Lanzado en 2001 como una herramienta de colaboración basada en la web, SharePoint On-Premisesis utilizada por más de 400.000 clientes en todo el mundo.
Haga clic para descargar su Plantilla gratuita de Gestión de Proyectos de SharePoint.
SharePoint, una colección de herramientas flexibles, ayuda a las organizaciones a crear intranets, administrar documentos y colaborar en un entorno seguro.
En esencia, SharePoint se basa en la colaboración con bibliotecas de documentos, un suministro de noticias, wikis y foros de debate. Estas características, ¡y más! – hacer de SharePoint una herramienta ideal para equipos de gestión de proyectos.
Al usar un sitio de proyecto de SharePoint, es fácil centralizar toda la información y las tareas del proyecto en un solo lugar para que el equipo las use en conjunto.
Un sitio de proyecto de SharePoint tiene una serie de elementos para ayudarlo a administrar un proyecto de manera efectiva.
Echemos un vistazo a la estructura de un sitio típico de SharePoint: listas, partes web, sitios y colecciones de sitios.
También veremos cómo estos elementos forman parte del sitio del proyecto planificado previamente en la Plantilla gratuita de Gestión de proyectos de SharePoint de BrightWork.
Las capturas de pantalla a continuación se basan en la Plantilla Gratuita en un entorno local utilizando la experiencia clásica.
La estructura de un sitio de proyecto de SharePoint
Listas de SharePoint
Un sitio de SharePoint se rellena con listas, que se utilizan para organizar la información. Formada por encabezados, filas y columnas, una lista de SharePoint se parece a una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, las listas de SharePoint son más flexibles y fáciles de controlar que una hoja de cálculo.
Asimismo, las listas son clave para organizar la información del proyecto, como tareas y problemas. Con una lista de SharePoint, es fácil rastrear y administrar los datos del proyecto en un solo lugar. Las listas están disponibles para todos los miembros del equipo, lo que mejora la colaboración y elimina los silos de datos.
Las listas de SharePoint son una forma útil de gestionar los procesos y la información de los proyectos de forma estructurada y transparente.
Para reducir el trabajo de administración y agilizar las tareas, también puede agregar flujos de trabajo a listas, por ejemplo, recopilar firmas digitales para documentos.
Necesitará las siguientes listas, que se envían con la Plantilla Gratuita, en el sitio de su proyecto de SharePoint:
- Biblioteca de documentos: Se usa para crear un único repositorio para todos los documentos del proyecto. Los usuarios pueden cargar, descargar, eliminar y cambiar el nombre de los documentos, según los permisos que haya establecido para cada miembro del equipo.Problemas
- : Utilice esta lista para realizar un seguimiento y gestionar los problemas planteados por el equipo.
- Tareas: Agregue tareas y subtareas para crear la línea de tiempo del proyecto. También puedes asignar tareas a miembros individuales del equipo y hacer un seguimiento de su progreso.
Lista de tareas del proyecto en SharePoint
También puede crear listas personalizadas en SharePoint, de modo que si su equipo utiliza Excel para realizar un seguimiento de ciertos elementos del trabajo del proyecto, puede volver a crear la lista en el sitio.
2. Partes web de SharePoint
Una parte web de SharePoint es un tipo de lista que se utiliza para almacenar contenido en el sitio.
Las partes web pueden funcionar como un panel de control del proyecto o un informe, que muestra la información clave del proyecto de una manera utilizable. Por ejemplo, agregar la parte web «tareas del proyecto» a las páginas de inicio del proyecto proporciona una instantánea de la lista de tareas subyacente. Simplemente haga clic en la información para obtener más detalles.
En la Plantilla gratuita, los datos de alto nivel sobre métricas del proyecto, tareas, estado del proyecto y problemas están disponibles en la página de inicio del proyecto mediante componentes web preconfigurados.
Sitio de SharePoint
Un sitio de SharePoint se utiliza para organizar diferentes tipos de contenido en un solo lugar. Un sitio de SharePoint es un hogar para su proyecto, que reúne listas y partes web en una ubicación central para su equipo.
La potente funcionalidad de búsqueda es una característica clave de SharePoint, especialmente de SharePoint en las instalaciones. Esto se facilita agregando toda la información del proyecto a un solo lugar. ¡No es necesario perder más tiempo buscando en numerosas carpetas, herramientas y unidades de red para encontrar un documento!
Además de mejorar la colaboración en equipo, un sitio de SharePoint también le facilitará la gestión del proyecto.
Tener una ubicación centralizada para realizar un seguimiento de las tareas, encontrar documentos y ver informes significa que no tienes que enviar correos electrónicos regulares de registro al equipo, solo tienes que ir al sitio.
Un sitio hereda elementos clave como navegación, plantillas y permisos de la colección de sitios paraguas. Sin embargo, puede configurar cada sitio con su propio contenido y configuración de seguridad.
Colección de sitios de SharePoint
Una colección de sitios de SharePoint es una colección de sitios de SharePoint. Cuando se aplica a la gestión de proyectos, una colección de sitios actúa como su cartera de proyectos, reuniendo información de varios proyectos en un solo lugar.
Las organizaciones con varias unidades de negocio con diferentes requisitos de proyecto generalmente utilizarán una colección de sitios por unidad.
Como se mencionó anteriormente, un sitio de proyecto de SharePoint hereda propiedades de la colección de sitios, por lo que tiene sentido tener una colección separada para sus equipos de Marketing, Finanzas y TI. Las diversas áreas de la empresa pueden crear una colección de sitios y sitios de proyectos adaptados a sus procesos.
Una colección de sitios de SharePoint también es útil si necesita compartir documentos o información con usuarios externos sin otorgar acceso a sus sistemas más grandes. Simplemente puede crear y compartir una colección de sitios con permisos restringidos.
Plantilla gratuita de OOTB v: Creación de su sitio de proyecto de SharePoint
Como puede ver, SharePoint es una poderosa herramienta de gestión de proyectos. Sin embargo, SharePoint no parece una herramienta de gestión de proyectos lista para usar.
Un sitio de SharePoint en blanco
Si decide utilizar SharePoint listo para usar para la gestión de proyectos, deberá crear su sitio para cumplir con sus requisitos, o pedirle a su equipo de TI que lo haga.
Crear un sitio de proyecto de SharePoint implica una serie de pasos que incluyen:
- Decidir la arquitectura del sitio, es decir, dónde se ubicará el sitio en su entorno de SharePoint.
- Averiguar qué listas y partes web necesita agregar al sitio para apoyar a su equipo de proyecto.
- Creando el sitio.
- Agregar listas y partes web.
- Configurar cada elemento.
Dependiendo de sus habilidades de desarrollo de SharePoint, configurar un sitio básico de SharePoint para su proyecto es un proceso largo.
¿Cree que puede administrar el lado de SharePoint? Para asegurarte de que el sitio está optimizado, tendrás que retroceder unos pocos pasos y también pensar en el proceso de gestión de proyectos.
- ¿Qué listas y partes web necesita agregar al sitio?
- ¿Cuántos campos necesita cada lista?
- ¿Qué metadatos debe agregar a la biblioteca de documentos?
- ¿Necesita problemas y riesgos?
- ¿Cómo va a presentar una o dos columnas de información?
Si el sitio del proyecto no está diseñado correctamente, su proyecto está en riesgo incluso antes de que comience el trabajo.
Aquí es donde la Plantilla gratuita de Gestión de Proyectos de SharePoint de BrightWork le dará una ventaja.
La plantilla gratuita tiene todo lo que necesita para iniciar, planificar, rastrear e informar sobre un proyecto usando SharePoint, directamente desde el primer momento.
La plantilla del sitio del proyecto incluye listas de claves y partes web (tareas, problemas y una biblioteca de documentos) y mosaicos métricos, informes de estado del proyecto, informes de trabajo y un gráfico de «tareas por estado» para un seguimiento rápido.
El sitio se basa en un enfoque práctico de cinco pasos para la gestión de proyectos con orientación incluida en la wiki del proyecto.
La plantilla gratuita funciona en SharePoint 2019/2016/2013 y SharePoint Online.
No pierda más tiempo planeando su SharePoint, ¡use la Plantilla Gratuita en su lugar!
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