Muchos profesionales sin fines de lucro saludan la creación de informes anuales con gemidos y gemidos. Esto se debe a que los informes sin fines de lucro tienen una mala reputación. Estos informes se considera una pérdida de tiempo y un mal uso de los fondos. Además, a raíz de la COVID-19, organizaciones sin fines de lucro como la suya se ven obligadas a enfrentar y volver a analizar el impacto que el virus tuvo en la organización.
¡Sin embargo, no necesitas temer la creación de tu informe anual! Cuando está bien elaborado, este documento puede ser una herramienta vital para retener y hacer crecer los regalos de sus donantes.
Este artículo está diseñado para guiar a su organización a través del proceso de creación, transformando su informe anual en esta útil herramienta. Le guiaremos a través de consejos para hacer que su informe anual sin fines de lucro sea lo más efectivo posible (con plantillas útiles a lo largo del camino para proporcionar ejemplos de formato).
Sin más preámbulos, estos son los consejos que cubriremos en esta guía:
- Su informe anual sin fines de lucro debe apoyar una estrategia más amplia.
- Crear un informe anual sin fines de lucro centrado en los donantes.
- Tenga en cuenta los requisitos del informe anual de organizaciones sin fines de lucro.
- Elija una plataforma de informes anuales sin fines de lucro.
- Elige imágenes atractivas para tu informe anual sin fines de lucro.
- Sea honesto y agradecido en su informe anual sin fines de lucro.
- Use su informe anual sin fines de lucro para mirar hacia adelante.
- Considere plantillas y ejemplos de informes anuales sin fines de lucro para inspirarse.
¿Listo para profundizar un poco más en los informes anuales de organizaciones sin fines de lucro y cómo puede elaborar los suyos para maximizar el impacto en su organización? Empecemos.
Su informe anual sin fines de lucro debe apoyar una estrategia más amplia.
Los informes anuales con frecuencia se desvían cuando se tratan por separado del resto de la estrategia de su organización sin fines de lucro.
No solo cree su informe anual por el solo hecho de crearlo. Esto es lo que da a estos informes la reputación de ser una pérdida de tiempo y energía. Pero cuando su informe respalda un propósito más amplio y un plan estratégico para su organización, podrá hacer el mejor uso del documento.
Considere sus estrategias sin fines de lucro y cómo su informe anual puede respaldar esas estrategias. En general, el informe tendrá el mayor impacto en aquellas estrategias que tienen sujetos que interactúan directamente con el documento: sus donantes, partidarios y partes interesadas.
La mejor estrategia respaldada por su informe anual es probablemente su estrategia de recaudación de fondos. Por ejemplo, cuando se trata de la retención de donantes (un elemento clave de un enfoque exitoso de recaudación de fondos), debe usar su informe anual sin fines de lucro para::
- Manténgase transparente sobre las finanzas. Los donantes responden positivamente a la honestidad sobre sus finanzas. Asegúrese de explicar exactamente qué están financiando sus donaciones, incluidos sus proyectos a lo largo del año pasado, las campañas realizadas y los constituyentes atendidos. Hablaremos de esto con más detalle más adelante.
- Proporcionar a los donantes esperanza para el futuro. Anime a sus seguidores a soñar con usted e invertir más en el mundo que están creando juntos trabajando para lograr su misión. Use su informe anual para discutir cómo sus proyectos pasados se ajustan a sus planes futuros y cómo continuará cumpliendo sus metas.
- Muestra aprecio por tus seguidores. Sus partidarios son la razón por la que ha podido lograr tanto en el último año (incluso durante la turbulencia provocada por una pandemia global). Por lo tanto, muéstrales el aprecio que merecen. Intenta destacar a los principales colaboradores y socios que te ayudaron durante todo el año.
Antes de comenzar a elaborar y crear, considere lo que está tratando de lograr con su informe anual sin fines de lucro. Esto ayudará a guiar el proceso de creación, asegurando que incluya en el informe los elementos que mejor respalden cada uno de sus objetivos. La retención de donantes es una de las estrategias más comunes apoyadas, pero su informe anual se puede usar para mucho más.
Crear un informe anual sin fines de lucro centrado en los donantes.
Al escribir su informe anual, la tentación podría ser usar el documento como una plataforma para presumir de todo lo que su organización ha logrado. Sin embargo, esto no será suficiente para captar y mantener la atención de tus seguidores.
Durante el proceso de creación, asegúrese de escribir su informe de una manera centrada en el donante para asegurarse de que llegue a su audiencia a nivel personal.
Esto significa que debe conocer a los donantes en sus términos, entregando el mensaje correcto en el formato correcto en el momento adecuado. Para hacerlo, necesitarás emplear algunas estrategias específicas: considera a tu audiencia, usa tu actitud y crea imágenes relevantes.
Considera a tu audiencia.
Es posible que tenga algunos donantes que clasifique como donantes» más es más». Estos son los partidarios que quieren todos los detalles sobre los esfuerzos de su organización lo antes posible. Estos son los donantes que valorarán y apreciarán un estilo de libro completo de un informe anual con todo tipo de historias e información.
También es posible que algunos donantes se clasifiquen como donantes de» menos es más». Estos son los partidarios que no se sentarán a leer su boletín de noticias, y mucho menos un informe anual largo. Puede considerar enviar una sola página de infografías en lugar de un informe completo a estos donantes.
El formato de su informe anual es una decisión clave que debe tomar y la elección debe basarse en lo que anticipa que su audiencia leerá. Comprender la demografía y las preferencias de su audiencia es el primer paso para garantizar que su informe anual esté diseñado para sus necesidades.
Use su actitud en todo el documento.
You-attitude se trata de poner los logros en términos de sus donantes en lugar de su organización. Trate de mantenerlos en el centro del tema en todo momento. Por ejemplo, compare las siguientes oraciones:
Versus
La segunda oración usa tu actitud y es más probable que mantenga la atención de tus seguidores a lo largo de un documento como tu informe anual sin fines de lucro. Es un cambio sutil, pero que le permite al donante saber que está realmente agradecido por su apoyo.
Crea imágenes para mostrar información y métricas importantes.
Puede ser abrumador recoger un gran paquete de información que son simplemente páginas y páginas de párrafos Times New Roman de 12 puntos, especialmente cuando se ocultan en esos párrafos toneladas de porcentajes y números. En su lugar, divida la información con infografías, gráficos y tablas, imágenes de partidarios y voluntarios, y otros gráficos interesantes.
Los elementos visuales facilitan a los seguidores analizar el informe anual de su organización sin fines de lucro y extraer los datos que más les importan. Además, divide el texto, haciendo que el contenido sea más atractivo y agradable para el lector.
Tenga en cuenta los requisitos del informe anual de organizaciones sin fines de lucro.
Cada año, las organizaciones sin fines de lucro deben presentar un Formulario 990 al IRS. Este documento contiene información sobre los ingresos y gastos de su organización sin fines de lucro durante todo el año. Debido a que esta información está disponible públicamente, los partidarios pueden usar el Formulario 990 anual de su organización sin fines de lucro para rastrear su transparencia financiera.
Técnicamente, en muchos casos, el Formulario 990 anual es el único informe anual requerido para organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, su formulario de impuestos anual no agradece a sus donantes, los hace sentirse orgullosos ni les da nuevas razones para involucrarse y hacer crecer su relación con usted. Ese es el trabajo de un informe más completo.
Es posible que técnicamente no se le exija presentar un informe anual sin fines de lucro que no sea su Formulario 990. Sin embargo, este es el tipo de informe que tiene más probabilidades de involucrar y proporcionar contexto adicional para los partidarios.
Recomendamos encarecidamente incluir un informe anual completo en su estrategia anual, maximizando su impacto al incluir los siguientes elementos:
- La declaración de misión de su organización. Incluya esta declaración de misión al principio del documento. Esto proporcionará contexto para aquellos que pueden no estar tan familiarizados con su organización y servirá como un recordatorio para aquellos que lo están.
- Información financiera sin fines de lucro. Una vez más, sea lo más directo posible con estos números para transparencia con sus seguidores. Los partidarios quieren saber a dónde van sus dólares, así que muéstreles que su organización sin fines de lucro es responsable de su financiación explicando esta información en su totalidad, proporcionando el contexto detrás de la información de gastos principales.
- Proyectos del año. Este es su momento para explicar los logros de su organización sin fines de lucro. ¿Qué proyectos empezaste? ¿Qué terminaste? ¿Qué campañas de recaudación de fondos tuvieron más éxito? ¿Qué queda por hacer para alcanzar los objetivos de su organización sin fines de lucro?
- Aprecio por sus colaboradores. Esta es una gran oportunidad para reconocer y apreciar a los principales donantes de su organización sin fines de lucro. También puede agradecer a los patrocinadores clave, como voluntarios y miembros de la junta.
Si bien es posible que no se le exija por completo presentar un informe anual sin fines de lucro después de su Formulario 990 anual, usted es responsable de las expectativas del documento. Por ejemplo, si omites por completo tu información financiera de tu informe, los partidarios pueden considerarla sospechosa y empezar a desconfiar de tu organización, dañando la reputación que has construido a lo largo de los años.
Elija una plataforma de informes anuales sin fines de lucro.
El informe anual tradicional sin fines de lucro es un documento de extensión de libro. Si bien nos adentraremos en algunas plataformas potenciales adicionales en un minuto, primero queremos recordarte que estos informes largos no son una pérdida de tiempo y energía.
Algunos donantes, especialmente los donantes de «más es más», quieren una descripción extensa que explique todo lo que su organización sin fines de lucro ha estado haciendo.
Por ejemplo, hay personas como Warren Buffet que invirtieron en IBM porque le habían enviado un informe anual impreso. «Dijo que había quedado impresionado por la hoja de ruta de IBM», informó la BBC después de que se anunciara la inversión de 10,7 mil millones de dólares.
Los informes de libros proporcionan el tiempo y el espacio que su organización sin fines de lucro necesita para vender la visión de su organización para que personas como Warren Buffet se sientan obligadas a dar.
Una historia real
También está la historia real de la dotación accidental. En esta historia, La Fundación Rhode Island publicó un informe bien diseñado y bien escrito. Redujeron el número de informes que enviaban directamente por correo (el informe está disponible en línea), pero se aseguraron de continuar enviando la versión en papel a algunos abogados locales.
Un anciano entró en la oficina de uno de estos abogados locales, preparado para escribir un testamento y poner sus asuntos en orden. Mientras esperaba a ser visto, recogió una de las copias del informe anual de la Fundación Rhode Island. No sabía muy bien qué hacer con su considerable patrimonio antes de ese momento. Años más tarde, tras su muerte, la Fundación de Rhode Island recibió una pequeña fortuna de ese hombre generoso, todo gracias a un informe anual impreso.
Sin embargo, eso no significa que no deba adaptarse a los tiempos. Analiza a tu audiencia y crea tu informe anual de acuerdo a lo que es más probable que responda. Recuerde que siempre puede publicar su informe completo en línea y usar otros formatos para resumir la información e invitar a sus seguidores a visitar su sitio web para ver el documento completo. Algunos otros formatos únicos que puede usar para transmitir su informe anual incluyen una postal grande, un auto-correo y un video.
Postal grande
Las tarjetas postales grandes están diseñadas para ser más cortas, de modo que los seguidores puedan hojear rápida y fácilmente el informe en lugar de leer un documento (o libro) extenso. Tu objetivo no debería ser empacar esta postal con toda la información que incluirías en un informe más largo. En su lugar, debe usar el formato para resaltar la información más importante. Asegúrese de que su postal grande haga lo siguiente:
- Transmite impacto y resultados. Debido al espacio limitado, es posible que deba elegir las métricas mejores y más importantes para resaltar. Pero recuerde, esta es la oportunidad para que su organización sin fines de lucro le muestre al mundo lo bueno que ha hecho en el último año.
- Muestra gráficamente información importante. Asegúrese de que la información sea fácil de leer. Tablas, gráficos y números grandes ayudan a llamar la atención sobre los aspectos más importantes de la postal.
Si bien es posible que no tenga la oportunidad de incluir algunos detalles en su informe anual si elige este formato, eso solo significa que necesitará aprovechar otras estrategias que compensarán la falta de esos detalles. Por ejemplo, puede omitir el aprecio de sus principales partidarios aquí, pero elija erigir un muro de reconocimiento de donantes para mostrar su gratitud de otra manera.
Puede enviar esta postal por correo directo y correo electrónico. También puede optar por publicarlo en su sitio web o en las redes sociales para llegar a una mayor audiencia.
Auto-Mailer
Otra opción es un 2-4 página informe estructurado como un auto-mailer y sellado con un sello de la oblea. Los auto-correos pueden ser increíblemente útiles porque no requieren que el partidario abra físicamente un sobre, una barrera que la mayor parte del correo directo tiene difícil de superar. Es fácil para sus donantes y simpatizantes abrir el anuncio de correo y leer lo que hay en el documento.
Al diseñar un autoenvío, siga estas prácticas recomendadas:
- Incluya los pasos de acción que un donante puede tomar para participar más. Esto significa que el remitente no se perderá con el resto del correo basura del partidario. Una lista de los próximos eventos o la URL de tu página de donación proporcionan el siguiente paso, lo que garantiza que conservarán el informe durante un período de tiempo más prolongado.
- Use muchas imágenes. Divida el texto con imágenes para atraer a sus lectores sin distraerlos de la copia. Asegúrese de que todo el anuncio publicitario sea visualmente atractivo y no abrumador para sus lectores.
- Mantenga la copia concisa. Tienes más espacio con un correo que con una postal, pero sigue siendo algo limitado. Condensar la copia para asegurarse de que sea concisa, pero que aún cubra todos los aspectos importantes del informe.
Si bien este tipo de informe anual sin fines de lucro está diseñado para enviarse físicamente por correo, asegúrese de solicitar también una versión en PDF cuando lo imprima. Esto le permitirá enviarlo por correo electrónico a sus donantes para atraer la atención de aquellos que pueden perderlo en su buzón de correo.
Consejo profesional: Verifique que la talla que elija cumpla con las regulaciones del Servicio Postal de los Estados Unidos.
Video
Un video bien diseñado y atractivo es una excelente manera de no solo contarle a sus seguidores, sino también mostrarles el impacto que tuvieron en la misión de su organización. Sin embargo, para asegurarse de que el video esté bien elaborado, su organización sin fines de lucro debe:
- Sé exigente con tu camarógrafo. Examine cuidadosamente sus videos anteriores. Si no te hacen reír y llorar, sigue adelante. Los informes anuales de video deben ser profesionales para tener un impacto en sus seguidores y contratar a un camarógrafo será la forma más fácil de garantizar esto. La calidad de las películas caseras no es suficiente.
- Siga un script preparado. Haga que sus mejores escritores elaboren el guion para discutir todas las métricas y logros importantes que desea resaltar en su informe anual. Las otras tomas del video apoyarán las palabras del orador.
- Utilice material de archivo relevante. Si su organización se centra en el agua limpia, muestre imágenes de ríos y arroyos caudalosos. Use el video al máximo de su potencial incluyendo mapas cuando hable de la ubicación o presentando videos de voluntarios cuando hable de su participación.
Este es un excelente ejemplo de un informe anual de video sin fines de lucro del Fondo Mundial para la Naturaleza. También examinaremos las excelentes cualidades de este video más adelante en el artículo.
Los informes anuales de vídeo para organizaciones sin fines de lucro están limitados a formatos digitales. Si bien algunas organizaciones (especialmente aquellas que atienden a audiencias jóvenes y conocedoras de la tecnología) pueden encontrar que esta es una gran estrategia, no es el formato ideal para todas las organizaciones sin fines de lucro.
Considere a su propia audiencia sin fines de lucro y a qué formato responderá mejor para un informe anual.
Elige imágenes atractivas para tu informe anual de organizaciones sin fines de lucro.
Cuando se trata de imágenes y elementos visuales en su informe anual, debe pensar un poco en la elección. No puedes simplemente elegir la primera imagen que encuentres y pegarla en el informe.
En su lugar, cuando elija gráficos, su organización sin fines de lucro debe asegurarse de::
- Priorizar la marca del informe para su organización sin fines de lucro. Todo su informe anual debe fluir de forma cohesiva. Esto significa que debe asegurarse de que su logotipo se muestre de forma prominente y que se utilicen los colores y fuentes habituales en todo el documento.
- Diversifique el tipo de imágenes que utiliza. En lugar de incluir solo fotos de sus electores o personal, diversifique sus imágenes para ayudar a transmitir más información. Por ejemplo, los gráficos circulares son una gran oportunidad para mostrar asignaciones financieras y los gráficos de estadísticas ayudan a atraer la atención del lector.
- Mantener el compromiso de los donantes. No sobrecargues a tus lectores con demasiado texto o demasiadas imágenes. Más bien, debe haber un equilibrio saludable de texto a imágenes y texto mostrado gráficamente para involucrar mejor a sus seguidores.
Las imágenes nunca deben distraer. Deben ser guías útiles cuando se trata de transmitir información importante dentro de su informe anual sin fines de lucro.
Solicite voluntarios para revisar el documento y proporcionar comentarios sobre las imágenes utilizadas antes de enviar su informe. O bien, puedes contratar a un diseñador gráfico profesional para que te ayude a organizar toda la información de una manera visualmente atractiva.
Sea honesto y agradecido en su informe anual sin fines de lucro.
La honestidad es realmente la mejor política, especialmente en su informe anual sin fines de lucro.
A veces las cosas no salen según lo planeado y es posible que no alcances un objetivo específico o no completes un proyecto determinado. Muchas organizaciones sin fines de lucro se toparon con este problema durante la pandemia de COVID-19. Sin embargo, si intentas encubrir errores u oportunidades perdidas, te conducirás por un camino de desconfianza con tus seguidores.
En su lugar, si no ha logrado una de sus metas en el último año, menciónela brevemente en el informe anual. Luego, asegúrese de darle seguimiento con un plan de juego para ajustar su estrategia y mostrarle a sus donantes que está adoptando un enfoque proactivo.
Debe asegurarse de dirigir información como:
- Cuál fue el contratiempo y la causa de dicho contratiempo.
- Ajustes basados en datos que planea hacer para abordar el problema en cuestión.
- Cómo y cuándo debe abordarse el retroceso en el futuro para establecer expectativas.
Además de la honestidad sobre las finanzas, los proyectos y los contratiempos, asegúrese de agradecer honesta y genuinamente a sus contribuyentes en su informe anual sin fines de lucro.
Sí, hemos mencionado esto un par de veces, pero solo porque es muy importante apreciar a los seguidores. Destacar a los que han tenido más éxito en su informe hace dos cosas diferentes: (1) Muestra su gratitud por aquellos que van más allá para apoyar a su organización sin fines de lucro y (2) le da a otros partidarios algo por lo que esforzarse.
Al igual que un muro de reconocimiento de donantes, cuando los partidarios vean a otros felicitados, naturalmente se sentirán inspirados para dar más y recibir las mismas felicitaciones por el informe en el futuro.
Use su informe anual sin fines de lucro para mirar hacia adelante.
¿Recuerdas lo que dijimos sobre Warren Buffet? Invirtió en IBM porque estaba impresionado por su plan para el futuro.
Proporcionar información sobre sus planes y proyectos futuros entusiasmará a la gente sobre lo que le espera a su organización sin fines de lucro.
Al mirar hacia el futuro, asegúrese de detallar las expectativas con respecto a las acciones y metas futuras de su organización:
- Recordar a los seguidores sobre los objetivos en curso. Por ejemplo, puede proporcionar una actualización sobre si está o no en camino para la campaña de capital iniciada en 2019 y programada para concluir en 2023.
- Entusiasme a los donantes con el próximo proyecto a largo plazo para su organización. Explica cómo un proyecto ha llevado a tu equipo al siguiente. ¿Recibiste inspiración? ¿Las actividades del pasado abrieron una oportunidad para el futuro? ¡Cuéntaselo a tus donantes!
Los planes orientados hacia el futuro entusiasman a sus donantes y los inspiran a seguir contribuyendo en el futuro.
Asegúrese de que, después de haber proporcionado información sobre sus planes futuros, también brinde la oportunidad a sus seguidores de actuar en consecuencia. Proporcione algunos elementos de acción en los que los seguidores puedan participar de inmediato, como la URL de su página de donación, las fechas de las reuniones y las inscripciones para los próximos eventos para que puedan mostrar su apoyo.
Considere las plantillas de informes anuales sin fines de lucro para inspirar el formato.
Ernest Hemingway comparó un pedazo de papel en blanco con un toro blanco. Es intimidante y difícil comenzar un proyecto cuando solo se mira una página en blanco. Es por eso que puede ser tan útil tener acceso a plantillas y ejemplos para ayudarlo a comenzar con su informe anual sin fines de lucro.
Además de todas las imágenes y ejemplos de informes anuales a lo largo de este artículo, también queremos vincularlo a tres de nuestros informes anuales favoritos de organizaciones sin fines de lucro. Puede encontrarlos a continuación:
Informe Anual de la Fundación Rhode Island 2018
El informe anual de la Fundación Rhode Island es un documento completo, similar a un libro, que profundiza en los diversos proyectos y campañas del año pasado. Principalmente, usan imágenes de simpatizantes y miembros del equipo para las imágenes utilizadas en el documento.
Sin embargo, en la página anterior, podemos ver cómo utilizaron gráficos y espaciado en el documento para llamar la atención del lector sobre los puntos de datos importantes. En lugar de incluir estas estadísticas en el texto de estilo párrafo en el lado izquierdo de la página, se extraen y se hacen más grandes y prominentes.
Puedes acceder al informe completo con el enlace de arriba para ver si este estilo de informe anual sin fines de lucro tendrá el mayor impacto para tu audiencia.
Video del Informe Anual 2015 del Fondo Mundial para la Naturaleza
El Fondo Mundial para la Naturaleza de Canadá eligió en 2015 diseñar un video para su informe anual sin fines de lucro. Este breve video de dos minutos y medio recorre los logros del año anterior y combina esa información con clips de ríos en movimiento y vida silvestre.
La captura de pantalla anterior de este video del informe anual muestra cómo WWF Canadá utilizó un mapa para comunicar visualmente su impacto en todo el país. El audio de este segmento del video explica completamente lo que significan las diferentes etiquetas en el mapa y cómo se conectan con la misión más grande.
Puede acceder a todo el video del informe anual de WWF Canadá para ver cómo su grabación de alta calidad y audio claro aportan un nivel de profesionalismo al informe anual de estilo de video sin fines de lucro. Luego, puedes juzgar si es un formato al que crees que tu audiencia responderá bien.
Tarjeta Postal del Informe Anual de los Voluntarios de Alfabetización de Bangor
Los Voluntarios de Alfabetización de Bangor decidieron enviar una postal de informe anual a sus partidarios en 2012-2013. Este ejemplo proporciona aspectos destacados de las métricas e información importantes del año anterior.
Si bien este formato no permite tanto contexto en comparación con el informe de estilo libro diseñado por la Fundación Rhode Island, proporciona la información que los partidarios priorizarán y comunica esos datos claramente.
Puede ver en la imagen de arriba cómo la organización utilizó colores, gráficos y gráficos para mostrar los datos que recopiló a lo largo del año a sus seguidores. Esto lo hace atractivo y atrae la atención del lector más que párrafos de texto o listas de estadísticas. Vea la postal completa para ver si este estilo de formato se adapta mejor a las necesidades de su organización y las preferencias de la audiencia.
Estos ejemplos muestran lo creativo que puede ser con su informe anual y las diferentes plantillas que puede usar para diseñarlo.
La gente lee los informes anuales de organizaciones sin fines de lucro, pero recibirán mucha más atención si los informes están bien diseñados. Asegurarse de que el suyo sea atractivo y educativo para sus seguidores sin fines de lucro ayudará en gran medida a construir las relaciones de su organización.
Las plantillas y los ejemplos de informe anual a lo largo de este artículo deben ayudar a su organización sin fines de lucro a comenzar a hacer que su informe anual sea lo mejor que pueda. ¡Buena suerte!
Si está buscando más información sobre las comunicaciones con los donantes y los recursos efectivos, consulte los artículos a continuación:
- Informes Anuales Sin Fines de Lucro Centrados en Donantes. ¿No tienes suficientes informes anuales? Lee más sobre cómo hacer que el tuyo se centre en los donantes con este artículo.
- Guía de Retención de Donantes de Bloomerang. ¿Se pregunta por qué la retención de donantes es tan importante? ¿Buscas más estrategias para mejorar las tuyas? Echa un vistazo a este recurso.
- Informes Anuales sin Fines de Lucro: 7 Mejores Prácticas. Si desea obtener más información sobre su informe anual sin fines de lucro, consulte este recurso de nuestros amigos de DonorSearch.
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