y cuánto son ventas a crédito. También podemos analizar cuentas por cobrar pasadas para determinar cuándo se pagan normalmente las ventas a crédito.
Leed Company ha determinado que todas las ventas son a crédito y no tienen ventas en efectivo. Para las ventas a crédito, la experiencia dice que Leed recaudará el 60% de las ventas en el trimestre de la venta y el 40% restante se recaudará el trimestre posterior a la venta (sí, entendemos que es poco probable que recaude el 100%, pero Leed elige presupuestar el 100% de la recaudación). Las cuentas por cobrar a principios de año son de $200,000 y se espera que se recauden en el primer trimestre. Leed Company prepara el siguiente calendario de recibos de efectivo planificados:
| Leed la Empresa | ||||
| Horario de Recibos de caja | ||||
| Qtr 1 | Qtr 2 | Qtr 3 | Qtr 4 | |
| las Ventas Presupuestadas | $600,000 | $1,600,000 | $800,000 | $1,000,000 |
| recibos de Efectivo, actual trimestre (60% x trimestre las ventas) | 360,000 | 960,000 | 480,000 | 600,000 |
| (600,000 x 60%) | (1,600,000 x 60%) | (800,000 x 60%) | (1,000,000 x 60%) | |
| recibos de Efectivo, desde el anterior trimestre (40% x trimestre anterior ventas) | 200,000** | 240,000 | 640,000 | 320,000 |
| (600,000 x 40%) | (1.600.000 x 40%) | (800,000 x 40%) | ||
| Total de Cobros en Efectivo de Ventas | $560,000 | $1,200,000 | $1,120,000 | $920,000 |
** Los recibos de efectivo del trimestre anterior para el Trimestre 1 provienen del saldo inicial en Cuentas Por Cobrar.
Podemos calcular el saldo FINAL de las Cuentas por Cobrar para el balance presupuestado tomando las ventas del cuarto Trimestre $1,000,000 x 40% que se recibirán en el primer Trimestre del próximo año como $400,000. Además de los recibos de efectivo, también necesitamos comprender cómo planeamos realizar nuestros pagos o desembolsos en efectivo.
Desembolsos en efectivo Las empresas necesitan efectivo para pagar compras, salarios, alquileres, intereses, impuestos sobre la renta, dividendos en efectivo y la mayoría de los demás gastos. Podemos obtener la cantidad de cada desembolso en efectivo de otros presupuestos u horarios.
Este video trata el presupuesto de compras para un distribuidor, pero si comienza en el minuto 9, se recuperará con el ejemplo de calendario de desembolso de efectivo.
Leed Company es una empresa de fabricación y primero tendrá que usar la información del presupuesto de compras de materiales. La compañía Leed realiza todas las compras de material a crédito. La compañía Leed pagará por las compras de materiales el 80% en el trimestre de compra y el 20% en el trimestre posterior a la compra. Las cuentas por pagar al comienzo del año son de 8 80,000 y se pagarán en el 1er trimestre. Calcularemos los pagos en efectivo por compras de materiales como se muestra en la siguiente tabla.
| Qtr 1 | Qtr 2 | Qtr 3 | Qtr 4 | |
| Presupuestado Compras De Material | $250,000 | $295,000 | $217,500 | $217,500 |
| los pagos en Efectivo, actual trimestre (80%) | $200,000 | $236,000 | $174,000 | $174,000 |
| (250,000 x 80%) | (295,000 x 80%) | (217,500 x 80%) | (217,500 x 80%) | |
| Pagos en efectivo, del qtr anterior(20%) | 80,000** | 50,000 | 59,000 | 43,500 |
| (250,000 x 20%) | (295,000 x 20%) | (217,500 x 20%) | ||
| Total de Pmt en Efectivo para Compras de Materiales | $280,000 | $286,000 | $233,000 | $217,500 |
** Los pagos en efectivo del trimestre anterior para el Trimestre 1 provienen del saldo inicial en Cuentas por Pagar.
Podemos calcular el saldo FINAL de las Cuentas por Pagar para el balance presupuestado tomando las compras de mercancías del cuarto Trimestre de 2 217,500 x 20% a pagar durante el primer Trimestre del próximo año como $43,500. Además de estos pagos en efectivo para la mercancía, también necesitamos los desembolsos en efectivo del presupuesto de mano de obra directa, el presupuesto de gastos generales de fabricación y el presupuesto de ventas y administración. Recuerde, solo queremos los montos de PAGO en EFECTIVO y no el monto total del presupuesto (la depreciación es un gasto no en efectivo y se excluye de los pagos en efectivo).
Usando nuestro ejemplo, Leed Company, necesitamos la información de los pagos en efectivo de la mercancía que acabamos de calcular, los pagos en efectivo por mano de obra directa (toda la mano de obra directa pagada en el trimestre en que se incurrió), los pagos en efectivo por gastos generales de fabricación y los pagos en efectivo por gastos de venta y administrativos. Pero también necesitamos información sobre el pago de dividendos y los impuestos sobre la renta.
Se supone que los impuestos sobre la renta son el 40% de los ingresos presupuestados antes de los impuestos sobre la renta y se pagan en el próximo trimestre. * Los impuestos sobre la renta a pagar el 1 de enero eran de $100,000. Suponemos que se pagarán dividends 40,000 de dividendos en el segundo trimestre y 8 80,000 en el tercer trimestre. Además, Leed planea expandir sus operaciones a un nuevo edificio que costará 6 650,000 en el cuarto trimestre. Leed planea pagar en efectivo por el nuevo edificio.
El calendario completo de pagos en efectivo se vería así:
| Empresa Leed | |||||
| Calendario de Pagos en Efectivo | |||||
| Qtr 1 | Qtr 2 | Qtr 3 | Qtr 4 | ||
| Total de Pmt en Efectivo para Compras de Materiales | 280,000 | 286,000 | 233,000 | 217,500 | del horario anterior |
| Dólares presupuestados de mano de obra directa | 126,000 | 192,000 | 132,000 | 156,000 | del presupuesto de mano de obra directa |
| Pagos en efectivo para mfg sobrecarga | 80,750 | 89,000 | 81,500 | 80,750 | de mfg sobrecarga de presupuesto |
| los pagos en Efectivo de la venta y de administración | 110,000 | 160,000 | 120,000 | 130,000 | de venta y de administración del presupuesto |
| los pagos en Efectivo para Impuestos sobre la Renta | 100,000* | 57,500 | 270,000 | 100,000 | a partir de los ingresos presupuestados sentencia |
| los pagos en Efectivo de los dividendos | 40,000 | 80,000 | dado en la información anterior | ||
| Pago en efectivo para el nuevo edificio | 650,000 | dado en la información anterior | |||
| Total De Pagos En Efectivo | $696,750 | $824,500 | $916,500 | $1,304,250 | |
Ahora pongámoslo todo junto en el presupuesto de efectivo completo. El presupuesto en efectivo es un plan que indica las entradas y salidas de efectivo previstas. En la forma más simple, un presupuesto en efectivo es:
Saldo de caja inicial
Añadir: Recibos de efectivo
Efectivo disponible
Restar: Pagos en efectivo
Saldo de Caja final presupuestado
Podemos complicarlo un poco más agregando consideraciones financieras. El presupuesto en efectivo ayuda a la administración a decidir si habrá suficiente efectivo disponible para las necesidades a corto plazo. Si el presupuesto de efectivo de una empresa indica una escasez de efectivo en una fecha determinada, es posible que la empresa deba pedir prestado dinero a corto plazo. Si el presupuesto de efectivo de la compañía indica un exceso de efectivo, la compañía puede desear invertir los fondos adicionales por períodos cortos para ganar intereses en lugar de dejar el efectivo inactivo. Saber de antemano que puede producirse una posible escasez o exceso de efectivo le permite a la administración disponer de tiempo suficiente para planificar tales sucesos y evitar una crisis de efectivo.
Para ilustrar, completaremos el presupuesto en efectivo para la empresa Leed. El 1 de enero, el saldo de caja de la Compañía Leed era de 1 130,000. Calcularemos el presupuesto de efectivo para cada trimestre utilizando la información de los horarios en esta página. Obtendremos nuestros recibos de efectivo del Programa de Recibos de Efectivo y los desembolsos (o pagos) de efectivo del Programa de Pagos en Efectivo.
Importante: El saldo de caja final de un trimestre es el saldo de caja inicial del siguiente trimestre.
| Leed La Empresa | ||||
| Presupuesto De Efectivo | ||||
| Qtr 1 | Qtr 2 | Qtr 3 | Qtr 4 | |
| Principio De Balance De Efectivo | $130,000 | $21,250 | $408,750 | $612,250 |
| Agregar: Recibos de efectivo (véase la tabla de Recibos de Efectivo) | $560,000 | $1,200,000 | $1,120,000 | $920,000 |
| Disposición de Efectivo | $690,000 | $1,266,250 | $1,573,750 | $1,577,250 |
| Menos: Los Pagos en efectivo (ver Cronograma de Pagos en Efectivo) | $696,750 | $824,500 | $916,500 | $1304,250 |
| Presupuestado Saldo de Efectivo al Final | -$6,750 | $368,750 | $572,250 | $188,000 |
Leed Empresa parece tener un poco de un problema. Hay mucho dinero en efectivo para el año, pero cuando miramos cada trimestre, vemos que no estamos planeando suficiente dinero en efectivo para cubrir el 1er trimestre. Nos recuperamos en el segundo trimestre y tenemos suficiente efectivo para los trimestres restantes. Pero, ¿qué podemos hacer sobre el 1er trimestre? Podemos revisar los presupuestos y ver si hay algo que podamos recortar o modificar. O bien, Leed puede organizar financiamiento a corto plazo con el banco. A la compañía Leed le gusta mantener un mínimo de 1 10,000 como saldo de efectivo final cada trimestre. Leed ha organizado una línea de crédito con el banco para acceder a fondos a corto plazo. Leed pagará cualquier cantidad de préstamo en el siguiente trimestre posible y el banco cobrará un 12% de interés por año (3% de interés por trimestre). ¿Cómo cambiará esto el presupuesto en efectivo si no se realizan cambios en los presupuestos anteriores?
| Leed La Empresa | ||||
| Presupuesto De Efectivo | ||||
| Qtr 1 | Qtr 2 | Qtr 3 | Qtr 4 | |
| Principio De Balance De Efectivo | $130,000 | $5,000 | $368,397 | $571,897 |
| Agregar: Recibos de efectivo (véase la tabla de Recibos de Efectivo) | $560,000 | $1,200,000 | $1,120,000 | $920,000 |
| Disposición de Efectivo | $690,000 | $1,205,000 | $1,488,397 | $1,491,897 |
| Menos: Pagos en Efectivo (ver Cronograma de Pagos en Efectivo) | $696,750 | $824,500 | $916,500 | $1,304,250 |
| Proyectado Saldo de Efectivo al Final | ($6,750) | $380,500 | $571,897 | $187,647 |
| Agregar: De Financiamiento De Corto Plazo Recibidos | $11,750 | |||
| Menos: Financiación A Corto Plazo De Pago | ($11,750) | |||
| Menos: Financiación A Corto Plazo Intereses | ($353) | |||
| Presupuestado Saldo De Efectivo Al Final | $5,000 | $368,397 | $571,897 | $187,647 |
Observe cómo Leed prestado $11,750 en el 1er Trimestre para cubrir los $6,750 escasez + $5,000 mínimo queremos en la mano. Leed planea pagar el préstamo durante el segundo trimestre pagando la cantidad total de $11,750 más intereses por 1 trimestre (11,750 x 3% por trimestre).