Aunque suene sádico, últimamente he dedicado una gran cantidad de energía mental al tema del correo electrónico. Y teniendo en cuenta el suministro limitado de energía que tiene este viejo noggin hoy en día, eso es realmente decir algo.
Parte de los fideos se ha relacionado con mi exploración continua de boletines por correo electrónico, tanto con mi propio esfuerzo semanal como con la variedad de otras publicaciones basadas en correo electrónico que he estado digeriendo últimamente (yum). Cada vez más en estos días, mi bandeja de entrada se está convirtiendo en algo más que un lugar para mensajes.
Pero aparte de eso, tengo un impulso insaciable de refinar infinitamente mi configuración tecnológica personal en la búsqueda de una eficiencia óptima. Ya sea que pase 10 minutos al día o 10 horas a la semana en mi bandeja de entrada, quiero que cada segundo cuente, y de principio a fin, quiero que las cosas sean lo más efectivas y sin complicaciones posible.
Es por eso que he experimentado con innumerables aplicaciones y configuraciones de correo electrónico a lo largo de los años, y es por eso que últimamente en particular, he estado dedicando gran parte de mi oscilación neuronal a la yuxtaposición de Gmail y la bandeja de entrada, las dos opciones de interfaz de correo electrónico de Google.
He confiado principalmente en la bandeja de entrada en los últimos años, ya ves, pero con las recientes mejoras de Google en Gmail combinadas con el enfoque decreciente (aunque no completamente eliminado) de la compañía en la bandeja de entrada, me he estado preguntando si es hora de tirar la toalla y volver a Gmail. Así que he pasado las últimas semanas alternando entre las dos aplicaciones, tanto en el escritorio como en el móvil. Y después de un mes, una cosa está clara: Por mucho que lo haya intentado, aún no estoy listo para renunciar a la bandeja de entrada, por ocho razones muy específicas.
Entrega de paquetes basada en el tiempo
Uno de los componentes principales de Inbox es su capacidad para clasificar de forma inteligente los mensajes entrantes en categorías de paquetes, como Compras, Finanzas, Redes Sociales, Actualizaciones y Baja prioridad. De forma predeterminada, todos estos paquetes aparecen colapsados en la vista principal de la bandeja de entrada, pero esta es la clave para mí: Puede configurar cualquiera de ellos para que permanezca fuera de la vista y luego aparezca solo una vez al día o incluso solo una vez a la semana.
Eso significa que las cosas no tan importantes que llenan mi bandeja de entrada sin fin y se amontonan en un desastre inmanejable o me obligan a seguir mirando y deslizando se quedan fuera de mi vista la mayor parte del tiempo, y luego aparecen en un grupo, en un momento en que puedo manejarlo de manera eficiente, todo a la vez. (Y sí, Gmail tiene un sistema de categorización vagamente similar, pero no es ni de lejos tan potente o personalizable, y carece de ese sistema de entrega crucial basado en el tiempo que mantiene todas las cosas menos importantes fuera de tu cabello durante el día.)
Más que nada, esto realmente ha cambiado la forma en que pienso — o, para ser más precisos, con frecuencia no pienso en — mi bandeja de entrada. La clasificación inteligente y menos interrupciones son una combinación potente y una parte clave de lo que me ha permitido mantener ese estado esquivo de «bandeja de entrada cero» y evitar sentir que el correo electrónico se está apoderando de mi vida.
Barrido simple
Como parte de su sistema de paquetes, Inbox me da la capacidad de barrer un grupo completo de mensajes con un solo toque. No puedo decirte lo que es un ahorro de tiempo enorme: Significa que puedo echar un vistazo a todo en, por ejemplo, mi paquete de actualizaciones cuando aparece una vez por la mañana, ver que nada de eso requiere ninguna acción y, a continuación, tocar un solo icono para enviarlo todo a la vez. Puede sonar como algo pequeño, pero tener que deslizar manualmente cada mensaje en una categoría o verificar manualmente cada uno y luego presionar el botón de Archivo, como he estado haciendo estas últimas semanas con Gmail, se siente arcaico en comparación, especialmente cuando hay una docena o más mensajes involucrados.
El sistema de barrido de la bandeja de entrada tiene otro toque que realmente lo hace invaluable: Digamos que tengo 15 mensajes en un paquete. Uno de ellos es algo que quiero conservar; los 14 restantes son ruido irrelevante. Puedo seleccionar el mensaje que más me importa y fijarlo en mi bandeja de entrada, luego borrar todo, y el mensaje que quiero permanecerá mientras se archiva el resto.
Es un pequeño toque que marca una gran diferencia en mis esfuerzos interminables para mantener mi bandeja de entrada bajo control.
Integración del sistema de recordatorio universal de Google
Este es enorme: La bandeja de entrada se integra a la perfección con el sistema de recordatorio de Google, ya sabes, lo que te permite decir o escribir «recuérdame que lo hagas…»en el Asistente de Google o en cualquier cuadro de búsqueda de Google (incluida la barra de direcciones de Chrome) en cualquier dispositivo. También está conectado a los recordatorios en Google Keep, donde guardo todo tipo de notas e información.
Esto esencialmente convierte la bandeja de entrada en una lista de tareas todo en uno y un organizador personal: Cualquier recordatorio que configure en cualquier lugar se muestra como un elemento en mi bandeja de entrada, y puedo marcarlo una vez que esté listo. (Si lo marqué como hecho en cualquier otro lugar, mientras tanto, también se marca como hecho en la bandeja de entrada. Todos ganan.) Recordatorios ladrados en Google Home no solo desaparecen en el éter después de que han sonado una vez, tampoco; permanecen en mi bandeja de entrada junto con todas las demás cosas que necesito hacer y luego desaparecen solo cuando los marqué como terminados.
También puedo configurar nuevos recordatorios directamente desde la bandeja de entrada, en lugar de enviarme correos electrónicos de la manera primitiva que solía hacer. Es más simple, más ágil y más sensato, y vaya, lo extraño cuando uso Gmail. La aplicación de tareas simples y separadas ni siquiera se acerca a reemplazar esto.
Recordatorios dentro de correos electrónicos
Además de servir como un centro para recordatorios regulares, la bandeja de entrada me permite adjuntar recordatorios en correos electrónicos individuales. Así que cuando tengo un largo hilo de ida y vuelta con un editor, por ejemplo, y necesito recordar realizar una tarea específica relacionada con él al día siguiente, puedo poner un recordatorio sobre eso en la parte superior de ese correo electrónico, donde pertenece, y luego posponer todo al día y a la hora que desee.
Cuando llega la hora, el correo electrónico vuelve a mi bandeja de entrada con el recordatorio adjunto y en un lugar destacado, justo encima del mensaje, tanto al verlo completo como al mirar la vista principal de la bandeja de entrada. Es una herramienta de productividad tan valiosa, y es algo que realmente he echado de menos durante mis semanas con Gmail.
Guardar enlaces simples
¿Recuerdas esa idea de «lista de tareas todo en uno y organizador personal» de la que hablábamos hace un minuto? En ese mismo sentido, Inbox hace que sea súper sencillo para mí guardar enlaces de la web, ya sea al compartirlos en Inbox en mi teléfono o al hacer clic en un icono de la extensión Inbox en mi navegador Chrome de escritorio. Lo hago siempre que hay algo que necesito considerar, pero no tengo tiempo para tratar de inmediato.
Luego, como todo lo demás en mi bandeja de entrada, lo pospongo a un momento en el que podré lidiar con él, y aparece justo ahí con todas mis otras tareas para ese momento específico. No tengo que recordar mirar en Pocket o Chrome o alguna otra aplicación aleatoria donde colecciono cosas y luego me olvido de ellas rápidamente; es justo ahí donde lo veré y lo recordaré, no es diferente de cualquier otra tarea en mi lista.
Organización de viaje simple
Otro para la columna» organizador todo en uno»: Bandeja de entrada reúne automáticamente paquetes sobre los próximos viajes y los pone a disposición en mi bandeja de entrada. Recopila información sobre vuelos, reservas de hotel y otros planes relevantes de los correos electrónicos de confirmación entrantes y luego los organiza en un itinerario fácilmente transparente y compartible.
También lleva las cosas un paso más allá y se integra con la excelente (y poco apreciada) aplicación Google Trips. Viajes pone toda esa información en un solo lugar, desglosada por destino, luego la complementa con consejos de viaje y recomendaciones locales y mantiene todo organizado y accesible.
Acceso con un solo toque a los archivos adjuntos en el móvil
El nuevo Gmail adoptó la función similar a la bandeja de entrada de proporcionar acceso con un solo toque a los archivos adjuntos desde la bandeja de entrada, para que pueda hacer clic directamente en un documento sin tener que abrir primero el correo electrónico asociado. Esa es una opción práctica, pero el lugar donde encuentro que esa función es más útil es en realidad en el móvil, donde con frecuencia quiero ver algo como un PDF adjunto a un informe mientras me preparo por la mañana, sin perder tiempo ni tocar innecesariamente, y por ahora, al menos, Gmail no ofrece esa opción en su aplicación móvil.
Gestos de deslizamiento sensatos en el móvil
Dormir en Gmail es fantástico. Es una de las mejores características de la bandeja de entrada, sin duda, y una herramienta espectacular para mantener su bandeja de entrada en orden.
En la aplicación móvil de Gmail, sin embargo, se siente como una idea de último momento: Primero tienes que seleccionar o abrir un mensaje y luego buscar en el menú de desbordamiento para encontrar el comando. Lo bueno de posponer un mensaje es lo simple que es, o debería ser: Con la bandeja de entrada, simplemente deslizo un mensaje a la izquierda y bam: Aparece una caja que me pregunta cuándo quiero que reaparezca. Puedo clasificar correos electrónicos en poco tiempo y enviarlos a un momento adecuado.
Los gestos de ahorro de tiempo de la bandeja de entrada tampoco terminan con dormir: Deslizar hacia arriba o hacia abajo mientras ves un paquete o etiqueta en la aplicación, cuando estás en la parte superior o inferior de la lista de mensajes, respectivamente, te lleva de vuelta a la vista principal de la bandeja de entrada. Es tan sensato que no puedo dejar de intentar hacerlo (en vano, por supuesto) en Gmail.
De manera similar, deslizar hacia arriba o hacia abajo desde la parte superior o inferior de un mensaje individual cierra el mensaje y lo lleva de vuelta a la vista de lista anterior. Como tantas cosas, es un toque aparentemente sutil que hace una diferencia inconmensurable en la forma en que experimentas la aplicación y en lo fácil que es usarla.
La parte de dormir, al menos, parece algo que está destinado a abordarse en poco tiempo. Probablemente se sienta como una idea de última hora en Gmail porque fue una idea de última hora en Gmail; todos los signos parecen sugerir que la aplicación móvil se parcheó rápidamente para que coincidiera con las nuevas características más prominentes del sitio de escritorio actualizado, pero que aún está pendiente una renovación más completa.
En cuanto a todas las otras cosas de las que hemos hablado en esta sección y arriba, algunas cosas parecen más propensas que otras a llegar a Gmail con el tiempo. Pero cada uno es una parte importante de un rompecabezas de productividad, uno que, por ahora, al menos, me está enviando de vuelta de Gmail a la bandeja de entrada una vez más.
Esperamos que la elección no desaparezca pronto.
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