Todo lo que necesita saber sobre estos dos documentos vitales
Índice
– El conocimiento de embarque
– ¿Qué hay en un conocimiento de embarque de carga?
– Varios tipos de BOLs
– Una mirada más cercana a los BOLs electrónicos – Cuándo firmar el comprobante de entrega
– Consejos para la inspección de carga
– ¿Quién debe firmar el comprobante de entrega?
– Artículos dañados post POD
Si es nuevo en el mundo del envío de carga, hay dos documentos que deberá comprender y usar para casi todos los envíos: El conocimiento de embarque (BOL) y el comprobante de entrega (POD). Debe llenar, ejecutar y refrendar correctamente ambos formularios para cada envío y entrega.
Ya sea que usted sea un distribuidor o un proveedor, es esencial que comprenda la importancia de estos documentos, así como las diferencias entre los dos. No son solo trozos de papel; son la clave para proteger a su empresa de la responsabilidad.
Un BOL es un recibo escrito que confirma el transporte de mercancías por un transportista, mientras que un POD es un recibo que el consignatario firma después de la entrega de la carga. Profundicemos en el meollo de estos documentos y discutamos por qué son importantes para el envío de carga.
El conocimiento de embarque
El conocimiento de embarque es un documento legal que puede crear un remitente, un transportista o un proveedor de logística de terceros (3PL) (que actúa en nombre de un remitente). Una de estas entidades debe llenar un BOL antes de que el transportista transporte la carga. Por lo general, el porteador emite un BOL al cargador e incluye información completa sobre el tipo de carga, el número de mercancías en el envío y el punto terminal para el flete. La BOL sirve para proteger tanto al porteador como al cargador de su responsabilidad.
Cada BOL no negociable cumple tres funciones:
- Recepción de la carga: Una vez que llega un envío y el transportista entrega el BOL al remitente, el remitente reconoce que la carga se recibió sin daños y proporciona al transportista un recibo que actúa como prueba legal de la entrega.
- Un documento de título de la carga: Cuando el registro de título cambia de manos, el nuevo propietario del BOL adquiere la responsabilidad de la carga. El nuevo propietario puede optar por retener o transferir esos bienes y BOL.
- Un contrato de transporte entre el porteador y el cargador: Un BOL es un contrato jurídicamente vinculante que prueba un acuerdo de envío entre el porteador y el cargador.
¿Qué hay en un conocimiento de embarque de flete?
Para que cualquier BOL se considere legítimo y cumpla con los requisitos legales, debe ser veraz e incluir varios detalles, como:
- Información personal: Incluye los nombres completos, direcciones e información de contacto tanto del remitente como del destinatario. Esta información debe ser fácil de encontrar en el formulario y legible.
- clase de Carga: La Clasificación Nacional de Carga Motorizada (NMFC, por sus siglas en inglés) clasifica la carga en 1 de las 18 clases en función de la densidad, la estiba, la portabilidad y la responsabilidad. Calcular la densidad dividiendo la masa de un objeto por el volumen del objeto. La densidad es el factor más importante en la clasificación de la carga. La capacidad de almacenamiento tiene en cuenta la forma del artículo y la facilidad con que cabe en un palé. La portabilidad describe cualquier requisito de manipulación especial. ¿El artículo necesita cuidado especial o almacenamiento? Implica maquinaria especial o requiere personas adicionales para moverla. La responsabilidad se refiere a la probabilidad de que un envío se rompa, se pierda o dañe otra carga en el camión.
- Descripción de los artículos: El remitente anota el número de mercancías, el peso, las dimensiones y cualquier otro detalle vital que sea necesario para transportar el envío de forma segura.
- Número de orden de compra: Estos números de referencia son esenciales para descargar el flete para su envío o transferirlo después de la entrega.
- La fecha de recogida: Incluye la fecha y hora específicas en que el transportista recogerá la carga. Se puede utilizar como referencia para el seguimiento de la carga.
- Tipo de embalaje: ¿Envía paletas, tambores, cajas o cajas de cartón?
- Material peligroso: Para enviar materiales peligrosos, está legalmente obligado a notificar al transportista y a cumplir con todas las normas y salvaguardias aplicables.
- Instrucciones especiales: Si tiene solicitudes adicionales o notas específicas para el transportista, inclúyalas.
Varios tipos de BOLs
Su conocimiento de embarque depende del método de transporte específico que elija emplear. Algunos ejemplos son:
- BOL recto: Este es el tipo más común de BOL y se utiliza para enviar mercancías a un consignatario que ya ha pagado por ellas.
- BOL clausurado: Se trata de un BOL que indica que se ha producido un daño a la carga o a los productos que se han desviado de las especificaciones de entrega. La industria también se refiere a este tipo como un «conocimiento de embarque sucio». BOL «A pedido»
- BOL «A pedido»: Los boles a pedido son formularios negociables que permiten la transferencia de la propiedad de la carga de una parte a otro destinatario final que figura en el documento.
- BOL electrónico: Como su nombre lo indica, un BOL electrónico es simplemente una versión digital y sin papel de un BOL.
- Guía aérea (AWB): Los AWB están destinados al transporte aéreo. Estos son documentos no negociables.
- BOL oceánico: La industria utiliza este tipo de BOL para el transporte transoceánico de carga. Estos documentos pueden ser BOLS rectos o BOLs a pedido.
- BOL interior: Normalmente, un transporte internacional por carretera o ferrocarril requiere un BOL interior.
- BOL multimodal (MMBL): Utilice una MMBL cuando las mercancías circulen a través de múltiples métodos de transporte. Por ejemplo, si vuela carga de Los Ángeles a Florida y luego envía esa carga a Europa por barco, calificaría para una MMBL.
Un vistazo más de cerca a los BOLs electrónicos
Cubramos los BOLs electrónicos en detalle. Estos formularios digitales están ayudando a los conductores de camiones, a los administradores de flotas y a su personal administrativo a no usar papel. Más que eso, están acelerando los flujos de trabajo, proporcionando más datos factuales que formularios no electrónicos, aumentando el acceso a la información y permitiendo la facturación inmediata. Si está buscando modernizar sus operaciones, comience por implementar BOLS electrónicos. Con el clic de un botón, una aplicación habilitada para BOL puede:
- Mejore la imagen del BOL
- Escanear códigos de barras
- Comprender la escritura a mano
- Transferir datos a un sistema de gestión de transporte integrado (TMS)
- Enviar la información a su oficina
Los BOLs electrónicos también aceleran el proceso de facturación. Siempre que su TMS tenga software de imágenes, puede configurar clientes con facturación automatizada. El pago instantáneo es un gran beneficio de los BOLs electrónicos, especialmente cuando se considera la facturación sin tecnología que lleva semanas.
Otra razón para implementar BOLs digitales es personalizar sus formularios y flujos de trabajo. Si tiene un software de imágenes integrado, tiene el poder de usar firmas electrónicas (o firmas electrónicas). Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de imprimir copias del BOL al permitir que los clientes lo firmen digitalmente y almacenen el formulario (y otros documentos necesarios) en la nube. Obtenga más información sobre el sistema electrónico BOL de Flock Freight y cómo leer un BOL aquí.
Comprobante de recibo de entrega
Actualmente, la responsabilidad de examinar las mercancías en el momento de la entrega recae en el destinatario. El consignatario no solo debe confirmar que el flete está presente y contabilizado, sino también que llegó sin daños visibles. Una CÁPSULA es una confirmación firmada de estos hechos, después de la entrega. El destinatario de la carga debe firmar este recibo e incluir la fecha de entrega.
Desde allí, el remitente recibe una copia de la carta del POD y la guarda para su uso futuro. El POD incluye detalles como la hora de entrega, la dirección de entrega, el nombre del consignatario y la firma de la persona que recibió el envío.
Legalmente, un POD cumple tres funciones que son casi idénticas al BOL:
- Recibo de carga: Este formulario indica que la mercancía llegó. Da cuenta de los tipos de bienes entregados, así como de todas las especificaciones de esos bienes.
- Título de la carga: Este documento identifica al propietario previsto de la carga.
- Prueba del transporte contratado: El POD es el contrato legal que vincula al transportista y al destinatario.
Mientras que un trabajador debe crear un BOL antes del envío, a nadie es responsable de un POD hasta la entrega. La firma en una CÁPSULA confirma dos hechos:
- La carga se ha entregado a tiempo y sin daños visibles.
- La carga ha transferido la propiedad y se ha convertido en responsabilidad del consignatario, quien es culpable si se produce algún daño después de la entrega.
Cuándo firmar el comprobante de entrega
Si usted es la persona que recibe el envío, es esencial inspeccionar a fondo el envío antes de firmar en la cápsula. Debe confirmar que el envío estaba destinado a usted, que la totalidad del envío llegó y que se entregó sin daños. Si firmas la CÁPSULA y encuentras daño en un momento posterior, tendrás dificultades para probar que el daño ocurrió durante el transporte.
Con demasiada frecuencia, alguien recibe un envío y firma la CÁPSULA sin inspeccionar la mercancía. Esto puede ser un gran error. Un POD no es simplemente un recibo de entrega, sino un acuse de recibo de que la mercancía llegó intacta. Los procedimientos de reclamación de daños comienzan con la CÁPSULA, por lo que si no notas problemas de inmediato, librarás una batalla cuesta arriba si descubres más adelante que los bienes tienen daños.
Consejos para la inspección de carga
Cuando llegue su carga, haga lo siguiente antes de firmar un recibo de POD:
- Registre todo el procedimiento: La evidencia fotográfica y de video de la carga puede hacer o deshacer una batalla de responsabilidad por un reclamo dañado. Comience a recopilar esta información en el momento en que la carga llegue a su lote durante la descarga. Para protegerse aún más, pida al remitente que fotografíe los productos antes del envío.
- Examine la carga con el conductor del camión: Realice este proceso con el conductor para que esté al tanto de cualquier problema que note.
- Inspeccione minuciosamente la carga: Examine cada artículo en busca de daños visibles. Revise cuidadosamente el embalaje, el envoltorio retráctil, los palés y la cinta de advertencia. Busque problemas como rasgaduras, agujeros, manchas y otros daños similares. Compruebe que los paquetes no se han abierto ni vuelto a sellar.
- Carga dañada: Si ve un daño visible, fotografíelo y tome nota detallada de él en la cápsula. Debe notar un desgaste menor solo para cubrirse. Si hay daños graves en un paquete o palet, indíqueselo al conductor de la entrega. Después de eso, con el conductor como testigo, abra el paquete y vea si los artículos dentro también tienen daños. Si es así, toma nota de ello en la cápsula.
- Obtener la confirmación del conductor: Después de revisar todo el envío y documentar cualquier problema, obtenga la firma o las iniciales del conductor junto a sus notas sobre los artículos dañados.
- Busque una notificación de mensajería: Si una nota indica que el paquete no se empacó correctamente, la responsabilidad puede pasar del transportista al remitente.
¿Quién debe firmar el comprobante de entrega?
Idealmente, la persona que firma el POD es el destinatario que aparece en el envío. A veces, sin embargo, el destinatario previsto no está disponible para asistir físicamente a la entrega y firmar el envío. En esta situación, el destinatario previsto puede permitir que otra persona reciba la carga y la firme. En esos momentos, el destinatario previsto debe advertir al sustituto elegido sobre las consecuencias de firmar una CÁPSULA antes de la inspección del paquete.
Cuando alguien más firma en su nombre, puede complicar las reclamaciones de envíos dañados, ya que es más difícil probar que la carga se dañó durante el tránsito en lugar de después de la entrega. Esta es una de las razones para que el sustituto elegido sea metódico en su revisión del envío.
Artículos dañados post POD
Si revisa la carga y encuentra daños, hay pasos específicos que debe tomar para tener la mejor oportunidad de recibir una compensación. Estos pasos incluyen:
- Tome la carga: Incluso si tiene daños, no envíe al conductor con la mercancía. En su lugar, tome nota de los daños en la cápsula y acepte la carga.
- Documente todo: Es vital que documente todo el proceso, especialmente una vez que note daños en la carga. Documentar tanto la primera inspección como la inspección posterior a la entrega. Tome notas detalladas y guarde copias de todos los documentos críticos, incluidos el BOL y el POD.
- Mueva los bienes a un lugar seguro: Ahora que los bienes están en su posesión, es su responsabilidad evitar que se produzcan más daños, especialmente porque el transportista responsable tiene el derecho legal de mitigar las pérdidas. Coloque los artículos dañados en un lugar seguro y seco, donde no tendrá que volver a moverlos.
- Presente el reclamo de inmediato: Tiene 14 días para presentar un reclamo por daños. Es esencial archivarlo de inmediato e incluir información sobre los artículos dañados, el número de envío y el costo estimado del daño.
- Pague al transportista: En cualquier procedimiento legal, el tribunal anulará la reclamación si no cumplió con su parte final del contrato al proporcionar el pago. La lección: Incluso si los bienes están dañados, pague su factura.
Conclusión
Los formularios de conocimiento de embarque y prueba de entrega son documentos críticos que actúan como recibos y designan la cadena de custodia de la carga. Recuerde llenar estos formularios con precisión y no firmar la CÁPSULA hasta que haya inspeccionado sus productos.
Si tienes alguna pregunta sobre los PODs o BOLs, ¡ponte en contacto con nosotros! Nuestro equipo servicial y experto en Flock Freight puede ayudarlo con estas o cualquier otra consulta de carga que tenga.