Una hoja de trabajo es un formulario de varias columnas que se utiliza para preparar y ajustar estados financieros. 3 tipos de hoja de trabajo son; (1) Hoja de trabajo general, (2) Hoja de trabajo detallada, (3) Hoja de trabajo de auditoría.
Para preparar la hoja de cálculo de contabilidad, debe seguir 8 Pasos simples para verificar la exactitud de la información contable antes de preparar los estados financieros. Preparar estados financieros a partir de una hoja de trabajo es relativamente fácil porque toda la información contable necesaria se presenta y estructura correctamente en la hoja de trabajo.
¿Qué es la hoja de trabajo?
Las hojas de columnas múltiples en las que se registra toda la información necesaria utilizada para la preparación del estado financiero en un proceso sistemático se denominan hojas de trabajo.
La hoja de cálculo no es una cuenta permanente.
No forma parte de un diario o libro mayor. Es un dispositivo utilizado para facilitar la preparación de asientos de ajuste y estados financieros.
La hoja de trabajo es una hoja de varias columnas o una hoja de cálculo de computadora donde el contador escribe, en resumen, la información necesaria para la preparación de asientos de ajuste y estados financieros.
En organizaciones más grandes donde el volumen de cuentas y ajustes es mucho mayor, la posibilidad de error permanece en el momento del ajuste de los asientos de ajuste con las cuentas del libro mayor si la hoja de trabajo no está preparada.
La preparación correcta de los estados financieros se complica y a veces se retrasa. En el mundo actual, se ha convertido en la práctica de preparar hojas de trabajo en las grandes organizaciones antes de la preparación de los estados financieros.
Los contables hacen ajustes en los asientos de ajuste con otras cuentas del libro mayor pertinentes antes de la preparación de los estados financieros.
Antes de la preparación de los estados financieros, los contadores quieren estar seguros de la exactitud aritmética de las cuentas haciendo ajustes de los asientos de ajuste con las cuentas del libro mayor a través de la hoja de cálculo y luego ir a la preparación de los estados financieros.
La hoja de cálculo se prepara al final del ejercicio contable anterior a la preparación de los estados financieros.
3 tipos de hoja de trabajo son;
- Hoja de trabajo general,
- Hoja de trabajo detallada,
- Hoja de auditoría.
Se explican a continuación,
La hoja de trabajo general
La hoja de trabajo general contiene de cuatro a seis pares de columnas.
Generalmente, las hojas de trabajo de cinco pares de columnas o diez columnas pueden servir para el propósito del negocio general. Estas columnas de cinco pares son;
- Balance de prueba,
- Ajuste,
- Balance de prueba ajustado,
- Una cuenta de resultados y
- Balance.
La hoja de trabajo detallada
La hoja de trabajo detallada está preparada para contener información más detallada sobre una hoja de trabajo general.
A veces se adjuntan hojas adicionales que contienen columnas para explicar elementos particulares. Las cuestiones para las que se prepararán listas de artículos son::
- Listas de cuentas por cobrar y cuentas por pagar,
- Listas de gastos de producción,
- listas de primas de seguro, etc.
Hoja de trabajo de auditoría
La hoja de trabajo de auditoría se utiliza para preparar estados financieros y listas para diversos usos de negocios. La hoja de trabajo de auditoría se prepara a la luz de la auditoría de varios elementos incluidos en la hoja de trabajo.
es una ayuda para auditar el trabajo de una empresa. La hoja de trabajo es una técnica de contabilidad a través de la cual se integra la información contable para el ajuste y la clasificación.
El objetivo principal de la hoja de trabajo es verificar la exactitud de la información contable antes de la preparación de los estados financieros.
Para preparar una hoja de cálculo contable, debe seguir 8 Pasos simples para verificar la exactitud de la información contable antes de preparar los estados financieros.
Las columnas de la hoja de trabajo se dibujan principalmente según la necesidad. El número de columnas de la hoja de trabajo depende de la demanda de la organización en particular.
8 Pasos para preparar la hoja de contabilidad
- Nombre de la organización empresarial y fecha de preparación.
- Dibujar columna y mencionar la cabecera de la columna.
- Saldo de prueba sin ajustar.
- Columna de ajuste.
- Columna de balance de comprobación ajustado.
- Columna de la cuenta de resultados.
- Estado de ganancias no distribuidas.
- Balance.
Los pasos para preparar la hoja de cálculo de contabilidad se explican a continuación;
Nombre de la organización empresarial y fecha de preparación
Al principio de la hoja de trabajo, el nombre de la organización para la que se prepara la hoja de trabajo debe escribirse en negrita y también debe mencionarse la fecha de preparación de la hoja de trabajo.
Columna de dibujo y mencionar el encabezado de la columna
Los títulos de las columnas de dibujo deben mencionarse aquí.
Por ejemplo, el número de serie en la primera columna, el título de las cuentas en la segunda columna y, a continuación, las columnas de pares.
Balance de prueba no ajustado
Después de las columnas de número de serie y título de cuentas, en el balance de prueba no ajustado, los saldos de las cuentas del libro mayor de columnas de pares se publican directamente para verificar el acuerdo del balance de prueba.
Este balance de comprobación se denomina balance de comprobación previo al cierre, ya que se prepara con los saldos del libro mayor antes de llevar las cuentas de las partidas de ajuste.
Los saldos deudores y acreedores de las cuentas del libro mayor se anotan en las columnas deudores y acreedores del saldo de comprobación, respectivamente.
Columna de ajuste
Al final del ejercicio contable, las partidas u operaciones que no se han contabilizado se anotan en las columnas de adeudo y abono de los ajustes.
En el momento de hacer los ajustes, si no existe ningún elemento en el saldo de prueba para el adeudo y el abono, estos elementos de ajuste se escribirán debajo del saldo de prueba en el encabezamiento correspondiente de las columnas de ajuste de adeudo y crédito.
Para identificar los elementos de ajuste, se proporcionarán números de código separados para cada elemento en las columnas de débito y crédito. A continuación, se suman las columnas de ajustes de débito y crédito para garantizar su conformidad.
Columna del balance de comprobación ajustado
Anotando los ajustes necesarios en la columna de ajustes, se comprueba el saldo de cada cuenta correspondiente a los ajustes y, posteriormente, todos los saldos de las cuentas del libro mayor, incluidos los saldos ajustados del libro mayor, se registran en las columnas de débito y crédito del balance de comprobación ajustado.
Es decir, los saldos no ajustados del balance de prueba se ajustan según las reglas y se anotan en la columna del balance de prueba ajustado.
Escritura de todos los saldos del libro mayor: los totales de débito y crédito ajustados y no ajustados en el balance de comprobación ajustado se determinan para demostrar la exactitud aritmética de las cuentas del libro mayor.
Columna de la cuenta de resultados
Todos los gastos e ingresos periódicos del balance de prueba ajustado se escriben en la columna de débito y crédito de la cuenta de resultados, respectivamente.
La diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales de la cuenta de resultados se denomina resultado. La cuenta de pérdidas y ganancias se transfiere al balance si no se prepara la cuenta de ganancias acumuladas.
Estado de ganancias retenidas
En el caso de una sociedad anónima, la columna de ganancias retenidas se mantiene en la hoja de trabajo antes de la columna del balance.
Aquí las ganancias del año anterior, las pérdidas, si las hubiere, y el estado de ingresos, pérdida de ingresos de la hoja de trabajo se escriben en la columna de dinero de crédito y la distribución de los elementos relacionados con la distribución de beneficios, tales como, dividendo pagado, dividendo propuesto, impuesto sobre la renta pagado, creación de fondo, se muestran en la columna de dinero de débito del estado de ganancias retenidas.
La diferencia entre los totales de las columnas de débito y crédito se transfiere a la columna del balance de la hoja de trabajo.
Balance
Todos los activos y pasivos del balance de prueba ajustado, incluido el estado de resultados, el estado de ganancias retenidas, se escriben en las columnas de débito y crédito del balance de la hoja de cálculo, es decir, los activos se escriben en la columna de dinero de débito y los pasivos, el patrimonio de los propietarios se escriben en la columna de dinero de crédito.
Los totales de la columna de débito y crédito del balance son iguales.
El número de columnas de hojas de trabajo y títulos de columnas depende de la naturaleza y la demanda de la empresa.
Cómo preparar estados financieros desde una hoja de trabajo
Preparar estados financieros desde una hoja de trabajo es relativamente fácil porque toda la información contable necesaria se presenta y estructura correctamente en la hoja de trabajo.
La hoja de trabajo contiene toda la información para preparar estados financieros. La cuenta de resultados se prepara con datos de las columnas de débito y crédito de las cuentas de resultados de la hoja de cálculo.
El balance se prepara a partir de las columnas del balance de la hoja de trabajo.
Estados financieros de una empresa, estado de ingresos medios, estado de beneficios no distribuidos/estado de patrimonio de los propietarios y balance preparado al final del ejercicio contable.
El estado que se prepara para determinar el resultado de la actividad al final de un ejercicio contable se denomina estado de resultados.
La cuenta de resultados es de dos tipos:
- Declaración de ingresos general o de un solo paso: En esta declaración, todos los gastos se deducen directamente de los ingresos para determinar la ganancia (pérdida) neta. Aquí los gastos no se muestran en el foro clasificado.
- Cuenta de resultados de varios pasos: En esta declaración, el costo de los bienes vendidos se deduce de los ingresos por ventas para determinar el beneficio bruto. Del beneficio bruto, todos los gastos de explotación, como gastos de venta, gastos administrativos, etc. se deducen para averiguar los ingresos netos de explotación.
Después de eso, otros ingresos no operativos como ingresos por alquileres, ingresos por intereses, etc. se añaden a los ingresos netos de explotación de los que proceden otros gastos no operativos, como los gastos por intereses, las pérdidas por la venta de activos, etc. se deducen para determinar el beneficio neto.