Una hoja de cálculo u hoja de cálculo es un archivo hecho de filas y columnas que ayudan a ordenar, organizar y organizar datos de manera eficiente, y a calcular datos numéricos. Lo que hace que un programa de software de hoja de cálculo sea único es su capacidad para calcular valores utilizando fórmulas matemáticas y los datos en celdas. Un ejemplo de cómo se puede utilizar una hoja de cálculo es crear una visión general del saldo de su banco.
Descripción general de la hoja de cálculo
A continuación se muestra un ejemplo básico de cómo se ve una hoja de cálculo de Microsoft Excel, con todas las características importantes de una hoja de cálculo resaltadas.
En el ejemplo anterior, esta hoja de cálculo muestra tres comprobaciones diferentes, la fecha, su descripción y el valor de cada comprobación. Estos valores se suman para obtener el total de $162.00 en la celda D6. Ese valor se resta del saldo de verificación para dar un valor disponible de 3 361.00 en la celda D8.
Diferencia entre un libro de trabajo, una hoja de trabajo y una hoja de cálculo
Debido a que los términos hoja de cálculo, libro de trabajo y hoja de cálculo son tan similares, a menudo hay confusión al tratar de comprender sus diferencias. Cuando abres Microsoft Excel (un programa de hoja de cálculo), estás abriendo un libro de trabajo. Un libro de trabajo puede contener una o más hojas de trabajo diferentes a las que se accede a través de las pestañas en la parte inferior de la hoja de trabajo que está viendo actualmente. Lo que a menudo es más confuso es que una hoja de trabajo es sinónimo de una hoja de cálculo. En otras palabras, una hoja de cálculo y una hoja de cálculo significan lo mismo. Sin embargo, la mayoría de las personas solo se refieren al programa como un programa de hoja de cálculo y a los archivos que crea como archivos de hoja de cálculo u hojas de trabajo.
Ejemplos de programas de hojas de cálculo
Hoy en día, Microsoft Excel es el programa de hojas de cálculo más popular y utilizado, pero también hay muchas alternativas. A continuación se muestra una lista de programas de hojas de cálculo utilizados para crear una hoja de cálculo.
- Hojas de cálculo de Google – (en línea y gratis).
- iWork Numbers-Suite de oficina de Apple.
- LibreOffice -> Calc (gratis).
- Lotus 1-2-3 (descontinuado).
- Lotus Symphony-Hojas de cálculo.
- Microsoft Excel.
- OpenOffice – > Calc (gratis).
- VisiCalc (descontinuado).
Ejemplos y usos de una hoja de cálculo
Aunque las hojas de cálculo se usan con mayor frecuencia con cualquier cosa que contenga números, los usos de una hoja de cálculo son casi infinitos. A continuación se muestran algunos otros usos populares de las hojas de cálculo.
Finanzas
Las hojas de cálculo son ideales para datos financieros, como la información de su cuenta de cheques, presupuestos, impuestos, transacciones, facturación, facturas, recibos, pronósticos y cualquier sistema de pago.
Formularios
Se pueden crear plantillas de formularios para manejar el inventario, las evaluaciones, las revisiones de rendimiento, los cuestionarios, las hojas de tiempo, la información del paciente y las encuestas.
Escuela y calificaciones
Los maestros pueden usar hojas de cálculo para rastrear a los estudiantes, calcular las calificaciones e identificar datos relevantes, como puntajes altos y bajos, exámenes faltantes y estudiantes con dificultades.
Listas
Administrar una lista en una hoja de cálculo es un gran ejemplo de datos que no contienen números, pero que aún se pueden usar en una hoja de cálculo. Grandes ejemplos de listas de hojas de cálculo incluyen teléfono, tareas pendientes y listas de compras.
Deportes
Las hojas de cálculo pueden hacer un seguimiento de las estadísticas de tus jugadores favoritos o de todo el equipo. Con los datos recopilados, también puede encontrar promedios, puntuaciones altas y datos estadísticos. Incluso se pueden usar hojas de cálculo para crear corchetes de torneo.
¿Cómo ingreso datos en una hoja de cálculo?
En una hoja de cálculo, los datos se introducen en una o más celdas. Para ingresar datos en una celda, siga los pasos a continuación.
- Haga clic en la celda donde desea ingresar los datos.
- Comience a escribir los datos con su teclado. Los datos se introducen automáticamente en la celda seleccionada.
o
- Haga clic en la celda donde desea ingresar datos adicionales.
- Haga clic en la barra de fórmulas, ubicada entre la Cinta y todas las celdas, donde desea comenzar a ingresar los datos adicionales.
- Escriba los datos con el teclado. Los datos se introducen automáticamente en la celda seleccionada.
Si desea agregar datos adicionales a una celda que ya tiene datos ingresados, siga los pasos a continuación.
- Haga clic en la celda donde desea ingresar datos adicionales.
- Haga clic en la barra de fórmulas, ubicada entre la Cinta y todas las celdas, donde desea comenzar a ingresar los datos adicionales.
- Escriba los datos con el teclado. Los datos se introducen automáticamente en la celda seleccionada donde se coloca el cursor del ratón en la barra de fórmulas.
¿Por qué no usar un procesador de textos en lugar de una hoja de cálculo?
Aunque algunos usos anteriores se pueden hacer en un procesador de textos, las hojas de cálculo tienen una ventaja considerable sobre los procesadores de textos cuando se usan números. Sería imposible calcular varios números en un procesador de textos y hacer que el valor del cálculo aparezca inmediatamente. Las hojas de cálculo también son más dinámicas con los datos y pueden ocultar, mostrar y ordenar información para facilitar el procesamiento de mucha información.
¿Qué es una hoja de trabajo activa?
Una hoja de trabajo activa es la hoja de trabajo que está abierta actualmente. Por ejemplo, en la imagen anterior de Excel, las pestañas de la hoja en la parte inferior muestran «Sheet1», «Sheet2» y «Sheet3», siendo Sheet1 la hoja de trabajo activa. La pestaña activa suele tener un fondo blanco detrás del nombre de la pestaña.
¿Cuántas hojas de trabajo se abren de forma predeterminada?
En Microsoft Excel 2016 y versiones anteriores y OpenOffice Calc, de forma predeterminada, se abren tres pestañas de hoja (Sheet1, Sheet2 y Sheet3). En Hojas de cálculo de Google, las hojas de cálculo comienzan con una hoja (Hoja 1).
En Microsoft Excel 365, de forma predeterminada, solo se abre una pestaña de hoja (Sheet1).
¿Cuál es el límite de longitud de un nombre de hoja de trabajo?
No debe confundirse con el nombre del archivo, en Microsoft Excel, hay un límite de 31 caracteres para cada nombre de hoja de trabajo.
¿Cómo se etiquetan las filas y columnas?
En todos los programas de hojas de cálculo, incluido Microsoft Excel, las filas se etiquetan con números (por ejemplo, del 1 al 1.048.576). Todas las columnas están etiquetadas con letras de la A a la Z, luego con dos letras. Por ejemplo, después de la letra Z, la siguiente columna es AA, AB, AC, …, AZ y luego incrementándose a BA, BB, BC, etc., a la última columna XFD.
Cuando se trabaja con una celda, se combina la columna con la fila. Por ejemplo, la primera celda está en la columna A y en la fila 1, por lo que la celda está etiquetada como A1.
- ¿Cuántas hojas, filas y columnas puede tener una hoja de cálculo?
Descargar un ejemplo de archivo de hoja de cálculo
Hemos creado una hoja de cálculo de Microsoft Excel que se puede descargar y abrir en cualquier programa de hoja de cálculo, incluido Microsoft Excel. Esta hoja de cálculo ayuda a ilustrar algunas de las capacidades, fórmulas y funciones de una hoja de cálculo utilizadas en una hoja de cálculo, y le permite experimentar con una hoja de cálculo.
- Descargar ejemplo.xls.
La misma hoja de cálculo también está disponible en Hojas de cálculo de Google. Visita el siguiente enlace para abrir la hoja de cálculo en modo vista en Hojas de cálculo de Google. Si desea editar cualquiera de los valores, haga clic en Archivo y, a continuación, Haga una opción de copia para guardarlo en su Google Drive.
- Ver hoja de cálculo de ejemplo de hojas de cálculo de Google.
¿Qué usaban las personas antes de las hojas de cálculo?
Antes de las hojas de cálculo computarizadas, el papel del libro mayor se usaba para llevar un registro de los números y hacer cálculos. De hecho, muchos contadores y otras personas continuaron usando papel de libro mayor incluso después de la publicación de programas de hojas de cálculo porque no confiaban en las computadoras para hacer cálculos adecuados.