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¿Estás posponiendo pequeñas tareas? ¿Está ocupado tu espacio cerebral con pequeñas cosas que hay que hacer? Estás ahogando en el correo electrónico? Usa la regla de los 2 minutos para dejar de procrastinar, mejorar tu productividad y hacer las cosas.
Escuché por primera vez sobre la regla de los dos minutos hace años, cuando leí el clásico libro de productividad de David Allen Getting Things Done. La regla de los 2 minutos es una de las cosas que se me pegaron y que he seguido abrazando a lo largo de los años. He descubierto que realmente puede mejorar su productividad.
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¿Cuál es la regla de los 2 minutos?
La esencia de la regla de los 2 minutos es que si algo tarda dos minutos o menos en completarse, solo debes hacerlo. No lo pienses, no lo añadas a tu lista de tareas pendientes, no lo pospongas para más tarde. Noquéalo.
Sácate las cosas de la cabeza y hazlo
Uno de los principios principales de GTD (como a menudo se hace referencia a Hacer las cosas) es que debes sacarte todo de la cabeza y meterlo en algún tipo de sistema, ya sea un sistema en papel o un sistema digital. Todas esas cosas en tu cabeza te distraen de la tarea que tienes entre manos, lo que significa que no estás haciendo tu mejor trabajo.
Nunca he sido bueno para sacarme todo de la cabeza, en gran parte porque mis listas siempre se volvían demasiado largas y difíciles de manejar. De hecho, mi sistema se volvió abrumador y no quería agregarle nada ni siquiera mirarlo. La regla de los 2 minutos ayuda con eso.
David Allen dice que si una tarea toma menos de 2 minutos, el tiempo dedicado a agregarla a su sistema excedería el tiempo que se tarda en completar la tarea. Por lo tanto, solo debes hacer la tarea.
Me parece increíblemente liberador. Un gran ejemplo de esto es leer un correo electrónico y luego marcarlo sin leer para «tratar con más tarde».»Si te llevará menos de dos minutos, hazlo ahora. Si tardará más de dos minutos, agregue una tarea a su sistema.
Todo se trata de victorias rápidas
Como escribí en 7 Consejos para Planificar su día, debe agregar algunas tareas rápidas a su plan diario. Las tareas rápidas son una excelente manera de crear una sensación de logro y son buenas para realizar en momentos del día con poca energía. La regla de los 2 minutos sigue la misma lógica. Si bien no tendrá un elemento en su lista para marcar, aún sabrá que completó una o más tareas cortas durante el día. Esto se siente especialmente bien si estás trabajando en algún proyecto interminable.
Las tareas de dos minutos también le permiten aprovechar pequeñas ventanas de tiempo. Supongamos que tiene un seminario web o una conferencia telefónica que comienza en cinco minutos. Usted podría perder el tiempo comprobando en Facebook o Instagram. O podrías eliminar un par de tareas de 2 minutos, como limpiar el correo electrónico, organizar Evernote o incluso cambiar una bombilla o regar una planta.
Lograr algo productivo, por pequeño que sea, te hará sentir motivado.
Procese su correo electrónico con la regla de 2 minutos
La regla de 2 minutos es una excelente manera de lidiar con la bandeja de entrada de correo electrónico interminable. Date un período de tiempo para procesar correos electrónicos. Si el correo electrónico tardará menos de dos minutos en procesarse, manéjelo en ese momento. Esto podría significar una respuesta rápida o presionar eliminar. Si el correo electrónico tarda más de dos minutos en procesarse, agréguelo a su sistema de productividad.
PRO-TIP
Establecer un temporizador de 2 minutos. Puede usar una aplicación de temporizador en su teléfono y comprar un temporizador digital económico. Restablezca el temporizador para cada correo electrónico. Si llega a dos minutos y todavía está en el mismo correo electrónico, deje de trabajar en él y agréguelo a su sistema.
Superar la dilación y el perfeccionismo
Si eres un perfeccionista, probablemente hayas notado que la dilación es a menudo un síntoma de perfeccionismo. Si no puedes hacer algo perfectamente, ¿por qué hacerlo? ¿Tengo razón?
Y, sin embargo, tienes problemas para dejar de procrastinar y ser productivo. He estado allí.
Puedes usar la regla de los 2 minutos como táctica para ayudarte a superar estas dos tendencias. Simplemente tomar medidas le ayuda a avanzar en las tareas que está evitando. Y el límite de tiempo te da la libertad de dejar de intentar ser perfecto.
Cuidado con los escollos
Hay algunos escollos potenciales a tener en cuenta con la regla de los 2 minutos:
- Asegúrese de que la tarea de 2 minutos que está completando sea una de sus prioridades. Puede ser fácil entrar en la prioridad de otra persona, especialmente si está respondiendo a un correo electrónico porque solo tomará 2 minutos. No te dejes atrapar por el sí de otra persona cuando no quisiste hacerlo. Ese no es un uso productivo de su tiempo.
- Asegúrese de que las tareas realmente solo tardarán 2 minutos en completarse. Puede ser difícil juzgar cuánto tiempo tomará una tarea, especialmente cuando comience a usar este método por primera vez. Use un temporizador de 2 minutos, como se mencionó anteriormente; esto le ayudará a aprender lo que realmente se puede lograr en dos minutos.
- Por último, no dejes que todo el día se ocupe de tareas de 2 minutos. A menos que dediques intencionalmente un día para eliminar un montón de tareas pequeñas, dedicar mucho tiempo a la regla de los 2 minutos probablemente no sea el mejor uso de tu tiempo. Podría ser la dilación enmascarándose como productividad.
La conclusión es que si puedes hacer algo en dos minutos, simplemente hazlo. Ya sea que esté procesando correo electrónico, entre tareas o citas, o haciendo su lista de tareas pendientes, piense en la regla de los 2 minutos. Convierta el uso de la regla de los 2 minutos en un hábito y mejorará su productividad y hará más cosas.
¿Quieres recordar esto? Mejora Tu Productividad Con la Regla de los 2 minutos en tu Tablero favorito de Pinterest.
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